關(guān)于加強農(nóng)機項目檔案管理的策略思考

摘 要：隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國農(nóng)業(yè)機械化管理的水平在不斷地提升。農(nóng)機項目檔案管理作為農(nóng)業(yè)機械管理的重要組成部分之一，對我國農(nóng)機項目的實施和開展具有十分重要的作用，同時也是我國農(nóng)機項目進行決策的重要依據(jù)和支撐。目前我國農(nóng)機項目檔案的規(guī)模隨著農(nóng)業(yè)機械化管理水平的不斷提升而呈現(xiàn)不斷遞增的趨勢，不斷遞增的規(guī)模加重了我國農(nóng)機項目檔案管理工作的負擔。因此，研究如何加強農(nóng)機項目檔案管理是非常有必要的。

關(guān)鍵詞：農(nóng)機項目;檔案管理;改進策略

我國農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進程中農(nóng)業(yè)機械化是一個重要的組成部分，農(nóng)機項目檔案作為各級農(nóng)機系統(tǒng)中記錄工作信息的一個重要載體，同時其也是農(nóng)業(yè)機械化管理工作的基礎(chǔ)性工作，為農(nóng)機化發(fā)展的思路、規(guī)劃具有重要的指導、參謀作用，對農(nóng)機項目的實施有極其重要的作用。所以，隨著我國農(nóng)業(yè)機械化的水平不斷提升，農(nóng)機項目檔案管理受到了越來越多的關(guān)注?；诖?，本文就關(guān)于加強農(nóng)機項目管理的策略進行了論述。

1 提高對源頭管理的重視，重視檔案的真實性和完整性

在農(nóng)業(yè)機械化活動的每個環(huán)節(jié)中，都會相應(yīng)產(chǎn)生一些具有重要價值和意義的材料，如文字、圖片、表格、錄像等。對這些材料進行分類，可分為農(nóng)機的提灌項目檔案、信息化項目檔案、農(nóng)業(yè)智慧灌溉項目檔案、農(nóng)機監(jiān)理裝備項目檔案、農(nóng)機推廣項目檔案、農(nóng)機購機補貼檔案、農(nóng)機科研檔案、行政管理檔案等。而就我管理的農(nóng)機提灌項目檔案和信息化項目及農(nóng)業(yè)智慧灌溉項目檔案來看，主要分為項目申報、項目安排、項目組織實施和項目績效考評階段：項目申報階段包括項目縣申報項目申請、所在市（州）初審意見等環(huán)節(jié);項目申報要歸檔的文件包含有項目申報書或申請書、所在市（州）初審意見;項目安排包括部門安排項目的會議紀要、財政下達的資金安排計劃等;項目組織實施要歸檔的文件包括項目縣編制的實施方案（含技術(shù)方案）及縣級人民政府對實施方案的批復(fù)文件、對項目督查情況、對督查發(fā)現(xiàn)問題的整改情況、項目縣按要求報送的項目進展情況等;項目績效考評要歸檔文件包括項目總結(jié)（內(nèi)容至少應(yīng)包含項目任務(wù)的完成情況、資金的使用情況、工作措施、經(jīng)濟效益、生態(tài)效益、社會效益等）、績效自評報告、項目財務(wù)決算、項目財務(wù)審計報告、市州績效復(fù)核報告、省級績效抽查評估報告等;項目縣級檔案可分為項目申報、項目安排、項目實施和項目績效考評階段，其中項目申報、項目安排、項目績效考評階段要歸檔的文件基本與省級歸檔一致，項目實施主要又包括前期階段、設(shè)計階段、施工階段和驗收階段：前期階段包括項目的申請、初審、決策、立項批復(fù)和項目報建等環(huán)節(jié);項目的申請要歸檔的文件包含有申報書、計劃書、費用表、可研報告、立項申請報告;項目初審包括會議紀要、方案等;項目的決策包括投資決策委員會的會議紀要和上報要項目的請示和批復(fù);項目立項的批復(fù)包括計劃任務(wù)書、項目投資分解等文件;項目的招報件包含申請表和選址、報件批復(fù)等;設(shè)計階段包括項目交底和設(shè)計階段，包括工程建設(shè)任務(wù)書設(shè)計文件、標準、會審紀要及設(shè)計批復(fù)等;施工階段分為施工前期、施工過程、施工完成，其中又包括報告、紀要、施工過程中的項目實施方案、用電申請、隨機資料、交工文件、竣工圖、監(jiān)理全套文件、圖紙;最后是驗收階段，包括項目初驗和終驗，初驗會議紀要和報告及運行報告、終驗報告、工程結(jié)算資料、竣工批復(fù)。項目檔案的分類是復(fù)雜多樣的，且規(guī)模較為龐大。所以，檔案管理人員在對農(nóng)機項目檔案信息進行登記以及整理等一系列的工作當中，要按照四大分類一一歸類，確保檔案的完整和真實性。所以在實際的農(nóng)機項目檔案管理的工作中，既要重視培養(yǎng)檔案管理人員的責任意識，提高其專業(yè)素養(yǎng);另一方面要對檔案管理的工作流程進行標準化、科學化的規(guī)范，從立卷、歸檔、保管、查閱以及銷毀等一系列的工作流程中，要嚴格貫徹“妥善保管、有序存放、方便查閱、管理規(guī)范”的檔案管理方針。并定期開展檔案管理工作的檢查、清查工作，對一些存在違規(guī)的現(xiàn)象、早期檔案統(tǒng)計指標與現(xiàn)行檔案統(tǒng)計指標存在出入的現(xiàn)象進行及時的補缺、修訂和完善;加強對源頭管理的監(jiān)管力度。

2 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理

利用大數(shù)據(jù)建設(shè)數(shù)字化的農(nóng)機項目檔案管理，既符合時代的發(fā)展趨勢，又有利于提升我國農(nóng)機項目檔案管理的信息化水平。即使目前農(nóng)機項目檔案管理的信息化水平較低，但是利用大數(shù)據(jù)，建設(shè)數(shù)字化的農(nóng)機項目檔案管理只是時間問題。

因此在建設(shè)數(shù)字化的農(nóng)機項目檔案管理的過程中，要重點注意以下兩點問題：1）檔案存儲形式以及檢索工具的問題。農(nóng)機項目檔案最初形成的載體為紙質(zhì)載體，而在一系列的歸檔過程中，容易出現(xiàn)損壞。在建設(shè)數(shù)字化的檔案管理過程中，要重視實體檔案的管理工作，要做好紙質(zhì)檔案的維護工作，保證紙質(zhì)的干凈、整潔，實現(xiàn)紙質(zhì)與電子的“雙軌制”農(nóng)機項目檔案管理，這樣所形成的“雙軌制”檔案管理可以對相同內(nèi)容的兩套檔案進行雙重保護。2）檔案的安全問題。大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在為大眾帶來一定便利的同時，也帶來了一定的安全問題。農(nóng)機項目檔案中有涉及到一些國家的內(nèi)部秘密，因此在建設(shè)數(shù)字化的農(nóng)機項目檔案管理過程中，要格外重視檔案的安全。在建設(shè)數(shù)字化的農(nóng)機項目檔案管理的工作中，要重視檔案信息運轉(zhuǎn)與發(fā)布程序中保密審查和督促檢查的工作，以提高公開信息的安全性。同時對電子檔案的涉密情況以及所開放的程序進行等級設(shè)定，對所要運轉(zhuǎn)的檔案信息進行嚴格的審核，嚴格管理數(shù)字化的檔案系統(tǒng);并定期對設(shè)備進行維護，以確保檔案信息的安全。

3 提高信息采集工作的重視程度，保證檔案信息的有效性

農(nóng)業(yè)發(fā)展階段的實時情況是農(nóng)機項目檔案管理所主要采集的信息，包括農(nóng)業(yè)發(fā)展每階段所出現(xiàn)的新問題、新情況，以及農(nóng)業(yè)發(fā)展過程中的政策信息、市場信息和農(nóng)業(yè)發(fā)展的信息。根據(jù)所采集的農(nóng)業(yè)發(fā)展過程中最原始的信息，進行加工和整理有利于滿足農(nóng)業(yè)發(fā)展過程中不同的需求;但是所采集信息的質(zhì)量對所分析、整合的結(jié)果有直接的影響。所以，要重視信息的采集工作，加大對信息采集工作的監(jiān)督，以保證所采集信息的有效性和準確性，提高農(nóng)機項目檔案管理的科學性、有效性。

4 對農(nóng)機項目檔案管理進行深度挖掘，開發(fā)其最大的利用價值

實現(xiàn)最大化的農(nóng)機化資源共享是農(nóng)機項目檔案管理工作的出發(fā)點與落腳點，所以要重視農(nóng)機項目檔案管理中的資源，綜合開發(fā)和利用農(nóng)機項目管理的資源。但是，由于農(nóng)機項目檔案有一定的機密性，所以在實踐過程中一些部門為保密而重視農(nóng)機項目檔案的藏，不重視農(nóng)機項目的用，使得業(yè)內(nèi)存在很嚴重的“信息孤島”現(xiàn)象;而檔案管理部門缺乏主動利用檔案信息的意識，僅僅只是被動的提供服務(wù)需求。因此，在建設(shè)數(shù)字化的農(nóng)機項目檔案管理過程中，要充分利用大數(shù)據(jù)的技術(shù)為農(nóng)機項目檔案管理建立一個全行業(yè)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)信息交流平臺。同時，農(nóng)機項目管理部門要明確自身的服務(wù)對象，不斷創(chuàng)新服務(wù)管理的模式，以此來提高農(nóng)機項目檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。并利用所建立的檔案數(shù)據(jù)信息交流平臺，主動詢問社會、群眾對檔案服務(wù)工作的建議和意見，并解答群眾、社會對檔案服務(wù)工作的疑問和不解;整合群眾、社會提的相關(guān)意見不斷改進檔案服務(wù)工作。這樣既有利于提高檔案服務(wù)的工作效率，又有利于實現(xiàn)農(nóng)機項目檔案的最大價值。

我國在發(fā)展的長河中，一直把提高農(nóng)機社會化服務(wù)的質(zhì)量放在發(fā)展戰(zhàn)略的重要地位;同時我國在發(fā)展過程中在資金補貼和財政方面，給予了農(nóng)機很大的支持，為農(nóng)機服務(wù)組織的壯大與興起提供了支撐。但是，隨著農(nóng)機操作人員的激增，農(nóng)機項目檔案的規(guī)模也隨之而擴大。所以，在農(nóng)機項目管理檔案的工作中，要不斷提升農(nóng)機項目管理人員的責任意識和服務(wù)意識，以促進農(nóng)機項目檔案管理工作的優(yōu)化和改進，為農(nóng)業(yè)更好的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]周衛(wèi)務(wù).加強農(nóng)機檔案管理推進農(nóng)機化進程的思考[J].廣西農(nóng)業(yè)機械化，2019.

[2]寧梅萍.在農(nóng)機項目實施中須加強檔案管理[J].山西農(nóng)機，2005.

作者簡介

鐘琳（1969-），女，大學本科，館員，研究方向：檔案管理。