高校檔案信息化建設(shè)對高校檔案文化建設(shè)的價值研究

元紹菊

[摘? ? ? ? ? ?要]? 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化也順應(yīng)時代發(fā)展，成為檔案工作發(fā)展的必由之路。高校檔案信息化建設(shè)是信息時代的必然產(chǎn)物，是高校辦公自動化的必然要求。高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案文化建設(shè)的重要組成部分，為校園的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息。主要討論高校檔案信息化建設(shè)對高校文化建設(shè)的意義。高校檔案工作涉及的領(lǐng)域非常寬泛，高校的教學(xué)、管理、科研、舉辦文化活動等工作，無一例外都需要進(jìn)行檔案管理，不難看出檔案工作是對學(xué)校發(fā)展工作的記錄，但其工作表現(xiàn)絕不僅僅只是對學(xué)校歷史的一種記錄，對學(xué)校發(fā)展也有著重要的積累作用，并且能夠幫助高校在文化建設(shè)的過程中保有創(chuàng)造力以及凝聚力。高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作發(fā)展的大勢所趨，也是高校檔案現(xiàn)代化管理的必然要求，對高校檔案文化建設(shè)意義深遠(yuǎn)。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高校;檔案信息化;檔案文化建設(shè)

[中圖分類號]? G717 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）34-0232-02

隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的推動，紙質(zhì)化的、人工作業(yè)的檔案時代已經(jīng)不完全能夠服務(wù)于高校檔案管理，檔案管理的信息化更多的需要全方位地運用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行工作。檔案文化建設(shè)是高校文化建設(shè)的重要內(nèi)容，所以學(xué)校進(jìn)行教學(xué)工作時，需要對高校檔案管理工作加以重視，才能確保教學(xué)工作可以在檔案管理工作的支撐下順利開展。本文將重點圍繞高校檔案信息化建設(shè)，對高校檔案文化建設(shè)的價值方面進(jìn)行論述。

一、高校檔案對高校檔案文化建設(shè)形成的價值

高校檔案管理工作是高校收集資源的重要手段，高校很多的信息都記錄在檔案之中，因此高校需要重視檔案工作的整理。除此之外，對具有價值檔案的合理利用，以發(fā)揮檔案管理工作最大化的實際價值，對高校檔案發(fā)展具有重要意義。在開發(fā)檔案資料的過程中，需要注重檔案資源積累過程中的細(xì)節(jié)工作，在工作中必須注意資料的連續(xù)性以及積累性，還需要多角度地對檔案資料進(jìn)行取樣，這是檔案管理工作中較為重要的內(nèi)容，工作人員進(jìn)行項目取樣的過程中，需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能等，如此才能保障通過檔案管理人員的工作取得有價值的研究成果。此外，檔案工作者還需要隨時跟進(jìn)高校檔案文化建設(shè)的活動，便于檔案管理人員隨時補(bǔ)充檔案內(nèi)容。

（一）資源認(rèn)同方面的價值

高校檔案文化需要隨著教學(xué)工作的開展，向下一代傳播學(xué)校的思想、文化，這一切工作都是在檔案管理工作的同步下進(jìn)行的，檔案管理工作會隨著高校一同發(fā)展，在發(fā)展的過程檔案工作也需要同步更新，因此可以說檔案記錄了高校一路成長的足跡。當(dāng)翻閱高校檔案的過程中能夠從字里行間發(fā)現(xiàn)高校在發(fā)展中形成的文化，因此高校需要認(rèn)識到檔案的重要性，在日常工作中重視檔案管理工作，檔案管理工作不僅僅只是記錄高校成長的歷史，還對高校檔案文化建設(shè)有著非常大的影響。所以高校管理人員必須在工作中認(rèn)識到檔案建設(shè)對檔案文化建設(shè)的作用，這樣才能在工作中做好校園資源的整合工作，利用校園的工作結(jié)構(gòu)體系，使檔案在高校發(fā)展中發(fā)揮實際價值。

（二）身份認(rèn)同方面的價值

人類的本質(zhì)性質(zhì)就是社會屬性，這是社會對個體的一種定位，而這種模式也逐漸發(fā)展到了檔案工作上。檔案工作在執(zhí)行的過程中，會通過文字記錄高校人員，從檔案中可以發(fā)現(xiàn)，對不同人的身份排列都非常明確，檔案在發(fā)展的過程中，會對高校人員身份進(jìn)行連續(xù)性的文字記載，記載內(nèi)容將以文字的形式記錄在高校檔案中。高校應(yīng)充分發(fā)揮出人文資源對高校檔案文化建設(shè)的優(yōu)勢，在進(jìn)行檔案文化建設(shè)的過程中，要將工作重心放在人物活動經(jīng)歷上，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取，從而對高校檔案文化發(fā)展產(chǎn)生推動作用，如使用整理檔案資料，從中調(diào)取學(xué)校中出現(xiàn)的學(xué)術(shù)專家等資料，享有名氣的高校院士、網(wǎng)絡(luò)名人等，高?？梢栽跈n案中尋找這些人才的過往經(jīng)歷，這些成功人士就是在高校教育中逐漸成為對社會有巨大貢獻(xiàn)的人，這是檔案文化對高校檔案建設(shè)的價值體現(xiàn)。

二、以高校檔案信息化建設(shè)促進(jìn)高校檔案發(fā)展

檔案參與了高校的所有活動，高校檔案文化建設(shè)是在高校過往歷史的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，檔案完成了高校發(fā)展中所有事跡的記錄工作，還可以在高校發(fā)展的過程中有效的對其事跡進(jìn)行傳播，讓在校學(xué)生了解到學(xué)校的發(fā)展史，這是高校檔案文化建設(shè)的關(guān)鍵所在。檔案記載的方式不僅是文字還有照片以及其他多媒體記載方式。高校檔案具備存儲功能，并且即便是在未來長久的發(fā)展過程中，依舊可以通過檔案向現(xiàn)代人展示高校的過往史。

（一）提高檔案信息化水平首先要求檔案管理人員增強(qiáng)信息化意識，改變傳統(tǒng)的管理模式

檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)理論知識，增強(qiáng)信息化技術(shù)，與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，這是檔案信息化建設(shè)最為關(guān)鍵的步驟。對提高檔案信息化水平不斷深入發(fā)展至關(guān)重要。促進(jìn)學(xué)校檔案管理與發(fā)展，為學(xué)生師生提供方便。

（二）通過檔案信息化管理工作，能夠在高校發(fā)展的過程中給予足夠的信息援助

充分發(fā)揮檔案信息化的利用價值，豐富檔案借閱方式。高校在檔案文化建設(shè)的過程中，難免會用到曾經(jīng)的數(shù)據(jù)資源，而過往數(shù)據(jù)的使用在高校檔案文化建設(shè)工作中是比較頻繁的，比如某藝術(shù)院校在發(fā)展的過程中就需要在藝術(shù)創(chuàng)作以及教學(xué)方面保留的資料，這些資料都被高校以檔案的形式記錄下來，所以高校在使用的時候會非常方便。這樣可以為藝術(shù)院校的學(xué)生提供相應(yīng)的技術(shù)援助，學(xué)生可以在觀看過往藝術(shù)素材的過程中獲得靈感，從而對藝術(shù)創(chuàng)作有所啟發(fā)，幫助其理順表演作品的思路。檔案資料不僅對學(xué)生有著重要的作用，對教師開展教學(xué)活動也有不小的作用，很多藝術(shù)研究工作都是需要檔案資料輔助進(jìn)行的，在有實際例子的支持下能夠提高教研工作的精準(zhǔn)度。

（三）完備檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，提高硬件環(huán)境建設(shè)和系統(tǒng)軟件建設(shè)

高校需要不斷完善電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)，建立大容量的資源數(shù)據(jù)庫和大規(guī)模的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)，不斷完善計算機(jī)本身的邏輯功能，充分發(fā)揮計算機(jī)的作用，為檔案信息化建設(shè)提供更好的物質(zhì)條件和精神條件。

三、高校檔案信息化建設(shè)對高校檔案文化建設(shè)的影響

高校檔案對高校而言，是一筆豐厚的文化資產(chǎn)。高校檔案具有較強(qiáng)的文化屬性，因此在開展相應(yīng)工作時應(yīng)對高校檔案進(jìn)行正確的認(rèn)知，不能僅僅只是將高校檔案當(dāng)成是數(shù)據(jù)，還應(yīng)明確高校檔案在學(xué)校文化建設(shè)的重要位置，基于其自身具備的文化價值基礎(chǔ)上，才能保障高校在新時期進(jìn)行穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。高校檔案是高校記錄過往經(jīng)歷的主要載體，通過文字可以再現(xiàn)學(xué)校曾經(jīng)的過往。所以高校在開展文化建設(shè)的過程中，需要重視高校檔案管理工作，并加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，如此才能確保高校文化建設(shè)內(nèi)容的豐富以及高度的準(zhǔn)確性。高校在發(fā)展過程中，會頻繁地使用檔案數(shù)據(jù)，而科學(xué)合理地處理檔案數(shù)據(jù)才可以促使高校更好地進(jìn)行檔案文化建設(shè)。

（一）檔案信息化建設(shè)提高檔案管理工作質(zhì)量

檔案信息化水平的發(fā)展，現(xiàn)代檔案電子文件管理模式逐漸取代傳統(tǒng)人工管理模式，更加方便、快捷、安全。電子文件可以由文件形成部門隨時存檔，檔案管理者可以按事由給予檔案分類登記，運用電子編碼技術(shù)，并設(shè)置訪問權(quán)限，便于查找利用。電子文檔的管理方式與傳統(tǒng)檔案不同，可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化平臺提高檔案存儲能力，也能大大減小檔案管理人員的工作量?，F(xiàn)代檔案管理主要是電子文檔歸檔管理，由此也產(chǎn)生了網(wǎng)絡(luò)文件存儲管理、文件信息認(rèn)證等一系列信息安全的問題，因此檔案管理的安全性也更加重要，檔案管理部門可以將紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，以便于資源利用。

（二）檔案信息化為高校檔案文化的傳播發(fā)揮積極作用

在信息資源極大豐富的今天，信息化建設(shè)為海量信息資源的收集提供了方便，借助互聯(lián)網(wǎng)便能收集相關(guān)信息，檔案文化的持久發(fā)展也需要持續(xù)不斷的內(nèi)容提供?？茖W(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化水平的不斷提升，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄方式已逐漸被數(shù)字化所替代，記錄方式更加豐富，檔案載體更加多樣化。各高校也正逐步開展館藏檔案的數(shù)字化、信息化管理，信息化的不斷發(fā)展使高校檔案的在學(xué)生、老師間傳播范圍更為廣闊，這也能夠直接促進(jìn)檔案文化的建設(shè)。

（三）檔案信息化有助于高校檔案文化的發(fā)展

高校檔案工作涉及的領(lǐng)域非常廣泛，所以對高校日常工作會有非常大的影響，高校的教學(xué)、管理、科研等工作，無一例外都需要進(jìn)行檔案管理。學(xué)校舉辦文化活動，也會以不同方式將活動內(nèi)容記錄到校園檔案中，從這里不難看出檔案工作是對學(xué)校發(fā)展工作的記錄，但其工作表現(xiàn)絕不僅僅只是對學(xué)校歷史的一種記錄，對學(xué)校發(fā)展也有著重要的積極作用，并且能夠幫助高校在建設(shè)文化的過程中保有創(chuàng)造力以及凝聚力。

四、結(jié)語

高校信息化建設(shè)對高校檔案文化建設(shè)所做出的貢獻(xiàn)，是其他任何工作都無法取代的，高校檔案從學(xué)校建立的時候就存在了，對高校檔案各個階段發(fā)生的事情都進(jìn)行了描述。在學(xué)校的發(fā)展中，高校檔案也逐漸形成了一種獨特的文化，高校進(jìn)行文化建設(shè)的同時，也需要大力發(fā)展檔案文化的構(gòu)建工作，在發(fā)展的過程中，需要明確檔案在文化傳播方面的作用。做好高校信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，為高校檔案文化建設(shè)平穩(wěn)發(fā)展提供堅實的保障。

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◎編輯 陳鮮艷