基于風(fēng)險(xiǎn)管控的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理模式研究

中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院

劉瑋、龍驍 /北京宇航系統(tǒng)工程研究所

中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院是中國最大的運(yùn)載火箭設(shè)計(jì)、研制、試驗(yàn)和生產(chǎn)基地，經(jīng)過60多年的發(fā)展，研究院從原來的單一型號項(xiàng)目研制發(fā)展為多型號項(xiàng)目研制批生產(chǎn)并舉，并呈現(xiàn)出任務(wù)規(guī)模越來越大、技術(shù)越來越復(fù)雜、研制批生產(chǎn)周期越來越短的特點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是研究院開展型號研制與批生產(chǎn)工作的基石，是保障型號項(xiàng)目按計(jì)劃、按要求完成任務(wù)的重要杠桿，是規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的一種重要手段，而項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)作為國家或者相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門支撐技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展、促進(jìn)科技進(jìn)步、保障國家戰(zhàn)略部署的保障，對其使用有著明確的要求。

隨著財(cái)政制度改革的不斷深入，審計(jì)制度的不斷更改完善，研究院項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用面臨越來越多的風(fēng)險(xiǎn)，需要在新形勢、新任務(wù)下做好內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控工作，研究項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的新模式變得越來越重要，只有這樣才能跟上項(xiàng)目與審計(jì)制度的發(fā)展，避免經(jīng)費(fèi)使用相關(guān)問題的出現(xiàn)。

一、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理基本情況

項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理作為項(xiàng)目管理的一個(gè)方面，在研究院市場化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期發(fā)揮著越來越重要的作用。

1.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理模式分析

項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是由國家或者用戶單位下?lián)苤裂芯吭?，由研究院總承使用，研究院矩陣型?xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。其項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的來款與使用分別由市場部門與科研生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)，市場部門根據(jù)項(xiàng)目的工作量、所需產(chǎn)品數(shù)量、耗費(fèi)的資源等方面向國家或用戶進(jìn)行經(jīng)費(fèi)合同申報(bào)，并對國家或用戶批復(fù)后的經(jīng)費(fèi)來款進(jìn)行協(xié)調(diào)和落實(shí)；科研生產(chǎn)管理部門在項(xiàng)目啟動(dòng)后將根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)編制項(xiàng)目策劃與項(xiàng)目資源計(jì)劃，其中項(xiàng)目資源計(jì)劃的編制根據(jù)項(xiàng)目的分類情況而有所不同。

研究院的項(xiàng)目主要可分為兩大類：一類是研發(fā)類項(xiàng)目，其資源占用按照研發(fā)階段進(jìn)行拆分，根據(jù)在研發(fā)階段所需工作和開展相關(guān)工作所需產(chǎn)品數(shù)量進(jìn)行分析，并編制項(xiàng)目資源計(jì)劃；另一類是生產(chǎn)類項(xiàng)目，其產(chǎn)品制造主要占用生產(chǎn)資源，主要通過產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量對資源的占用進(jìn)行分析，并編制項(xiàng)目資源計(jì)劃。根據(jù)編制完成的項(xiàng)目策劃和項(xiàng)目資源計(jì)劃，對總的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)籌使用。

2.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理流程

在項(xiàng)目啟動(dòng)后，項(xiàng)目經(jīng)理依據(jù)“遠(yuǎn)粗近細(xì)”原則，會(huì)同生產(chǎn)經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目任務(wù)3年滾動(dòng)計(jì)劃編制，對項(xiàng)目未來3年的任務(wù)建立基本框架，在此基礎(chǔ)上對項(xiàng)目的來年計(jì)劃進(jìn)行詳細(xì)策劃，并獲取來年各單位的資源占用詳細(xì)情況，以此編制各單位資源計(jì)劃，依照資源計(jì)劃進(jìn)行下一年預(yù)算編制，然后對全年的撥款進(jìn)行合理分解，再由財(cái)務(wù)部門執(zhí)行，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)同財(cái)務(wù)部門在年底根據(jù)任務(wù)完成情況進(jìn)行經(jīng)費(fèi)決算。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理流程如圖2所示。

二、存在的問題

1.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制與經(jīng)費(fèi)來款計(jì)劃不匹配

圖1 矩陣型項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)圖

市場部門作為經(jīng)費(fèi)來款業(yè)務(wù)的主管部門，其重心主要落在合同報(bào)價(jià)與簽訂上，對于經(jīng)費(fèi)來款計(jì)劃的合理性與實(shí)際情況缺乏足夠的重視和監(jiān)控，而科研生產(chǎn)管理部門比較重視項(xiàng)目的執(zhí)行，將按照項(xiàng)目策劃的要求完成相關(guān)任務(wù)，并根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際所需資源進(jìn)行預(yù)算編制和撥款計(jì)劃編制，未將經(jīng)費(fèi)來款作為預(yù)算編制和撥款計(jì)劃編制的依據(jù)，對預(yù)算編制的合理性有很大風(fēng)險(xiǎn)，對項(xiàng)目計(jì)劃的管理與控制也很不利。

圖2 項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理流程圖

2.項(xiàng)目經(jīng)理與生產(chǎn)經(jīng)理的協(xié)調(diào)匹配性不足

項(xiàng)目經(jīng)理在計(jì)劃編制上與生產(chǎn)經(jīng)理達(dá)成了一致，計(jì)劃是牽引下一級科研生產(chǎn)承制單位進(jìn)行生產(chǎn)的重要工具，而項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是計(jì)劃控制的一種重要手段，但在實(shí)際的計(jì)劃執(zhí)行過程與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理中，項(xiàng)目經(jīng)理并未按照科研生產(chǎn)承制單位的計(jì)劃完成情況進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的獎(jiǎng)懲，沒有真正發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)作為項(xiàng)目杠桿的作用。

3.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行與項(xiàng)目管理存在脫節(jié)現(xiàn)象

財(cái)務(wù)部門是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行的主管部門，對經(jīng)費(fèi)的使用比較關(guān)注其是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定，對經(jīng)費(fèi)使用的合理性和有效性無法作出準(zhǔn)確的判斷，科研生產(chǎn)管理部門的關(guān)注重點(diǎn)在項(xiàng)目的執(zhí)行情況上，并不關(guān)注經(jīng)費(fèi)使用的合理性和有效性，經(jīng)費(fèi)使用存在較大的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

對于撥款計(jì)劃的執(zhí)行，財(cái)務(wù)部門首先結(jié)合財(cái)務(wù)賬面情況，并不完全依據(jù)撥款計(jì)劃進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的下?lián)?，而?cái)務(wù)賬面情況跟撥款計(jì)劃不一定相匹配，即存在財(cái)務(wù)賬面不足以支撐撥款計(jì)劃執(zhí)行的情況，造成撥款有計(jì)劃下達(dá)卻未執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。

三、基于風(fēng)險(xiǎn)管控的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理新模式

風(fēng)險(xiǎn)管控是全面風(fēng)險(xiǎn)管理工作的一部分，內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控流程可分為內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評估、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施和內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)督及改進(jìn)。

針對研究院項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理存在的問題，主要原因是研究院對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)缺乏有效的監(jiān)控和管理，為此，在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理中加入風(fēng)險(xiǎn)管控管理手段。

1.加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

通過對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理相關(guān)信息的整理和分析，得出項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的3個(gè)主要問題，其主要涉及經(jīng)費(fèi)來款風(fēng)險(xiǎn)、計(jì)劃與撥款執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險(xiǎn)3個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)。

經(jīng)費(fèi)來款風(fēng)險(xiǎn)主要是指由于經(jīng)費(fèi)來款計(jì)劃與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算不匹配所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；計(jì)劃與撥款執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)主要是指計(jì)劃控制風(fēng)險(xiǎn)與撥款按時(shí)撥付風(fēng)險(xiǎn)；經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險(xiǎn)主要是經(jīng)費(fèi)使用面臨的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

2.建立風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制

在對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別后，應(yīng)開展內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評估工作，將內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化。參照可借鑒項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)歷史管理經(jīng)驗(yàn)，評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性大小和對項(xiàng)目所產(chǎn)生的影響。通過不斷的數(shù)據(jù)積累與改進(jìn)評估方法，逐步建立內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制。

計(jì)劃和撥款執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率規(guī)律與經(jīng)費(fèi)來款風(fēng)險(xiǎn)基本保持一致，而經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險(xiǎn)與審計(jì)制度變化和審計(jì)新要求的下發(fā)有關(guān)，其風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率跟審計(jì)有很大關(guān)系，隨著財(cái)政制度改革的不斷深入，審計(jì)制度的不斷更改完善，經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率會(huì)越來越高。

3.加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施

根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果提出針對內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對措施。項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的主管人員，在編制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)應(yīng)首先進(jìn)行經(jīng)費(fèi)來款的影響性分析，將經(jīng)費(fèi)來款作為預(yù)算編制的前提性條件，依托經(jīng)費(fèi)來款的實(shí)際情況進(jìn)行撥款計(jì)劃曲線、實(shí)際經(jīng)費(fèi)計(jì)劃曲線和項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃曲線編制，如圖3所示。

加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理與市場部門、財(cái)務(wù)部門的溝通管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控經(jīng)費(fèi)來款，并將相關(guān)信息及時(shí)反饋至預(yù)算編制階段，根據(jù)實(shí)際到款情況對預(yù)算進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，將經(jīng)費(fèi)來款風(fēng)險(xiǎn)對項(xiàng)目造成的影響降到最低；通過對撥款計(jì)劃曲線與實(shí)際經(jīng)費(fèi)計(jì)劃曲線的對比，實(shí)時(shí)掌握財(cái)務(wù)撥款數(shù)據(jù)，并對相關(guān)經(jīng)費(fèi)的合理性和有效性進(jìn)行內(nèi)部審核，對于存在問題分析其潛在風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門；項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃曲線、項(xiàng)目計(jì)劃完成情況，根據(jù)計(jì)劃完成情況及時(shí)調(diào)整撥款計(jì)劃，發(fā)揮經(jīng)費(fèi)杠桿作用，提高項(xiàng)目計(jì)劃的按時(shí)完成率。

圖3 經(jīng)費(fèi)管理曲線編制圖

圖4 基于風(fēng)險(xiǎn)管控的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理新模式

4.風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)督和改進(jìn)

利用相關(guān)應(yīng)對措施對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控，對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，并且依靠內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性降到最低。基于風(fēng)險(xiǎn)管控的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理新模式如圖4所示。

通過深入剖析企業(yè)在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理中存在的問題，引入風(fēng)險(xiǎn)管控理論并再造項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理流程與職能分工，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)督，提出適應(yīng)企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的基于風(fēng)險(xiǎn)管控的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理新模式，以有效提高企業(yè)的生存能力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力。