淺議中小城建檔案館信息化建設的現(xiàn)狀與對策

張紹濱

黑龍江省雙鴨山市城建檔案館 黑龍江 雙鴨山 155100

城建檔案館信息化建設是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術技術，依托現(xiàn)代化設備，建立科學化的管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案資源管理的效率，提高檔案信息安全。有的中小城建檔案館信息化建設已經(jīng)能夠滿足日常工作的需求，但是還存在一些問題，所以要進一步推動中小城建檔案管信息化建設。

一、中小城建檔案館建設現(xiàn)狀

（一）基礎設施不斷完善

隨著我國經(jīng)濟、科技的不斷發(fā)展，中小城建檔案館的基礎設備也在不斷完善。檔案管理需要設備和系統(tǒng)的支持，科技的發(fā)展使得硬件設施的性能越來越好，價格也越來越低廉。經(jīng)濟的發(fā)展使中小城市的資金越來越充足，所以在城建檔案館的建設中投入了大量的資金和設備，越來越多的中小城建檔案館開始了信息化管理。而且，城建檔案管理系統(tǒng)的更新優(yōu)化，有利于各種信息、資源的整合，提高工作效率和質量，在對城市規(guī)劃等重大決策上發(fā)揮了效用。

（二）信息資源越來越豐富

城建檔案為城市建設提供了豐富的信息資源。但在傳統(tǒng)文字檔案獲取資源、信息非常麻煩，導致工作效率低。而在信息化建設中能夠將傳統(tǒng)的文字檔案轉換為電子檔案，可直接在計算機中錄入、整理、分析、存儲等。但是，當前中小城建檔案信息化建設的規(guī)模并不大，由于受到經(jīng)濟、設備、技術等限制不能將所有的傳統(tǒng)文字方案轉化為電子檔案[1]。

（三）制度建設不斷深入

我國社會越來越進步，國家也越來越重視城建檔案建設。中辦、國辦、國家檔案局、住房城鄉(xiāng)建設部出臺了相關政策四項以上。國家檔案局和住房城鄉(xiāng)建設部也出臺了國家標準和行業(yè)標準。這些出臺的相關文件都推動了城建檔案館的建設，有了規(guī)范的制度城建檔案館的信息化建設的進程才會加快。

二、中小城建檔案館建設中的問題

（一）檔案意識薄弱

由于檔案管理工作產(chǎn)生的經(jīng)濟效益不高，周期長，所以很多領導都不重視檔案管理工作，沒有認識到檔案管理的作用。而且很多管理檔案工作的領導都不是專業(yè)的，在管理檔案上很難會花費大量的時間和精力去做好這項工作，導致檔案管理工作混亂。而工作人員受到領導的影響，也會錯誤的認為檔案管理工作只是簡單的收集和儲存，并不能帶來實際的經(jīng)濟效益和社會效益。

（二）檔案人員素質低

由于領導對檔案管理工作不重視，所以在招聘檔案管理人員時也沒有太高的要求，甚至有的城建部門都沒有專門負責檔案管理工作的人員。招聘的檔案管理人員素質低，不具備檔案管理工作要求的素質，不了解檔案管理相關法律法規(guī)，工作態(tài)度散漫，嚴重影響了檔案管理工作的質量。

（三）檔案制度不規(guī)范

目前，我國檔案管理工作混亂，工作人員不重視檔案管理工作，檔案資料收集和存儲工作上的問題主要是沒有規(guī)范可行的檔案管理制度。檔案管理制度不健全，工作人員沒有按照確定收集和存儲檔案資料，不按規(guī)定填寫項目目錄，檔案隨意亂放，不按照程序管理和查閱資料，使得檔案資料出現(xiàn)丟失的問題，甚至有的人篡改了檔案資料，檔案資料缺少真實性，不利于后續(xù)工作的開展[2]。

（四）檔案管理基礎設施落后

目前我國的基層檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)工作手段，沒有利用好現(xiàn)代化技術手段，大大降低了工作效率。由于城建檔案館建設受到資金、場地等限制，存儲檔案的檔案室條件差，沒有保護措施，一些年代久遠的檔案都已經(jīng)變質發(fā)霉、字跡模糊不清，已經(jīng)沒有了保存價值。而且，很多工作人員收集、錄入、查閱檔案資料都還采用人工手段，工作復雜繁瑣，工作效率低。

三、中小城建檔案館信息化建設途徑

（一）科學規(guī)劃檔案信息化建設

國家的政策和規(guī)劃是城鎮(zhèn)檔案館的建設的依據(jù)。所以，政府要將檔案館建設的實際情況同國家發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃相結合，制定科學、規(guī)范的信息化建設制度。制定的信息化建設制度要包括整體規(guī)劃、建設目標、實施步驟、各個部門的工作等做出全面的規(guī)定，引導、推進城鎮(zhèn)檔案館的信息化建設進程。

（二）完善檔案管理設備和系統(tǒng)

檔案工作的信息化開展必須要具備完善的設備和系統(tǒng)，計算機設備和系統(tǒng)是開展檔案工作信息化的基礎條件?；A設施主要有三個方面。一是硬件設施，例如掃描儀、電腦等，硬件是所有電子產(chǎn)品的基礎，所以硬件的好壞直接影響了信息化工作的質量。二是計算機運行網(wǎng)絡，它是將資料整理、錄入等方面的系統(tǒng)。先進的計算機運行網(wǎng)絡系統(tǒng)，能夠提高工作效率，連接各個部門。三是做好檔案資料的管理工作，提高檔案信息的保密性，將檔案備份，避免檔案缺失問題的出現(xiàn)。所以要加大資金、技術和設備的投入，不斷完善基礎設施和系統(tǒng)，提高工作質量和效率。

（三）培養(yǎng)復合型人才

檔案管理人員的專業(yè)素質直接影響了城建檔案館信息化建設的進程。所以，要提高檔案管理人員的素質，尤其是在信息技術方面的能力。政府要加大和高校的聯(lián)系，以確保在信息化建設中得到源源不斷的人才、技術方面的支持。各大高校更新教育理念，結合現(xiàn)代信息技術，培養(yǎng)多方面發(fā)展的復合型人才[3]。

（四）完善行業(yè)標準

信息化建設不是簡單的將信息進行整理和存儲，而是要在整理分析的基礎上形成大數(shù)據(jù)，為城市建設發(fā)展提供依據(jù)。就目前來說城建檔案館信息化建設并沒有一個統(tǒng)一的標準，導致了中小城市信息化建設進程都不相同。各個地方信息不流通，建設經(jīng)驗和教訓沒有相互交流很容易出現(xiàn)相同的問題。建立統(tǒng)一的行業(yè)標準，加強信息交流就能解決這一問題。

結語：在現(xiàn)代信息社會，信息資源就是財富，城市檔案館信息化建設產(chǎn)生的大量的信息資源既帶來了社會效益也帶來了經(jīng)濟效益。通過對城建檔案的整理、分析，在城市規(guī)劃建設方面發(fā)揮了巨大的效用。只有科學、全面的開發(fā)城建檔案的信息資源才能推動社會的發(fā)展，提高工作效率和質量，為各個行業(yè)的發(fā)展提供大數(shù)據(jù)依據(jù)。