廣播電視臺(tái)文書檔案現(xiàn)代化管理的思考

趙嶸

摘 要：當(dāng)前，廣播電視臺(tái)文書檔案以紙質(zhì)為主要的存儲(chǔ)形式，隨著時(shí)代發(fā)展，紙質(zhì)文書檔案管理存在諸多弊端，推進(jìn)廣播電視臺(tái)文書檔案管理的現(xiàn)代化，有利于提高文書檔案管理的質(zhì)量與效率，更好的發(fā)揮廣播電視臺(tái)文書檔案為本單位與社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：文書檔案;現(xiàn)代化;管理

廣播電視臺(tái)在日常工作中心形成的各種材料，諸如行政辦公檔案材料、廣播電視臺(tái)新聞材料、制作部門的各種文字材料等等。廣播電視臺(tái)作為黨政機(jī)關(guān)的新聞宣傳部門，為黨政政策服務(wù)，是黨政機(jī)關(guān)的對(duì)外宣傳的主要渠道之一，地位十分重要。管理好廣播電視臺(tái)的文書檔案，對(duì)服務(wù)黨政機(jī)關(guān)，促進(jìn)發(fā)展廣播電視事業(yè)具有重要的意義。

1 廣播電視臺(tái)文書檔案管理存在問(wèn)題

當(dāng)前，廣播電視臺(tái)文書檔案管理現(xiàn)在面臨的主要問(wèn)題是傳統(tǒng)的文書檔案管理向現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下文書檔案管理產(chǎn)生的問(wèn)題。具體表現(xiàn)在：

1.1 紙質(zhì)文書檔案化學(xué)不穩(wěn)定性造成管理困難

當(dāng)前，廣播電視臺(tái)文書檔案主要是以紙質(zhì)為存儲(chǔ)形式。紙質(zhì)文書檔案的庫(kù)房，對(duì)環(huán)境要求較高。管理過(guò)程中，一般要求做到“八防”主要的標(biāo)準(zhǔn)，否則紙質(zhì)文書檔案容易毀壞而導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失的現(xiàn)象。比如南方濕度大，在檔案管理中，防濕要求比較高，檔案庫(kù)房要求配有除濕機(jī)，否則會(huì)因?yàn)闈穸冗^(guò)大導(dǎo)致紙質(zhì)文書檔案粘頁(yè)現(xiàn)象，破壞紙質(zhì)的物理與化學(xué)屬性，使紙質(zhì)壽命縮短，文字字跡因濕度浸染變得模糊，難以辨認(rèn)，內(nèi)容失真。同時(shí)，部分紙質(zhì)檔案由于存放年代久，受光（光照）、塵（有害氣塵）、潮（潮濕）等因素的影響，檔案紙質(zhì)發(fā)黃、發(fā)霉、老化、粘頁(yè)，需要系統(tǒng)修復(fù)保護(hù)。

1.2 檔案管理工作效率低、工作量大

廣播電視臺(tái)在文書檔案管理中，雖然紙質(zhì)文書檔案在檢索中都編著有檔案檢索書目，但以純手工的檔案檢索工具在檢索過(guò)程中，查找起來(lái)依舊十分困難，耗時(shí)大，檢索（索引）效率慢，準(zhǔn)確性不高。體現(xiàn)在，對(duì)著檔案檢索目錄，按照查找的檔案對(duì)著目錄的區(qū)域進(jìn)行人工檢索，把需要的檔案根據(jù)目錄對(duì)號(hào)入座，這樣的過(guò)程中，需要花費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間來(lái)完成對(duì)檔案目錄的檢索，導(dǎo)致檔案檢索效率慢，耗時(shí)長(zhǎng)。同時(shí)，人工編排檢索，還產(chǎn)生諸如以下問(wèn)題：檔案利用者檢索檔案時(shí)，按照如上程序完成檔案檢索后，可以在第一時(shí)間內(nèi)，對(duì)檔案查檔。然而，當(dāng)檢閱檔案內(nèi)容后，卻發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容不是自己所想要的，只能把已檢查的檔案歸檔、上架。同時(shí)，又只能再次重新重復(fù)人工檢索，直至查到自己所需要的檔案的內(nèi)容。如此，人工檢索需要重復(fù)幾次的檢索后才能查到檔案利用者所需的檔案信息。增加了人工編排索引所需要的時(shí)間，大大增加了檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)。

1.3 檔案管理中存在信息孤島

長(zhǎng)期以來(lái)，廣播電視臺(tái)文書檔案重藏輕用，強(qiáng)調(diào)檔案信息保密與信息安全。為此，廣播電視臺(tái)文書檔案的仍然處于傳統(tǒng)的人工管理狀況，文書檔案信息資源的建設(shè)被排除于廣播電視臺(tái)的信息資源建設(shè)之外。文書檔案信息資源對(duì)內(nèi)限制開(kāi)放利用，對(duì)外拒絕開(kāi)放，使廣播電視臺(tái)文書檔案信息資源成為閉塞的信息孤島。

2 文書檔案管理的現(xiàn)代化

針對(duì)當(dāng)前廣播電視臺(tái)文書檔案管理中存在的問(wèn)題，要解決好廣播電視臺(tái)文書檔案管理中存在的困難，就必須推動(dòng)廣播電視臺(tái)文書檔案管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展。通過(guò)推動(dòng)文書檔案管理的現(xiàn)代化，有利于提高文書檔案管理的質(zhì)量與效率，更好的發(fā)揮廣播電視臺(tái)文書檔案為本單位與社會(huì)服務(wù)。

2.1 加快推進(jìn)紙質(zhì)文書檔案管理的現(xiàn)代化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，廣播電視臺(tái)文書檔案管理只有面向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，才能擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作量大、效率慢、雜亂無(wú)序的狀態(tài)。一是加強(qiáng)檔案庫(kù)房的“八防”工作，即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。尤其是在南方，防潮、防霉是八防工作中的重中之重，檔案庫(kù)房除了配置恒濕凈化一體機(jī)，還應(yīng)放置吸潮劑，確保檔案庫(kù)房濕度適合要求。同時(shí)，有條件的檔案庫(kù)房還應(yīng)配置智能感器，空調(diào)控制器，通過(guò)區(qū)域控制器，采用無(wú)線射頻通信技術(shù)，實(shí)時(shí)檢測(cè)庫(kù)房溫度、濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)采集到的數(shù)據(jù)自動(dòng)控制空調(diào)，一體機(jī)等設(shè)備，使庫(kù)房能夠符合存放檔案的要求。其次是加強(qiáng)推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化，減少對(duì)紙質(zhì)檔案的查閱。為此，把檔案編目著錄開(kāi)發(fā)為以電子計(jì)算機(jī)為主要手段的數(shù)字化檢索，對(duì)編目著錄進(jìn)行內(nèi)容摘要，方便使用者在查檔時(shí)，通過(guò)內(nèi)容摘要了解該編目檔案是否是個(gè)人需要的查檔內(nèi)容，從而減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)與減輕因查檔對(duì)檔案材料的磨損。如果條件許可，可以把紙質(zhì)檔案通過(guò)光錄識(shí)別機(jī)，把紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)換為FDP等為主要格式的電子數(shù)字檔案。

2.2 引進(jìn)數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)索引與管理現(xiàn)代化

為了減輕管理者的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案檢索效率，文書檔案管理走上數(shù)字化現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)是唯一的出路。而做好現(xiàn)代管理技術(shù)下的數(shù)字化，其核心的管理技術(shù)當(dāng)屬數(shù)據(jù)庫(kù)管理，與之相匹配的文書檔案管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索。文書檔案的現(xiàn)代化管理并非是憑空創(chuàng)新，而是對(duì)傳統(tǒng)方案的技術(shù)升級(jí)與改造。原有的文書檔案索引方法能夠清晰、合理地反映檔案區(qū)隔與同范疇內(nèi)不同文書間的內(nèi)在聯(lián)系，是自動(dòng)化文書管理系統(tǒng)建構(gòu)的基本依憑。在具體的操件上，對(duì)廣播電視臺(tái)來(lái)說(shuō)，自己開(kāi)發(fā)適合本單位的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，需要一定數(shù)量的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)人才，這需要投入太多的經(jīng)費(fèi)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理成本太高。其最快捷的方法還是委托相關(guān)單位開(kāi)發(fā)或是購(gòu)買適合于廣播電視臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件。無(wú)論是委托開(kāi)發(fā)或是購(gòu)買相關(guān)的文書檔案數(shù)據(jù)化管理軟件，其軟件都應(yīng)包含如下的功能要點(diǎn)：首先，應(yīng)實(shí)現(xiàn)多途徑的信息檢索通道，涵蓋檔案名、檔案號(hào)、檔案類型、檔案年限、檔案主題、檔案關(guān)鍵詞、檔案全文任意字段等信息模塊。其次，應(yīng)實(shí)現(xiàn)多方式的檔案復(fù)制和閱讀體驗(yàn)，包括紙質(zhì)借閱、影印版拷貝、電子版速遞等途徑。再次，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)管理者與借閱者權(quán)限的區(qū)別，以明確兩種身份的不同功能定位，以防止管理疏誤與檔案混亂，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)多終端區(qū)別化的系統(tǒng)界面呈現(xiàn)。最后，應(yīng)當(dāng)建立起檔案數(shù)據(jù)整理與分析功能，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、呈現(xiàn)檔案特征的變動(dòng)情況，并能夠在統(tǒng)計(jì)節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行自我信息加工與整合，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息化、自動(dòng)化。無(wú)論是委托開(kāi)發(fā)或是購(gòu)買，要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件能在廣播電視臺(tái)的應(yīng)用，需要對(duì)本單位的檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握好廣播電視臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，才能切實(shí)做推進(jìn)廣播電視臺(tái)由紙質(zhì)文書檔案向數(shù)字化的現(xiàn)代管理文書管理方向發(fā)展。

2.3 以信息與通信技術(shù)為媒介，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源管理現(xiàn)代化

文書檔案的重要作用在于為本單位提供重要的憑證依據(jù)與為社會(huì)提供重要的參考價(jià)值。憑證作用與參考價(jià)值作用是文書檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)。如果文書檔案信息資源只能被束之高閣，那么其價(jià)值將無(wú)從體現(xiàn)。而要實(shí)現(xiàn)文書檔案的價(jià)值，那就只能開(kāi)發(fā)文書檔案的信息資源，使之為本單位或社會(huì)服務(wù)。從這方面來(lái)說(shuō)，文書檔案其實(shí)就是一種可以共享的社會(huì)資源，是一種公共物品。當(dāng)然，除了不能開(kāi)放的涉密檔案除外，其余的非涉密的文書檔案信息資源皆可以同其他單位進(jìn)行信息聯(lián)通與信息共享。而通過(guò)文書檔案的信息資源共享，不僅現(xiàn)實(shí)文書檔案管理的價(jià)值，而且有利于增進(jìn)廣播電視臺(tái)的影響力、公信力，獲得社會(huì)民眾的贊許與美譽(yù)度。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要文書檔案納于廣播電視臺(tái)的信息化建設(shè)中，以現(xiàn)代的信息與通信技術(shù)為載體，充分利發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息源的互通互聯(lián)，使文書檔案徹底走出閉塞的信息孤島。

總之，推進(jìn)廣播電視臺(tái)文書檔案管理的現(xiàn)代化，就要充分利用辦公自動(dòng)化中，文書檔案向著電子文書檔案與發(fā)展，充分利用成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，提高文書檔案的檢索效率，利用現(xiàn)代化信息與通信技術(shù)與手段，實(shí)現(xiàn)文書檔案的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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