檔案數(shù)字化之后查檔新方法

馬慶華

隨著數(shù)字化時(shí)代的大發(fā)展，檔案事業(yè)也迎來(lái)了檔案數(shù)字化的破冰之旅，檔案數(shù)字化掀起了檔案事業(yè)的大革命，同時(shí)也徹底打破了傳統(tǒng)的檔案查閱利用程序和思路，考驗(yàn)著每一位站在查檔一線的工作者們。如何了解并快速掌握檔案數(shù)字化之后的查檔工作現(xiàn)狀，開創(chuàng)查檔工作新方法成了擺在我們每一位查檔工作者眼前的頭等大事，如何將這大事解決好，就是解決好了檔案事業(yè)為國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展、為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的問(wèn)題，真正讓檔案發(fā)光發(fā)熱，起到保好駕護(hù)好航的作用。

一、明確檔案數(shù)字化工作與檔案利用工作的關(guān)系

檔案數(shù)字化工作與檔案利用工作不是兩個(gè)單獨(dú)的個(gè)體工作，而是不可分開的，密切銜接的，數(shù)字化是為了更好地利用，利用是數(shù)字化的最終體現(xiàn)和證明 ，數(shù)字化也是對(duì)實(shí)體檔案的最大保護(hù)，兩者相輔相成，相互促進(jìn)。

二、開拓新時(shí)代檔案查閱利用新方法

檔案數(shù)字化新時(shí)代的來(lái)臨，使檔案工作也邁向了新征程，展現(xiàn)了新氣象，如此就給我們每一位檔案查閱工作者提出了新要求，如何做到傳統(tǒng)與簡(jiǎn)化，傳統(tǒng)與創(chuàng)新相結(jié)合，需要我們不斷適應(yīng)、不斷開拓檔案工作新方法。就青龍滿族自治縣國(guó)家檔案館來(lái)說(shuō)，數(shù)字化工作自2008年開展以來(lái)至今已整整進(jìn)行了10年，作為一名檔案工作者，我也在查檔利用的崗位上陪伴了10年，親歷了檔案工作10年來(lái)的大變遷，同時(shí)也在工作中探索出了一些新方法。

（一）精確查找法

這是所有查檔工作最簡(jiǎn)單的方法。說(shuō)白了就是服務(wù)對(duì)象知道文號(hào)、年度或者文件名稱中任何一個(gè)都可以快速檢索到，一分鐘之內(nèi)就搞定，無(wú)論按照哪個(gè)條件檢索，都會(huì)達(dá)到“直通車”的效果。例如：服務(wù)對(duì)象需要查閱婚姻登記檔案，直接用姓名搜索就可以了。

（二）模糊查檔法

模糊查檔法是查檔過(guò)程中最難的查檔方法。例如，查檔對(duì)象不知道時(shí)間，不知道文件名稱，不知道文號(hào)，甚至不知道哪個(gè)部門下發(fā)的。說(shuō)實(shí)話，真的很難接手，這是一項(xiàng)“大工程”，我們起了個(gè)名字叫“大活”。每當(dāng)接到這樣的“大活”，我們都會(huì)采取這種模糊查檔，通過(guò)整體分析，推斷這是哪個(gè)年代，是哪個(gè)部門的職能，在系統(tǒng)上不輸入任何全宗號(hào)，不輸入檔案的形成和歸檔時(shí)間，不輸入責(zé)任者，連文件題名都是簡(jiǎn)單到一個(gè)字或者一個(gè)詞進(jìn)行大搜索，然后辨別相似度，再進(jìn)行第二輪、第三輪篩查。雖然這是一項(xiàng)如大海撈針一樣的搜索，但還是很有效的。例如：2015年一位檢察院的同志來(lái)查檔案，就是這樣，什么都不清楚，只知道文件里的一句話。說(shuō)實(shí)話，會(huì)不會(huì)懵掉，我也想懵，但是懵也解決不了問(wèn)題啊，最后用了3天時(shí)間，終于查到了。這種查檔方法雖然繁冗，但卻是針對(duì)這種情況的唯一有效方法。通過(guò)這樣查檔，還給我們帶來(lái)了很多啟發(fā)，在查檔過(guò)程中稍加留意就會(huì)了解和熟悉更多館藏信息，同時(shí)也增強(qiáng)了我們工作者的決心和勇氣，再難咬的骨頭，我們也一樣可以；最覺(jué)得驕傲的就是來(lái)自服務(wù)對(duì)象的感謝與表?yè)P(yáng)，作為默默無(wú)聞的我們，沒(méi)有比一句來(lái)自群眾的謝意更珍貴的東西了。

（三）防錯(cuò)查找法

這種方法是最不容易發(fā)現(xiàn)的，只能在工作中留意，用巧妙的方法曲線查找。雖然檔案數(shù)字化給檔案工作發(fā)生了巨變，但檔案數(shù)字化時(shí)出錯(cuò)是難免的，這就需要我們查檔工作者及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更正。

例如：婚姻登記檔案在館藏檔案之中位置明顯重要，與百姓生活息息相關(guān)，利用率排在全館各項(xiàng)檔案利用的首位。青龍館藏婚姻登記檔案主要分為三個(gè)明顯階段。一是1986年之前的婚姻登記檔案，這時(shí)的婚姻登記工作屬于各鄉(xiāng)鎮(zhèn)，形成的檔案也由鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)管理，并由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)移交入館，保管于各鄉(xiāng)鎮(zhèn)全宗之中，缺失較為嚴(yán)重。二是1986年到2005年的婚姻登記檔案。經(jīng)民政部門統(tǒng)一接收之后，再進(jìn)行的移交入館，尤其1990年之后，婚姻登記工作已經(jīng)相對(duì)規(guī)范，檔案也相對(duì)完整。除個(gè)別特殊情況沒(méi)有存檔之外，且全是手工填寫，名字與身份證上的信息不一致現(xiàn)象占比例較大。三是2005年之后，青龍縣的婚姻登記工作實(shí)施全省聯(lián)網(wǎng)，身份證、戶口本、結(jié)婚證三證一致，查檔實(shí)現(xiàn)了直通車。

針對(duì)婚姻檔案中前兩個(gè)階段出現(xiàn)的問(wèn)題，即用現(xiàn)在的身份證信息查閱時(shí)，出現(xiàn)搜索不到的現(xiàn)象，就要考慮是否改過(guò)名字，是否是姓名打（寫）錯(cuò)。如果改過(guò)姓名通過(guò)詢問(wèn)按以前的查找，例如“金小麗”，當(dāng)時(shí)寫的金曉麗（金曉力、金曉利等等）；如果是數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤（唐 **打成康**等等），那就需要我們換個(gè)方式搜索。例如：金**和李**婚姻登記檔案，可以單獨(dú)搜索一個(gè)人的姓名，如果不出現(xiàn)，就搜索另一個(gè)人的，如果兩個(gè)都不出現(xiàn)，可以用“金+空格”+“李+空格”+婚姻為題名，然后把責(zé)任者（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）方法搜索，這樣全鄉(xiāng)鎮(zhèn)這兩個(gè)姓結(jié)婚的檔案都會(huì)出現(xiàn)，再逐個(gè)甄別。為防止把姓打錯(cuò)還可以直接搜索名來(lái)查找。如果還沒(méi)有就是以案卷形式查找，對(duì)這個(gè)年度這個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)所有婚姻登記情況進(jìn)行查找。

（四）記憶還原查找法

提這樣的方法，我是不是來(lái)搞笑的？當(dāng)然不是，查檔案真的需要這樣子的方法，特別是針對(duì)一些年齡大的，已經(jīng)記不清自己何時(shí)參加工作，何時(shí)調(diào)動(dòng)工作，何時(shí)轉(zhuǎn)的臨時(shí)工，何時(shí)轉(zhuǎn)的合同制，有沒(méi)有參加改制，有沒(méi)有領(lǐng)過(guò)失業(yè)保險(xiǎn)等等。我們需要像一個(gè)老中醫(yī)一樣，詳細(xì)詢問(wèn)，對(duì)癥下藥。例如：在接續(xù)工齡檔案查找過(guò)程中，1986年之前，基本上所有的國(guó)有、集體企業(yè)人員都分為固定工、計(jì)劃內(nèi)（外）臨時(shí)工、副業(yè)工、亦工亦農(nóng)等幾種身份。1986年之后開始轉(zhuǎn)為農(nóng)民合同制，或者招收城鎮(zhèn)合同制。國(guó)企改革之前，所有的地方都有很多廠礦企業(yè)，一個(gè)企業(yè)就有工人幾百人，他們情況各異。有的干了幾年，有的干了十幾年，有的參加了改制，有的沒(méi)有，有的即使參加了改制，人事檔案依舊沒(méi)有著落。如今他們都已經(jīng)到了退休的年齡，有的被調(diào)動(dòng)過(guò)，有的想接工齡，有的年齡錯(cuò)誤，各種問(wèn)題在人事檔案里沒(méi)有體現(xiàn)，需要仔細(xì)詢問(wèn)，耐心查找，結(jié)合當(dāng)時(shí)的時(shí)代背景從多個(gè)單位去翻閱。例如：一九八幾年從外地調(diào)過(guò)來(lái)，哪個(gè)月不清楚，因?yàn)楫?dāng)時(shí)廠礦企業(yè)太多，干部職工調(diào)動(dòng)每年都有幾百甚至上千人，加之2004年之前檔案為案卷形式整理，一卷涉及調(diào)動(dòng)的人員檔案都在100-300頁(yè)之間，每頁(yè)都查看壓力太大，而時(shí)間久遠(yuǎn)當(dāng)事人早已記不清何時(shí)來(lái)青龍。調(diào)動(dòng)工作對(duì)于每個(gè)人來(lái)講都是人生中的大事，即使現(xiàn)在記不清，但有些當(dāng)事人還是印象深刻的，那我們就把記憶還原吧。我就是問(wèn)是冬天還是夏天，當(dāng)事人說(shuō)我穿著棉衣來(lái)的。這樣，我就從11月以后開始查看，很快就會(huì)有結(jié)果。再比如，我問(wèn)你為啥要來(lái)青龍，他說(shuō)，因?yàn)槲蚁眿D要生孩子了。于是，我再通過(guò)詢問(wèn)孩子年齡，推斷出當(dāng)事人是哪年調(diào)動(dòng)的就輕松了許多。來(lái)一個(gè)查工齡的，我需要問(wèn)的問(wèn)題很多，哪年參加工作，在哪個(gè)單位上班，歸哪個(gè)局管（經(jīng)委或者商業(yè)），當(dāng)時(shí)的身份是什么，哪年轉(zhuǎn)的合同制，參加過(guò)改制與否，領(lǐng)過(guò)失業(yè)保險(xiǎn)與否，在哪個(gè)車間，從事什么行業(yè)（井下為特殊工種），通過(guò)詢問(wèn)再進(jìn)一步查找。即使問(wèn)了一大堆問(wèn)題，查找起來(lái)還是有一定難度的，有時(shí)接待一個(gè)人就需要一天甚至幾天時(shí)間。這也深刻暴露了傳統(tǒng)檔案以案卷管理的弊端，以案卷形式管理的檔案雖然在歸檔時(shí)簡(jiǎn)化了，但利用起來(lái)卻很繁瑣，幾百頁(yè)的檔案裝訂在一起不利于檔案的保管，厚密度的裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案本身也造成了一定傷害，文件歸檔的最終目的是更好的利用，所以檔案的一切工作都要以方便快捷利用為最終落腳點(diǎn)。

（五）綜合分析法

這個(gè)方法需要工作人員熟悉掌握現(xiàn)存的和已經(jīng)機(jī)構(gòu)改革不存在的所有單位的工作職能的轉(zhuǎn)變，管轄權(quán)限的更迭，是對(duì)一名查檔工作者綜合素質(zhì)的考量。有很多查檔者，不是帶著任務(wù)來(lái)，而是帶著問(wèn)題來(lái)，需要我們答疑解惑，需要我們來(lái)理清他們的目的。例如：原來(lái)不論關(guān)于招工等人事工作，還是關(guān)于房子等建筑物的基建審批都是由計(jì)劃局（發(fā)改委的前身）下達(dá)的 。后人事問(wèn)題由人力資源部門負(fù)責(zé)，涉及土地的由國(guó)土部門負(fù)責(zé)。這就需要我們?nèi)ゾC合分析，不是精確到哪年哪月，但至少了解大概年限。比如：哪個(gè)企業(yè)是集體，哪個(gè)企業(yè)是國(guó)企，哪個(gè)企業(yè)歸哪個(gè)局管，建國(guó)以來(lái)，有幾次機(jī)構(gòu)改革，機(jī)構(gòu)改革的大概時(shí)間，哪一年“四固定”，哪一年簽定第一輪土地承包，哪一個(gè)荒山承包，哪年林權(quán)登記，哪一年人口普查等等。例如：服務(wù)對(duì)象來(lái)時(shí)就說(shuō)要查自己家的土地和山，我就要問(wèn)是荒山還是林權(quán)，還是自留山，當(dāng)時(shí)分山的時(shí)候公證過(guò)嗎？土地是1982年時(shí)候分的還是要查1997的？如果是荒山自留山就要查公證處的全宗，如果是林權(quán)要查林業(yè)局的全宗，如果是1982年分地的要從各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案中查閱，如果是1997年就要從民生檔案中查閱。針對(duì)不同情況開展不同的分析，從不同全宗中進(jìn)行查找，才能做到有的放矢，事半功倍。

三、在實(shí)踐中探索，不斷創(chuàng)造檔案事業(yè)閃光點(diǎn)

面對(duì)快速發(fā)展的黨的各項(xiàng)事業(yè)，檔案工作一定不要墨守陳規(guī)，快速跟上大時(shí)代的步伐，一路小跑做好后勤保障工作，在實(shí)踐中努力探索，創(chuàng)造更多的閃光點(diǎn)，在打好自身基石的基礎(chǔ)上，遇到新問(wèn)題的時(shí)候，用新思路去考慮，從新角度去看待，用新方法去解決。

檔案作為一種過(guò)去式的存在，永遠(yuǎn)在路上。檔案事業(yè)的工作者們也一定會(huì)砥礪前行，守一片凈土，撐一方屬于檔案人自己的晴空。

（作者單位：青龍滿族自治縣國(guó)家檔案館）