醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員考績檔案管理之我見

洪勵

摘 要：本文簡要闡述了醫(yī)院考績檔案的作用及特點，并在此基礎(chǔ)上，從醫(yī)院考績檔案的收集、整理、利用三個環(huán)節(jié)對其管理要點進行了探討。

關(guān)鍵詞：考績檔案；檔案管理；醫(yī)院檔案管理

考績檔案完整的記錄了專業(yè)技術(shù)人員的資歷、能力、業(yè)績和專業(yè)技術(shù)水平，是專業(yè)技術(shù)人員在工作和科研活動中形成的真實歷史記錄。醫(yī)院是專業(yè)技術(shù)人員較為密集的單位，每年都有大量的科研、醫(yī)療材料形成，因此，醫(yī)院建立完善的專業(yè)技術(shù)人員考績檔案并進行科學(xué)化的管理，對促進醫(yī)院各項工作的順利開展具有十分重要的意義。

1 醫(yī)院考績檔案的作用

考績檔案是記錄醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員工作經(jīng)歷、能力，學(xué)術(shù)水平、科研成果的憑證材料，不但反映了醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人才的業(yè)務(wù)水平，同時也體現(xiàn)了醫(yī)院整體的醫(yī)療技術(shù)水平與發(fā)展?jié)摿?，其在醫(yī)院人力資源管理中的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是考績檔案真實記錄了醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)發(fā)展過程，是個人業(yè)績的真實寫照，建立完善的考績檔案，體現(xiàn)了醫(yī)院在管理層面尊重知識、尊重人才的管理理念，是對專業(yè)技術(shù)人才的一種認可，能夠在一定程度上增強專業(yè)技術(shù)人員的榮譽感；二是考績檔案在客觀上反映了醫(yī)院的整體人才狀況、技術(shù)實力、科研水平以及發(fā)展?jié)摿?，體現(xiàn)了的醫(yī)院專業(yè)技術(shù)實力；三是國家實驗室認可明確要求，單位應(yīng)保留所有技術(shù)人員的教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能證明記錄，建立完善的考績檔案可以為國家實驗室認可提供必要的服務(wù)支持；四是考績檔案的建立有利于醫(yī)院全面客觀的考察、管理所屬專業(yè)技術(shù)人員，為人才的聘用、晉升、流動提供依據(jù)；五是考績檔案完整記錄了專業(yè)技術(shù)人員在醫(yī)療工作、科研實踐中創(chuàng)造出的成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，對醫(yī)院綜合技術(shù)水平的提升具有重要的參考和借鑒價值。

2 考績檔案的特點

考績檔案雖可歸類于人事檔案的范疇，但與一般的人事檔案又有所不同。其特點主要有以下幾個方面：一是考績檔案以有技術(shù)職稱的專業(yè)技術(shù)人員為建檔對象。考績檔案中的每份檔案都完整地記錄和反映了一名技術(shù)人員的成長過程和各階段學(xué)術(shù)水平，內(nèi)容包括了該專業(yè)技術(shù)人員的基本情況、年度考核情況、資格和學(xué)歷證明、再教育及專業(yè)技能培訓(xùn)情況、所獲得的成果榮譽、專業(yè)學(xué)術(shù)論文等。二是考績檔案是專業(yè)技術(shù)人員在從事醫(yī)療工作、科學(xué)研究以及業(yè)務(wù)管理等活動中形成的文件材料，一方面是具體單位人力資源管理的依據(jù)作用，另一方面也具有知識傳播載體的作用，因此，遵循實事求是的原則是考績檔案的重要特征，也就是說考績特點必須具備真實性。三是考績檔案要有延續(xù)性。醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)活動都是延續(xù)性的，是一個動態(tài)的過程，會不斷有新的檔案材料生成，因此要進行不斷的補充更新，使考績檔案保持一個相對的完整。四是醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員考績檔案內(nèi)容是多方面、多層次的，來源廣泛且較為分散，這種分散性特征為考績檔案的收集帶來一定的難度。

3 醫(yī)院考績檔案的管理要點

3.1 醫(yī)院考績檔案的收集

考績檔案的收集是其管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，同時也是至關(guān)重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由于考績檔案的分散性特點，檔案收集存在一定的難度，且一些專業(yè)技術(shù)人員對檔案管理的認識不到位，總認為考績檔案材料傾注了個人的大量心血，自己保管更為安全，使得考績檔案的收集工作難以有效開展。基于此，醫(yī)院相關(guān)管理部門應(yīng)加強對專業(yè)技術(shù)人員的宣傳力度，提高其對考績檔案重要性的認識，使其能夠化被動為主動，積極配合檔案管理部門或人員進行考績檔案的收集工作。同時，醫(yī)院檔案管理部門也應(yīng)加強對專業(yè)技術(shù)人員考績檔案的主動收集力度，不能坐等材料上門，每年應(yīng)定期收集、整理上一年度專業(yè)技術(shù)人員的科研與教育培訓(xùn)材料，包括學(xué)術(shù)活動、研究成果、培訓(xùn)進修情況、學(xué)術(shù)論文等。此外，對新調(diào)入單位的專業(yè)技術(shù)人員，應(yīng)盡可能讓原單位將考績檔案轉(zhuǎn)過來，確?？伎儥n案的完整性；對于新畢業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員，應(yīng)要求其將個人簡歷、學(xué)歷證明文件等按規(guī)定時間上交建檔。

3.2 醫(yī)院考績檔案的整理

對收集而來的考績檔案材料進行歸檔整理，同樣也是考績檔案管理的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院考績檔案管理人員應(yīng)根據(jù)考績檔案內(nèi)容的不同，科學(xué)合理的進行考績檔案的歸納分類、編目、著錄，并進行妥善的保存?？伎儥n案在形成后，管理人員要遵循檔案管理的基本原則，根據(jù)考績檔案的特點，以個人建檔，按一人一卷的形式，案卷次序編排應(yīng)先按姓氏，后按職稱從高到低；卷內(nèi)次序編排應(yīng)先按類別，后按形成時間順序；每卷有卷內(nèi)目錄，每份材料有順序號。檔案號一但生成，即使調(diào)離科室也不再變動，以個人為單位分類匯總后以盒裝形式上架存放，案卷盒背脊處注明標簽，建立統(tǒng)一的檢索工具以便于查閱。

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離、退休后，其考績檔案要抽出來另架存放。保管期限原則上應(yīng)為長期。由于醫(yī)院屬于專業(yè)技術(shù)人員密集的單位，人員的流動性較大，因此應(yīng)每年更新一次檔案目錄。考績檔案的保存應(yīng)配備標準的庫房，硬件設(shè)施應(yīng)完備，確保考績檔案的存放安全。

3.3 醫(yī)院考績檔案的利用

利用是考績檔案管理的核心環(huán)節(jié)，也是考績檔案價值所在。在醫(yī)院考績檔案的利用方面，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)加強服務(wù)意識，努力提高考績檔案的利用率，切實發(fā)揮考績檔案服務(wù)醫(yī)院發(fā)展，服務(wù)醫(yī)療、科研的作用。首先來說，考績檔案材料大部分內(nèi)容是在專業(yè)技術(shù)人員工作中形成的，保密要求相對較低，可將其作為科教、職稱評定的憑證，個人有權(quán)利利用這部分檔案。其次，考績檔案可作為上級機關(guān)檢查本單位以及個人工作時出示的反映本單位及個人專業(yè)技術(shù)實力的一種憑證。例如實驗室認可評審、科研培訓(xùn)檢查等。第三，通過對考績檔案分類匯總，既可以具體到個人，也可以擴充到科室，還能對單位整體人才隊伍狀況、專業(yè)技術(shù)能力和水平做出分析，十分有利于醫(yī)院管理者及上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及時了解和掌握醫(yī)院各專業(yè)人員現(xiàn)狀，為合理培養(yǎng)和利用各類人才提供重要參考依據(jù)。

4 結(jié)束語

總的來說，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員考績檔案的有效管理，對醫(yī)院人力資源管理具有十分重要的促進作用。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)加強對專業(yè)技術(shù)人員考績檔案管理的重視程度，尤其是在當(dāng)前的信息環(huán)境下，應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機技術(shù)等的應(yīng)用，著力提升考績檔案的管理效率，進而充分發(fā)揮考績檔案的作用。

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