創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

張容

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）11-127-01

摘 要 信息時(shí)代下，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用推動(dòng)了檔案管理的信息化建設(shè)，這不僅完善了檔案管理信息化系統(tǒng)內(nèi)容，同時(shí)也豐富了檔案管理理念、檔案人員及管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，提升了檔案管理水平。本文將重點(diǎn)對(duì)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)、面臨的挑戰(zhàn)及實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行分析和闡述。

關(guān)鍵詞 檔案管理 創(chuàng)新 信息化

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)檔案管理多是采用人工作業(yè)管理模式實(shí)現(xiàn)的，工作效率低下，且會(huì)因?yàn)槿藶槭д`導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)存在偏差，進(jìn)而降低檔案資料的準(zhǔn)確性。而在信息時(shí)代下，信息技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中來，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的聯(lián)合運(yùn)用，構(gòu)建了較為完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，人們只需通過鼠標(biāo)點(diǎn)入或指令輸入即可調(diào)取相關(guān)檔案資料，大大提高了檔案翻閱和查詢效率，節(jié)省了更多人力、物力上的損耗。

（二）資源共享

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案資料數(shù)據(jù)的查詢需要與多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)商，確定準(zhǔn)確時(shí)間進(jìn)行檔案調(diào)取和查閱，工作效率低，時(shí)間較長(zhǎng)，一旦出現(xiàn)緊急情況，就會(huì)阻礙工作的開展。但信息化檔案管理的建設(shè)和應(yīng)用則規(guī)避了上述問題，工作人員只需通過計(jì)算機(jī)操作即可與檔案所在部門溝通，并結(jié)合自身權(quán)限完成檔案資料的及時(shí)調(diào)取和翻閱，加快資源共享，更好地發(fā)揮了檔案資料的作用。

（三）信息存管時(shí)間長(zhǎng)且穩(wěn)定

傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)資料為主，隨著時(shí)間推移，紙張會(huì)出現(xiàn)風(fēng)化、破損等問題，很難重新修復(fù)。而信息化檔案管理則不存在這一問題，其將檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式存管在系統(tǒng)或U盤中，延長(zhǎng)了檔案資料存管時(shí)間，增強(qiáng)了存管的穩(wěn)定性。

（四）增大檔案管理安全系數(shù)

傳統(tǒng)檔案在傳輸過程中容易受到外界環(huán)境或人為失誤等的影響而出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象，但信息化管理下的檔案資料不存在這一問題，更好地保證了傳輸效率，增強(qiáng)信息傳遞安全性。

二、檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

（一）網(wǎng)絡(luò)媒介對(duì)檔案管理保密性的影響

信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用雖然對(duì)資源共享帶來了便利，但是由于受網(wǎng)絡(luò)開放性特征的影響，為檔案管理保密性帶來了挑戰(zhàn)。在檔案信息化管理中，因管理人員安全意識(shí)水平不高，信息技術(shù)操作不規(guī)范，很容易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的泄露或丟失，進(jìn)而帶來較大的風(fēng)險(xiǎn)及經(jīng)濟(jì)損失。

（二）檔案管理部門缺少合作意識(shí)

競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)的日益加強(qiáng)，人員及部門之間合作意識(shí)的缺失越來越嚴(yán)重，這一現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展，削弱了檔案管理自動(dòng)化建設(shè)效果?；诖?，檔案管理部門應(yīng)樹立正確的合作意識(shí)，促進(jìn)合作，及時(shí)解決檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題。

（三）電子檔案管理水平較低

隨著檔案管理信息化建設(shè)水平的提升，電子檔案數(shù)量也在逐漸增多，電子檔案管理成為人們需要思考的重點(diǎn)內(nèi)容。在電子檔案管理中，不但要注重?cái)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的準(zhǔn)確性，還需加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間及容量的合理性，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全性，這樣才能為檔案信息化管理提供保障。

三、檔案管理信息化的實(shí)施路徑

（一）轉(zhuǎn)變工作理念，創(chuàng)新服務(wù)方式

信息時(shí)代下的檔案管理需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念和模式，將信息技術(shù)融入到檔案管理工作中去，將原本被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變成主動(dòng)管控，提高管理人員的服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化，落實(shí)信息化管理要求。同時(shí)還需通過實(shí)踐活動(dòng)的開展，了解檔案管理工作要點(diǎn)和難點(diǎn)，做好信息資料的收集和整理，構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加快資源整合，以實(shí)現(xiàn)信息資料的高效利用，提升檔案信息化管理水平，推動(dòng)行業(yè)發(fā)展。

（二）創(chuàng)新管理模式，提升信息共享效率

檔案管理信息化建設(shè)中，提高資源共享效率是較為重要的內(nèi)容。在信息技術(shù)應(yīng)用的過程中，不但要構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)構(gòu)建完善的檔案資料網(wǎng)絡(luò)傳輸體系，通過相關(guān)軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)上傳和傳送，加快資料調(diào)取和翻閱速度，為相關(guān)工作的開展提供更多服務(wù)及保障。

（三）完善更新系統(tǒng)，創(chuàng)新管理和服務(wù)形式

檔案管理工作人員需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，將其轉(zhuǎn)變成數(shù)字化形式錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并定期對(duì)檔案信息實(shí)施更新處理，確保檔案資料作用的充分發(fā)揮。同時(shí)還需要?jiǎng)?chuàng)新管理和服務(wù)模式，加強(qiáng)電子設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)的有機(jī)結(jié)合，加快檔案資料更新，以加強(qiáng)資料的全面性和準(zhǔn)確性。再者，簡(jiǎn)化搜索模式，改進(jìn)檔案資料翻閱和查找效率。

（四）構(gòu)建檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)

為達(dá)到檔案信息化管理構(gòu)建目標(biāo)，建立專業(yè)性強(qiáng)，服務(wù)意識(shí)高的管理團(tuán)隊(duì)是尤為必要的。這就要求相關(guān)部門結(jié)合信息化建設(shè)需求，合理規(guī)劃人員招募計(jì)劃，引進(jìn)先進(jìn)人才，加大現(xiàn)有人才教育培訓(xùn)力度，增強(qiáng)其專業(yè)能力，深化其服務(wù)意識(shí)，為檔案信息化管理的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)構(gòu)建完善的激勵(lì)機(jī)制，通過物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)的方式來調(diào)動(dòng)員工工作積極性，加快信息化管理的深入。

四、結(jié)語

如今，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為相關(guān)部門未來發(fā)展的重要目標(biāo)，只有提高檔案管理的信息化水平，更新管理理念，才能有效加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的全面性、完整性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而增大檔案資料利用率，為社會(huì)提供更多優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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