科學管理辦公室文書檔案的策略研究

童知翠

摘 要：隨著辦公自動化的日益成熟，辦公室文書檔案也需要運用科學的管理方式完善其輔助作用。本文通過對辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀研究，提出了幾種科學的管理方法，希望對辦公室文書檔案管理有所貢獻。

關(guān)鍵詞：科學管理;辦公室;文書檔案;策略

辦公室是當前企事業(yè)單位以及各種組織機構(gòu)運轉(zhuǎn)的中樞核心，辦公室作為這些企事業(yè)單位的信息管理、信息處理以及信息交流的中心，有著不可忽視的重要作用。隨著科技的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息的收集處理更加的多元化，信息的來源和產(chǎn)生更加多變。作為新時代下的辦公室文檔管理工作，相較于傳統(tǒng)的辦公室文書檔案的收集與歸檔，需要面臨更多的挑戰(zhàn)。為了確保企事業(yè)單位各部門工作效率和質(zhì)量，辦公室文書檔案的收集與歸檔工作需要我們從各個新切入點入手，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的效率。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性

從企事業(yè)單位發(fā)展的實際情況來看，辦公室文書檔案收集與歸檔工作有著不可替代的重要作用，是企業(yè)健康發(fā)展的關(guān)鍵。辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性和不可替代性，主要包含了以下幾個方面的內(nèi)容：第一，辦公室文書檔案相關(guān)工作是企事業(yè)單位開展后續(xù)工作的基礎(chǔ)。在企事業(yè)單位的實際工作開展中，都需要先進行相關(guān)的文書檔案收集與歸檔工作，然后根據(jù)收集工作的結(jié)果才能開展后續(xù)的工作。因此，加強辦公室文書檔案的相關(guān)工作是十分重要且有必要的;第二，文書檔案收集與歸檔工作的實施是對當前企事業(yè)單位發(fā)展進程的記錄與總結(jié)。在企事業(yè)單位實際的發(fā)展中，一些重要的活動以及發(fā)展的歷程都會被收錄在文書檔案中，這就有助于企業(yè)文化的建設(shè)，有利于推動企業(yè)的發(fā)展;第三，加強辦公室文書檔案管理的相關(guān)工作有助于提升企業(yè)的工作效率。文書檔案管理工作是眾多企業(yè)開展管理活動的重要參考和基礎(chǔ)，有效地提升辦公室文書檔案管理的相關(guān)工作，可以有效降低信息、資料整理的難度，便于企業(yè)更加高效地開展相應的管理活動。

辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，是當前企事業(yè)單位運用與管理不可或缺的重要組成部分，辦公室檔案管理的相關(guān)工作在促進企業(yè)的發(fā)展中起到了十分關(guān)鍵的作用，它在一定程度上能夠有效提升企業(yè)管理的科學性及有效性。因此，在企事業(yè)單位實際的管理中，必須要重視辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，采取相應的管理措施和辦法，從而科學、有效的提升當前辦公室檔案管理工作的效率及質(zhì)量，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

2 辦公室文書檔案管理和歸檔工作存在的問題

1）文書檔案管理意識差。在實際工作中，許多單位對于文書檔案管理意識差，對于工作的重視程度不夠。尤其是一些事業(yè)單位的工作人員，對文書檔案收集和歸檔管理滿不在乎，僅僅重視單位的紅頭文件，而對一般性文件則往往不夠重視，沒有對其認真管理，甚至隨處亂扔，導致文書檔案管理出現(xiàn)檔案失真、缺損、不連續(xù)等多種問題。

2）檔案收集和歸檔力度小。目前，從企事業(yè)單位的辦公室檔案收集與歸檔管理上看，工作人員的收集和歸檔力度仍然不夠，其中存在的主要問題是：（1）收集和歸檔模式過于落后，文書檔案的資料形式已經(jīng)與過去發(fā)生了許多變化，如果采用傳統(tǒng)的管理模式，整理難度較大，無法做到科學歸檔。（2）文檔資料在收集和歸檔時完整性不夠，許多文檔資料在收集和歸檔時，工作人員沒有對文檔做完整性檢查，導致在收集過程中出現(xiàn)缺頁、缺損等現(xiàn)象。

3）文書檔案收集與歸檔管理人員的素質(zhì)不高。隨著文書檔案資料形式的復雜程度越來越大，管理人員的素質(zhì)已經(jīng)無法滿足管理工作的需要。管理人員素質(zhì)不高的主要表現(xiàn)是：（1）工作人員安于現(xiàn)狀，沒有工作目標。在工作中，工作人員對待文書檔案收集和歸檔工作沒有責任心，聽之任之，對許多文件隨處擺放，沒有分門別類予以歸檔。（2）工作人員對文書檔案收集和歸檔工作存在偏見。許多工作人員對待檔案管理工作存在偏見，認為檔案管理工作就是簡單的整理文件。這種錯誤的認識導致其在工作中往往缺乏上進心。

3 科學管理辦公室文書檔案的策略

1）重視文書檔案管理工作。要改變文書檔案管理的現(xiàn)狀，首先要有重視它的態(tài)度，而不能得過且過，怠于提升管理理念和技術(shù)。特別要注意管理工作不能拖延，不能忽略管理系統(tǒng)的更新，使其適應自動化辦公和時代的發(fā)展。同時還要保證文檔管理工作的資金充足和善于抓管理工作的重點等方面。

2）利用信息技術(shù)提高文書檔案效率。近年來，電子文檔管理系統(tǒng)越來越完善。文書檔案管理采用信息化的方式能夠?qū)⒚糠菸臋n精確地歸于系統(tǒng)，很大程度地節(jié)省人力物力，并且還能提高文書檔案的安全性和穩(wěn)定性。企業(yè)可以建立自己的內(nèi)部OA，配備現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)或設(shè)備，將文書檔案管理軟件與OA對接，使平時工作的數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)化為文檔數(shù)據(jù)，既能減少工作人員的工作量，也能防止疏漏。并且還可以設(shè)置自動刪除功能精簡收集到的數(shù)據(jù)。

3）創(chuàng)建科學的文書檔案管理制度。創(chuàng)建科學的文檔管理制度需要根據(jù)實際需要和發(fā)展規(guī)劃，找出原有制度的不足之處加以完善。也可以借鑒吸收最合適的國內(nèi)外的先進管理制度。同時，還應該建立科學高效的文書檔案管理流程。規(guī)范的管理流程能將文檔的參考價值準確地提供給工作人員，還能有效避免工作中出現(xiàn)差錯。

4）提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)?？茖W地管理文書檔案需要對管理人員的科學培養(yǎng)，使其具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和理念。首先，可以定期開展培訓活動，把最新的專業(yè)知識及時傳遞給員工。同時，培訓之后再對員工進行工作能力測試，測試其對培訓內(nèi)容的掌握程度。其次，單位必須不斷更新文書檔案管理思想和管理工作理念，并以先進的思想和理念對文書檔案管理的相關(guān)工作人員進行指導。不僅要對文檔管理工作人員的專業(yè)能力有所要求，還可以對其領(lǐng)導能力有所要求。這樣才能適應信息化時代的發(fā)展，提高文書檔案管理工作水平。再次，要建立獎懲機制，比如晉升制度或物質(zhì)獎勵等，激發(fā)集體成員的創(chuàng)新熱情和進取精神。最后，應該強化文書檔案管理人員的責任意識。文檔管理工作往往具有一定的機密性，因此從業(yè)人員必須具有高度的保密意識和職業(yè)道德。

5）提升文書檔案管理的服務性。（1）服務個性化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介文檔管理只是處于被動地分析和利用境況。在信息時代，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用效果明顯高出紙質(zhì)媒介文檔。在收集數(shù)據(jù)之時，就應該伴隨對其的分析。各個部門協(xié)作創(chuàng)建數(shù)據(jù)篩選程序，對收集的數(shù)據(jù)進行分類和利用價值分析。為決策者的決策提供全面的參考。（2）服務數(shù)據(jù)化。在信息時代，競爭力與信息掌握是否準確及時息息相關(guān)。因為信息隱藏著消費者消費習慣心理、市場走向和供求關(guān)系等企業(yè)命脈。將文書檔案管理服務數(shù)據(jù)化，定時更新，就能為企業(yè)的運營計劃提供有效的參考資料。（3）服務智能化。傳統(tǒng)信息檢索由于條目少而難度大，因此，文檔管理應該擴大模糊檢索條目。在信息紛繁復雜的今天，企業(yè)可以為自己量身定做文書檔案管理，這樣增強了管理的目的性，定位也更加準確，能夠獲得更好的管理效果。

4 結(jié)語

總之，辦公室主要領(lǐng)導和具體工作人員應該充分重視文書檔案管理工作的重要意義，加強文書檔案管理工作人員教育，加強與其他部門之間溝通，實現(xiàn)辦公室檔案管理規(guī)范化、正規(guī)化，切實提升辦公室工作水平。

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