中學人事檔案信息化管理問題及對策

梁蓓蘭

摘 要：人事檔案管理是學校管理工作的重要內(nèi)容之一，隨著信息技術的發(fā)展，中學人事檔案管理人員也要做到與時俱進，學習并掌握人事檔案管理的先進方法，并根據(jù)現(xiàn)代教育管理的要求，探究人事檔案信息化管理模式，在做好紙質(zhì)檔案管理的基礎上融入信息化技術手段，使學校的人事檔案管理更加完善與實用。本文首先分析了人事檔案信息化管理的優(yōu)勢，接著分析存在的問題，進而提出了幾點優(yōu)化策略，如加強人員管理、改進管理機制、健全規(guī)章制度等，以期為提高中學人事檔案信息化水平提供一定的借鑒與參考。

關鍵詞：中學;人事檔案;信息化管理;管理機制;規(guī)章制度

人事檔案是人事管理的重要內(nèi)容，其中包含著單位全體人員的身份、學歷、工作經(jīng)歷等信息。人事檔案既是對個人成長軌跡的記載，也是國家對個人動態(tài)信息的認可，具有較高的法律效力。對于中學來說，做好人事檔案管理工作是強化師資隊伍建設的重要前提和基礎，對于學校教育事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。但是當前，中學人事檔案管理中還存在一些問題，必須采取有效措施，改進人事檔案管理方式，促進人事檔案管理工作的順利開展。

一、人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

人事檔案信息記錄著個人成長軌跡的全部內(nèi)容，對于中學來說，是對全體教職工進行管理及開展各項工作的基礎，是學?？疾旄刹俊⑦x拔人才的依據(jù)，對強化學校教師隊伍建設，提高教學、黨政管理及科研工作水平等都有重要作用。實行人事檔案信息化管理，并在檔案信息化管理系統(tǒng)中采取電子檢索技術，能夠把信息檢索方法由聯(lián)機檢索、脫機檢索轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芗熬W(wǎng)絡檢索方式，促進檔案信息網(wǎng)絡化傳遞。此外，人事檔案信息化管理，可以利用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)人事檔案信息的科學分類、提取、加工及分析等，促進檔案管理效率的提高。相較于傳統(tǒng)檔案管理，電子檔案更容易保存、修改及查詢，并且通過網(wǎng)絡傳遞信息更加方便、快捷，可以提升檔案利用率，減少人工管理成本。

二、中學人事檔案信息化管理中的問題

（一）人員素養(yǎng)有待提升

人事檔案信息化管理要求學校采取現(xiàn)代技術設施及科學先進的管理方法來進行人事檔案管理工作，以提高人事檔案管理水平與服務質(zhì)量。人事檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型對檔案管理人員的要求較高，但是當前各中學檔案管理人員往往由臨近退休的老教師擔任，專職檔案管理人員較少，現(xiàn)有檔案管理人員缺乏足夠的檔案管理經(jīng)驗。究其原因，主要為如下兩方面：一是學校人事信息化管理意識落后。多年以來，學校的人事管理部門僅把人事檔案當作教職工調(diào)資、晉升、提干等方面的依據(jù)，一般采取固定模式來管理，對于其內(nèi)在價值考慮不足，管理人員也缺乏創(chuàng)新精神與信息意識。二是人事檔案整理不齊全，不能全面記載個人信息，難以綜合反映一個人的全貌，造成人事檔案信息的不實。此外，多數(shù)中學的人事檔案管理還是依靠人力，盡管部分學校也配備了計算機等硬件設施，但由于工作人員操作計算機及網(wǎng)絡的信息技術水平有待提高，造成檔案信息化利用程度不高，開放的信息資源較少。

（二）管理機制較為落后

首先，中學檔案管理一般采取統(tǒng)一分類方式，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量較多，很難實現(xiàn)檔案信息的快速搜索與查詢，并且信息不透明，管理方法與模式都亟需改進。其次，當前中學人事檔案信息多是傳統(tǒng)管理內(nèi)容，有關績效及社保等方面的內(nèi)容較少，嚴重影響了當前績效工資改革及工資發(fā)放，對社保工作的開展也造成了一定不利影響。此外，經(jīng)費等的限制也導致信息化設備在人事檔案管理中并未普及，造成信息資源難以共享，嚴重制約了學校人事管理工作的正常開展。

（三）規(guī)章制度尚不健全

當前，各部門人事檔案管理制度仍以1991年頒布實施的《干部檔案工作條例》及1996年頒布實施的《流動人員人事檔案暫行規(guī)定》為依據(jù)，而這些條例明顯是計劃經(jīng)濟時期的產(chǎn)物，造成多數(shù)學校人事檔案管理千篇一律，甚至生硬地照搬照抄其他單位的檔案管理辦法，而沒有突出自身特色，與學校實際發(fā)展情況也不相符。此外，當前學校人事檔案管理規(guī)章制度的適用范圍有限，不能滿足人事檔案管理的要求，改革人事檔案管理制度的呼聲十分強烈，可以說規(guī)章制度的不健全嚴重制約了學校人事檔案工作的正常開展。

（四）環(huán)境服務有待創(chuàng)新

經(jīng)濟基礎決定上層建筑，如果硬件設施配備不足，將很難打造現(xiàn)代化數(shù)字平臺，更無法適應信息時代的要求和滿足用戶多元化需求。人事檔案環(huán)境服務的不足體現(xiàn)在以下幾點：第一，基礎設施資金投入不足。由于資金投入不足，中學人事檔案信息化基礎設施建設明顯滯后，檔案室面積較小，設施簡陋，也未實現(xiàn)人事檔案存放、辦公及閱覽的分開處理，而是擠在狹小的辦公室內(nèi)，甚至有的學校仍在使用木柜存放紙質(zhì)檔案資料，嚴重影響人事檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。第二，技術裝備落后。多數(shù)中學在人事檔案信息化管理方面存在技術與體制障礙，存在檔案信息供需矛盾、檔案管理溝通矛盾等，亟需升級人事檔案系統(tǒng)的信息儲存及檢索系統(tǒng)，引進先進的檔案管理技術設備與管理軟件。

三、中學人事檔案信息化管理的優(yōu)化策略

（一）加強人員管理

加強人員管理，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)是提升檔案信息化管理水平的前提。學校應建立一支成熟穩(wěn)定的人事檔案管理隊伍，要求檔案管理人員既能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術，同時又具備一定的專業(yè)檔案管理知識，并具備較高的政治責任感、一定的政策水平及保密意識。中學要注重復合型人才的引進與培養(yǎng)，這也是中學人事檔案信息化管理的核心問題。此外，還要強化對現(xiàn)有工作人員的培訓，使其樹立信息化意識，掌握信息化知識，適應檔案信息化管理的新要求。

（二）改進管理機制

第一，轉(zhuǎn)換角色，創(chuàng)新服務。要想實現(xiàn)中學人事檔案管理的規(guī)范化、標準化，就要建設科學的考評機制，轉(zhuǎn)變管理理念，實現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式和現(xiàn)代信息技術的結(jié)合，利用數(shù)字信息化技術充分開發(fā)人事檔案的利用價值，做好資源共享，為提升學校檔案管理的現(xiàn)代化水平提供有力支撐。第二，科學發(fā)展，剛?cè)嵯酀?。人事檔案管理要求管理人員具備較強的責任感、事業(yè)心及奉獻精神，不斷提高服務質(zhì)量，為領導決策提供科學依據(jù)，確保人事檔案管理朝著“利用網(wǎng)絡實現(xiàn)管理自動化、存儲數(shù)字化”的目標前進，從而加快檔案信息化建設的步伐，促進人事信息資料的共享。此外，還應完善人事信息數(shù)據(jù)庫，利用現(xiàn)代設備及數(shù)字技術，實現(xiàn)人事檔案資料的動態(tài)管理與維護，強化人事信息資源的開發(fā)，進一步提高資源利用率，確保檔案管理的科學發(fā)展。

（三）健全規(guī)章制度

提高檔案管理水平，還應加強制度建設。學校檔案管理部門與各檔案形成部門之間往往存在較為復雜的關系，必須有完善的規(guī)章制度加以調(diào)整，檔案收集、整理、保管及利用等各環(huán)節(jié)的工作也需要規(guī)章制度來加以指導，因此，健全檔案管理規(guī)章制度，踐行依法治檔尤為重要。學校領導要強化檔案意識，帶頭學習《檔案法》等相關法律法規(guī)文件，并積極組織相關部門制定人事檔案管理的規(guī)章制度，使人事檔案管理工作做到有法可依，有章可循。

（四）加大投入力度

第一，加大物質(zhì)保障。物質(zhì)保障是項目建設的必要前提，中學人事管理信息化水平的提高，離不開信息化建設的資金投入。網(wǎng)絡建設是基礎設施建設的關鍵環(huán)節(jié)，學校要多方籌集資金，購置計算機、掃描儀、除濕柜、空調(diào)等硬件設備，以改進學校人事檔案管理的硬件條件，并構(gòu)建人事檔案管理所需的數(shù)據(jù)庫，嚴格按現(xiàn)代化檔案管理標準，建設現(xiàn)代化、高標準的人事管理信息系統(tǒng)，促使人事檔案管理進入良性發(fā)展軌道。第二，構(gòu)建數(shù)字化管理平臺?？梢袁F(xiàn)有的校園網(wǎng)絡平臺為依托，構(gòu)建新的網(wǎng)絡化平臺，建設專門的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息由手工查找到計算機檢索的轉(zhuǎn)變，進而促進人事檔案信息的網(wǎng)絡化、微機化，實現(xiàn)檔案信息資源的高效共享。在檔案信息化發(fā)展過程中，可能存在因過度強調(diào)技術因素，而忽略人文關懷的問題，所以構(gòu)建檔案信息化平臺，要把握好技術與人文因素的平衡，掌握好開放性與保密性的尺度，使二者各有側(cè)重。

結(jié)語：

總之，檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，新時期人事檔案的內(nèi)容更加豐富，人事檔案管理工作也越來越引起社會各界的重視，人事管理部門要抓住機遇，利用現(xiàn)代科學技術，加強人事檔案資料的開發(fā)與利用，不斷提升人事檔案管理的信息化水平。

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（作者單位：福建省泉州第一中學，福建 泉州 362000）