關(guān)于配網(wǎng)工程檔案歸檔質(zhì)量要求及相關(guān)工作規(guī)范概述

萬敏

摘? 要：目前，配網(wǎng)工程檔案管理相對比較空白，供電公司在認識它的重要意義上還有一定的差距，往往只注重主網(wǎng)工程檔案歸檔、配網(wǎng)工程的實體部分，而忽視了對配網(wǎng)工程檔案的管理。近兩年國網(wǎng)公司在配網(wǎng)工程項目上投資比較大，對應(yīng)產(chǎn)生大量的配網(wǎng)工程檔案資料，但是配網(wǎng)工程檔案非?，嵥?，大多數(shù)人檔案管理者對工程檔案工作往往表現(xiàn)出敷衍塞責的態(tài)度，各項工程檔案材料收集不夠齊全、完整，整理不規(guī)范科學(xué)，未設(shè)專門的保管室與人員，其準確性更有待提高。該文就配網(wǎng)工程檔案歸檔質(zhì)量要求及相關(guān)工作規(guī)范概述，以對實踐工程檔案歸檔做一定參考作用。

關(guān)鍵詞：工程檔案? 歸檔? 規(guī)范性? 質(zhì)量

中圖分類號：G35 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）11（c）-0108-02

在電力工程中，工程資料是電力施工中的一項重要組成部分，是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據(jù)。針對國網(wǎng)公司出臺的相關(guān)文件，目前與配電網(wǎng)相關(guān)聯(lián)的歸檔文件主要有以下幾條：《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《國家重大電力項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002），進一步要求配網(wǎng)工程項目資料歸案應(yīng)該滿足以上文件照章要求。

1? 歸檔文件要求、規(guī)范

（1）歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確，真實記錄和反映項目電力的全過程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準確，簽字手續(xù)完備，文件、資料、圖紙均應(yīng)符合檔案管理的有關(guān)要求。電力管理單位在與設(shè)計、施工等參建單位簽訂設(shè)計或施工合同時，要明確規(guī)定竣工檔案（包括竣工圖）編制的套數(shù)、費用、質(zhì)量要求及移交時間，以及對文件材料的整理、歸檔的責任，確保項目檔案與項目電力同步進行。堅決杜絕編造項目文件的現(xiàn)象。

（2）歸檔文件材料應(yīng)字跡清晰，圖標整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。簽名真實、規(guī)范，不能代簽名、計算機打印或用印章代替簽名。書寫字跡應(yīng)符合耐久性要求，不能用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等）書寫、繪制。

（3）歸檔的項目文件應(yīng)為原件、正本。因故無原件的可將具有憑證作用的文件材料歸檔（復(fù)印件需加蓋紅色印泥章，親筆簽署，注明原件的存放位置）。合同、協(xié)議及工程啟動驗收簽證書等需要雙方或多方履行簽字手續(xù)的文件材料，簽字方均應(yīng)以正本歸檔。

（4）所有招投標文件必須以正本歸檔，只存中標，落標不存。

（5）各種原材料及構(gòu)件出廠證明、產(chǎn)品合格證、質(zhì)保書、出廠試驗報告、進廠復(fù)測報告要齊全、完整;證明材料字跡清楚、內(nèi)容規(guī)范、數(shù)據(jù)準確，以原件歸檔;水泥、鋼材等主要原材料的使用都應(yīng)編制跟蹤臺賬，詳細記錄該材料的生產(chǎn)日期、批號、復(fù)檢報告編號、使用時間、部位及數(shù)量等有關(guān)信息，說明在電力項目中使用場合、位置，做到對原材料的使用具有較強的可追溯性。

（6）各類記錄表格必須符合規(guī)范要求，表格形式應(yīng)統(tǒng)一。各項記錄填寫必須真實可靠、字跡清楚、數(shù)據(jù)填寫詳細、準確，不得漏缺項，沒有內(nèi)容的項目要劃掉。

（7）設(shè)計變更、施工質(zhì)量處理、缺陷處理報告等，應(yīng)有閉環(huán)交代的詳細記錄（包括調(diào)查報告，分析、處理意見，處理結(jié)論及消缺記錄，復(fù)檢意見與結(jié)論等）。

2? 配網(wǎng)工程歸檔常規(guī)目錄

依據(jù)配網(wǎng)工程實踐總結(jié)，常見的配網(wǎng)工程竣工后需要歸檔以下幾方面資料，具體如下：（1）項目可研報告及批復(fù)文件，包括項目可研報告（或項目建議書）、項目估算書、項目可研評審意見、項目可研批復(fù)、政府核準文件（中央投資項目）、路徑協(xié)議相關(guān)資料等;（2）項目計劃下達文件;（3）項目初步設(shè)計及批復(fù)文件，施工圖設(shè)計及審查文件，這里主要包括有項目初步設(shè)計報告、項目概算書、項目初設(shè)評審意見、項目初設(shè)批復(fù)意見、設(shè)計圖紙（施工）等;（4）項目開竣工報告、項目施工方案和安全技術(shù)措施，包括開工報告、安全組織技術(shù)措施（含施工方案 ）、竣工驗收申請、竣工驗收報告;（5）項目有關(guān)招標文件、供應(yīng)商投標文件、中標通知書和相關(guān)合同文件，包括招投標資料（招標文件、技術(shù)規(guī)范書）、中標通知書、施工、設(shè)計、監(jiān)理、審計合同文件;（6）項目監(jiān)理、施工、驗收資料;（7）設(shè)計變更資料;（8）設(shè)備合格證、出廠報告;（9）設(shè)備拆舊清單及移交手續(xù)，主要有物資退運計劃、項目拆除設(shè)備清單、項目拆除設(shè)備鑒定文件、退運物資移交手續(xù)、剩余物資移交手續(xù)、物資兩單、退運物資實物;（10）施工單位安裝、調(diào)試和啟動測試報告;（11）項目竣工結(jié)算書和竣工圖紙;（12）項目竣工決算表（技改需提供）（13）結(jié)算核價、決算審核資料（大修只提供結(jié)算書和審定單）;（14）其他相關(guān)資料。以上是14個必須歸檔資料，常用于各上級單位領(lǐng)導(dǎo)檢查、核實。

3? 歸檔與移交要求

公司及其下屬單位的項目電力職能部門，在完成各自職責范圍內(nèi)工作后1個月內(nèi)，向電力管理單位移交項目歸檔文件材料。各施工、監(jiān)理、調(diào)試、調(diào)度等單位在項目竣工投產(chǎn)后 1個月內(nèi)，根據(jù)檔案管理要求，將整理規(guī)范的項目檔案向電力管理單位移交。設(shè)計單位在完成可研、初設(shè)、施工圖設(shè)計等工作并通過審查、審批后1個月內(nèi)，將上述文件材料向電力管理單位移交。在項目竣工投產(chǎn)后2個月內(nèi)將竣工圖提交施工、監(jiān)理單位審核簽章。施工、監(jiān)理單位在收到竣工圖半個月內(nèi)完成審核簽署工作，由監(jiān)理單位組織施工單位向電力管理單位移交。物資管理部門在完成環(huán)評、水保、設(shè)計、監(jiān)理、施工、設(shè)備（材料）等采購（含招投標）及簽訂合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備監(jiān)造協(xié)議等工作后1個月內(nèi)，負責組織向電力管理單位移交。項目檔案的移交工作應(yīng)在竣工投產(chǎn)后3個月內(nèi)完成。電力管理單位應(yīng)編制2份移交清冊，分別與檔案保管單位辦理項目檔案移交手續(xù)，交接雙方按照移交清單認真核對、逐卷交接，完畢后雙方在移交清冊上簽字，交接雙方各存一份，以備查考。

4? 保管與利用

農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案庫房要按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（GJG 25-2000）因地制宜、科學(xué)規(guī)劃，加強檔案室電力，按照防盜、防火、防水、防污染等“八防”基本要求配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備;庫房溫、濕度符合檔案保管要求，確保實體檔案與電子檔案的安全。要突出電子檔案在利用中的主體地位，在電子檔案能夠滿足需要的情況下，應(yīng)從檔案信息管理系統(tǒng)中遠程借閱，實體檔案原則上不再外借。

5? 工程竣工檔案驗收

農(nóng)網(wǎng)工程項目竣工驗收時，電力單位應(yīng)對施工、監(jiān)理、設(shè)計、運行等單位的工程檔案進行同步驗收。凡檔案驗收不合格的工程項目，要提出限期整改意見，同時責成有關(guān)單位負責監(jiān)督其整改情況并安排項目檔案的復(fù)查工作，復(fù)查合格后，方可通過竣工驗收。因特殊情況不能按期歸檔的文件，須填寫文件材料延期歸檔申請表說明延期歸檔原因和計劃提交時間，并附缺件材料清單，延期歸檔申請表需經(jīng)電力管理單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

參考文獻

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