新時(shí)期醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

摘 要：辦公自動化以及電子信息化進(jìn)程不斷加快的同時(shí)，醫(yī)院文書檔案管理工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展特點(diǎn)。以往，醫(yī)院在處理文書檔案資源過程中主要是進(jìn)行紙質(zhì)檔案整理，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率以及檔案服務(wù)效益的最大化。然而，文書檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作的重中之重，其管理質(zhì)量水平直接決定了檔案資料的價(jià)值和完整程度，從而對醫(yī)院的發(fā)展具有舉足輕重的意義。基于此，許多醫(yī)院開始開展文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作，將數(shù)字化信息技術(shù)融入到文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提升了文書檔案管理實(shí)效。然而，部分醫(yī)院在應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)過程中仍然存在問題。鑒于此，本文以文書檔案數(shù)字化建設(shè)為切入點(diǎn)，對文書檔案管理工作予以探討，旨在進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;文書檔案;建設(shè);系統(tǒng)

1 醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)概述

文書檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指通過計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對文書檔案資源進(jìn)行存儲、傳輸?shù)囊环N檔案管理模式。該管理模式與紙質(zhì)檔案管理相對應(yīng)，且文書檔案資源以一種數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的形式表現(xiàn)出來，能夠極大幅度減少檔案管理空間，避免檔案管理與利用上的部分局限[1]?？傮w而言，文書檔案數(shù)字化建設(shè)主要有以下特點(diǎn)：第一，智能化。文書檔案數(shù)字化建設(shè)離不開檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員通過檔案管理系統(tǒng)可以減少許多的工作量，避免重復(fù)勞動情況的發(fā)生。同時(shí)，借助于檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員可以更為智能化地對檔案進(jìn)行管理，有效提升檔案管理成效。第二，經(jīng)濟(jì)化。文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，文書檔案資源以數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)出來，可以有效保存在硬盤等電子介質(zhì)中，無需占用物理空間，可以有效縮減檔案管理成本[2]。同時(shí)，文書檔案資源不會受到溫度、環(huán)境的變化而發(fā)生變化，對檔案保管環(huán)境的要求較低，可以進(jìn)一步縮減檔案管理中的人力、物力以及財(cái)力消耗。第三，高效化。通過實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，使文書檔案資源可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行自由傳輸，利用范圍和利用渠道也可進(jìn)一步得到拓寬，檔案管理人員便可以更為高效地對文書檔案資源進(jìn)行管理，提高利用率。

2 醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的主要問題

1）文檔一體化建設(shè)滯后，文書檔案智能化管理水平無法滿足高效利用需求。部分基層醫(yī)院文檔一體化建設(shè)滯后，醫(yī)院辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與文書檔案管理系統(tǒng)之間缺乏業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，檔案管理人員無法直接從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中調(diào)取相關(guān)電子文件對文書檔案中的檔案資源進(jìn)行更新和補(bǔ)充，文書檔案管理系統(tǒng)化程度低[3]，有的僅能用于檔案著錄或文件打字貯存，在這種環(huán)境下，檔案管理人員無法直接對公文進(jìn)行系統(tǒng)化處理，難以對公文政策類文件進(jìn)行專題建設(shè)，由此，檔案利用的低效率造成人力、物理、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，也是形成利用效果惡性循環(huán)的必然趨勢。

2）檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間的職責(zé)分工不明確，使醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)緩慢。醫(yī)院文書檔案作為醫(yī)院業(yè)務(wù)領(lǐng)域活動中形成的、具有保存價(jià)值的檔案，其利用價(jià)值不僅僅局限于對國家政策和工作痕跡查考的需要，更覆蓋于醫(yī)院發(fā)展的方方面面?，F(xiàn)階段，盡管國家檔案局已相繼出臺《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)文件標(biāo)準(zhǔn)，但由于部分醫(yī)院檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間職責(zé)分工不明確，存在檔案收集、數(shù)字化加工、質(zhì)量效驗(yàn)、檔案掛接等工作的銜接、推諉等問題，導(dǎo)致文書檔案數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)仍未能落實(shí)到位。實(shí)際上，如果能夠有效銜接好文件處理環(huán)節(jié)、檔案歸檔環(huán)節(jié)以及檔案整理環(huán)節(jié)，則會大幅度提升文書檔案資源的管理效率。

3）醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)的安全問題。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，各種非法插件、病毒程序容易對計(jì)算機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)造成威脅，進(jìn)而影響文書檔案數(shù)字化的管理和利用。然而，部分醫(yī)院較為重視對文書檔案的利用，忽視從安全層面對其數(shù)字化檔案進(jìn)行安全管理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源損毀，以及被非法加密、竊取等情況發(fā)生。第一，由于對檔案管理網(wǎng)絡(luò)缺乏有效管控，尚未將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)環(huán)境徹底分開，容易遭受病毒程序的攻擊。同時(shí)，由于醫(yī)院病毒防火墻以及殺毒軟件存在漏洞，整體防控能力不足。第二，部分醫(yī)院對于云加密技術(shù)、數(shù)字密鑰技術(shù)的應(yīng)用層次較低，沒有對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行二次加密，最終引發(fā)泄密事件。第三，在事后備份管理方面存在漏洞，檔案數(shù)據(jù)資源因硬盤損毀而損毀的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

3 新時(shí)期文書檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

1）深入推進(jìn)文檔一體化建設(shè)，提升文書檔案管理的智能化水平。第一，應(yīng)注重對檔案管理軟件的選擇，一款好的檔案管理軟件，往往對檔案管理工作者完成各項(xiàng)檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大大提高辦公效率。第二，醫(yī)院可以將辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，給予檔案管理人員相關(guān)的管理權(quán)限，確保檔案管理人員可以及時(shí)對文書檔案中的資源進(jìn)行更新和補(bǔ)充。

2）對醫(yī)院文書檔案數(shù)字化流程進(jìn)行重組，明確各部門職責(zé)。第一，將現(xiàn)有的紙質(zhì)文書檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作。具體流程包括：檔案收集、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等。其中，通過掃描技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)以及存儲技術(shù)對紙質(zhì)檔案所形成的pdf文件進(jìn)行亮化、去污、修整;對一些陳舊的檔案文件以及檔案資料、圖片從技術(shù)上加以處理，確保數(shù)字檔案中的資源可以清晰可見等環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化全程管理和超前控制的關(guān)鍵。第二，對于已歸檔的電子文書檔案，應(yīng)實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。檔案管理部門對檔案數(shù)字化質(zhì)量嚴(yán)格把控。例如，應(yīng)將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮利用效果。第三，對于現(xiàn)有文書檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，一般來講，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)待歸檔文件收集、數(shù)字化加工和預(yù)立卷整理工作;檔案管理部門負(fù)責(zé)目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、備份及利用等全面管理工作。同時(shí)，應(yīng)組建數(shù)字化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，協(xié)同完善醫(yī)院文書檔案管理水平。

3）加強(qiáng)檔案數(shù)字化過程中的安全管理。文書檔案數(shù)字化建設(shè)安全管理具有一定的特殊性，需要依賴相關(guān)的數(shù)字化信息技術(shù)。第一，醫(yī)院要進(jìn)一步構(gòu)建安全且絕對獨(dú)立的內(nèi)網(wǎng)環(huán)境和外網(wǎng)環(huán)境，防止病毒的交叉感染和入侵。通常而言，醫(yī)院內(nèi)部辦公系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)通過內(nèi)網(wǎng)環(huán)境進(jìn)行管理。對于需要與外部單位搭建檔案共享網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)，可以通過其它計(jì)算機(jī)與外部單位進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，從而確保檔案管理環(huán)境的穩(wěn)定性和安全性。第二，醫(yī)院要進(jìn)一步深化對云加密技術(shù)、數(shù)字密鑰技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)該數(shù)字化檔案的二次加密，有效防止黑客等非法程序的非法訪問。第三，醫(yī)院要進(jìn)一步利用云儲存工具對相關(guān)檔案進(jìn)行備份，并對于長久保存的數(shù)字化檔案，進(jìn)行定期復(fù)制，以防止信息損失。

4 結(jié)束語

現(xiàn)代化社會是一個信息化社會，人們主要是通過計(jì)算機(jī)、物聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)工具收發(fā)相應(yīng)的文件和傳輸相應(yīng)的資料。在這種環(huán)境下，文書檔案數(shù)字化建設(shè)成為一種檔案管理的趨勢，也成為提升醫(yī)院檔案管理實(shí)效的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前，醫(yī)院文書檔案管理中主要存在文檔一體化建設(shè)滯后、醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)緩慢，以及文書檔案數(shù)字化建設(shè)安全性低等問題。為此，醫(yī)院要深入推進(jìn)文書檔案管理的智能化水平、明確相關(guān)部門職責(zé)，并在檔案數(shù)字化操作過程中采取相應(yīng)安全對策，使檔案管理工作隨著文書檔案數(shù)字化的介入，在檔案基礎(chǔ)工作和利用工作方面向立體化方向發(fā)展。

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[3]沈曉紅.電子辦公環(huán)境下文書檔案管理體會[J].信息記錄材料，2019，20（02）：127-128.

作者簡介

曹妍，女，天津，本科，畢業(yè)于天津理工大學(xué)，館員（中級），研究方向：檔案專業(yè)。