新時(shí)代轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下助推檔案安全體系建設(shè)的重要性

裴鈺

摘 要：企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)發(fā)展的知識(shí)信息和資源信息的有效匯總，屬于企業(yè)本身的無(wú)形資產(chǎn)。在新時(shí)代轉(zhuǎn)型發(fā)展的背景下，對(duì)企業(yè)檔案建設(shè)管理工作提出了更高的要求。本文立足于當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的背景，以企業(yè)檔案管理工作為立足點(diǎn)，探討在當(dāng)前形勢(shì)下企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：時(shí)代發(fā)展;檔案管理;安全體系建設(shè);企業(yè)發(fā)展

企業(yè)的檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要信息資產(chǎn)，也是企業(yè)發(fā)展本身的資源形式。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要以紙質(zhì)資料存檔為主，在使用、資料查詢的過(guò)程中會(huì)帶來(lái)很大的困難，檔案本身能為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的助力作用也會(huì)因此而降低。在當(dāng)前時(shí)代經(jīng)濟(jì)、信息化步伐迅速加快的背景下，檔案管理的信息化也在逐漸被越來(lái)越多的企業(yè)管理者重視，電子存檔，資料錄入整理，為企業(yè)的活力的激發(fā)，資源的利用提供了很大的發(fā)展空間。但是，不得不承認(rèn)的是，在信息化步伐加快的同時(shí)，依舊有很多企業(yè)在檔案安全體系建設(shè)方面存在問(wèn)題。主要表現(xiàn)在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的不完善、制度規(guī)范缺乏科學(xué)性合理性、數(shù)字信息化步伐緩慢等問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在不僅為企業(yè)信息資源的利用帶來(lái)很大的挑戰(zhàn)，而且也加重了企業(yè)本身信息泄露或被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)這種境況，如何利用好時(shí)代發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，合理的評(píng)估企業(yè)檔案管理安全體系建設(shè)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，如何利用信息化為企業(yè)檔案管理安全體系的建設(shè)帶來(lái)益處成了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中亟需思考的問(wèn)題。

1 研究的目的與意義

本研究有理論和實(shí)踐兩方面的意義。首先，在理論層面上。主要有兩個(gè)層面的意義，分別是對(duì)影響企業(yè)檔案安全體系建設(shè)的因素分析，另一方面是為理論研究的發(fā)展提供理論參考。其一，檔案安全體系建設(shè)事關(guān)企業(yè)資源的整合和風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的降低，所以在時(shí)代發(fā)展轉(zhuǎn)型背景下加強(qiáng)企業(yè)檔案安全體系建設(shè)就顯得非常重要。其二，檔案安全體系建設(shè)不僅僅是時(shí)代發(fā)展對(duì)企業(yè)本身的要求，更是對(duì)整個(gè)社會(huì)環(huán)境的要求。從宏觀角度來(lái)看，我國(guó)政府部門多次提出要加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，全國(guó)檔案局館長(zhǎng)也多次提出健全檔案管理工作，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。足以看出，在當(dāng)前時(shí)代背景下對(duì)檔案安全管理工作的重視程度。因此，本文通過(guò)論文研究的形式，為檔案安全體系建設(shè)工作的開展貢獻(xiàn)出自己的意見建議。

2 檔案安全體系建設(shè)的重要性

1）為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展創(chuàng)造條件。檔案中蘊(yùn)含的是公司發(fā)展過(guò)程中專利、各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展、人員資料等相關(guān)的信息。這些信息是建立在企業(yè)發(fā)展與市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)上的，具有歷史性和發(fā)展性的特點(diǎn)。是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中經(jīng)驗(yàn)的積累和資源的整合，有助于為企業(yè)發(fā)展及各系那個(gè)業(yè)務(wù)的拓寬提供指導(dǎo)。有助于企業(yè)在綜合分析這些信息資源的基礎(chǔ)上總結(jié)整理出進(jìn)一步發(fā)展的機(jī)遇。[1]

2）有助于規(guī)避和抵御企業(yè)發(fā)展中存在風(fēng)險(xiǎn)。在檔案管理和歸納的過(guò)程就是對(duì)當(dāng)前企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的評(píng)估過(guò)程。在這一過(guò)程中，企業(yè)能夠通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析，清楚的查看當(dāng)前在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并根據(jù)情況及時(shí)作出有針對(duì)性的調(diào)整。同時(shí)，企業(yè)通過(guò)對(duì)有效信息的歸納整理有助于企業(yè)分析當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過(guò)程中存在的有利資源和信息安全程度。在有效把握的基礎(chǔ)上提出解決策略并規(guī)范相關(guān)制度體系。從而規(guī)避企業(yè)發(fā)展中存在的信息和資源風(fēng)險(xiǎn)。

3）有助于檔案安全保障體系的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，涉及到歷史檔案的歸納整理，也涉及到最新檔案的匯總。在檔案管理工作中，在有效機(jī)制體制的完善下，檔案本身的價(jià)值不僅可以為現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展提供信息資源與發(fā)展機(jī)遇還有助于為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展積累經(jīng)驗(yàn)和信息價(jià)值。所以，檔案安全體系建設(shè)是保障企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和信息資源價(jià)值最大化的基礎(chǔ)。

3 新時(shí)代轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下檔案安全體系建設(shè)中存在的問(wèn)題

1）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施主要表現(xiàn)在人力、資金和物力的投入方面。在當(dāng)今時(shí)代發(fā)展中，之所以大力提倡檔案管理工作，其中一個(gè)重大的原因在與很多企業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作不重視，看不到檔案管理和檔案安全體系建設(shè)對(duì)企業(yè)本身發(fā)展的價(jià)值。從而在企業(yè)管理者思想意識(shí)中自覺(jué)忽視了檔案管理工作，將其視為一件可有可無(wú)的事情。在這種情況下，專門的檔案管理部門、專業(yè)的檔案管理人員和針對(duì)檔案工作管理和人力、物力和財(cái)力等提供不到位，從而導(dǎo)致企業(yè)信息資源泄露嚴(yán)重、檔案利用價(jià)值低等問(wèn)題的出現(xiàn)。長(zhǎng)此以往，不利于企業(yè)的發(fā)展。[2]

2）檔案管理制度規(guī)范性有待完善。對(duì)于企業(yè)的發(fā)展而言，各個(gè)部門在運(yùn)作和發(fā)展中都需要有合理、系統(tǒng)化、科學(xué)化的工作流程和制度規(guī)范。檔案管理也不例外，只有做到這一點(diǎn)，檔案本身的信息資源才能夠發(fā)揮到最大值，對(duì)企業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)也就越大，在使用者查看檔案信息時(shí)，也會(huì)更有效率和質(zhì)量。但是，在實(shí)際發(fā)展中，依舊存在檔案管理工作缺乏制度規(guī)范的問(wèn)題。主要表現(xiàn)在對(duì)檔案管理的過(guò)程僅僅停留在對(duì)檔案的歸納上，做簡(jiǎn)單的收集和分類，呈現(xiàn)出“堆積”的特點(diǎn)，缺乏制度體系化。在這樣的境況下，企業(yè)的檔案管理機(jī)制幾乎屬于形同虛設(shè)，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理人員流動(dòng)或者工作交接時(shí)，很容易導(dǎo)致檔案的丟失和信息泄露，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)很多潛在的發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)。

3）企業(yè)檔案數(shù)字信息化建設(shè)相對(duì)滯后。檔案的信息化建設(shè)主要是指采用網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行檔案工作的歸納和整理、進(jìn)行軟件開發(fā)和安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理人員三個(gè)方面。在企業(yè)實(shí)際檔案管理工作中，依舊存在很多與信息化建設(shè)有關(guān)的問(wèn)題。首先，對(duì)于很多部門檔案管理工作中，還停留在紙質(zhì)存檔階段中，電子信息化利用不足，導(dǎo)致檔案管理工作量大，人力物力耗費(fèi)嚴(yán)重，檔案本身的價(jià)值對(duì)企業(yè)的影響效果也非常小，而且丟失泄露的風(fēng)險(xiǎn)也非常大;其次，在檔案管理軟件開發(fā)的環(huán)節(jié)也存在很多的問(wèn)題。一方面是由于部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作的不重視導(dǎo)致在軟件開發(fā)中也存在不積極的現(xiàn)象，并沒(méi)有為企業(yè)本身檔案安全管理體系的建設(shè)構(gòu)建合理高效的網(wǎng)絡(luò)空間，導(dǎo)致檔案管理工作中存在很多的風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。

4 應(yīng)對(duì)檔案安全體系建設(shè)中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

1）分析檔案安全威脅因素。分析檔案安全威脅因素可以從檔案管理的安全機(jī)制建設(shè)和檔案本身的信息化建設(shè)兩方面出發(fā)。首先，在檔案安管管理機(jī)制建設(shè)上，管理者要加強(qiáng)對(duì)這方面的重視，看到有效的檔案管理工作和安全體系的建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響，并在此基礎(chǔ)上完善相關(guān)制度體系，建立專門的檔案管理部門并提供人力物力和財(cái)力的支持。其次，在檔案本身信息化建設(shè)方面，要注重對(duì)企業(yè)本身檔案安全管理軟件的開發(fā)和利用，并通過(guò)專門技術(shù)人員的支持定期檢查軟件中是否有潛在的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，如病毒等因素。做到隨時(shí)監(jiān)管，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)做出調(diào)整。

2）有效提高安全防范意識(shí)。檔案管理安全防范意識(shí)提高的措施主要體現(xiàn)在對(duì)人員和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避兩方面。首先，在人員風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)上，企業(yè)要建立專門的規(guī)章制度，規(guī)定可以查閱企業(yè)檔案的人員。從而降低因人員的隨意性和主觀性對(duì)檔案安全體系建設(shè)帶來(lái)的危害。其次，在技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避上，要通過(guò)專業(yè)管理人員的定期監(jiān)察和系統(tǒng)維護(hù)，檢測(cè)在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中存在的硬件和軟件威脅，從而將企業(yè)檔案管理安全體系建設(shè)的威脅因素降到最低。[3]

3）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。專業(yè)的檔案管理人員是企業(yè)檔案安全體系建設(shè)的保障和基礎(chǔ)。為此，在人員專業(yè)性方面，需要具備多元化的知識(shí)體系和現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用的能力。首先，在多元化知識(shí)體系方面，需要檔案管理人員具備檔案管理知識(shí)內(nèi)容、科學(xué)管理的方法手段、預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的有效措施、和檔案學(xué)、文書學(xué)等的知識(shí)體系和內(nèi)容架構(gòu)，只有這樣，才能夠真正的為企業(yè)檔案管理工作和安全體系建設(shè)工作提供理論層面的保障和指導(dǎo)。其次，在現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用層面，需要檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的網(wǎng)絡(luò)化問(wèn)題并能夠通過(guò)自己的專業(yè)技術(shù)和實(shí)踐積累優(yōu)化軟件。為此，在企業(yè)發(fā)展層面，不僅需要招聘專業(yè)的技術(shù)人員還需要對(duì)檔案管理工作者開展定期培訓(xùn)，提高檔案管理者本身應(yīng)對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)的能力和優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的技能。

5 總結(jié)與反思

綜上所述，在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的背景下，企業(yè)的檔案管理工作依舊面臨著很多的困難和挑戰(zhàn)。在制度建設(shè)方面，設(shè)施完善方面和信息化建設(shè)方面都存在急需解決的問(wèn)題。所以，在今后的發(fā)展階段，還需要企業(yè)管理人員在思想意識(shí)層面高度關(guān)注企業(yè)的檔案管理工作，完善相關(guān)制度及人員的管理工作，為企業(yè)本身的檔案管理提供保障。同時(shí)，企業(yè)還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，了解影響檔案管理的潛在風(fēng)險(xiǎn)，真正的做到在新時(shí)代信息化發(fā)展背景下的檔案安全建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]陸塵香.企業(yè)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)要素識(shí)別與控制[J].北京檔案，2018.

[2]蔡美波，何芮，閆冬.非國(guó)有企業(yè)檔案監(jiān)管方式研究[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2016.

[3]馮冰凌.企業(yè)檔案信息資源安全保障機(jī)制研究[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2017.