醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理策略探究

趙可心

摘 要：近些年，由于醫(yī)院的創(chuàng)辦以及我國衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院之中的文書檔案管理工作其所具有的重要意義與作用也在不斷的顯現(xiàn)出來。因此，實施好醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理不僅在一定程度上為醫(yī)院的醫(yī)學(xué)臨床科研存儲了基礎(chǔ)資料，而且其也是目前醫(yī)院辦公進程中的一項具有參謀助手意義的信息資料庫。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理;文書檔案;規(guī)范化;策略探究

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，在以一定程度上也促使著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進一步的發(fā)展與建設(shè)。同時，隨著醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)進程的加快，其中的文書檔案管理工作的重要性也在逐漸的顯現(xiàn)出來，進而成為其工作進程中的一項具有關(guān)鍵性效用的基礎(chǔ)性工作。但是由于醫(yī)院中的文書以及檔案管理工作具有著工作量龐大的特性，因此醫(yī)院需要對此項工作給予充分的重視，這對其進一步的實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化以及規(guī)范化的管理都有著十分重要的現(xiàn)實性意義。

1 文書檔案管理規(guī)范化所具有的意義

由于醫(yī)院文書檔案作為醫(yī)院之中十分重要的公文資料方面的匯總，因此其對與醫(yī)院的管理以及發(fā)展方面都具有著十分重要的意義與作用。比如其醫(yī)院中的文書以及檔案擁有規(guī)范化、服務(wù)性以及保密性等特性。

1）規(guī)范化。由于醫(yī)院中的文書與檔案多為其醫(yī)院管理部門的公文為主，其所具有的規(guī)范性主要呈現(xiàn)于公文格式、用紙以及內(nèi)容檢查等方面，擁有較為嚴謹?shù)囊?guī)定。

2）服務(wù)性。只有對其服務(wù)性予以充分的重視，方能夠進一步的完善醫(yī)院管理工作方面的成效以及效率，從而便于患者們實施資料方面的查詢。

3）保密性。由于醫(yī)院之中的許多文書、檔案方面所觸及到醫(yī)院內(nèi)部之中的信息以及重要資料，因此需要嚴防其泄露，以及為不法分子所利用，進而破壞醫(yī)院的企業(yè)形象與行業(yè)聲譽。

因此綜合上述闡述，醫(yī)院之中的文書以及檔案方面的管理就推進其醫(yī)院管理體制、體系方面的改革跟發(fā)展而言，擁有著十分重要的意義以及作用。

2 文書檔案管理現(xiàn)況

目前醫(yī)院中的檔案文書以及原始材料累積方面的工作中存有著較大的被動性。由于部分醫(yī)院對于當(dāng)前的文書以及檔案管理工作未能給予充分的重視，致使其文書檔案中的分類工作不規(guī)范，未能運用科學(xué)恰當(dāng)?shù)姆绞絹韺Y料文檔實施規(guī)范化的整合以及分類。并且部分醫(yī)院由于其基礎(chǔ)設(shè)施不齊備，尚未構(gòu)架專屬的檔案管理室，從而致使其醫(yī)院內(nèi)部的文書檔案管理工作十分的混亂，極易出現(xiàn)重要資料的缺失、變質(zhì)等不良現(xiàn)象，進而影響到了文書檔案方面運用成效。

此外，由于部分醫(yī)院對于其文書檔案管理工作的認知度不充分，從而未能對其給予其重視的同時，供應(yīng)經(jīng)費的不充裕，也使得其未能引進先進的管理設(shè)備，影響其現(xiàn)代化的管理進程。由于管理人員的綜合素質(zhì)不達標致使其匱乏相應(yīng)的文史檔案方面的管理意識，從而一定程度上致使其文書以及檔案內(nèi)容不完備、分類不規(guī)范等現(xiàn)象出現(xiàn)，從而若在一定程度上也使得文書檔案管理工作落后于醫(yī)院中的現(xiàn)代化管理進程[1]。

3 文書檔案規(guī)范化管理的策略

由于文書檔案管理工作是當(dāng)前醫(yī)院管理進程中的一項具有緊要性意義的工作，就目前醫(yī)院在其文書檔案管理進程中所出現(xiàn)與存在的問題，通過實施有效的方法來對醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范化給予一定的增強。

其一，由于醫(yī)院中的文書檔案管理工作其所涉及的部門眾多，但是由于各科室其對文書檔案方面的資料收集任務(wù)各不相同。因此，應(yīng)當(dāng)將相關(guān)的責(zé)任落實至具體科室，從而更好的便于專職文書檔案管理人員對各個科室的檔案文書收集工作的有效開展。同時，由于醫(yī)院中的文書檔案管理工作其所具有的兩大主要功能是便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與患者實施相應(yīng)資料方面的查詢服務(wù)，因此在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時代進程里，醫(yī)院中的文書檔案管理工作者可以通過充分的掌握以及運用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，來對醫(yī)院中的文書檔案實施管理，從而有助于進一步的增進醫(yī)院中的其文書檔案管理方面的工作成效。

其二，就醫(yī)院中的管理層人員來說，應(yīng)當(dāng)增進對于醫(yī)院中的文書檔案方面管理工作的重視力度，從而促使檔案信息化的管理與建

設(shè)。就醫(yī)院中的文書檔案的管理工作者而言，應(yīng)當(dāng)注意構(gòu)建自身的主動服務(wù)意識。從而，不僅可以促使文書檔案更好的服務(wù)于醫(yī)院中的臨床醫(yī)療以及科研教學(xué)等方面，還可以令文書檔案在醫(yī)院的深化與改革等方面發(fā)揮其重要功效，以便可以更好的服務(wù)于醫(yī)院在管理工作方面的長足發(fā)展。

其三，由于文書檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中的一項重要構(gòu)成部分，醫(yī)院可以將培訓(xùn)作為對文書檔案管理工作增進重視力度的一種方式，從而令受到培訓(xùn)的每一位工作人員都得以充分的認知到文書檔案其管理工作的重要性從而更為積極的參與跟配合醫(yī)院文書檔案管理方面相關(guān)工作的開展。若要更好的提升醫(yī)院在其文書檔案管理方面的工作成效，就一定要充分意識到其管理工作人員的綜合素質(zhì)能力以及專業(yè)技術(shù)能方面的重要性，并給予相應(yīng)的培訓(xùn)以及提升機會。例如，醫(yī)院可以適當(dāng)?shù)臑槲臅鴻n案管理人員提供或安排定期的外院學(xué)習(xí)或是出國進修的機會，從而在綜合國內(nèi)外先進的檔案管理經(jīng)驗與方式的前提下，進一步的提升其自身的文書檔案方面的管理能力，在適應(yīng)現(xiàn)代化的文書檔案管理方式以及發(fā)展要求的同時，也在一定程度上可以令文書檔案管理人員構(gòu)建出一套合乎本院自身的管理方案以及檔案管理體系，以進一步增進醫(yī)院的工作成效以及服務(wù)品質(zhì)。

其四，由于醫(yī)院中的各項工作之所以獲得高成效的開展以及實施皆是以當(dāng)前的管理制度為保障依據(jù)。因而，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)以相關(guān)的法律制度與規(guī)范作為依據(jù)，進而來對醫(yī)院中的文書檔案管理工作實施進一步的建立健全相關(guān)的制度以及管理體系。通過對于文書檔案實施精準的管理期限劃分，從而使得醫(yī)院中的文書檔案可以更為精準的反映出醫(yī)院中各項工作的進展以及落實情況。通過對于醫(yī)院中過往的文書與檔案文件可以實施相應(yīng)的封存以及立卷歸檔，并錄入電子檔案系統(tǒng)便于今后的查詢或是相關(guān)需要。在對相關(guān)的文檔實施保密或是銷毀時，也應(yīng)當(dāng)嚴格依據(jù)相關(guān)規(guī)定、制度以及事項來進行實施，并注意對其實施實時的完善。此外，還應(yīng)當(dāng)注意把文書檔案管理工作的相關(guān)制度的實施與落實狀況放入其崗位責(zé)任的考核之中，從而進一步的增進以及促進檔案管理工作的高效實施。

4 結(jié)語

綜合上述分析，我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)如今醫(yī)院中的文書與檔案管理工作已然成為其工作進程中的一項重要構(gòu)成部分，從而對其實施規(guī)范化的管理有助于增進其文書檔案管理方面的工作成效。因此，若想更好的對其實施規(guī)范化的管理就要注重增進對其的重視力度、加大對其工作人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能的提升力度，不斷地優(yōu)化其管理制度以及管理體系等，從而在促使其文史檔案管理工作進一步規(guī)范化的同時，還可以在一定程度上為醫(yī)院的長足發(fā)展貢獻力量。

參考文獻

[1]李紅.醫(yī)院文件檔案一體化管理的探究[J].中西醫(yī)結(jié)合心血管病電子雜志，2018，6（5）：31-32.