研究事業(yè)單位文書檔案電子管理工作

趙少興

摘 要：文書檔案管理對于事業(yè)單位而言有著非常重要的意義，文書檔案記錄了單位日常工作中的各項工作內(nèi)容，其直接關(guān)系到事業(yè)單位的工作效率，與事業(yè)單位的發(fā)展有著密切的關(guān)系。隨著近年來科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位對于文書檔案管理有了新的要求，本文主要探究了事業(yè)單位文書檔案電子管理的相關(guān)內(nèi)容，期望能夠推動文書檔案電子管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;電子管理;探究

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，我國居民生活品質(zhì)的提升，我國事業(yè)單位所面臨的工作量和工作范圍也不斷擴大。以往的文書檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理的需求，難以使事業(yè)單位為我國居民提供更好的服務(wù)。事業(yè)單位對文書檔案的管理也越來越重視。隨著我國事業(yè)單位管理工作難度與復(fù)雜性的提升，文書檔案電子管理近年來在我國各大事業(yè)單位得到普及與發(fā)展，本文主要探討了如何更好地應(yīng)用文書檔案電子管理。

1 文書檔案電子管理的意義

1）能顯著提升文書檔案的管理效率。事業(yè)單位中，常常涉及到多種類型的信息，文書檔案中常會記錄到多種類型的資料。因此文書檔案中會涉及到大量的數(shù)據(jù)信息，這些信息大多是公共信息，需要頻繁的進行整理和應(yīng)用。文書檔案電子管理的發(fā)展，能夠更好的應(yīng)用這些數(shù)據(jù)，使這些數(shù)據(jù)能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位。事業(yè)單位能夠更加有效的分析文書檔案，更好的進行決策，有利于工作效率的提升。這主要得益于文書檔案電子管理中，通過電腦硬盤、電腦云盤等方式對數(shù)據(jù)進行存儲與手機，方便整理與分類文書檔案，能夠顯著提升管理效率，有利于管理人員的檢索與使用。

2）能顯著提升文書檔案的安全性。事業(yè)單位的文書檔案往往涉及方面較廣，內(nèi)容較多，大多數(shù)文書檔案都能夠真實有效的反映事業(yè)單位的工作情況。而事業(yè)單位的一些文書檔案具有不同程度的法律效力，文書檔案電子管理的發(fā)展能夠使這些數(shù)據(jù)具備相應(yīng)的法律依據(jù)，為這些數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的法律效力，在事業(yè)單位接受檢查時，能夠提供相應(yīng)的憑證。相較于傳統(tǒng)的文書檔案，傳統(tǒng)文書檔案多采用紙質(zhì)保存的方式，紙質(zhì)文書檔案較容易受到外界環(huán)境因素的影響。如受潮、蟲蛀等，都會使紙質(zhì)文件受到破壞，破壞文書檔案的完整性與有效性。而電子管理相較于紙質(zhì)管理，硬盤的空間能夠得到有效地利用，減少外界環(huán)境對文書檔案的干擾，不僅能夠顯著提升文書檔案的安全性，還有利于環(huán)保與節(jié)能。大部分文書檔案都具備一定的保密性，在需要傳遞文書檔案時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往會經(jīng)過多方才能到達(dá)接收方。這使文書檔案傳遞過程的埋下了風(fēng)險，有可能出現(xiàn)文件的損壞與丟失等問題，甚至可能出現(xiàn)檔案泄露等問題，這無疑不利于文書檔案的安全性。而文書檔案電子管理能夠通過網(wǎng)絡(luò)直接的縮減文書檔案傳遞過程的中間環(huán)節(jié)，有利于避免文書檔案傳遞過程中存在的風(fēng)險。

3）網(wǎng)絡(luò)資源共享性。電子檔案管理相較于傳統(tǒng)文書檔案管理，最為顯著的優(yōu)勢就是其可以成立網(wǎng)絡(luò)資源共享數(shù)據(jù)庫。網(wǎng)絡(luò)資源共享數(shù)據(jù)庫能夠有效的存儲文書檔案，并且根據(jù)文書檔案的特性，將其分類到不同的數(shù)據(jù)庫，如私密數(shù)據(jù)庫或公共數(shù)據(jù)庫等。也可以根據(jù)文書檔案的重要性，錄入文書檔案。網(wǎng)絡(luò)資源共享數(shù)據(jù)庫最好的效果就是有利于部門與部門之間的交流與溝通，減少以往因數(shù)據(jù)共享不方便導(dǎo)致的工作效率低的問題，有利于更好的管理文書檔案。

2 事業(yè)單位文書檔案電子管理中存在的問題

1）管理人員素質(zhì)較差。文書檔案管理工作對于單位有著非常重要的意義?，F(xiàn)階段大部分事業(yè)單位文書檔案管理人員不重視文書檔案，不具備相應(yīng)的文書檔案電子管理技術(shù)。因此在近年來文書檔案電子管理的發(fā)展的過程中，難以符合現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理的需求。而且管理人員缺乏相應(yīng)的職業(yè)道德素養(yǎng)，沒有相應(yīng)的管理規(guī)章制度，使管理人員素質(zhì)較差，不利于檔案管理工作的開展。

2）管理方式過于單一。大部分事業(yè)單位還處在過渡階段，沒有有效的普及電子管理。因此在管理方式方面還過于單一，只停留在檔案的歸檔與管理兩個方面。隨著事業(yè)單位工作數(shù)據(jù)量的增多，以往的管理方式無法處理大量的數(shù)據(jù)。因此即使是傳統(tǒng)的管理方面，紙質(zhì)管理也難以有效的進行管理，所以需要電子管理的支持。

3）事業(yè)單位缺少管理機制。單位缺少相應(yīng)的管理機制。這與上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視有著密切的關(guān)系，大部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是一個普通的數(shù)據(jù)庫管理。所以不完善的管理機制導(dǎo)致了大量的問題出現(xiàn)，如檔案借閱后難以及時歸檔，相應(yīng)的檔案無法及時的入庫。相關(guān)文書檔案管理人員的利益難以得到保障，因此文書檔案電子管理工作開展緩慢。

3 事業(yè)單位文書檔案電子管理對策

1）提升文書檔案電子管理的重視程度。文書檔案電子管理仍處于發(fā)展階段，在這個階段需要受到重視。因此事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要提升對文書檔案電子管理的重視程度。對于電子管理的相關(guān)設(shè)備要加以完善，除此之外還要做好相應(yīng)的資金支持工作，使文書檔案電子管理的工作的能夠順利開展。

2）重視檔案管理人員的培養(yǎng)?，F(xiàn)階段大部分事業(yè)單位的文書檔案管理人員都是從紙質(zhì)管理階段過渡到電子管理的，因此在電子管理技術(shù)方面仍有所欠缺，所以要做好相應(yīng)的檔案管理人員的培訓(xùn)工作。事業(yè)單位中的檔案管理人員通常被分為檔案室和不同部門的管理人員，因此要培養(yǎng)相應(yīng)的電子化管理技術(shù)，并且培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。文書檔案電子管理中設(shè)計了多種技術(shù)，管理人員自身也要重視檔案管理技術(shù)、計算機操作技術(shù)等，使檔案管理的技術(shù)提升。

3）建立相應(yīng)的考核與監(jiān)督管理體制。隨著電子化管理的發(fā)展，以往的考核制度無法滿足現(xiàn)階段管理人員考核的需求。電子化管理中還涉及了網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫、信息銷毀制度、文件傳輸安全、檔案備份等工作。這就要求事業(yè)單位應(yīng)該從電子管理的角度出發(fā)，建立相應(yīng)的考核制度，確保文書檔案電子管理能夠順利開展。

文書檔案管理方面還欠缺相應(yīng)的監(jiān)督管理機制，首先應(yīng)該建立相應(yīng)的監(jiān)督小組，對文書檔案的管理工作進行監(jiān)督。其次，監(jiān)督小組要對文書檔案的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，如檔案管理的整理、存儲、歸檔與入檔都要加以監(jiān)督，保障工作流程的穩(wěn)定性。除此之外監(jiān)督小組還要監(jiān)督管理人員的相關(guān)技術(shù)能力，確保管理人員的技術(shù)能夠勝任管理工作。

最后還要提升管理部門的權(quán)利，確保管理部門能夠有權(quán)利開展各種檔案管理工作。其他部門也要能夠配合檔案管理部門的工作，其他部門在借閱檔案時，要拿出相應(yīng)的許可文件才能夠借閱。而且在檔案入檔的過程中，檔案管理部門有權(quán)利檢驗檔案的真實性。如果其他部門檔案在借閱檔案后，沒有在借閱期內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門有權(quán)利追回檔案。在檔案出現(xiàn)泄密、損壞、丟失等問題時，檔案管理部門有權(quán)利追究其他部門的責(zé)任。

4 結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位需要處理的數(shù)據(jù)量也越來越大，以往的文書檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展的需求。因此事業(yè)單位文書檔案的電子管理工作得到了重視與發(fā)展。本文主要分析了現(xiàn)階段文書檔案電子管理的重要性，并且分析了現(xiàn)階段文書檔案電子管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策，期望能夠推動事業(yè)單位文書管理的發(fā)展，促進事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。

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