淺析縣級市檢察檔案信息化建設(shè)

潘健儀

摘 要：隨著各級國家機構(gòu)體制機制改革的深入推進，縣級市的檢察機關(guān)作為國家法律的監(jiān)督機關(guān)，都應(yīng)當嚴格的履行自身的責任，更加科學(xué)高效的完成各項檢察工作任務(wù)。檢察檔案管理是檢察機關(guān)內(nèi)部管理的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展檢察檔案的信息化建設(shè)逐漸提上日程，但是由于縣級市目前尚未有統(tǒng)一的信息化建設(shè)標準，相關(guān)工作的開展進程比較緩慢，其中也存在著一些固有的弊病，文章就主要圍繞信息時代下縣級市檢察檔案信息化建設(shè)的有效路徑等相關(guān)問題進行分析和研究。

關(guān)鍵詞：縣級市;檢察檔案;信息化建設(shè)

新時期隨著反腐工作的深入開展，對縣級市檢察機關(guān)的工作也提出了更高的要求，除了要履行原有的檢察權(quán)、法律監(jiān)督權(quán)、提起公訴權(quán)等，還要注重開展檢察開放日;送法進校園、進社區(qū)、進企業(yè)等各項活動。在檢察機關(guān)執(zhí)行各項工作的過程中需要將各類資料以檔案的形式進行整理和保存，檢察檔案主要就分為訴訟檔案、文書檔案、基建檔案、錄音錄像檔案、會計檔案等幾種類型，其中訴訟檔案是檢察檔案管理中最為核心也是最為專業(yè)的一類檔案。訴訟檔案中涉及到的一些資料和證物主要是以文書和實物錄音錄像、圖片的形式進行呈現(xiàn)，但是隨著信息化時代的到來，要提高檢察機關(guān)檔案管理工作效率和質(zhì)量，就必須要進行信息化改革，比如增加電子檔案等。下面主要就針對有關(guān)縣級市檢察檔案信息化建設(shè)的問題進行闡述。

1 縣級市檢察檔案信息化建設(shè)的重要性

1）提升檢察機關(guān)檔案管理水平?？h級市檢察檔案信息化建設(shè)最為直接有效的作用就是能夠提升檢察機關(guān)的檔案管理水平。通過信息化建設(shè)可以利用信息技術(shù)來構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，簡化檢察機關(guān)檔案管理工作的流程，同時也能夠提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。借助于信息化平臺能夠?qū)崿F(xiàn)最為快速、全面的檔案資料收集與整理，建立相應(yīng)的電子檔案資料數(shù)據(jù)庫，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，在管理成本上有所降低，不僅提升了檢察檔案管理水平，還能夠使檢察機關(guān)不斷朝著精簡效能的方向發(fā)展。

2）有利于實現(xiàn)檔案資源的整合利用。縣級市的檢察檔案信息化建設(shè)還有利于實現(xiàn)檔案資源的整合利用。縣級市的檢察機關(guān)需要參與處理的基層事務(wù)非常繁雜，各種類型的檔案資料在數(shù)量上是非常龐大的，做好檔案的收集、整理、分類以及歸檔工作就已經(jīng)具有一定的難度，這就使得相關(guān)的檔案管理部門和工作人員普遍的缺乏檔案的開發(fā)利用意識，檔案作為記錄檢察機關(guān)各項組織活動和工作的直接也是最為原始的憑證，應(yīng)當充分的發(fā)揮其相應(yīng)的價值，而借助于相應(yīng)的信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)資源的整合利用，完善對檔案資料的檢索、分析處理等功能，從而真正的體現(xiàn)檢察檔案的作用。

2 縣級市檢察檔案管理中存在的問題

1）檔案管理形式落后。目前縣級市在進行檢察檔案管理的過程中，普遍存在著管理形式落后的問題。許多縣級市的檢察機關(guān)仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式，將所有的檔案資料全部統(tǒng)一放置于檔案室或者交由專門的檔案管理部門代為管理，不能實現(xiàn)方便和快捷的紙質(zhì)檔案查閱，單有要延長紙質(zhì)檔案的保存壽命就要花費大量的人力和物力。另外雖然有些縣級市開始實行電子檔案管理，但是并沒有做好這檔案與電子檔案之間的轉(zhuǎn)化與銜接工作，在這個過程中也導(dǎo)致了一些重要文件材料、檔案資料的失泄密甚至丟失。

2）檔案信息化建設(shè)水平不高?？h級市檢察檔案管理工作還存在著檔案信息化建設(shè)水平以及質(zhì)量不高的問題。在進行檢察檔案信息化建設(shè)實踐的過程中，我們需要更為專業(yè)的信息系統(tǒng)或信息平臺來作為支撐，但是由于目前還沒有統(tǒng)一的信息化建設(shè)標準，使得各縣級市之間的檔案管理工作所運用的信息系統(tǒng)或者是管理平臺并不聯(lián)通，有些是各自省份推行的軟件或系統(tǒng)，有些是按照上級檢察機關(guān)的要求來升級的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)或者平臺之間往往存在著權(quán)限設(shè)置，這不符合信息時代數(shù)據(jù)共享的要求，在需要偵辦一些跨地域的檢察案件時，有時會存在電子檔案文件或者載體互不兼容的問題。

3）檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)有待提升?？h級市的檢察機關(guān)在內(nèi)部管理的過程中，對檔案管理工作的重要性還沒有足夠的認識，大部分的基層檢察院都只有1～3名檔案管理人員來執(zhí)行相關(guān)的檔案管理工作，有些基層院甚至只有1名專職檔案管理人員或檔案人員還需兼職院內(nèi)保密、機要等工作，在信息化時代我們需要具備專業(yè)能力和綜合信息素養(yǎng)的人員來參與檔案管理工作。但是就目前的情況來看，縣級市檢察院缺乏專業(yè)的檔案管理人員隊伍，面對日益增多的工作量和信息時代的需求，這已經(jīng)成為了阻礙基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。

3 縣級市檢察檔案信息化建設(shè)的策略研究

1）做好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的銜接工作。縣級市檢察檔案要提升信息化建設(shè)水平和質(zhì)量，第一步就是要做好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的銜接工作。首先，我們要根據(jù)紙質(zhì)檔案的不同保管年限和密級來制定相應(yīng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案對接標準，分批次的來進行轉(zhuǎn)化與銜接工作。其次，是要利用好先進的掃描儀、電子存儲器等的設(shè)備，對以往的文書檔案進行圖片掃描，對于以往的影像資料除了要刻錄光盤備份之外，還可以進行數(shù)字化處理以便統(tǒng)一保管。最后是要細化電子檔案儲存與備份的相關(guān)標準，包括格式統(tǒng)一以及存儲路徑一致等，以免造成數(shù)據(jù)混亂，資料丟失。

2）構(gòu)建規(guī)范化的檔案信息化管理制度?？h級市檢察檔案信息化建設(shè)還必須要構(gòu)建規(guī)范化的檔案信息化管理制度。首先要由最高人民檢察院來統(tǒng)一的規(guī)劃各級檢察院檔案管理部門到人員編制以及設(shè)備標準化配置等相關(guān)工作，同時由最高檢察院牽頭與相關(guān)信息部門進行合作，開發(fā)統(tǒng)一的電子檔案管理信息平臺，真正的實現(xiàn)檢察檔案的共享性。其次，要進一步凸顯縣級市檢察檔案的服務(wù)質(zhì)量，加大對檔案信息資源的開發(fā)與利用，借助于統(tǒng)一的信息化平臺，縣級市在進行相關(guān)訴訟案件監(jiān)督與審查的過程中，可以主動的利用信息平臺來進行相關(guān)案件檔案資料的查詢與檢索、借閱，以過往的訴訟卷宗資料為依據(jù)來更為公正和有效的行使檢察權(quán)。另外還可以利用豐富的檔案資料來組織宣傳教育活動，尤其是新形勢下為公益類案件提供真實的案例，真正的實現(xiàn)檔案資料的創(chuàng)新應(yīng)用，發(fā)揮檔案管理的價值。

3）提升縣級市檢察檔案管理人員綜合素質(zhì)。在進行縣級市檢察檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要組建一支具備專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的檔案管理人員團隊，加強對檔案管理工作人員的教育與培訓(xùn)，真正的提高管理人員工作水準。首先就是要按照唯一的檔案部門人員編制要求來進行人員配置，可以根據(jù)實際的工作情況來決定人員刪減或增加，但是要做好報批工作。其次，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，尤其是提升檔案管理人員的計算機應(yīng)用能力，提高檔案管理人員信息素養(yǎng)，能夠更加適應(yīng)信息化建設(shè)中的一些新方法和新模式，提高工作效率。

4 結(jié)語

縣級市檢察機關(guān)必須要重視檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新，制定完善和統(tǒng)一的信息化管理標準，提升對信息技術(shù)的適應(yīng)與應(yīng)用能力，切實提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為推進檢察檔案信息化建設(shè)奠定重要基礎(chǔ)。

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