淺析ERP系統(tǒng)及在茶葉深加工中小企業(yè)成本管理中的應(yīng)用

謝爭(zhēng)珍

(天健會(huì)計(jì)師事務(wù)所，杭州 310007)

21世紀(jì)步入信息時(shí)代，競(jìng)爭(zhēng)更多體現(xiàn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的特征。中小企業(yè)面對(duì)的競(jìng)爭(zhēng)更是全方位的競(jìng)爭(zhēng)，想要獲得競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)而生存發(fā)展，就必須能快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)需求，并在最短時(shí)間內(nèi)提供高品質(zhì)、低成本產(chǎn)品。這也是企業(yè)資源規(guī)范軟件管理系統(tǒng)快速應(yīng)用的邏輯所在。我國(guó)茶產(chǎn)業(yè)近年來(lái)深受國(guó)家重視，但由于受傳統(tǒng)文化的影響，傳統(tǒng)茶行業(yè)還處在信息時(shí)代的邊緣，較少有企業(yè)采用相應(yīng)的企業(yè)資源管理軟件。另一方面，茶葉深加工類企業(yè)，由于出生初始就受現(xiàn)代企業(yè)影響，天然帶有一些現(xiàn)代企業(yè)的特征。在目前受宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境、環(huán)保以及融資約束等因素影響，茶葉深加工類企業(yè)也面臨很大的挑戰(zhàn)，如何提高茶葉深加工企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，有效管理茶葉深加工企業(yè)生產(chǎn)成本，顯得日益重要。因此茶葉深加工方向的中小企業(yè)日益有必要學(xué)習(xí)企業(yè)資源計(jì)劃，并將其應(yīng)用到日常的的生產(chǎn)管理中。尤其是利用先進(jìn)的庫(kù)存管理系統(tǒng)，將庫(kù)存量與市場(chǎng)預(yù)測(cè)及生產(chǎn)現(xiàn)狀結(jié)合，實(shí)現(xiàn)快速響應(yīng)，從而促使庫(kù)存盡可能在其保質(zhì)期內(nèi)投入生產(chǎn)并實(shí)現(xiàn)銷售，最大限度地節(jié)約社會(huì)資源，控制成本，以提高其生產(chǎn)管理效益，采整個(gè)企業(yè)能夠在一個(gè)安全環(huán)保的環(huán)境下良性運(yùn)轉(zhuǎn)，本文著重討論企業(yè)資源計(jì)劃的原理及在茶深加工企業(yè)中的可能應(yīng)用前景。

1 企業(yè)資源計(jì)劃ERP系統(tǒng)概述及其在經(jīng)營(yíng)管理中的效用

1.1 ERP系統(tǒng)概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生了物料需求計(jì)劃(Material Requirement Planning, MRP)。即從目標(biāo)終產(chǎn)品需求出發(fā)，依據(jù)物料清單(Bill of Material, BOM)，層層分解企業(yè)的需求生產(chǎn)計(jì)劃，從而實(shí)現(xiàn)按時(shí)按需生產(chǎn)。隨著MRP系統(tǒng)的大量應(yīng)用，更進(jìn)一步的企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning, ERP)隨之產(chǎn)生。 ERP系統(tǒng)是指依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)或者物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以系統(tǒng)化管理理念為基礎(chǔ)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理層提供決策手段的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)的核心思想是供應(yīng)鏈管理，同時(shí)融入了客戶關(guān)系管理和業(yè)務(wù)流程管理再造等。在此基礎(chǔ)上，它依據(jù)供應(yīng)鏈管理企業(yè)資源，使主要業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，能及時(shí)快速反應(yīng)市場(chǎng)對(duì)企業(yè)的需求。從而實(shí)現(xiàn)提高提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2 ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的效用

ERP系統(tǒng)等信息管理系統(tǒng)從很多角度影響企業(yè)效益，它通過(guò)優(yōu)化企業(yè)資產(chǎn)配置，對(duì)資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率和凈利潤(rùn)率產(chǎn)生積極影響，進(jìn)而提升凈資產(chǎn)收益率幫助企業(yè)形成股東價(jià)值。評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況可以從效率和有效性兩個(gè)角度來(lái)衡量，ERP系統(tǒng)通過(guò)協(xié)助企業(yè)提高資產(chǎn)利用效率、有效降低投入費(fèi)用、增加企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金等，從效率和有效性兩方面共同推進(jìn)提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率。

ERP系統(tǒng)與茶葉深加工企業(yè)內(nèi)部管理控制融合發(fā)展，能幫助制定及優(yōu)化生產(chǎn)計(jì)劃，通過(guò)深度分析生產(chǎn)與市場(chǎng)銷售之間的關(guān)系，為管理層提供可行性決策。ERP系統(tǒng)作為貫穿企業(yè)整體的信息溝通渠道，能增強(qiáng)企業(yè)各部門的協(xié)作意識(shí)和發(fā)揮其協(xié)同作用。通過(guò)及時(shí)和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)交流，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈統(tǒng)一管理、信息共享、協(xié)同運(yùn)營(yíng)，以整體聯(lián)動(dòng)的理念與形式推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。ERP系統(tǒng)作為一種決策及管理工具，可以減少大量茶葉深加工企業(yè)生產(chǎn)管理過(guò)程中的一些不必要的過(guò)渡性或中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。通過(guò)“扁平化”的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，一方面降低企業(yè)管理成本，另一方面提升了企業(yè)的工作效率及快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化的能力。同時(shí)，加工業(yè)先進(jìn)的運(yùn)營(yíng)思想、運(yùn)營(yíng)形式、營(yíng)銷手段可以通過(guò)ERP系統(tǒng)整合進(jìn)入茶葉深加工企業(yè)，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)信息流、倉(cāng)儲(chǔ)物流及財(cái)務(wù)資金流的同步化管理，達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)，提高生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率和經(jīng)濟(jì)效益，還達(dá)到改善財(cái)務(wù)績(jī)效的積極效果，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

2 中小茶深加工企業(yè)的現(xiàn)狀

目前我國(guó)茶葉深加工行業(yè)中，企業(yè)規(guī)模較小，因此實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)極少。深加工企業(yè)，與多數(shù)規(guī)模茶企一樣，管理仍多以進(jìn)銷存管理、財(cái)務(wù)軟件居多，缺乏對(duì)庫(kù)存管理進(jìn)行有效控制的制度與措施，從而影響企業(yè)成本管理的準(zhǔn)確性。企業(yè)成本核算的方法陳舊，成本計(jì)算存在較大的隨意性，很多庫(kù)存管理和成本核算的規(guī)章制度都流于形式，在企業(yè)管理中容易造成多記成本或少計(jì)費(fèi)用的現(xiàn)象，造成成本管理的不規(guī)范。個(gè)別采用ERP系統(tǒng)的也基本上沒(méi)有很好發(fā)揮作用。在其最重要的生產(chǎn)管理模塊，只是用來(lái)做簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)與計(jì)劃工作，生成生產(chǎn)報(bào)表等，卻難以實(shí)現(xiàn)車間的自動(dòng)化控制。

2.1 庫(kù)存管理與市場(chǎng)需求脫節(jié)，企業(yè)內(nèi)部信息傳遞和響應(yīng)滯后

多數(shù)企業(yè)以產(chǎn)定銷的產(chǎn)銷關(guān)系使得企業(yè)系統(tǒng)反應(yīng)能力以及市場(chǎng)把握能力不足，雖然產(chǎn)品市場(chǎng)占有率高，但是企業(yè)對(duì)于市場(chǎng)需求的把握不能確定，銷售對(duì)市場(chǎng)的預(yù)測(cè)準(zhǔn)確度不高。企業(yè)的供應(yīng)鏈各個(gè)環(huán)節(jié)各自獨(dú)立，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)供需雙方、計(jì)劃與實(shí)施、物流及配送等的信息共享，各個(gè)環(huán)節(jié)都各自追求其自身利益的最大化，不可避免地產(chǎn)生需求扭曲現(xiàn)象，最終表現(xiàn)在企業(yè)總成本的增加，全供應(yīng)鏈的低運(yùn)行效率上。 同時(shí)，多數(shù)企業(yè)的庫(kù)存管理模式還是習(xí)慣于用傳統(tǒng)的“推”式，沒(méi)有建立現(xiàn)代的“拉”式模式。“拉”式庫(kù)存管理模式是指企業(yè)能根據(jù)市場(chǎng)銷售數(shù)據(jù)的變動(dòng)，依據(jù)過(guò)來(lái)的銷售數(shù)據(jù)，建立起需求預(yù)測(cè)模型，能使生產(chǎn)計(jì)劃聯(lián)動(dòng)銷售計(jì)劃，從而降低原材料、半成品和產(chǎn)成品等的庫(kù)存量，從而實(shí)現(xiàn)最大程度的低資金占用率。

2.2 庫(kù)存管理方法落后，自動(dòng)化程度不高，影響庫(kù)存精度

庫(kù)存精度是對(duì)賬面庫(kù)存和實(shí)物庫(kù)存差異的一種度量，可以對(duì)單一產(chǎn)品庫(kù)存及總庫(kù)存進(jìn)行庫(kù)存精度控制。庫(kù)存精度控制的目的是通過(guò)庫(kù)存計(jì)劃體系提高公司的生產(chǎn)系統(tǒng)效率、達(dá)到企業(yè)營(yíng)運(yùn)的最大效益。由于企業(yè)信息管理系統(tǒng)不完善，對(duì)實(shí)物庫(kù)存的管理還停留在較原始的手工作業(yè)上，倉(cāng)庫(kù)出入庫(kù)數(shù)據(jù)必須得由倉(cāng)管員根據(jù)原始單據(jù)逐個(gè)錄入數(shù)據(jù)，一方面 工效低，而且容易出錯(cuò)。另一方面手工庫(kù)存管理的低效無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效的庫(kù)存管理，不可能及時(shí)高效地了解物料在倉(cāng)庫(kù)及生產(chǎn)車間中的分布狀態(tài)，更無(wú)法進(jìn)一步分析判斷目前倉(cāng)庫(kù)的倉(cāng)儲(chǔ)水平。同時(shí)工人在出入庫(kù)作業(yè)時(shí)，容易受主觀判斷影響發(fā)生入庫(kù)或者領(lǐng)料錯(cuò)誤的現(xiàn)象。由于低效，也導(dǎo)致許多出入庫(kù)的數(shù)據(jù)不能及時(shí)在系統(tǒng)中更新，也為車間管理人員出于自身績(jī)效考核的動(dòng)機(jī)人工調(diào)節(jié)入庫(kù)數(shù)據(jù)提供機(jī)會(huì)。

2.3 企業(yè)最高決策者對(duì)實(shí)施ERP系統(tǒng)的支持不足，缺乏完善的維護(hù)運(yùn)行體系和制度

我國(guó)中小企業(yè)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中企業(yè)負(fù)責(zé)人在思想上沒(méi)有足夠的重視，對(duì)ERP系統(tǒng)在企業(yè)的建立和推廣意識(shí)不明晰而且決心不堅(jiān)決，在實(shí)施過(guò)程中對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的有效控制和監(jiān)督力度不足，直接影響企業(yè)各個(gè)崗位對(duì)ERP系統(tǒng)的重視程度，減弱各方面支持力量，容易造成ERP系統(tǒng)在使用過(guò)程中的不順利，加劇各應(yīng)用環(huán)節(jié)人員對(duì)ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的懷疑。這些也導(dǎo)致了我國(guó)茶葉企業(yè)對(duì)推廣應(yīng)用ERP系統(tǒng)沒(méi)有積極性。

3 深加工茶企基于ERP系統(tǒng)的成本管理優(yōu)化策略

3.1 建立和完善企業(yè)的庫(kù)存管理信息系統(tǒng)

多數(shù)茶葉深加工企業(yè)與其它行業(yè)采用ERP系統(tǒng)的企業(yè)一樣，僅僅只使用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，而其庫(kù)存控制管理還停留在較原始的手工作業(yè)，引進(jìn)先進(jìn)的企業(yè)管理系統(tǒng)，不但能優(yōu)化采購(gòu)和入庫(kù)處理，自動(dòng)評(píng)估供應(yīng)商，透過(guò)精確的庫(kù)存和倉(cāng)儲(chǔ)管理降低采購(gòu)和倉(cāng)儲(chǔ)成本，并與發(fā)票核查相整合，從而能夠合理配置企業(yè)的生產(chǎn)資源，包括財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等因素，使之充分發(fā)揮效能。另一方面，強(qiáng)大的管理信息系統(tǒng)可以將整個(gè)營(yíng)運(yùn)系統(tǒng)包括庫(kù)存系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)整合，一方面能及時(shí)反映庫(kù)存情況，同時(shí)依據(jù)所存儲(chǔ)的歷史進(jìn)出庫(kù)數(shù)據(jù)，為企業(yè)制定合理的各生產(chǎn)環(huán)節(jié)庫(kù)存定額，合理設(shè)置庫(kù)存上限以及庫(kù)存下限，從而確保庫(kù)存量得以有效控制，提高公司信息化程度和庫(kù)存管理效率。另一方面系統(tǒng)形成一個(gè)高效率完整的財(cái)務(wù)管理解決方案，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)周轉(zhuǎn)率，有效降低庫(kù)存資金占用，控制庫(kù)存成本。也可以通過(guò)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化組合，提高庫(kù)存管理科學(xué)性和企業(yè)盈利能力。

3.2 明確目標(biāo)，降損控本，提升效益

目前的ERP系統(tǒng)基本上都能實(shí)時(shí)把生產(chǎn)成本的原料、工時(shí)和管理成本歸集到每一個(gè)具體的成本中心或者生產(chǎn)訂單中，茶葉深加工企業(yè)可以設(shè)置二到三個(gè)成本中心，管理人員與財(cái)務(wù)人員可以實(shí)時(shí)監(jiān)控并分析這些成本中心的相關(guān)費(fèi)用要素，使管理更加具體細(xì)化。例如，減少物流管理的損耗成本是企業(yè)通過(guò)庫(kù)存信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部物料的實(shí)時(shí)監(jiān)控、訂單采購(gòu)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)生成及全生產(chǎn)鏈的信息共享，提高企業(yè)的管理生產(chǎn)效率，節(jié)約人力成本和管理成本。總體目標(biāo)生產(chǎn)成本控制是企業(yè)實(shí)行責(zé)任中心的管理方式，以目標(biāo)成本導(dǎo)向，根據(jù)產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格和利潤(rùn)確定生產(chǎn)鏈上采購(gòu)和生產(chǎn)環(huán)節(jié)的目標(biāo)成本，實(shí)行績(jī)效成本考核管理辦法，促使生產(chǎn)成本及相關(guān)管理費(fèi)用持續(xù)降低。當(dāng)茶葉深加工企業(yè)某個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)出現(xiàn)成本異常時(shí)，ERP系統(tǒng)下的成本中心能實(shí)時(shí)知悉并及時(shí)預(yù)警管理人員，下達(dá)停產(chǎn)或減產(chǎn)指令，使損失降低到最小。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，茶葉深加工企業(yè)成本管理具有重要意義，需要企業(yè)不斷進(jìn)行改進(jìn)和完善成本管理模式，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)需求，明確自己獨(dú)特要求的ERP系統(tǒng)，并不斷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，使其能夠有效適應(yīng)自身對(duì)成本控制和企業(yè)管理的需求?？傊?，茶葉深加工企業(yè)如果能充分利用ERP系統(tǒng)成本控制的優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)物料成本、生產(chǎn)成本、物流成本以及決策成本得到有效控制，提高企業(yè)效益，就有可能在未來(lái)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有優(yōu)勢(shì)，并得到進(jìn)一步提升發(fā)展的空間。