信息化背景下檔案管理改革探討

張琳

摘 要：本文主要針對信息化背景下檔案管理改革探討為重點進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)下檔案管理現(xiàn)狀為依據(jù)，從信息化背景下檔案管理改革的重要性、信息化背景下檔案管理改革路徑這兩個方面進(jìn)行詳細(xì)的闡述，其主要目的在于探索信息化背景下檔案管理改革路徑，為全面提高信息化背景下檔案管理改革奠定堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;改革路徑

引言：在信息化的發(fā)展過程中，為保障信息化的發(fā)展，積極加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，保障學(xué)校在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中能夠為自身的檔案管理進(jìn)行相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，全面提高檔案管理質(zhì)量，提高檔案現(xiàn)代化管理，保障檔案的安全。信息化的發(fā)展過程中，為保障檔案的管理質(zhì)量，積極加強(qiáng)檔案管理的信息化的發(fā)展，提高檔案管理效率。本文主要針對信息化背景下檔案管理改革探討為重點進(jìn)行分析，具體內(nèi)容如下。

1. 信息化背景下檔案管理改革的重要性

1.1提高檔案管理效率

檔案信息管理的過程中，利用計算機(jī)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行管理能夠有效提高檔案管理效率，在檔案信息管理的過程中，將相關(guān)信息進(jìn)行編輯，根據(jù)檔案種類不同進(jìn)行分別管理，保障檔案管理更加規(guī)范化。同時，分類管理的方式能夠有效提高檔案管理的效率，根據(jù)檔案種類不同進(jìn)行劃分。信息化檔案管理方式能夠改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高信息化發(fā)展過程中的整體化發(fā)展動力。

1.2促進(jìn)檔案信息的使用

檔案信息管理的過程中，能夠有效提高檔案信息管理的使用效率。檔案信息化管理能夠有效將檔案信息進(jìn)行分類化管理，為檔案信息的使用提供良好的基礎(chǔ)。在信息化的管理過程中，積極加強(qiáng)檔案的使用，保障相關(guān)檔案信息能夠為學(xué)校的發(fā)展提供良好的發(fā)展動力，為檔案信息的使用提供良好的發(fā)展基礎(chǔ)。在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中要積極加強(qiáng)學(xué)校檔案信息管理質(zhì)量，保障學(xué)校檔案信息在管理過程中能夠得到充分的使用。

1.3保障信息檔案的穩(wěn)定性

信息化檔案管理過程中，有效將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化設(shè)置，促進(jìn)檔案信息在現(xiàn)代化發(fā)展過程中的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在翻閱的過程中容易造成檔案信息的損壞，信息化檔案管理的過程中，能夠保障檔案信息本身的安全，避免檔案信息翻閱過程中出現(xiàn)磨損，影響檔案信息的完整性。信息化檔案管理的過程中，能夠為檔案管理提供穩(wěn)定的存儲環(huán)境[1]。

2. 檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案信息管理工作人員素質(zhì)不足

在工會干部學(xué)校的檔案管理中，由于自身對檔案管理工作不重視，使相關(guān)檔案管理存在問題，相關(guān)工作人員在管理的過程中不能有效對檔案進(jìn)行管理，降低了檔案信息管理能力。學(xué)校檔案管理相關(guān)工作人員自身在發(fā)展的過程中不能保障檔案管理質(zhì)量，使學(xué)校檔案管理效果不理想，影響學(xué)校檔案的使用。

2.2檔案信息管理制度不完善

在學(xué)校檔案信息管理中，學(xué)校自身對檔案信息管理能力不足，使其在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，檔案信息管理制度不完善，相關(guān)工作人員在檔案管理的過程中不能加強(qiáng)對自身整體化的管理能力，降低了學(xué)校檔案信息管理的規(guī)范化。相關(guān)工作人員在工作中，沒有相關(guān)管理制度的約束，使工作人員對待檔案信息管理工作不認(rèn)真，使學(xué)校檔案管理質(zhì)量降低。

2.3檔案信息使用效率低

在信息化檔案管理的過程中，檔案信息的使用效率低，使檔案管理的意義降低。在檔案管理的過程中，相關(guān)工作人員不能及時將檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的分類，使相關(guān)的檔案信息查詢不便，影響檔案信息在實際發(fā)展過程中的整體使用效率，造成現(xiàn)代化發(fā)展過程中檔案信息的發(fā)展能力不足。

3. 信息化背景下檔案管理改革路徑

3.1加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，為保障學(xué)校檔案管理質(zhì)量，在現(xiàn)代化的整體發(fā)展過程中，積極加強(qiáng)對學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)，保障學(xué)校檔案管理工作人員在發(fā)展過程中的專業(yè)素質(zhì)。為保障檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，學(xué)校要加強(qiáng)對檔案管理人員的計算機(jī)等知識的培訓(xùn)，保障相關(guān)工作人員對信息化檔案管理工作的質(zhì)量，提高學(xué)?，F(xiàn)代化檔案信息化管理質(zhì)量。在實際的培訓(xùn)過程中，將信息化檔案管理工作的操作步驟進(jìn)行詳細(xì)的講解，使相關(guān)工作人員能夠熟練的使用相關(guān)技術(shù)。要針對檔案信息化管理過程中相關(guān)操作進(jìn)行講解，提高檔案管理相關(guān)工作人員在實際工作過程中的能力。同時，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，使其能夠有更強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，及時收集學(xué)校相關(guān)信息，并有效進(jìn)行整理，增強(qiáng)學(xué)校檔案信息的完整性。相關(guān)工作人員在檔案管理的過程中，為加強(qiáng)自身的整體化發(fā)展，要積極加強(qiáng)自身在現(xiàn)代化發(fā)展過程中的綜合化發(fā)展，全面提高檔案信息管理質(zhì)量。檔案管理工作人員的專業(yè)能力能夠有效促進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理工作質(zhì)量[2]。

3.2加強(qiáng)檔案管理制度的完善

在信息化的檔案管理過程中，為保障檔案管理質(zhì)量，在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中要積極加強(qiáng)相關(guān)管理制度的完善，使工作人員在實際的工作過程中能夠有管理制度進(jìn)行約束，提高學(xué)校檔案管理工作人員的工作效率，全面提高學(xué)校檔案管理規(guī)范化。改變傳統(tǒng)檔案管理中的不足，促進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展過程中的整體管理質(zhì)量，促進(jìn)信息化檔案管理中，相關(guān)工作人員能夠根據(jù)管理制度進(jìn)行檔案管理，保障檔案管理的質(zhì)量。在信息化檔案管理過程中，相關(guān)管理制度能夠約束工作人員對檔案信息的管理，促進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展過程中的檔案管理質(zhì)量。在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中加強(qiáng)對檔案信息管理制度的完善，促使檔案管理過程中的相關(guān)工作能夠為自身的發(fā)展提供良好的工作質(zhì)量。在相關(guān)管理制度完善的過程中，要重點針對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)的借閱制度，以及工作人員的行為規(guī)范。確保檔案管理制度的完善性，加強(qiáng)對工作人員的約束。

3.3建立檔案管理系統(tǒng)

為保障信息化檔案管理的質(zhì)量，以及方便檔案管理的查詢，在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中要積極建立檔案信息管理系統(tǒng)，保障檔案信息在現(xiàn)代化發(fā)展過程中的綜合管理質(zhì)量。檔案信息系統(tǒng)能夠有效將檔案信息進(jìn)行分類，便于檔案信息的查詢，促進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展過程中的檔案管理便捷性。通過計算機(jī)建立檔案信息系統(tǒng)，在使用時可以通過相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行查詢，加強(qiáng)現(xiàn)代化發(fā)展過程中檔案信息的使用效率。同時，在信息化背景下的檔案管理過程中，促進(jìn)學(xué)校檔案管理質(zhì)量，使相關(guān)檔案能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢。為提高信息化背景下的檔案信息管理，將學(xué)校相關(guān)檔案進(jìn)行電子化處理整理，便于相關(guān)工作人員的查閱，并保障紙質(zhì)檔案信息的完整。信息化檔案還能夠有效增加學(xué)校檔案信息的儲藏時間和相關(guān)資料的完整性。在管理時，將學(xué)校教職工檔案、學(xué)校相關(guān)管理條款、學(xué)校的校規(guī)等相關(guān)檔案進(jìn)行分別化管理，管理系統(tǒng)要加強(qiáng)安全化管理，加強(qiáng)相關(guān)信息訪問范圍的設(shè)置，避免學(xué)校信息的泄露，為保障檔案信息安全，定期進(jìn)行防火墻及登錄密碼等的更換[3]。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化背景下檔案管理改革中，為保障檔案管理質(zhì)量積極加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理，要提高檔案管理在現(xiàn)代化整體管理中的工作質(zhì)量，為現(xiàn)代化檔案管理能力提供良好的發(fā)展基礎(chǔ)。在信息化檔案的管理中，為保障其整體的管理，積極加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化，使相關(guān)工作人員在檔案管理中有相應(yīng)的管理制度，有相應(yīng)的系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的查詢，保障檔案信息的使用。

[參考文獻(xiàn)]

[1]李曉輝.信息化背景下檔案管理改革初探[J].信息記錄材料，2018，19（03）：199-201.

[2]范麗莉.探析信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（15）：94.

[3]張愛群.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].人力資源管理，2017（07）：349-351.

（作者單位：江蘇省總工會干部學(xué)校，江蘇 南京 210009）