論電子檔案長期保存的困難及對策

董華蘭 楊雅淇 陶佳美

摘 要：近年來，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展迅速，電子工程的發(fā)展也有了很大的創(chuàng)新。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展、社會信息化進(jìn)程的不斷加快，黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等對電子信息的依賴感越來越強(qiáng)，檔案管理信息化也越發(fā)顯得重要。當(dāng)前，對檔案管理的要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止于“管好”檔案，而更要“用好”檔案。在這樣的環(huán)境下，深層次開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，已然成為檔案管理者亟待解決的重大課題。由于檔案網(wǎng)絡(luò)化檢索利用比紙質(zhì)檔案更方便快捷，并能夠大大降低工作強(qiáng)度、提高工作效率，越來越多的用戶在利用檔案時(shí)也更多地把眼光投放在電子檔案上。而在過去的檔案管理模式中，不同業(yè)務(wù)部門的檔案信息資源都是各自獨(dú)立的，就好比信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島，很難實(shí)現(xiàn)部門間的信息集成。設(shè)計(jì)人員只對自己參與的、或僅限于本部門完成的項(xiàng)目能夠做到了解、熟知，而對本單位其它部門設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，很難知曉或不夠了解，甚至對自己有借鑒作用和參考價(jià)值的設(shè)計(jì)方案也是如此。在這種情況下，就形成了單位內(nèi)各部門之間信息資源的相對分散、相對封閉，甚至造成不必要的重復(fù)計(jì)算、重復(fù)設(shè)計(jì)，大大影響了設(shè)計(jì)人員的工作效率，也對單位頂層的全局化管理和檔案信息的深層次利用形成了一定障礙。

關(guān)鍵詞：電子檔案;長期保存;困難及對策

電子檔案在長期儲存過程中如何保障其可用性，是近些年來檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)與難點(diǎn)問題。由于電子檔案具有設(shè)備依賴性、信息可變性、信息不能直接讀取性等特點(diǎn)，因此與紙質(zhì)檔案有著顯著不同，基于此，本文重點(diǎn)探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性。

1 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的科學(xué)技術(shù)現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢

信息化已經(jīng)成為當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢。隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理模式也在不斷發(fā)生變化。推動檔案管理信息化、數(shù)字化、系統(tǒng)化是當(dāng)今檔案事業(yè)改革發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這不僅符合現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展方向，同時(shí)也有關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。一方面，社會信息量的激增和新型載體的應(yīng)用使傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足社會需要;另一方面，人們對科技檔案資源的時(shí)效性要求逐漸增強(qiáng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息社會發(fā)展的腳步。這就迫使檔案部門必須改變傳統(tǒng)的管理方法，同時(shí)要更新管理理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)平臺，有效積累和儲備信息資源，實(shí)現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補(bǔ)與共享，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值最大化。但是，由于受到資金、電子文件以及現(xiàn)行階段檔案信息開放程度的影響，在對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)時(shí)往往會有一定的困難，主要表現(xiàn)在信息資源開發(fā)程度滯后且共享程度較低。從目前運(yùn)行的網(wǎng)上檔案館來看，大多是將目錄信息數(shù)據(jù)庫直接送上網(wǎng)絡(luò)，信息量十分有限且信息質(zhì)量不高。加之部分歷史原因，檔案館的文本數(shù)據(jù)資源原本就不足，也就很難在短時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充信息資源，完善資源共享。另外，我國在電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的制定上相對滯后，管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上五花八門，資源無法實(shí)現(xiàn)共享，這些問題嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)。電子文件作為國家信息資源的重要組成部分，如果無法實(shí)現(xiàn)共享，從長遠(yuǎn)來看，受影響的不僅僅是檔案管理水平，還影響到檔案信息服務(wù)水平。而適合工程設(shè)計(jì)類檔案管理系統(tǒng)的軟件，缺乏現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可循，檔案管理者在選擇適合本單位特點(diǎn)的管理軟件時(shí)感到無所適從。檔案信息共享建設(shè)是信息社會化的內(nèi)在要求，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會發(fā)展的必然趨勢。建立一體化應(yīng)用集成平臺級的檔案管理系統(tǒng)是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用發(fā)展的必然，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為滿足檔案管理業(yè)務(wù)的需求，提供了技術(shù)基礎(chǔ)。

2 數(shù)字檔案長期保存面臨的問題

2.1 自然災(zāi)害

自然災(zāi)害主要表現(xiàn)在災(zāi)害性的天氣，人力不能支配和操縱的各種自然事件所引發(fā)的數(shù)字檔案災(zāi)害，如由于地震、火山、滑坡與泥石流等地質(zhì)現(xiàn)象引起的數(shù)字檔案災(zāi)害;由于洪水、泥石流、火山、海潮、暴雨、龍卷風(fēng)等天氣現(xiàn)象引起的數(shù)字檔案災(zāi)害;由于太陽風(fēng)、隕石等天文現(xiàn)象引起的數(shù)字檔案災(zāi)害。這些自然災(zāi)害不是人力所能控制的，我們只能通過預(yù)測和一些技術(shù)手段來避免或者降低數(shù)字檔案的損失。

2.2 人為原因

數(shù)字檔案的人為災(zāi)害，是指人們在社會生活中的種種不合理行為，失誤和故意破壞行為所導(dǎo)致的數(shù)字檔案丟失或者損壞。如戰(zhàn)爭、犯罪等社會動亂引起的數(shù)字檔案災(zāi)害;由計(jì)算機(jī)病毒、黑客入侵、信息惡意刪除等犯罪活動所引起的數(shù)字檔案災(zāi)害;由火災(zāi)、空難、不合理操作等非主觀因素所引起的數(shù)字檔案災(zāi)害。如果有需要足夠的技術(shù)和政策法規(guī)支持，這類人為因素從某種意義上來說是可以避免的。

3 針對于電子檔案長期安全保存實(shí)踐的研究

3.1 “4-3-2”安全存儲方式的分析

針對于電子檔案長期安全保存實(shí)踐的研究可以從全國地質(zhì)資料館的實(shí)際情況開始，首先我們可以了解一下“4-3-2”安全存儲方式的含義，“4-3-2”安全存儲主要是指四種備份介質(zhì)，三種物理載體以及兩種離線的永久備份載體。也就是采用光盤、磁帶以及磁盤列陣三種介質(zhì)成為全國地質(zhì)資料館電子檔案長期安全保存?zhèn)浞萁橘|(zhì)。

3.2 檔案級光盤和藍(lán)光光盤合理運(yùn)用的分析

檔案級光盤和藍(lán)光光盤相比其他的存儲載體來說有著很多的優(yōu)勢，例如：性能優(yōu)越、存儲周期長、操作簡單以及內(nèi)容不能被修改等都是檔案級光盤和藍(lán)光光盤的主要優(yōu)點(diǎn)。正是這些優(yōu)勢讓檔案級光盤和藍(lán)光光盤成為全國地質(zhì)資料館離線存儲的最有使用價(jià)值的載體。其中檔案級光盤的使用能夠有效的保障采用光盤存儲的電子檔案具有長期保存并且可讀的作用。檔案級藍(lán)光光盤的采用更適合數(shù)據(jù)信息較多的電子檔案的長期存儲，通過采用檔案級藍(lán)光光盤可以更好的減少分盤的工作流程，光盤早提外標(biāo)簽的制作還能夠?yàn)閿?shù)據(jù)檢索提供便利，減少時(shí)間的浪費(fèi)，從而達(dá)到提升工作效率的目的。因此合理的利用檔案級光盤和藍(lán)光光盤不僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)對電子檔案的長期保存，還能保證電子檔案的安全性和專業(yè)性。

3.3 電子檔案長期安全保存的主要過程

針對于電子檔案長期安全保存的問題，我國也發(fā)布了一些法律法規(guī)來規(guī)范電子檔案長期安全保存的主要流程。電子檔案備份工作是電子檔案長期安全保存的工作之一，電子檔案備份工作是就是把原本電子檔案復(fù)制一份出來保存，目的是為了當(dāng)原電子檔案丟失以后，能夠及時(shí)的通過電子檔案備份工作找到，減少不必要的損失。在進(jìn)行電子檔案備份工作時(shí)有著嚴(yán)格的工作流程，所以一定要按照國家的法律法規(guī)和自檢、互檢制度規(guī)范工作流程，從而對每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)管和控制，確保其一致性、可靠性以及可讀性。所以說只有嚴(yán)格要求電子檔案工作的各個(gè)流程，才能從根本上保證電子檔案長期安全存儲工作的順利記性和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的保密性、專業(yè)性。

4 結(jié)語

當(dāng)全國興起檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，人們的焦點(diǎn)重點(diǎn)放在了對電子檔案的管理與利用上，忽視了電子檔案在長期儲存中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。本文正是基于此探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性，希望能借此引起更多檔案工作者對電子檔案長期保存中存在的風(fēng)險(xiǎn)的重視，從而積極探尋可行性對策來確保電子檔案的可用性。

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