試論中學檔案管理信息化建設的有效策略

肖玉珊

摘 要：本文對中學檔案管理信息化建設進行了簡單的介紹，從信息化管理實際情況角度出發(fā)，討論其建設需要，并提出相應的建設策略，希望本文能夠為中學檔案管理工作的發(fā)展提供幫助。

關鍵詞：中學；檔案管理；信息化建設

中學檔案管理工作是對中學學校發(fā)展過程中的一切資料的收集、存儲和調(diào)取的過程。檔案管理工作不僅是學校發(fā)展變化的記錄者和見證者，也是學校未來發(fā)展的獻策者，這意味著，在信息時代，檔案管理需要開拓視野，從大局著眼，從細節(jié)著手，逐步提高管理效率和管理價值。目前中學檔案管理已經(jīng)全面進入信息化時代，尋找有效的建設策略，促進檔案管理工作發(fā)展，值得我們進行深入探索。

1 中學檔案管理信息化建設概況

檔案管理信息化，簡單來講，就是講傳統(tǒng)的人工管理形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理形式，其中包括檔案資料形式數(shù)字化，存儲方式信息化，管理路徑信息化。將人工管理過程中的許多工作交由計算機和網(wǎng)絡處理，甚至實現(xiàn)無紙化的檔案管理工作，是檔案管理信息化建設的主要表現(xiàn)，這一點，很多中學學校已經(jīng)做到了。但是，信息化建設與傳統(tǒng)人工管理的區(qū)別在于檔案服務作用的展現(xiàn)以及檔案的社會價值的發(fā)揮，這是中學檔案管理信息化建設的主要發(fā)展方向。

2 中學檔案信息化管理的發(fā)展需要

2.1 提高檔案管理工作效率

信息化檔案管理系統(tǒng)是一個綜合的管理系統(tǒng)，不僅包括各種硬件設施，如檔案存放環(huán)境及相關設施、辦公的設備、維護設施等，同時還包括各種軟件設施，如管理軟件系統(tǒng)，人力資源等等。在中學檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)硬件很到位，可是軟件有問題；或者是管理隊伍很優(yōu)秀，但是管理設施和管理條件較差的問題，這些都是檔案信息化管理系統(tǒng)軟硬件沒有很好融合的表現(xiàn)。某些環(huán)節(jié)之間的不匹配、不協(xié)調(diào)嚴重影響了檔案信息化管理效能的發(fā)揮，降低檔案管理工作的效率。因此看，不斷提升工作效率，中學檔案管理信息化建設的第一需要。

2.2 展現(xiàn)檔案的服務價值

在信息時代，檔案就是最有價值、集中性最強的信息資源，中學檔案包含了與中學學校發(fā)展的一切內(nèi)容，而數(shù)字化管理的目標，就是實現(xiàn)中學檔案資源的高效利用，突出檔案管理的服務價值，展示出其對中學學校、教師以及學生的服務價值。因此，提高服務意識，展示服務作為是中學檔案管理信息化建設的需要之一。

2.3 提高檔案的利用率

中學檔案不僅對學校師生發(fā)展和中學學校建設有著重要的價值，也能夠反映區(qū)域內(nèi)學校教育的基本情況、師資力量，甚至能夠通過檔案數(shù)據(jù)分析，預測地區(qū)人才發(fā)展的主要走向，為城市發(fā)展中的人才戰(zhàn)略實施提供幫助。中學檔案管理的價值發(fā)揮取決于對檔案的有效利用。但是目前很多中學的檔案管理工作，仍僅限于對檔案資料的收集、存儲和調(diào)取，主動利用的情況不多，很多檔案資料在收集之后就進入了固化狀態(tài)，使用頻率非常低。這樣的檔案利用率無法使檔案的價值充分發(fā)揮出來，也不能突出檔案管理信息化的優(yōu)越性，因此，中學檔案管理信息化建設的重要需求，是提高檔案利用率，這也是檔案管理工作的創(chuàng)新點。

3 中學檔案信息化建設的有效策略

3.1 加大硬件和軟件以及人力資源的資源投入

檔案管理信息化發(fā)展所需要的三個基本條件是硬件、軟件、人力，這三個條件代表了信息化發(fā)展所利用的寶貴資源。中學檔案管理工作效率較低，使得提高工作效率成為信息化建設的主要需求，則中學學校應該從這三個基本條件入手，思考如何為檔案管理工作創(chuàng)造更好的條件，因此，加大硬件、軟件和人力資源投入，是檔案管理信息化建設的首要策略。第一，學校檔案管理部門要根據(jù)自身情況，通過分析當下的檔案信息化建設找出自身的短板，盡快彌補。第二，對于信息化管理硬件的環(huán)境設施，檔案管理部門要盡量爭取學校資金進行改造和優(yōu)化，保證工作的合理開展。在信息化管理軟件方面，管理部門要和軟件商進行充分的溝通，制定一套切實的、具有可操作性的檔案管理軟件，同時在日常工作開展的過程中，及時就軟件出現(xiàn)的問題與軟件廠商進行交流和溝通，定期對軟件進行更新升級。第三，檔案管理部門還要盡快打造一支精銳的管理隊伍，通過專業(yè)技術培訓、實踐操作指導、績效評優(yōu)等各種形式來提高管理人員的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)，將人員凝聚起來，形成一種良好向上的工作氛圍，發(fā)揮出人力資源的強大軟實力。

3.2 積極建立檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源共享

中學檔案管理信息化建設與傳統(tǒng)檔案管理工作最主要的區(qū)別，在于將檔案資源是為開放性資源，使其展示出服務價值，為中學教師和學生、學校發(fā)展乃至區(qū)域教育事業(yè)的發(fā)展提供幫助，這一發(fā)展需要的實現(xiàn)，取決于檔案數(shù)據(jù)庫能否實現(xiàn)資源共享，因此，建立共享型的檔案數(shù)據(jù)庫，是中學檔案信息化管理發(fā)展的有效策略之一。首先，中學學校應該對現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫進行整理，優(yōu)化登錄模式、優(yōu)化檔案調(diào)取和查閱步驟，使學校教師和學生能夠順利使用數(shù)據(jù)庫；其次，中學學校應該重視豐富檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)的資源類型，除了紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案之外，還要將音頻、視頻、照片等納入到檔案管理當中，打造全方位的檔案資料平臺，創(chuàng)立報道型的檔案資料形式，方便教師、學生以及學校領導調(diào)取使用；第三，中學學校應關注本校檔案數(shù)據(jù)庫與其他學校檔案數(shù)據(jù)庫、所在城市的人力資源與社會保障局、教育局、科技管理部門檔案數(shù)據(jù)庫的聯(lián)動建設，爭取建立多個數(shù)據(jù)庫互通的信息化發(fā)展結(jié)構(gòu)，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)本校檔案的共享，還能夠迅速利用其他數(shù)據(jù)庫的檔案完善本校檔案管理工作。

3.3 以互聯(lián)網(wǎng)思維為核心開展檔案管理工作

中學學校的檔案資料，不僅對中學師生個人發(fā)展以及學校發(fā)展具有重要價值，還是寶貴的社會資源，從宏觀角度講，我國中學的檔案資料在某種程度上反映了我國中級教育的基本狀態(tài)，能夠展示出關乎國計民生的重要內(nèi)容。因此，中學檔案管理工作應重視檔案資料的利用，以互聯(lián)網(wǎng)思維為核心開展檔案管理工作，者是信息化建設的必要策略。首先，中學學校的領導和全校教師應充分重視檔案管理工作，學會對檔案內(nèi)容進行積極主動的查詢和應用，檔案管理工作者也應該具有創(chuàng)新意識，為全校師生主動提供檔案服務，如根據(jù)學生的學習成績檔案資料，分析某一個班級的學習狀態(tài)以及班主任的班級管理能力，為班級發(fā)展提供科學的資料基礎；其次，檔案管理工作人員應主動學習檔案數(shù)據(jù)處理技術，定期展開檔案資料分析討論會，充分利用檔案資源，從全局角度出發(fā)，為學校師生以及校園發(fā)展計劃獻策獻計。

4 結(jié)論

綜上所述，中學檔案管理信息化已經(jīng)初步走入正軌，中學學校具備信息化管理的基本硬件和軟件設施，具備進一步開展檔案信息化建設的條件，但是在實際的工作過程中還存在一些問題。不斷提高檔案管理工作的效率、展示信息化檔案的服務價值，提高檔案的利用率，是信息化檔案管理的主要發(fā)展需要，中學學校應對檔案管理工作加大資源投入，建立并完善檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源共享，在檔案管理工作中使用互聯(lián)網(wǎng)思維提升檔案資料的利用程度，只有這樣，檔案管理信息化發(fā)展才能穩(wěn)步提升。

參考文獻

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