關(guān)于新時期基建檔案整理與歸檔問題研究

謝宇燕

摘 要：在我國社會經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展過程中，推動著基建工程項目的有效發(fā)展，同時也為基建檔案整理與歸檔工作帶去了一定挑戰(zhàn)。對于基建檔案而言，不僅是基建項目工程成果的重要載體，而且對于工程項目發(fā)展與創(chuàng)新均發(fā)揮著重要作用。除此之外，也是各個時段信息的重要紐帶，因此能否有效管理基建檔案與基建工程項目進(jìn)程也是息息相關(guān)的。對此，文章將簡要分析縣級單位基建檔案整理和歸檔的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：新時期;基建檔案;整理與歸檔

在全新的時代背景下，關(guān)于檔案整理與歸檔已發(fā)生重大變革，而且紙質(zhì)檔案也逐漸被電子檔案替代。處在知識經(jīng)濟時代的今天，使得信息與知識的重要性特征十分明顯，而作為重要信息資源的基建檔案也提高了對其的重視程度。但從實際情況來看，存在著檔案資料不規(guī)范、不健全與裝訂混亂等有關(guān)問題，所以尋找更為科學(xué)有效的基建檔案整理與歸檔路徑已是迫在眉睫。

1 簡析基建檔案主要特征

第一，基建檔案的成套性。對于基建檔案而言，其能真實重現(xiàn)基建活動，在基建檔案中能看到基建活動由最初的設(shè)計階段直至其竣工全部過程，即使其中包含著各種施工環(huán)節(jié)、工序等，但若能將檔案實現(xiàn)分類管理，就其基建工程整體而言，依舊體現(xiàn)著一定的成套性。

第二，基建檔案的專業(yè)性。關(guān)于基建檔案，其囊括著基建項目所有具有價值的信息材料，而由于基建活動在其分工上存在明顯的專業(yè)性，因此基建檔案也會呈現(xiàn)出一定的專業(yè)性，我們以縣級單位主體建筑為例，在其基建檔案中會記錄鋼筋工程、混凝土工程等等，這樣便可以清晰看到基建檔案自身的專業(yè)性。在實際工作中需要在立卷整理之前對基建檔案進(jìn)行分類，例如B1.1-1，其中的B代表的是案卷順序號，第一個1為一級屬類號（工程項目）;第二個1為二級屬類號（建筑物），而最后一個為大類代號。在擬制案卷標(biāo)題時，其主要由三部分組成，分別是階段名稱、問題及文中，比如“xx辦公樓征用土地通知書/報告”等。

第三，基建檔案的復(fù)雜性?；诨üこ添椖康倪M(jìn)一步增多，使得基建檔案也變得十分復(fù)雜，關(guān)于復(fù)雜性一方面體現(xiàn)在檔案內(nèi)容中，這是因為基建工程包含著很多知識，例如：地質(zhì)、建筑、合同管理等等，所以從總體來看其檔案內(nèi)容是相對復(fù)雜的[1];而另一方面則是檔案數(shù)量不斷增加，隨著社會的發(fā)展必然會新建大量基礎(chǔ)設(shè)施，自然也就增加了檔案數(shù)量。

2 簡析基建檔案自身的重要作用

在很多情況下，縣級建設(shè)工程在進(jìn)行竣工驗收時都會對基建檔案進(jìn)行全面收集，如果基建檔案不完整是無法通過竣工驗收的。對于某一單位的基建檔案管理工作而言，能否確保管理的有效性和其相應(yīng)的規(guī)章制度、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者自身的思想觀念以及管理人員的工作水平是密不可分的。關(guān)于基建檔案的重要作用如下所示：1）工程項目在交付使用之后，要是發(fā)現(xiàn)了質(zhì)量問題就可以對基建檔案進(jìn)行查閱，這樣就能知道問題出現(xiàn)在哪一個環(huán)節(jié)、責(zé)任方是誰，進(jìn)而有利于進(jìn)行責(zé)任追究，防止引起經(jīng)濟糾紛;2）在基建檔案里收集了關(guān)于工程項目各個方面的數(shù)據(jù)與圖紙，要是在未來需要重修或是擴建可以將其作為主要依據(jù)，一方面能夠?qū)⑹┕ぶ芷诳s短，另一方面還能保證安全施工;3）要是在未來涉及到相同類型的工程項目時，也可以將基建檔案作為重點參考從而掌握有關(guān)工程設(shè)計、地質(zhì)勘測、施工周期等方面內(nèi)容。

3 基建檔案整理與歸檔工作中存在的主要問題分析

第一，檔案整理缺少規(guī)范性。在實施大型項目的過程中，特別是設(shè)計城市項目，其中規(guī)模較大的建設(shè)主要是通過投標(biāo)與招標(biāo)等方法開展的。依據(jù)工程的性質(zhì)與相關(guān)要求將其劃分為多個小項目，這些檔案資源是切實需要而且有效的重要資料?？墒且恍╉椖糠皆谡砼c移交檔案的過程中缺少系統(tǒng)性。而因為檔案資料的不完善很容易造成檔案整理不規(guī)范，從而嚴(yán)重影響基建檔案管理的有效性。

第二，缺少完善的檔案材料。以往的基建材料主要以圖紙資料與紙質(zhì)材料為主?？墒且粋€規(guī)模較大的工程項目，其中會包含著大量的圖紙材料，因在使基建檔案材料的過程中很容易出現(xiàn)檔案資料磨損、破損等有關(guān)問題。除此之外，在歸檔基建檔案的過程中也存在著一定問題，由于基建檔案中的有關(guān)資料未能進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，所以使得歸檔工作沒有明確的限定范圍，造成基建檔案材料不完善。

第三，錄入圖紙檔案存在一定困難。絕大多數(shù)圖紙檔案主要是通過制圖軟件實現(xiàn)制作的，但是制圖軟件卻存在著明顯的系統(tǒng)偏差。有的圖紙檔案可能使用的為CAD，其他的則可能是三維軟件[2]。正是因為所使用的軟件繪制不同，因此整理與歸檔完成的圖紙檔案存在著一定的錄入難度。加之，從事專業(yè)檔案錄入工作的人才相對稀缺，當(dāng)下大部分從事基建檔案管理工作的人員主要由文秘兼任，因此在理解與劃分缺少一定的專業(yè)性判斷。

4 提高基建檔案整理與歸檔工作有效性的相關(guān)建議

第一，將基建檔案細(xì)分至每一個項目。之所以要細(xì)分基建檔案，最主要的原因是基建檔案會涉及到對項目有關(guān)責(zé)任以及檢測的追蹤。要確保檔案框架的合理構(gòu)建，由大及小，將各類檔案之間的附屬與責(zé)任關(guān)系一一列舉出來。由此在審閱基建檔案的過程中可以對當(dāng)中的內(nèi)容清楚了解。與此同時，可以制定專門的錄入格式，并且明確錄入的格式有關(guān)要求，有助于對核心內(nèi)容加以準(zhǔn)確把握。

第二，對基建檔案資料進(jìn)行查漏補缺。對于錄入檔案而言，檔案資料質(zhì)量在很大程度上影響著基建檔案資料的完備性與有效性。在整理與歸檔基建檔案時一定要安排專業(yè)人員進(jìn)行嚴(yán)格審批，而且收集檔案資料時也要和有關(guān)單位進(jìn)行及時的協(xié)調(diào)與交流。尤其是在審核專業(yè)資料時嚴(yán)把關(guān)、提高對其的重視做好查漏補缺工作。出于達(dá)到方便檔案日后調(diào)用與查詢的目的，可以把以往所使用的紙質(zhì)檔案實現(xiàn)電子錄入。

第三，做好基建檔案的排序工作。要想科學(xué)有效地整理基建檔案，就應(yīng)該對其進(jìn)行正確的排序與目錄總結(jié)。關(guān)于排序，可以將檔案內(nèi)的文件排序，或者是依據(jù)大小類別進(jìn)行相應(yīng)的排序，由此可以將主次檔案區(qū)分出來。除此之外，相關(guān)資料與圖紙必須要制作電子目錄，從而有利于審核與檢閱。與此同時，卷內(nèi)排序必須要確?？膳c會立卷成冊，在進(jìn)行裝冊時需要將圖紙與資料加以分類整理，要是遇到不確定的文件需應(yīng)對其加以標(biāo)注并將其獨立成冊，進(jìn)而有利于歸檔工作的開展[3]。

第四，積極培養(yǎng)專業(yè)性人才。由于基建檔案和其他檔案相比存在很大差異，因此一定要做好專業(yè)性人才的培養(yǎng)工作。關(guān)于基建檔案的整理、歸檔、錄入等操作均需要一定的實踐經(jīng)驗與理論基礎(chǔ)，也只有這樣才可以確保工作的實效性，保證檔案管理工作的規(guī)范性。此外，相關(guān)工作人員還應(yīng)知道怎樣將不同格式的圖紙檔案轉(zhuǎn)換為相同格式的，能夠大大提錄入檔案的實際效率[4]。

5 結(jié)束語

對于基建檔案自身而言，其屬于寶貴的社會財富，在新時期發(fā)展下應(yīng)提高相應(yīng)的重視。有關(guān)其整理與歸檔工作，需要轉(zhuǎn)變以往的管理理念，將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入整理歸檔工作中，只有這樣才可以實現(xiàn)檔案整理和歸檔的規(guī)范化科學(xué)化，將其自身重要效用最大限度發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1]湯海英.基建檔案問題解決“三步走”——廣州大學(xué)城基建檔案整理中出現(xiàn)問題的思考[J].檔案學(xué)研究，2009，108（3）.

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[3]黃帥.試論高?；n案的整理方法[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2014（12）.

[4]郭慧妮.新時期基建工程檔案管理工作方法思路探究[J].城建檔案，2018（11）：42-43.