新時期提高檔案管理科學化水平的路徑研究

柴勇

摘 要：單位內(nèi)檔案管理工作是對單位內(nèi)所有員工的工作表現(xiàn)、歷史背景、行為軌跡、獎懲情況及個人經(jīng)歷與整個單位各項活動的全部記錄，是單位內(nèi)重要的人事管理載體，也對單位發(fā)展實現(xiàn)了準確記錄，從其內(nèi)容來看，有著較強的政策性、機密性及專業(yè)性。因此，對新時期提高檔案管理科學化水平的路徑進行分析有著較為重要的意義。本文對新時期提高檔案管理科學化水平的路徑進行研究。

關鍵詞：新時期;檔案管理;科學化水平;路徑;研究

1 當前檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 對檔案管理工作認識不到位

在單位內(nèi)，檔案管理工作不會給單位帶來任何實質性的受益，這在一定程度上弱化了檔案管理工作在整個單位內(nèi)的工作位置，導致單位領導對檔案管理工作未給予充足的重視，也在很大程度上將檔案管理工作定義為簡單的資料保管等技術含量相對較低的工作類型。但是，在具體管理過程中，領導對該項工作的關注度較低，給直接管理人員的管理積極性帶來較大的影響，特別是對檔案管理工作投入相對偏差，傳統(tǒng)工作模式已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理工作實際需求。

1.2 檔案管理制度不夠健全

從當前很多單位開展檔案管理工作實際來看，檔案管理制度仍舊相對落后，現(xiàn)代化檔案管理經(jīng)驗匱乏，特別是在檔案收集與積累的過程中，制度內(nèi)彈性較大，人為影響因素也相對較多，影響到檔案管理工作開展質效。

2 新時期檔案管理工作中應處理好的幾大關系

2.1 正確處理檔案管理工作和單位中心工作之間的關系

在各個單位中，所有工作均是以中心工作而開展的。在事業(yè)單位中，雖然檔案管理是輔助性工作，但是在服務中心工作方面，其提供的歷史資料、信息資源均是不可或缺的。首先，可以為事業(yè)單位在政治文明建設、物質文明及精神文明等方面提供出檔案資料服務，從而更好地強化單位內(nèi)部管理。其次，各單位在計劃決策、業(yè)務建設及發(fā)展生產(chǎn)等方面，需要從檔案中提供出基礎信息。同時，若單位有對外服務的功能，單位在進行宣傳時，可從檔案中提供資料，做好相關保障工作，所以，檔案管理工作需要正確處理好與單位中心工作之間的關系。

2.2 正確處理傳統(tǒng)紙質檔案和現(xiàn)代電子檔案之間的關系

雖然信息技術已經(jīng)發(fā)展了多年，但是從當前單位內(nèi)開展的檔案管理工作實際情況來看，傳統(tǒng)紙質檔案仍舊是檔案管理的主要形式，隨著信息化技術的不斷深入應用到檔案管理工作中檔案在存儲的過程中相對于先前也出現(xiàn)了非常大的變化，電子檔案已經(jīng)成為了檔案存儲的主要方式，對于這類檔案的管理，傳統(tǒng)的管理模式在很多情況下已經(jīng)失去了原有的效能，因此，在具體管理時，應當將現(xiàn)代化信息技術、網(wǎng)絡技術等應用到其中。但是傳統(tǒng)紙質檔案管理模式在很多方面表現(xiàn)出的優(yōu)勢也是電子檔案管理所不能相比的，因此，在新時代檔案管理工作中，應當正確處理好傳統(tǒng)紙質檔案和現(xiàn)代電子檔案之間的關系，確保兩者的效能均能夠最大限度的發(fā)揮出來，提升單位內(nèi)檔案管理工作的總體效能。

2.3 正確處理檔案管理部門和單位其他部門之間的關系

雖然單位內(nèi)檔案管理部門負責的是單位內(nèi)部的檔案管理工作，但是從檔案管理工作的實際需求來看，僅僅依靠檔案管理部門來實現(xiàn)對檔案管理高質高效，從實際工作情況來看，是遠遠不夠的，特別是在將材料收集歸檔的過程中，需要各個單位均對檔案管理工作給予充分的重視，各個處室的具體負責人應當將本處室內(nèi)檔案管理工作明確到具體人員，整個單位檔案管理人員應當與處室人員對接好，確保進入到檔案管理范疇的內(nèi)容。各單位在對檔案進行查閱時，檔案管理部門應當給予熱情的幫助與指導，確保能夠及時快速的調用相關的資料。

3 提升新時期提高檔案管理科學化水平的相關策略

3.1 全面強化檔案管理工作信息化建設

檔案管理工作信息化建設已經(jīng)成為了其發(fā)展的必然趨勢，從當前檔案管理工作開展實際來看，其總體有著較大的提升空間。因此，單位領導必須轉變傳統(tǒng)的檔案管理工作認識，健全檔案管理工作機構，在檔案管理中將單位工作計劃、領導議事日程、職工經(jīng)濟責任及職工崗位責任等納入到檔案管理工作中。同時，在進行信息化建設時，可選擇使用當前已經(jīng)較為成熟的檔案資源管理系統(tǒng)、CAM系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)等，通過借助多媒體技術與計算機技術對圖像檔案與文字檔案進行準確識別，及時存儲到檔案信息庫中。也可選擇使用網(wǎng)絡平臺對檔案資料進行傳輸，實現(xiàn)檔案管理的無障礙、遠距離共享，這不僅有助于提升檔案管理的容量，同時也可有效防止出現(xiàn)檔案在長期保存過程中出現(xiàn)的損壞與老化等問題。此外，在檔案管理信息化建設中，對檔案管理信息化管理標準進行明確，形成完善的檔案信息化管理工作體系，提升系統(tǒng)軟件的可移植性，推動檔案管理工作信息化建設標準化程度。

3.2 加強對檔案管理人員的培訓工作

做檔案管理工作，人才是重中之重。首先應當注意從內(nèi)部進行潛力的挖掘，也就是對當前正在從事檔案管理的人員進行全面強化培訓，或者可以從社會進行合同制招聘的方式，讓更多具有檔案管理工作經(jīng)驗的人員進入到具體的工作中。同時，還必須進行全面的檔案管理工作培訓，在具體培訓的過程中，應當充分利用當前已經(jīng)非常成熟的"校企合作"的方式，在具體操作時，結合自身單位的特點，與開設檔案管理相關專業(yè)學校的長期穩(wěn)定合作機制，確保檔案管理人員的總體水平能夠得到系統(tǒng)性、可持續(xù)性的提升。此外，還應當從培訓的層面入手，通過全面培訓來提升人員整體素養(yǎng)。

3.3 完善檔案管理工作制度

針對當前部分單位內(nèi)檔案管理制度不夠完善的情況，單位應全面認識到檔案管理工作相對于先前出現(xiàn)的變化，對先行的檔案管理制度進行完善，確保制度能夠服務于檔案管理工作需求，特別是在信息化建設方面的具體應當及時更新補充到具體的制度中。

3.4 加快檔案管理手段的轉變

傳統(tǒng)的檔案管理手段是紙質存檔，我們要增強管理手段，在管理中加入科技元素，把紙質化管理轉化為數(shù)字信息化管理?？茖W是第一生產(chǎn)力，是生產(chǎn)力中最為活躍的因素，若是在檔案管理中用好科學技術，將是一種非常重要的進步。數(shù)字信息化管理就是把傳統(tǒng)的面對面工作變成數(shù)字網(wǎng)絡工作，客戶和服務者不必在現(xiàn)實中面對面進行交流，通過電子屏幕就能完成服務工作。許多發(fā)達國家已經(jīng)建成了具有強大檢索能力的超級數(shù)字信息檢索庫，這對我國的檔案管理也提供了一些思路和線索。

3.5 推進檔案管理功能的轉變

傳統(tǒng)的檔案管理功能主要是搜集和整理資料，屬于館藏型管理。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理應逐漸從館藏型轉變?yōu)槔玫念愋?，這樣可以把檔案信息活用起來，增加檔案信息的價值。從古代到現(xiàn)代，檔案一定搜集了多如牛毛的資料和信息，我們要做的就是在這些資料里尋找可以利用的、有價值的信息，然后盡力發(fā)揮它們的最大價值，推動整個社會的經(jīng)濟文化發(fā)展和建設。

4 結束語

綜上分析，全面提升新時期檔案管理科學化水平有著較為重要的意義，但是從當前很多單位開展的檔案管理工作情況來看，相對于新形勢和新任務的要求，仍舊有著較大的差距，因此，這就需要各單位在開展檔案管理工作中，全面認識到新形勢下檔案管理工作發(fā)生的變化，將信息技術全面有效的應用到檔案管理中，持續(xù)提升檔案管理工作的總體效能，充分發(fā)揮出檔案管理的作用，更好服務于單位的發(fā)展與員工的需求。

參考文獻

[1]王靜.淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].中國管理信息化，2016.

[2]李慧芬.試論提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].管理學家，2013.