檔案查閱利用工作的現(xiàn)狀及對策解析

摘 要：本文以檔案查閱利用工作的現(xiàn)狀及對策為切入點，展開具體分析，并以此為依據(jù)。提出學(xué)校檔案管理工作的重要性、學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀、檔案查閱利用工作的有效措施等幾方面，希望通過增加鞏固檔案工作基礎(chǔ);提升對檔案管理工作認知;重視管理硬件設(shè)施，確保檔案管理工作質(zhì)量;實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，開拓服務(wù)領(lǐng)域等，進而有效的提高檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案;管理查閱;工作現(xiàn)狀;有效措施

學(xué)校在檔案管理的過程當中，能夠提高教學(xué)質(zhì)量，突顯學(xué)校的教學(xué)特長，學(xué)校作為通往社會的一道大門，平均每天都會有新事件的產(chǎn)生，每件事件都會使學(xué)校發(fā)生改變，記錄這些新事件的經(jīng)過和重點作成檔案的形式，可以對學(xué)校的發(fā)展做出貢獻，讓學(xué)校得到更好的科學(xué)化管理。

1 學(xué)校檔案管理工作的重要性

1）檔案作為學(xué)校辦學(xué)的見證。學(xué)校的檔案是老師和學(xué)生在日常教學(xué)，管理以及各項活動等期間形成的。通過檔案管理人員收集、整理的過程中，把對于學(xué)校與社會有用的價值經(jīng)過各種形式進行記錄，具備參考性和證實性的特點，是學(xué)校辦學(xué)的必要的見證，檔案具有真實的證實的特點，是由檔案形成和本質(zhì)的特性構(gòu)成的。因為檔案是通過每天發(fā)生的事件形成的，沒有任何操作方法，使檔案具有真實性，是能夠讓人信服的歷史證據(jù)材料。還有方案具備參考性，根據(jù)檔案資料來做出參考。檔案作為第一手資料，跟其他資料相比之下，檔案更具有可靠性，其作用非常廣泛[1]。

2）檔案作為學(xué)校評估的重要依據(jù)。學(xué)校要想良好的發(fā)展方向，檔案工作是必不可缺的方案之一。要根據(jù)科學(xué)性來管理檔案，是對于學(xué)校辦學(xué)成績和管理水平的必要標準。學(xué)校檔案記錄著學(xué)校發(fā)展歷史的重要成績，學(xué)校在辦學(xué)的過程中，對于辦學(xué)理念、特色、質(zhì)量經(jīng)過檔案管理進行提取，學(xué)校對于教育教學(xué)改革、管理、成果、老師教學(xué)水平等資料整理到學(xué)校檔案中。通過這些檔案資料來對學(xué)校辦學(xué)過程中考察評價的重要證據(jù)。

2 學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

1）對檔案管理重視程度不足。經(jīng)過長期以來，有些部分管理人員對于檔案工作存在一些誤區(qū)，以為檔案工作基本就是抄寫記錄，保存性的工作，不能夠為單位創(chuàng)造的經(jīng)濟效益，只要單純的做到保管，能進行查檔就可以。不能積極對檔案管理來進行規(guī)范學(xué)校管理和辦學(xué)效率的提升[2]。并且，由于學(xué)校對于檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案必要的設(shè)備配置程度不足，因為現(xiàn)有的設(shè)備相對比較落后。檔案室面積空間環(huán)境比較小，把整理室和檔案室放在一起，在其中放置防蟲劑防潮劑等，經(jīng)過長期在其環(huán)境下工作，會給人帶來身體上的影響。隨著檔案資料逐漸地增多，使檔案室硬件設(shè)施不能給予檔案規(guī)范化管理的需要。

2）檔案歷史遺留問題眾多，整理檔案任務(wù)重。在民辦學(xué)校辦學(xué)初期，主要以招生、教學(xué)、和學(xué)生就業(yè)工作問題為主，對于檔案管理工作的不注視，導(dǎo)致收集資料不及時而出現(xiàn)的遺失情況，對學(xué)校辦學(xué)初期造成損失。在現(xiàn)有的辦學(xué)初期和中期的檔案有待整理、歸檔與立卷，還因為此任務(wù)繁重，人員的稀少，從而導(dǎo)致不能提高辦學(xué)效率。

3）管理能力成果較低。導(dǎo)致管理程度較低主要有兩個原因，一方面學(xué)校雖然設(shè)立檔案室和配備專業(yè)的檔案管理員，但是由于人員的缺失，兼職檔案員普遍沒有進行過專業(yè)性的檔案知識培訓(xùn)，兼職人員對于檔案知識工作業(yè)務(wù)并不理解，而且所以兼職檔案人員都是以別的工作為主，忽視對檔案收集意識，不能做到及時整理歸檔。還有一方面由于檔案材料不能及時上交給有關(guān)部門，而且材料質(zhì)量程度不夠，例如，用紙標準不統(tǒng)一、材料排版影響裝訂、整改不符合標準，該寫的內(nèi)容沒有寫到、材料內(nèi)容表訴缺少真實性等問題，都會增加檔案管理的一定難度，對于檔案管理效率產(chǎn)生嚴重的影響[3]。

4）缺乏有效管理。檔案對于學(xué)校而言具有這很大的意義，但是檔案管理工作重視程度并不是高，檔案管理工作實際情況不足，所以導(dǎo)致相關(guān)部門對于檔案管理工作經(jīng)常不被重視，單純的認為檔案只是為了應(yīng)付平常的查閱功能，這是相關(guān)人員出現(xiàn)忽略檔案管理工作的原因之一。

目前的檔案管理工作情況來看，很多部門在檔案管理制度上應(yīng)存在漏洞，導(dǎo)致檔案管理工作在實際的開展受到了局限性，特別在把材料的收集的情況，若是缺少良好的收集方式，使檔案管理工作人員工作中，出現(xiàn)對于工作不積極和缺少責任心，使得檔案收集歸檔工作比較被動。

3 檔案查閱利用工作的有效措施

1）增加鞏固檔案工作基礎(chǔ)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當做出對檔案管理工作的前提下，給予應(yīng)該對人事檔案管理人員的工作進行高度的重視，并且計劃到日常工作當中，組建檔案管理的組織，在規(guī)定的時間里對檔案進行檢查以及處理問題。該檔案檢查組織還要增強對于檔案法規(guī)的學(xué)習，必須對于檔案管理的責任加以重視[4]。

2）提升對檔案管理工作認知。在學(xué)校檔案管理工作過程中，各級別管理干部要從思想上提升對于檔案管理工作認知，記錄好日常工作形成的檔案資料，經(jīng)過會議等方式向全部職工宣導(dǎo)檔案管理工作的重要性，按時檢查工作過程中的檔案資料是否跟符合實際事件和是否有遺漏，如果有要及時整改，讓檔案管理工作成為日后的全校職工都會關(guān)注檔案的工作。

3）實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，確保檔案管理工作質(zhì)量。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模逐漸壯大，會使檔案科目與日俱增，如果還是采用以往傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)在的檔案數(shù)量，并且也不能滿足師生的對其的需求。因此， 學(xué)校需要利用現(xiàn)代化手法加強檔案管理的工作效率，并有效的添置相關(guān)的檔案管理設(shè)備，做到有效的防潮、防火、防霉等，進而確保檔案資料的安全性。另外，學(xué)校還可以利用現(xiàn)代化手法講檔案管理信息及時的傳遞給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各個相關(guān)部門，提高利用率，進而使其更好的配合檔案部門進行管理工作[5]。

4）重視資料的收集，并及時歸檔。學(xué)校的重大決策和研究項目的依據(jù)都來自于學(xué)校檔案。因此，檔案的管理要做到及時、準確。由于學(xué)校的科目、種類繁多，學(xué)校的教學(xué)檔案和工作檔案的歸檔時間都有所不同，這樣就需要檔案管理人員，時刻注意收集，并做好檢查的工作，并且在收集檔案時，將工作細分到個人，如教育記錄，試卷的管理、工作的總結(jié)、批復(fù)的文件等;如移交文件，文件材料的正文、附件、批復(fù)資料排列順序等，確保檔案管理定制的合理性，進而提高檔案管理的質(zhì)量，嚴格避免 重復(fù)工作[6]。

4 結(jié)束語

綜上所述，學(xué)校在檔案管理上的完善是不容忽視的。學(xué)校只有不斷的建立檔案系統(tǒng)，并不斷進行完善，加強其科學(xué)化的管理，才能有效的提高師生對檔案的需求。并且，學(xué)校要不斷的吸收先進的管理技術(shù)和先進設(shè)備，加強檔案管理的工作進程，進一步實現(xiàn)科學(xué)化管理模式，并有效的建立動態(tài)管理模式，有效的收集人才的反饋意見，進而逐步的提高檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻

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作者簡介

陳穎芳（1987-），女，山西懷仁，就職于山西省貿(mào)易學(xué)校，畢業(yè)于山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院，助理館員，從事工作：檔案收集、整理、錄入、查閱等。