信息時(shí)代高?？蒲袡n案管理工作創(chuàng)新模式探究

彭 紅

(重慶交通大學(xué) 科技處，重慶400074)

一、引言

當(dāng)今人類(lèi)已進(jìn)入信息時(shí)代，信息成為推動(dòng)人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的重要資源之一。信息科技有三大核心能力——處理、存儲(chǔ)及傳遞信息，所有信息技術(shù)革新都是圍繞它展開(kāi)的［1］。今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展極大地提升了這三種能力，來(lái)自世界各地的大量信息在網(wǎng)絡(luò)間穿梭，隨時(shí)隨地響應(yīng)人們的要求，提供各類(lèi)信息，網(wǎng)絡(luò)成為人們獲取各類(lèi)數(shù)據(jù)的主要途徑?；ヂ?lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了人與人連接，而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了物與物連接;同時(shí)，“云計(jì)算”和“大數(shù)據(jù)”技術(shù)又顯著提升信息存儲(chǔ)量級(jí)與處理水平等級(jí)，移動(dòng)互聯(lián)演變成人們的工作或生活必需品。

在信息時(shí)代，人類(lèi)對(duì)信息的收集與傳輸能力得到空前提高［2］，主要表現(xiàn)在:一是快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變了信息或數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)形式，使之突破空間條件和存儲(chǔ)容量的限制，海量信息存儲(chǔ)正在逐步實(shí)現(xiàn);二是依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的新信息傳播速度非?？?，最新的資訊從發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)接收不過(guò)短短幾分鐘，這一速度在過(guò)去依靠印刷出版?zhèn)鞑バ畔⒌臅r(shí)代是無(wú)法想象的。由此，越來(lái)越多的紙媒用戶(hù)轉(zhuǎn)向微信公眾號(hào)、微博等自媒體平臺(tái)，后者大大縮短了信息從上傳到審核發(fā)布再到用戶(hù)接收的傳播過(guò)程。

二、高?？蒲袡n案管理體系的內(nèi)涵界定

科研檔案是科研工作者在研究與開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)、高等學(xué)校、企業(yè)中，在一定的周期內(nèi)運(yùn)用嚴(yán)密的科學(xué)方法，從事有目的、有計(jì)劃、有系統(tǒng)的認(rèn)知客觀(guān)世界，探索客觀(guān)真理的活動(dòng)過(guò)程中形成的有查考利用價(jià)值，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的數(shù)據(jù)、圖紙、圖表等科技文件材料。進(jìn)一步說(shuō)，高校科研檔案活動(dòng)就是追蹤科研過(guò)程，即“立項(xiàng)論證→研究實(shí)施→過(guò)程管理→結(jié)題驗(yàn)收→成果管理→成果轉(zhuǎn)化”，記錄并保存各種形式的信息，包括文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等。高校科研檔案管理工作就是通過(guò)一定的模式將科技檔案進(jìn)行收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)的整個(gè)過(guò)程，它是一個(gè)包括思想意識(shí)、法規(guī)制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組織體系、管理模式、人才隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)投入等各個(gè)層面在內(nèi)的復(fù)雜有機(jī)系統(tǒng)。

(一)檔案收集

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》是科研檔案收集所依據(jù)的基本規(guī)定，由國(guó)家科委和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布。該規(guī)定明確了檔案管理工作人員獲取科研檔案資料的方式，可接收收繳、征集征購(gòu)，還可購(gòu)買(mǎi)，以及資料來(lái)源范圍，包含學(xué)?？蒲袡C(jī)構(gòu)、部門(mén)或個(gè)人。簡(jiǎn)而言之，科研檔案收集是工作主體——科技檔案工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定，將分散于學(xué)校各組織和個(gè)體的實(shí)體檔案資料或電子檔案信息，包含從事科學(xué)研究、技術(shù)生產(chǎn)、發(fā)明創(chuàng)造、實(shí)用新型創(chuàng)新的一系列具體科技文件材料、科研數(shù)據(jù)、科研成果等，接收到學(xué)?？萍继帣n案部門(mén)的一個(gè)過(guò)程［3］。

(二)檔案鑒定

科研檔案的鑒定工作有兩類(lèi):一是科研檔案的價(jià)值鑒定工作，包括確定有價(jià)值的科研檔案的保管期限并保存，以及嚴(yán)格按程序銷(xiāo)毀無(wú)價(jià)值的或超期保管的科研檔案。二是科研檔案的質(zhì)量鑒別與核查，主要通過(guò)三種途徑——修正檔案中不準(zhǔn)確的部分、補(bǔ)充檔案中不完整的部分和再次確定檔案的保管期限，來(lái)保證質(zhì)量。

(三)檔案整理

科研檔案整理是一個(gè)系統(tǒng)化科研檔案資料的過(guò)程，即通過(guò)整合、編目排號(hào)并上架，使收集到的檔案資料排列具有系統(tǒng)性和有序性。它分科研文件材料和科研檔案管理兩個(gè)工作階段，前者是對(duì)科技文件材料進(jìn)行鑒別和組織科技檔案案卷、編目的整理工作，后者是對(duì)科研檔案進(jìn)行整理，具體包括分類(lèi)、排列、編號(hào)。

(四)檔案保管

科研檔案保管工作的目的是為了延伸檔案的使用壽命，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。在檔案保管過(guò)程中，必須采用合理方法和措施，在確保其完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性之外，還必須采用相應(yīng)的制度、設(shè)施設(shè)備、技術(shù)手段與方法等，來(lái)保證實(shí)體或電子信息資料的絕對(duì)安全性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管過(guò)程中，為了確保檔案實(shí)體的安全，必須做到防火防盜、防潮防塵、防高溫防光、防蟲(chóng)防鼠、防磁防有害氣體等，由此常常在檔案庫(kù)房安裝溫度濕度控制設(shè)備，配備防磁柜、滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)等，以及雇傭人力開(kāi)展日常除塵、定期投放防蟲(chóng)防鼠藥物等工作;為了確保電子檔案信息的安全，必須嚴(yán)格按照國(guó)家數(shù)字化信息安全標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)檔案管理信息平臺(tái)，嚴(yán)格審查檔案信息的數(shù)字化入網(wǎng)，尤其是涉及國(guó)家、社會(huì)公眾和個(gè)人利益或敏感的信息。

(五)檔案檢索

科研檔案檢索工作的基礎(chǔ)是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，即將利用各類(lèi)途徑收集和積累的檔案信息，按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)程序完成檔案的著錄或標(biāo)引，形成有規(guī)定順序的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以系統(tǒng)存放和妥善管理相關(guān)信息資料。在此基礎(chǔ)上，為滿(mǎn)足人們檢索不同檔案的要求，必須開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的檢索系統(tǒng)。根據(jù)加工及處理信息手段的不同，高?？蒲泄芾聿块T(mén)的檔案檢索系統(tǒng)通常有手工檢索與機(jī)械檢索之分。前者是利用人工查找目錄或索引，優(yōu)點(diǎn)是操作簡(jiǎn)便且成本低，缺點(diǎn)是隨著檔案信息的增加，用于查找的目錄或索引卡片及書(shū)本量增大，需要更長(zhǎng)時(shí)間來(lái)實(shí)現(xiàn)檢索。后者是利用電子信息技術(shù)查找檔案線(xiàn)索，因線(xiàn)索存放在磁帶、磁盤(pán)、磁鼓、膠片或電子計(jì)算機(jī)等可讀取的介質(zhì)上，使檔案信息容量更海量，檢索更快捷。但著錄和標(biāo)引依然是電子化檔案線(xiàn)索的主要組成部分。我國(guó)陸續(xù)推出了《檔案著錄規(guī)則》《中國(guó)檔案分類(lèi)法》《中國(guó)檔案主題詞表》等重要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，規(guī)范著錄和索引的編制，以標(biāo)準(zhǔn)化檔案檢索工作，擴(kuò)大檢索范圍和提升效率。

(六)檔案統(tǒng)計(jì)

常見(jiàn)的科研檔案統(tǒng)計(jì)工作是利用統(tǒng)計(jì)學(xué)原理及方法，對(duì)科研檔案和科研檔案工作的數(shù)量進(jìn)行匯總、整理及對(duì)比分析，以反映科研檔案和科研檔案工作的狀況。

(七)檔案編研

與統(tǒng)計(jì)整理過(guò)的科技信息相比，科研檔案信息是一手材料，具有原始性、真實(shí)性和分散性，很難直接作為科技、生產(chǎn)活動(dòng)的依據(jù)，必須進(jìn)行編輯研究。對(duì)科研檔案信息的編輯研究是一個(gè)信息再度加工的過(guò)程，在特定條件下的編研成果還可進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用。具體而言，科研檔案編研工作就是從實(shí)際需要出發(fā)，按照特設(shè)題目或研究目的，對(duì)科研檔案信息開(kāi)展再分析研究，再擇選、編纂、編輯加工等，以取得特定條件下的成果［3］。

(八)檔案利用

科研檔案的利用工作是指學(xué)?？蒲袡n案工作人員按照管理程序，采用合規(guī)合法的方式方法，為利用者提供科研檔案信息資源的過(guò)程。在該過(guò)程中，科研檔案管理人員首先要核實(shí)利用者即用戶(hù)的身份，以確定能提供給用戶(hù)何種密級(jí)的科研檔案信息。但是，為保持科研檔案的整體性，常有不同密級(jí)的科技文件材料被存放在同一個(gè)科研檔案案卷里。當(dāng)用戶(hù)所需的科研檔案信息存放在一個(gè)有多層密級(jí)的案卷里，科研檔案工作者必須遵循有選擇的利用原則，只提供符合用戶(hù)身份的信息材料。

更重要的是，科研檔案工作者在任何時(shí)候都要堅(jiān)持國(guó)家科學(xué)技術(shù)安全第一的信念，嚴(yán)守《科學(xué)技術(shù)保密條例》和其他保密規(guī)定，面對(duì)任何利用者都無(wú)權(quán)違反，堅(jiān)持“區(qū)別對(duì)待”與“促進(jìn)科技信息交流”并舉。涉及國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)、技術(shù)研發(fā)、軍事發(fā)展等國(guó)情國(guó)力記錄，以及各類(lèi)普查資料和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，尤其是涉及國(guó)家重大科技機(jī)密，如國(guó)家安全、國(guó)家戰(zhàn)略決策和布局、尖端技術(shù)、公關(guān)項(xiàng)目等，都要上報(bào)相關(guān)主管部門(mén)，獲批后才能開(kāi)發(fā)與利用［4］。

三、傳統(tǒng)科研檔案管理模式的不足

(一)管理對(duì)象存在缺陷

科技文件是產(chǎn)生于科技、生產(chǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的信息記錄，其中有保存價(jià)值的部分最終轉(zhuǎn)化為科研檔案，科技文件的質(zhì)量決定了科研檔案的質(zhì)量。首先，傳統(tǒng)的科研檔案管理是以紙質(zhì)文檔或材料為主要介質(zhì)，記錄與保存有關(guān)個(gè)人、團(tuán)體和組織的科研工作痕跡和研究成果。紙質(zhì)檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)全部由人工手動(dòng)完成。其次，傳統(tǒng)檔案內(nèi)容記錄形式單一，主要是紙質(zhì)材料，僅有少數(shù)影像資料，使得檔案內(nèi)容的全面性和真實(shí)性不足，檔案工作不夠完整。最后，傳統(tǒng)檔案管理工作的職責(zé)劃分不夠明確，難以調(diào)動(dòng)管理人員的積極性和主動(dòng)性，會(huì)出現(xiàn)不能及時(shí)完成收集、移交、歸檔等現(xiàn)象，工作效率有待提高。

(二)管理工作重點(diǎn)欠缺

傳統(tǒng)科研檔案管理工作的重點(diǎn)在檔案的收集、整理和保管，欠缺主觀(guān)性的利用。檔案管理部門(mén)的工作局限于收集資料，而在提供檔案服務(wù)的水平上更是欠缺。大多數(shù)科研檔案的保密性較高，科技管理部門(mén)在收集科研檔案后就將其束之高閣，很多檔案面臨著無(wú)人翻閱的狀況。傳統(tǒng)的“重保管，輕利用”觀(guān)念制約著科研檔案價(jià)值的發(fā)揮。傳統(tǒng)的人、財(cái)、物、力模式下對(duì)于科研檔案的管理已經(jīng)不能適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求。

(三)管理制度不完善

高等院?？蒲袡n案管理有一個(gè)共同問(wèn)題是盲目性與隨意性較大，突出表現(xiàn)在:一是收集或歸檔材料不及時(shí)，少歸、錯(cuò)歸或漏歸發(fā)生頻次多，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)無(wú)驗(yàn)收或鑒定成果的課題材料歸檔，致使很多有價(jià)值的檔案材料流失。這直接影響科研檔案的利用率，是一種嚴(yán)重浪費(fèi)科研成果資源的行為。二是存在人為破壞情況，比如借閱人未能盡快歸還或者遺失檔案材料，造成檔案內(nèi)容缺失，降低檔案工作的價(jià)值和功能。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案開(kāi)發(fā)利用的發(fā)展，也不能使檔案的信息資源有助整個(gè)社會(huì)的發(fā)展。

(四)管理模式分散

各個(gè)高?？萍脊芾聿块T(mén)形成有自己獨(dú)特的科研檔案管理模式。不同高校的科研檔案分散于獨(dú)立的部門(mén)和相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中，管理較分散。很多高校都認(rèn)同科研檔案分散管理有利于科技工作開(kāi)展，使得科技文件的存檔、借閱等程序復(fù)雜，這主要源于對(duì)科研檔案管理缺乏重視。顯然，這樣的科研檔案工作現(xiàn)狀已不能很好地滿(mǎn)足現(xiàn)代科技項(xiàng)目的研發(fā)需要［5］。

(五)科研檔案的運(yùn)用方式落后

通常來(lái)說(shuō)，科研檔案的傳統(tǒng)應(yīng)用方式包括三種:一是檔案原件的利用，二是檔案復(fù)印件的提供利用;三是編研成果的利用服務(wù)。我國(guó)高?？蒲袡n案的利用目前主要采取前兩種方式。對(duì)編研成果的利用原則上應(yīng)為最重要的部分，但實(shí)際對(duì)編研成果的利用則少之又少，而且檔案利用的層次不夠深。我國(guó)現(xiàn)有的檔案信息資源大多是原始信息和經(jīng)加工分析后形成的二次信息，較少的二次信息經(jīng)過(guò)加工成為三次信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，原生性的信息已滿(mǎn)足不了用戶(hù)多樣化、個(gè)性化、靈活化的利用需求，需要大量加工分析后形成的二次、三次信息。

四、信息時(shí)代科研檔案管理模式創(chuàng)新路徑

(一)理論創(chuàng)新

目前，科研檔案管理的主要對(duì)象已從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案材料還有兩大發(fā)展趨勢(shì):一是“大”檔案，即所有具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物都可歸檔，并可利用信息系統(tǒng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化成電子信息檔案，形成在范圍和數(shù)量上都遠(yuǎn)超傳統(tǒng)模式的“大”檔案;二是“大”服務(wù)，即互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案服務(wù)將圍繞企業(yè)或個(gè)體的個(gè)性化需求，提供智慧型的網(wǎng)絡(luò)化高效服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、多樣化、開(kāi)放性、先進(jìn)性等發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。在科研檔案管理的八大環(huán)節(jié)中應(yīng)樹(shù)立互聯(lián)網(wǎng)理念，唯有以互聯(lián)網(wǎng)理念為導(dǎo)向，才能在各個(gè)環(huán)節(jié)擁有互聯(lián)網(wǎng)思維，實(shí)現(xiàn)具體管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新。

(二)方法創(chuàng)新

在探索科研檔案管理方法創(chuàng)新的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式的效率低下且浪費(fèi)資源，耗費(fèi)大量人財(cái)物力，卻僅能實(shí)現(xiàn)檔案管理的基礎(chǔ)需求［6］。由此，要改變管理現(xiàn)狀，必須先確立檔案管理的發(fā)展目標(biāo)，從有利于實(shí)際發(fā)展的角度，優(yōu)化檔案管理的方式方法，積極創(chuàng)新，達(dá)到提升管理效率和減少資源浪費(fèi)的目的。在這一變革過(guò)程中，還要善于應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行科研檔案管理方法創(chuàng)新。代表自動(dòng)化、高效、科學(xué)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展理念恰好契合科研檔案管理的未來(lái)目標(biāo)，使得借助信息技術(shù)研發(fā)科研檔案的管理系統(tǒng)及促進(jìn)相應(yīng)的管理方法創(chuàng)新成為一種趨勢(shì)。相應(yīng)地，必須培養(yǎng)具有信息化意識(shí)的高?？蒲袡n案管理人員，還要提高其計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。通過(guò)定期或不定期培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)同度，使之保持嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的工作態(tài)度，并能夠熟練操作管理系統(tǒng)。

(三)技術(shù)手段創(chuàng)新

管理技術(shù)手段的創(chuàng)新是科研檔案管理創(chuàng)新必不可少的組成部分?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等高科技給科研檔案管理提供了技術(shù)支持。在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，檔案管理主要基于手工收集、鑒定、整理，保存大量紙質(zhì)館藏檔案。高校管理工作貫穿于所有部門(mén)，從基層管理人員到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)一例外都參與其中。因此，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)的要點(diǎn)是開(kāi)展檔案分類(lèi)管理，以滿(mǎn)足不同部門(mén)不同級(jí)別的檔案查詢(xún)需求。同時(shí)，需要?jiǎng)?chuàng)新相應(yīng)的管理手段和方式方法，既能清晰檔案類(lèi)別，也能方便查缺補(bǔ)漏，以保證檔案完整、系統(tǒng)。

(四)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)創(chuàng)新

對(duì)比傳統(tǒng)管理模式的不足，信息時(shí)代可率先從檔案的收集、管理、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開(kāi)展創(chuàng)新。在傳統(tǒng)管理模式下，檔案收集和管理均存在很重的人工管理痕跡，從部門(mén)移交原始資料到手工登記資料，再到手工歸類(lèi)整理與查詢(xún)，都要耗費(fèi)大量人工時(shí)數(shù);而且檔案利用工作具有被動(dòng)性，僅為高校師生提供查閱服務(wù)［7］。切換到信息化時(shí)代，檔案收集環(huán)節(jié)是人工移交實(shí)物檔案和系統(tǒng)上傳電子檔案信息并存;檔案管理環(huán)節(jié)是由電子信息系統(tǒng)完成絕大部分工作，手工勞作時(shí)間大大縮短;檔案利用環(huán)節(jié)是主動(dòng)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)原始檔案資料再制作加工、再傳播轉(zhuǎn)換或再次開(kāi)發(fā)。尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案收集環(huán)節(jié)可實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)歸集，檔案管理環(huán)節(jié)則是信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、計(jì)算與分析都將在云平臺(tái)高效實(shí)現(xiàn);檔案利用環(huán)節(jié)也能實(shí)現(xiàn)分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測(cè)功能，為社會(huì)創(chuàng)造更多價(jià)值［8］。

(五)服務(wù)范圍創(chuàng)新

在信息時(shí)代，拓展服務(wù)范圍和途徑是科研檔案管理創(chuàng)新的重要措施之一。高?？萍继幰\(yùn)用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)發(fā)科研管理服務(wù)平臺(tái)，創(chuàng)設(shè)完整的科研檔案信息網(wǎng)絡(luò)，增加科研檔案的查詢(xún)功能，并設(shè)置友好查詢(xún)界面，配以科學(xué)架構(gòu)的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容，以方便學(xué)?？蒲屑肮芾砣藛T進(jìn)入服務(wù)路徑，調(diào)取所需檔案的存放數(shù)字信息，或直接獲取所需的數(shù)字檔案資料。拓展科研檔案管理系統(tǒng)的此類(lèi)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，將極大便利檔案管理人員的日常工作。但是，創(chuàng)新服務(wù)范圍不得以犧牲國(guó)家機(jī)密為代價(jià)，要構(gòu)建符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以確保網(wǎng)站內(nèi)容、鏈接、查詢(xún)功能等設(shè)置的合理合法性。

五、信息時(shí)代科研檔案管理建議

(一)更新觀(guān)念，提高認(rèn)識(shí)

開(kāi)展信息資源利用時(shí)務(wù)必明確三個(gè)觀(guān)念。第一是“信息制勝”的觀(guān)念。當(dāng)前，信息資源已經(jīng)成為人類(lèi)最重要的戰(zhàn)略資源，我們應(yīng)該明確信息就是生產(chǎn)力，一定要高度重視科研檔案信息資源在人類(lèi)發(fā)展中的重要位置，進(jìn)一步抓好信息資源的開(kāi)發(fā)利用［9］。第二是要明確“科研檔案信息共享”的觀(guān)念。要想充分發(fā)揮科研檔案信息的作用，必須共享。新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的科研檔案利用觀(guān)念已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案利用工作。在科研檔案信息共享觀(guān)念的指導(dǎo)下，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，統(tǒng)一不同部門(mén)的科研檔案信息資源，明確科研檔案信息交換協(xié)調(diào)機(jī)制，大力提高檔案利用效率。第三是要樹(shù)立“問(wèn)題導(dǎo)向”觀(guān)念?？蒲袡n案利用工作首要的是搞清問(wèn)題、明確方向，才能更好地做好檔案利用工作［10］。

(二)統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施

要做好科研檔案信息資源利用，必須統(tǒng)一規(guī)劃和組織。首要的是做好高層設(shè)計(jì)，夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ)?？蒲袡n案信息資源的宏觀(guān)規(guī)劃是頂層設(shè)計(jì)最重要的一環(huán)，各級(jí)科研檔案部門(mén)必須在統(tǒng)一部署和要求下，進(jìn)一步明確本部門(mén)的信息資源開(kāi)發(fā)與利用的主體框架和責(zé)任權(quán)利。還要確定相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確定各級(jí)單位或部門(mén)及檔案管理工作人員在科研檔案信息資源利用中的責(zé)任，確定共享機(jī)制及共享數(shù)據(jù)的格式、接口規(guī)范等，確保各部門(mén)的科研檔案信息資源利用工作是在統(tǒng)一規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行的，為更好地綜合開(kāi)發(fā)與利用科研檔案信息系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(三)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善機(jī)制

科研檔案信息開(kāi)發(fā)在科研檔案管理工作中具有重要的地位，要做好科研檔案管理的利用工作，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、加大投入，推動(dòng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作有效開(kāi)展。要加大科研檔案信息資源利用工作的投入力度，加快科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，保證科研檔案信息資源利用工作的順利開(kāi)展。必須配備齊全符合利用工作發(fā)展的檔案人員，這是由科研檔案信息資源利用工作的錄入、整理、分析和處理工作量大所決定的。建立機(jī)制同樣必不可少，主要有科研檔案數(shù)據(jù)更新機(jī)制、數(shù)據(jù)共享機(jī)制和日常應(yīng)用機(jī)制。只有這樣，開(kāi)發(fā)的檔案信息資源在應(yīng)用中才可以發(fā)揮應(yīng)有的作用，使科研檔案信息資源利用在實(shí)際工作中不斷完善、科學(xué)發(fā)展。