大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用策略

趙柏葉

摘 要：新時代下，大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、云計算等科學(xué)技術(shù)不斷涌現(xiàn)，我們已然進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，立足于互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，企業(yè)文書檔案管理信息化趨勢明顯，為企業(yè)提供更系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的信息資料，提高檔案資源的利用率，確保企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。鑒于此，本研究從大數(shù)據(jù)環(huán)境入手，重點探究了企業(yè)文書檔案信息化管理及利用策略，僅供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書檔案;大數(shù)據(jù);信息化管理

信息時代中，文書檔案管理借助信息技術(shù)與計算機(jī)，長時間有效保存檔案資源，且可確保完整地保護(hù)檔案資源，憑借其便捷性不斷延伸檔案發(fā)展空間、查閱方式，延伸其發(fā)展方向。但是大多數(shù)事物的改變都是一個不斷探索、實踐的過程，并不是一蹴而就的[1]。所以，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，文書檔案管理與利用應(yīng)注意和有效解決各種細(xì)節(jié)問題。對于復(fù)雜的社會環(huán)境，企業(yè)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新管理方式與內(nèi)容，積極參與，促使檔案管理工作同市場經(jīng)濟(jì)相融合，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書檔案概述

企業(yè)文書檔案主要是企業(yè)企劃文件、往來文書、合同與協(xié)議書、審計和考核等，不僅記載著過去，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及管理優(yōu)化具有基礎(chǔ)依據(jù)性作用，特別是企業(yè)工作開展不僅要立足于全局，還需保持持續(xù)性，這需要檔案提供輔助性服務(wù)。傳統(tǒng)文書檔案管理往往以紙質(zhì)文件與人工管理的方式為主，不僅工作量大，而且查詢難度較大，利用率較低。在企業(yè)文書檔案中，信息技術(shù)運用越來越普及，采取數(shù)字化方式處理紙質(zhì)檔案，可即時查詢與搜索檔案。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效處理企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)，深入挖掘有價值的數(shù)據(jù)，提高檔案資源的價值。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化管理策略

2.1 數(shù)字化管理

對于企業(yè)傳統(tǒng)文書檔案管理模式中，紙質(zhì)材料為信息的重要載體，詳細(xì)記載了檔案文字信息，有效整理與存檔。因企業(yè)檔案文書信息類型較多，內(nèi)容十分繁雜，檔案管理與錄入人員工作量大，整理、收集與記錄信息過程中常常出錯，工作重復(fù)性高，檔案管理質(zhì)量差強(qiáng)人意。大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)加強(qiáng)文書檔案信息管理，可有效避免以上各種不足之處，以計算機(jī)為信息載體，數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案，以電子檔案的方式進(jìn)行保存。這一方法不僅可提高檔案管理效率與質(zhì)量，而且可確保檔案信息的完整性，為管理與查詢提供便捷。

2.2 網(wǎng)絡(luò)化管理

通過數(shù)字化處理的檔案文件，借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效突破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，引導(dǎo)檔案管理人員對檔案文件數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，探尋檔案信息內(nèi)在邏輯關(guān)系，全方位、多層次查詢檔案信息。另外，查找與利用檔案信息時，數(shù)字化的檔案文件不再被固定地點、人工查找等管理方式制約，能夠共享與利用不同層次、不同類型與不同地域的用戶資源，切實符合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、技術(shù)人員、服務(wù)人員等檢索、查詢、分析、研究、儲存企業(yè)文書檔案的不同需求。因此，對于企業(yè)而言，共享文書檔案資源，對其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理尤為必要[2]。

2.3 安全化管理

加強(qiáng)企業(yè)文檔文件安全管理，是現(xiàn)代社會管理的重點。大數(shù)據(jù)環(huán)境十分復(fù)雜，有的犯罪分子投機(jī)取巧，利用企業(yè)網(wǎng)絡(luò)漏洞來竊取商業(yè)信息。所以，為了確保企業(yè)文書檔案的安全，應(yīng)積極變革文書檔案管理方式，完善與升級系統(tǒng)，保證企業(yè)文件的安全性。同時，為了能夠積極預(yù)防網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，企業(yè)員工應(yīng)強(qiáng)化自身操作習(xí)慣，安裝計算機(jī)系統(tǒng)防火墻及防病毒軟件，及時查殺病毒，保證計算機(jī)系統(tǒng)的安全。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化的利用策略

3.1 完善企業(yè)檔案門類建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)檔案種類得到了迅速的擴(kuò)充，各自的價值也不相同。確保企業(yè)能夠?qū)n案予以科學(xué)的運用，屬于大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)在檔案信息化管理的方面的主要內(nèi)容?，F(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，讓企業(yè)檔案管理在內(nèi)容方面變得更加的豐富，諸如電子文檔、文本、音頻以及圖像等，運用這樣方式能夠?qū)n案更加直觀的呈現(xiàn)在我們眼前[3]。其次，科學(xué)技術(shù)的推陳出新，大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案被編輯到了互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)之中，然后通過信息技術(shù)對其予以整理與分類，針對使用價值高的相關(guān)檔案，進(jìn)行重點索引標(biāo)注，進(jìn)而形成了大量的電子數(shù)據(jù)。就企業(yè)而言，此類技術(shù)在對檔案資源予以整合的基礎(chǔ)上，還實現(xiàn)了共享，有利于企業(yè)工作效率的提升。

3.2 擴(kuò)展企業(yè)檔案的信息化利用范圍

在社會生產(chǎn)力持續(xù)進(jìn)步，企業(yè)不斷創(chuàng)新與發(fā)展的背景下，企業(yè)之中的檔案種類與數(shù)量逐漸增多，對信息技術(shù)予以改造前，大多數(shù)檔案表現(xiàn)出了混亂的保存狀況，難以較好的滿足企業(yè)在檔案管理、利用以及存儲等相關(guān)方面的需求。因此，企業(yè)檔案管理將信息化作為基本發(fā)展方向，屬于時代發(fā)展的一種確實。例如，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對檔案予以數(shù)字化保存，讓形式與內(nèi)容變得更加的豐富，進(jìn)而達(dá)到對檔案的信息化管理與運用。并且，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)有條件對各類互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)予以運用，和企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)行融合，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的全面發(fā)展，并讓檔案資源利用的深度以及廣度能夠得到更好的拓展。

3.3 不斷挖掘利用企業(yè)檔案信息化發(fā)展的潛力

大數(shù)據(jù)在運用方面的價值為對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的分析，若只有數(shù)據(jù)，缺少分析，亦或是只對數(shù)據(jù)意義初步檢索以及統(tǒng)計處理，那么就不能夠?qū)?shù)據(jù)所具備的價值展現(xiàn)出來，并且企業(yè)檔案數(shù)字化成果也得不到有效的運用。所以，數(shù)據(jù)挖掘分析屬于企業(yè)檔案管理最為關(guān)鍵的部分。通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對海量的檔案資料予以分類整理、綜合挖掘、全面整合以及數(shù)據(jù)分析，探尋檔案數(shù)據(jù)之中包含的“檔案知識”，并將數(shù)據(jù)之間存在的潛在聯(lián)系找出來，消除信息孤島，增強(qiáng)信息傳遞，進(jìn)而體現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)所具備的價值，增強(qiáng)企業(yè)檔案運用工作的質(zhì)量。

對用戶信息予以數(shù)據(jù)挖掘，并提取用戶查閱信息，通過關(guān)聯(lián)規(guī)則分析技術(shù)對用戶需求進(jìn)行推測，然后立足于用戶需求，制定有層次、有針對性的服務(wù)策略，進(jìn)而為用戶提供具有個性化特點的檔案服務(wù)。

3.4 提供便捷的信息服務(wù)

企業(yè)檔案的服務(wù)對象為客戶，所以在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用企業(yè)檔案信息化，增強(qiáng)信息服務(wù)的質(zhì)量，向用戶提供不同需要以及類型，有價值的檔案資源，表現(xiàn)出了大數(shù)據(jù)背景下信息服務(wù)的特色。運用電子郵件、視頻以及網(wǎng)絡(luò)短信等相關(guān)信息傳輸方式，讓用戶能夠?qū)n案信息予以有效的查詢以及利用[4]。立足于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建信息資源共享平臺，進(jìn)而讓檔案能夠?qū)崿F(xiàn)開放式服務(wù)，同時通過檔案資源，有目的性的向用戶提供企業(yè)、產(chǎn)品以及服務(wù)等相關(guān)信息，進(jìn)而滿足用戶的具體需求，促進(jìn)信息服務(wù)質(zhì)量以及效率的提升。

4 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益成熟與廣泛普及，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)悄然而至，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理十分關(guān)鍵。借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與大數(shù)據(jù)環(huán)境，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)一步挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，為用戶提供優(yōu)質(zhì)、多樣化服務(wù)，促使企業(yè)文書檔案資源價值充分實現(xiàn)，提高利用率，以此來保證企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[4]米月琴.大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：51.