高校人事檔案系統(tǒng)電子信息化的管理與實(shí)踐

(山西廣播電視大學(xué),山西 太原 030027)

我國高等教育在特定的社會和經(jīng)濟(jì)背景下，形成了具有歷史烙印的發(fā)展戰(zhàn)略和管理模式。就人事檔案管理方面，紙質(zhì)管理模式對當(dāng)時的高校發(fā)展發(fā)揮了重要作用，客觀上有著存在的必然性和合理性。但是，隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，這種人事檔案管理模式在學(xué)校持續(xù)型發(fā)展、教師等的資源配置和政策措施等方面漸漸顯現(xiàn)出一些問題，成為阻礙各類高校發(fā)展的障礙。高校人事檔案系統(tǒng)電子化管理成為我國高校改革的當(dāng)務(wù)之急。

一、 目前高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理是高校人事管理的一項(xiàng)重要而基礎(chǔ)的工作，高校在人事檔案方面的管理既體現(xiàn)了一所學(xué)校的管理水平，又能反映出該學(xué)校的基礎(chǔ)性建設(shè)水平，還與每個教職工的切身利益息息相關(guān)。隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)及移動通訊方面的快速發(fā)展與普及，社會的各個領(lǐng)域都會受到影響，也對高校人事檔案管理模式提出了新要求，原有的手工檔案管理和紙質(zhì)檔案管理漸漸不能滿足學(xué)校對管理需求。

(一) 檔案管理方式相對落后

高校的檔案人事管理并未受到很大的重視，在人員引進(jìn)、人員工作安排問題上，受到的制約相對較大，高校自主權(quán)沒有進(jìn)一步放開。而高校檔案管理作為人事管理的一個部分，傳統(tǒng)觀念對其影響較大，并沒有得到充分的開發(fā)，因此管理觀念、管理模式相對落后，很多高校檔案管理目前還主要依靠人工管理簡單機(jī)械的方式為主，也就是要由檔案管理人員人工手動方式查檔、翻閱、摘抄、分析，甚至在幾百份檔案里逐一排序、比較、統(tǒng)計(jì)，既費(fèi)人力，又費(fèi)時間，而且得出的信息不可避免地存在誤差。

很多高校、院系檔案管理人員由教師兼職，兼職教師除了平日教學(xué)、科研工作，還需要處理繁冗的日常行政工作，相比較工作壓力大、時間長，福利待遇并沒有相應(yīng)提高，既沒有時間下功夫鉆研教學(xué)，也沒有時間研究、學(xué)習(xí)如何提高行政管理知識，更缺乏機(jī)會外出培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理水平有限。

(二) 部門之間缺乏合作

高校檔案是人力資源管理工作的重要組成部分，檔案信息的完善需要多個部門配合，不同部門工作人員對于檔案信息鑒別能力參差不齊，有時檔案相關(guān)信息不能及時準(zhǔn)確的收集、整理、歸檔，導(dǎo)致個人檔案存在漏洞。而檔案是干部的考察、選拔、任免的重要依據(jù)，干部任免工作是若干個部門合作完成的，由于檔案管理的特殊性、保密性，很多高校部門間關(guān)于檔案的信息交流并不通暢，各部門、院系之間的個人檔案通常都實(shí)行封閉式的管理模式，檔案并沒有及時有效地給組織提供足夠的相應(yīng)信息，這使得檔案內(nèi)容并不全面。

(三) 原始檔案資料不全面、檔案內(nèi)容片面

在檔案材料方面，目前檔案管理由于檔案所涵蓋內(nèi)容的限定，高校教職工的檔案內(nèi)相關(guān)材料有限，容易出現(xiàn)“千篇一律”的現(xiàn)象，并不能全面、客觀地體現(xiàn)一個人歷史及真實(shí)面貌，更不能體現(xiàn)出個人特點(diǎn)，失去了檔案原有價值。檔案的保密性特點(diǎn)，使教職工本人并不知曉本人檔案中究竟存放了哪些信息資料，也無從知曉檔案信息是否全面，這對檔案管理員提出要求，檔案管理員必須時刻了解教職工的檔案情況，如果出現(xiàn)檔案信息不齊全，教職工需配合檔案管理員及時補(bǔ)齊檔案內(nèi)容。這加大了檔案管理難度，檔案管理人員的工作需要更為認(rèn)真、細(xì)致。

教職工年度工作都體現(xiàn)在年度考核表上，年度考核表很難全面體現(xiàn)出該教職工的思想水平、工作內(nèi)容、科研能力或者性格特點(diǎn)，根據(jù)檔案中的信息很難判斷出該名教職工究竟適合什么樣的工作，或者說哪些崗位更能發(fā)揮哪些教職工的特長，由此提高每個個體的工作效率，進(jìn)一步提高整個學(xué)校的績效。

(四) 檔案存在涂改問題

最初的紙質(zhì)檔案不易保存，又存在著造假、涂改現(xiàn)象，尤其在年齡及工作時間問題上，這大大損害了檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，又給后續(xù)人事工作增加了困難，例如在退休、招聘問題上，年齡的準(zhǔn)確性直接影響了人力資源的供求關(guān)系，這也是我省之前進(jìn)行干部人事檔案專項(xiàng)清理工作的原因，以“三齡兩歷一身份”為重點(diǎn)審核、排查對象，進(jìn)一步嚴(yán)肅了檔案的真實(shí)性。不可否認(rèn)的是紙質(zhì)化的檔案依舊存在著信息是否真實(shí)的疑慮。

人事檔案管理是高校人事管理的一項(xiàng)重要而基礎(chǔ)的工作，高校在人事檔案方面的管理既體現(xiàn)了一所學(xué)校的管理水平，又能反映出該學(xué)校的基礎(chǔ)性建設(shè)水平，還與每個教職工的切身利益息息相關(guān)。高校人事檔案大部分是在進(jìn)行檔案實(shí)體管理，也就是將教職工的檔案進(jìn)行合理的收集、整理、鑒定、保管，以及統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)。隨著計(jì)算機(jī)及移動通訊方面的快速發(fā)展與普及，社會的各個領(lǐng)域都受到影響，也對高校人事檔案管理模式提出了新要求，原有的手工檔案管理和紙質(zhì)檔案管理漸漸不能滿足學(xué)校對管理需求，對環(huán)境的適應(yīng)性是科學(xué)的管理模式最重要的特點(diǎn)，因此，建立信息化、電子化及“大數(shù)據(jù)”的高校人事檔案管理是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

二、 高校人事檔案電子化管理的必要性

高校的人事檔案管理有其獨(dú)有的特點(diǎn)。高校檔案管理工作水平的高低，直接影響到該校人事工作效率高低，甚至關(guān)系到整個學(xué)校的運(yùn)營和管理模式。

(一)加快高校電子信息化管理進(jìn)程

檔案電子信息化是整個社會的要求，使檔案內(nèi)容更加全面，通過系統(tǒng)設(shè)置，將學(xué)校教職工，尤其是教師、教輔崗位人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等各類信息匯總起來，及時建立電子檔案。高校工作人員構(gòu)成復(fù)雜，檔案整理、查詢工作復(fù)雜、繁瑣，但基本上都有一定的規(guī)律可循。如每年的年度考核、評優(yōu)、工資調(diào)整、職務(wù)晉升，都有一定的規(guī)章制度，需要按照相應(yīng)的文件執(zhí)行，如果將這些工作進(jìn)行電子化整合，形成一套專用于人事檔案工作的管理系統(tǒng)，檔案管理人員就不需要進(jìn)行單一的重復(fù)性勞動；同時，檔案管理人員還從事大量的查詢工作，為其他部門人員提供其所需相應(yīng)的信息，而檔案的電子化將查詢工作簡化，將檔案管理工作人員從繁瑣的工作解脫出來，把更多的精力投入到關(guān)于檔案管理的創(chuàng)新工作中來。

電子化檔案管理更為便捷、快速，不需要大量人力資源進(jìn)行手工的分類、管理、查詢及保存。檔案管理工作人員在前期工作種，確實(shí)需要花費(fèi)一定時間去鑒別、認(rèn)定檔案內(nèi)容，并形成電子化檔案內(nèi)容，但隨著檔案電子化完成，后期并不需要因?yàn)闄n案存放位置、手工查詢而花費(fèi)時間。隨著檔案電子化數(shù)據(jù)庫的建成，學(xué)校甚至社會更為方便快捷的需求。電子化的檔案也大大提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，這是提高工作效率的另一個表現(xiàn)方面。信息準(zhǔn)確性的提高，是提高高校人事管理效率的體現(xiàn)；真實(shí)性的提高使得人事管理質(zhì)量更上一層樓。

(二)解決人員與崗位相配問題

在人力資源流動率較高的今天，高校人力資源相對穩(wěn)定，但也逐漸呈現(xiàn)出流動性增高的趨勢。在人才交流、人才宣傳方面，檔案有著舉足輕重的作用。人才作為學(xué)校發(fā)展的重要資源，檔案是人才使用、教職工人崗匹配的關(guān)鍵因素。目前高校檔案主要用于人力資源的開發(fā)和應(yīng)用，例如干部的選任和提拔，檔案為組織選拔人才提供了信息來源和可靠依據(jù)，是一個學(xué)校培養(yǎng)人才的重要依據(jù)。出現(xiàn)人員流動時，在紙質(zhì)檔案未完成轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出時，相關(guān)工作人員可以由電子檔案信息進(jìn)行工作交接和新工作的安排，節(jié)省了大量的時間。

(三)有利于檔案保存，保證檔案真實(shí)有效

我國人事檔案一般建立時是由紙質(zhì)檔案材料組成，一般一個人由學(xué)校步入社會，檔案會經(jīng)過若干次的拆封、重新裝訂，很多檔案要隨著勞動力本身身份改變更換保存地。進(jìn)入社會工作之后，檔案又會經(jīng)過多次的查閱，紙質(zhì)檔案的保存便會存在很多不便。經(jīng)常拆裝會使紙質(zhì)受損、甚至丟失；而因?yàn)楸４娌划?dāng)，如受潮、火災(zāi)，也經(jīng)常會讓有些檔案的重要數(shù)據(jù)丟失。這都無形中影響了檔案的真實(shí)性和完整性，從而影響了工作效率。電子檔案首先不會輕易受損或丟失，保存較紙質(zhì)檔案來說更加便捷，縮短查閱時間，安全性更有保障。因?yàn)闇p少了對紙質(zhì)檔案翻閱，能夠更有效地保護(hù)原始檔案。

檔案電子信息化使數(shù)據(jù)更加真實(shí)有效，是提高人事管理效率的前提條件，檔案信息一旦電子化，在真實(shí)性方面就有了較高的保障，不會因?yàn)槿藶樵虺霈F(xiàn)對檔案的修改、抽取，甚至偽造等問題的出現(xiàn)。但前提條件是必須要做好前期基礎(chǔ)工作，在電子信息化之前確認(rèn)每個人的檔案信息是否準(zhǔn)確、是否完整、是否真實(shí)、檔案整理是否規(guī)范。

三、 高校人事檔案電子化管理的改革途徑

各大高校普遍都認(rèn)識到檔案信息化的重要性和緊迫性，也都逐步加快檔案電子信息化的腳步，很多高校在20世紀(jì)80年代就開始建立電子檔案，但高校電子信息化的實(shí)施過程中有很多問題亟待解決。

(一) 要解決檔案電子化管理的資金問題

在高校檔案電子信息化的過程中，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，資金短缺就是首要問題。高校有其獨(dú)特特點(diǎn)，學(xué)生多且流動性大，教師數(shù)量多，人員構(gòu)成復(fù)雜，所以在檔案電子化過程中不僅要考慮教職工的檔案，還有學(xué)生的檔案管理問題，所以要將全部檔案電子信息化，就需要龐大的資金支持。首先要建立管理檔案的網(wǎng)絡(luò)和電子基礎(chǔ)設(shè)備，包括網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤庫、縮微影像數(shù)字化設(shè)備等先進(jìn)的儀器，先進(jìn)的設(shè)備決定了檔案電子信息化的速度和效率，這些設(shè)備本身價格昂貴易耗損，而且使用周期短，更新?lián)Q代極快。各高校均只有有限的支配資金，通常不會支付太多在這設(shè)備上面。而基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)不完善導(dǎo)致檔案電子信息化進(jìn)程減慢。

高校應(yīng)該逐步，有目的、有計(jì)劃地將檔案電子信息化。首先需要完善檔案管理辦法和執(zhí)行制度，確保檔案保密性和安全性，信息真實(shí)、有效。這就要求學(xué)校在檔案電子信息化之前就出臺完整的工作流程、規(guī)章制度，在檔案整理過程中要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，保證紙質(zhì)整理檔案和檔案電子信息化的有序進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化。其次，逐步完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，針對一些使用率較高的、重要的、容易受損的檔案材料優(yōu)先進(jìn)行信息化管理，其他檔案材料后期逐步進(jìn)行，這樣減少浪費(fèi)、節(jié)約資源，同時提高了工作效率。最后，在檔案電子信息化完成之后，要隨時進(jìn)行檔案的更新和系統(tǒng)維護(hù)。當(dāng)有檔案信息有變動時，要隨時更新系統(tǒng)中的信息，確保檔案信息與干部身份信息無差別，這樣才能發(fā)揮電子檔案最大的自身價值。

(二) 檔案管理人員必須具有高度的專業(yè)性

高校管理者缺乏人事檔案管理電子信息化意識，在資金短缺的情況下，很多高校管理層容易忽略人事檔案管理工作，檔案管理得不到應(yīng)有的重視，鮮有對檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)。而檔案電子信息化不僅要求檔案管理人員具有檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，也要求他們掌握電子信息化的技術(shù)能力。這兩點(diǎn)都需要學(xué)校投入大量的資金和時間對檔案管理人員進(jìn)行多次培訓(xùn)。目前檔案管理工組人員連有關(guān)人事檔案管理的培訓(xùn)或會議都很少有機(jī)會參加，檔案電子信息化管理更無從提起，前面提到，很多高校、院系檔案管理人員、甚至人事處工作人員均由教師兼職，這樣的工作人員更需要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。

如何提高檔案管理人員的專業(yè)性？首先，高校管理者必須重視起來，提高檔案電子信息化的意識，檔案工作是高校管理工作的核心部分，檔案電子信息化是檔案管理的趨勢，這樣才能爭取更多的人力、物力、財(cái)力支持，從根本上推動檔案管理信息化的進(jìn)程。其次，對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理快速轉(zhuǎn)型，從而提高專業(yè)技能和工作效率。第三，提高檔案管理人員待遇。檔案管理人員必須隨時掌握最新的檔案管理文件依據(jù)和電子操作方法，提高管理人員待遇，加強(qiáng)其工作積極性，吸引更專業(yè)的人才，建立高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍。

(三)進(jìn)一步加強(qiáng)安全保障體系和制度管理

人事檔案信息具有權(quán)威性、保密性等特點(diǎn)，對于信息來源的真實(shí)性與存放的安全性有很高的要求。檔案電子信息化后，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的安全問題和計(jì)算機(jī)自身的不穩(wěn)定性，對整個檔案保存有更高的要求。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的問題出現(xiàn)檔案信息丟失，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全問題泄露信息，會導(dǎo)致很嚴(yán)重的后果。

因此首先，人事管理需要確保人事檔案信息的保密性和安全性，給不同部門、不同級別的人不同瀏覽權(quán)限，做好基礎(chǔ)管理。其次，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)的維護(hù)，加強(qiáng)安保設(shè)施的建立和維護(hù)，使檔案信息在最安全的環(huán)境下保存、查閱。第三，對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的計(jì)算機(jī)及信息化培訓(xùn)，為信息化開展提供必要的人力資源保障。最后，要充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對人才的了解等方面的重要作用，但在人才交流過程中要保證人才的重要信息不能出現(xiàn)丟失情況。

目前我國處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時期，時代賦予高校重要的使命，高校內(nèi)部人事制度改革的力度也不斷加大，傳統(tǒng)人事檔案在管理體制、材料構(gòu)成、提供信息等方面存在明顯的不足。人事檔案管理工作作為高校人事管理的重要組成部分，電子化管理有利于提高高校整體人力資源管理水平，從而提高工作效率；能更加充分有效地使高等學(xué)校了解人才、解決人崗匹配問題；同時檔案可以得到較為完整的保存，以保證檔案信息的真實(shí)性和有效性，節(jié)約了大量的人力、財(cái)力和物力，以更完善的方式支持高校持續(xù)發(fā)展。