疾控中心辦公室行政管理工作探討

于兆陽 于建平

辦公室是單位領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手、內(nèi)部協(xié)調(diào)部門，做好辦公室的行政管理工作，能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)的決策提供輔助條件，能夠確保各項(xiàng)指令性任務(wù)的順利完成，又能夠加強(qiáng)單位各個(gè)部門之間的聯(lián)系，增強(qiáng)凝聚力[1]。隨著疾控機(jī)構(gòu)的改革和發(fā)展，辦公室行政管理的工作量逐漸增大，管理過程更加復(fù)雜，工作要求也愈來愈高?，F(xiàn)結(jié)合實(shí)際，就新時(shí)期新形勢下，疾控中心辦公室行政管理現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析探討，以推動辦公室行政管理效率不斷提升，促進(jìn)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。

1 疾控中心辦公室行政管理概述

疾控機(jī)構(gòu)作為公共衛(wèi)生的重要組成部分，在保障人民身體健康，提高國民健康素質(zhì)，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，維護(hù)社會穩(wěn)定等方面發(fā)揮著日益顯著的作用[2]。根據(jù)原衛(wèi)生部40號部長令，疾控中心承擔(dān)的職能主要包括：轄區(qū)內(nèi)疾病預(yù)防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疫情與健康相關(guān)因素信息管理、健康危害因素監(jiān)測與控制、實(shí)驗(yàn)室檢測與評價(jià)、健康教育與健康促進(jìn)、轄區(qū)內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)傳染病防控業(yè)務(wù)培訓(xùn)和督導(dǎo)檢查七個(gè)方面的內(nèi)容。疾控中心辦公室是單位運(yùn)行的重要內(nèi)設(shè)部門，其行政管理工作具有重要地位。具有參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等職能，也有著協(xié)調(diào)內(nèi)外、承上啟下的作用，使單位領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行重大決策時(shí)可以輔助參謀，更承擔(dān)著樹立本單位形象的責(zé)任，使疾病控制機(jī)構(gòu)產(chǎn)生良好的社會和經(jīng)濟(jì)效益[3]。

2 存在的問題

2.1行政管理壓力巨大 疾控中心辦公室工作紛繁復(fù)雜，既要全盤顧及行政、業(yè)務(wù)工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，又要做好會議管理、文件管理、外事管理、信訪管理、保密管理、檔案管理等條線上的工作，同時(shí)還要處理大大小小事務(wù)性工作，以及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作等，這也直接導(dǎo)致辦公室人員一人身兼多崗。另外，雖然表面看，辦公室工作做的都是些繁雜的小事，但這些瑣事若在細(xì)節(jié)上處理不好，會直接影響到單位正常的工作秩序、效率和質(zhì)量，長此以往甚至?xí)绊懙絾挝坏姆€(wěn)定和發(fā)展。所以，疾控中心辦公室無論是在工作量上，還是在細(xì)節(jié)、質(zhì)量要求上都面臨很大壓力。

2.2缺乏嚴(yán)格的行政管理制度 目前，疾控中心辦公室缺乏完善的、與現(xiàn)代相適應(yīng)、且能夠嚴(yán)格落實(shí)的行政管理制度。首先，因辦公室工作錯(cuò)綜復(fù)雜，臨時(shí)性工作多，所以很多工作未制定管理制度，僅依靠工作慣性和經(jīng)驗(yàn)來辦理；其次，新時(shí)代新形勢對辦公室行政管理提出了新要求，但疾控中心辦公室從工作制度、工作模式變化方面還沒能跟上時(shí)代步伐；此外，好的制度只有落到實(shí)處，才能發(fā)揮好的作用，辦公室很多行政管理制度雖然制定了，但并沒有按照制度嚴(yán)格執(zhí)行，甚至在某些方面出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，也會嚴(yán)重制約行政管理的效率和中心工作的推進(jìn)。

2.3行政管理服務(wù)意識欠缺 目前，很多疾控中心的辦公室服務(wù)意識不強(qiáng)，對于本職工作，過于程序化和行政化，缺少以人為本，換位思考，沒有時(shí)刻以服務(wù)中心、服務(wù)科室和服務(wù)職工為宗旨開展本職工作，沒能將管理和服務(wù)有機(jī)結(jié)合起來。疾控中心是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)性事業(yè)單位，專業(yè)科所和實(shí)驗(yàn)室是單位職能體現(xiàn)的重要支撐，如果辦公室行政管理服務(wù)跟不上，勢必會造成程序繁瑣，效率低下，影響專業(yè)科所和實(shí)驗(yàn)室的能力發(fā)揮，為單位履職增添障礙。

2.4行政管理人員個(gè)人能力有待提高 疾控中心辦公室的行政管理人員大多是公共衛(wèi)生崗位轉(zhuǎn)型的人員，而真正學(xué)習(xí)管理學(xué)的高校畢業(yè)生不多，日常工作中缺乏現(xiàn)代管理知識和科學(xué)性思維，多憑資歷、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，致使行政人員感到工作壓力大、工作效率低，被管理人員感覺管理生硬，不通情理。同時(shí)，疾控中心尚未形成一套完善的行政人員開發(fā)、培訓(xùn)和職業(yè)生涯規(guī)劃的體系，致使行政管理人員不愿放棄業(yè)務(wù)工作，在從事辦公室行政管理“主業(yè)”的同時(shí)亦兼顧專業(yè)技術(shù)的“副業(yè)”，不能專心于行政管理的學(xué)習(xí)與提高，最終導(dǎo)致行政管理水平長期低下，不見起色的后果。

3 做好辦公室行政管理工作幾點(diǎn)建議

3.1優(yōu)化資源配置 在辦公室行政管理過程中，要想有條不紊，必須要結(jié)合實(shí)際優(yōu)化資源配置。首先要根據(jù)職責(zé)范圍，科學(xué)合理的設(shè)置工作崗位；其次選擇合適的人員承擔(dān)合適的崗位，并不斷激發(fā)他們的潛能，提高工作積極性；第三要優(yōu)化行政管理軟資源，即調(diào)整工作流程，最簡最優(yōu)的開展各項(xiàng)行政管理工作；第四是優(yōu)化時(shí)間資源，疾控辦公室工作面廣、線雜、點(diǎn)多，要理清輕重緩急，急事急辦，常事緩辦，特事特辦。只有這樣，才能不斷提高工作效率，化解紛繁復(fù)雜行政管理所帶來的壓力。

3.2完善工作制度 辦公室要建立健全制度，使辦公室行政管理工作有章法可以遵循。辦公室制度的制定，要以服務(wù)于各項(xiàng)工作，服務(wù)于疾控中心，服務(wù)于單位員工為最終目的，圍繞疾控中心辦公室職責(zé)，科學(xué)制定。制度制定要條款明確，可操作、可執(zhí)行、可考核。同時(shí)，在制定辦公室行政管理制度時(shí)，需要將單位和職員內(nèi)在需求問題進(jìn)行考慮，使其具有人性化、合理化和系統(tǒng)化特點(diǎn)，更好的促進(jìn)單位發(fā)展建設(shè)，保障職員的基本權(quán)益。

3.3增強(qiáng)服務(wù)意識 提高服務(wù)意識的前提是要有大局意識，作為疾控中心改革與發(fā)展的重要職能科室，領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，科室的橋梁和紐帶，一定要有大局觀，只有胸懷全局，提高站位，跳出行政管理的小圈，才能自覺增強(qiáng)服務(wù)意識，服務(wù)業(yè)務(wù)工作，服務(wù)中心大局。另外，增強(qiáng)服務(wù)意識要從細(xì)節(jié)入手，有時(shí)候可能只是多一句“還需要我做什么的”問候，多一個(gè)“您先請”的手勢，多一個(gè)關(guān)切的眼神，就能化解一分誤解，增添一分信任，不斷營造良好的行政服務(wù)氛圍。

3.4提升個(gè)人能力 疾控中心辦公室工作不僅涉及行政管理知識，而且涉及非常廣的專業(yè)知識，這對辦公室行政管理人員提出了更高要求。為了能夠符合單位的發(fā)展需求和崗位的工作需要，辦公室行政管理人員就必需與時(shí)俱進(jìn)，不斷地學(xué)習(xí)，提高自己的專業(yè)能力和素養(yǎng)，逐漸培養(yǎng)起自己的觀察、分析和解決問題的能力，進(jìn)而提高工作的效率。能力提升可以通過以下幾個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)： 一是定期進(jìn)行職業(yè)崗位培訓(xùn)；二是鼓勵(lì)行政管理人員進(jìn)行深造和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)；三是加強(qiáng)與其他職能部門和外單位辦公室的工作交流；四是對于行政管理人員因工作而進(jìn)行的自我增值可以適當(dāng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)補(bǔ)貼。

綜上，疾控中心的工作質(zhì)量直接關(guān)乎著人民的生命健康，加強(qiáng)了解疾控中心工作中的問題，有助于問題的針對性解決，為社會的長治久安提供保障[5]。疾控中心辦公室承擔(dān)著大量行政工作，這些日常工作繁瑣而枯燥，需要極大的耐心同時(shí)具有奉獻(xiàn)精神才能做好。辦公室工作無小事，只有提供優(yōu)質(zhì)高效的行政服務(wù)工作，才能使上級領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指令順利傳達(dá)，下級的意見及時(shí)反饋。辦公室要積極投入到各項(xiàng)疾病預(yù)防控制工作中去，發(fā)掘潛力，發(fā)揮特有的作用，狠抓能力建設(shè)，在公共衛(wèi)生工作中堅(jiān)守職能、無私奉獻(xiàn)。