檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

徐揚(yáng)

摘 要：計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是新時(shí)代的重要標(biāo)志，檔案管理工作也應(yīng)該從傳統(tǒng)的文書立卷方法朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。完成檔案管理從傳統(tǒng)模式向保存數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化為基本特征的新型檔案管理模式轉(zhuǎn)變是時(shí)代發(fā)展的必然要求。本文從信息化管理的優(yōu)勢(shì)說起，分析了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)所存在的問題及對(duì)策建議，供大家參考評(píng)閱。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)今社會(huì)已步入網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析的廣泛應(yīng)用讓我們的生活和工作變得更加豐富和便捷。不管什么事物都是向前發(fā)展的，推陳出新是必然趨勢(shì)。我們從事檔案管理工作的人員也應(yīng)該順應(yīng)大形勢(shì)作出改變與創(chuàng)新。加快檔案信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理的要求，推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展是擺在我們面前的緊迫任務(wù)。

1 檔案電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 檔案信息化有利于檔案的歸檔和查詢

檔案文件轉(zhuǎn)換成電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求將電子檔案從任何角度分類，組合成各種案卷。應(yīng)用信息化系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、組織，對(duì)檔案信息目錄進(jìn)行數(shù)字化管理顯示，計(jì)算機(jī)的自動(dòng)檢索功能代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工翻找，可以快速獲得所需的檔案信息。它極大程度地減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率。，不管是管理檔案的人還是查閱檔案的人，都因?yàn)橛辛擞?jì)算機(jī)技術(shù)和電子檔案的存在而少費(fèi)很多時(shí)間和精力。這樣也就便于檔案的查詢和開發(fā)應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)的的應(yīng)用可以說是新時(shí)期檔案管理工作最顯著的一個(gè)特點(diǎn)。

1.2 檔案信息化有利于文檔資料的存儲(chǔ)和查缺補(bǔ)漏

傳統(tǒng)的文書立卷方法出錯(cuò)的幾率很大，在歸檔時(shí)遇到文件收集不齊或漏交時(shí)，如果補(bǔ)漏增缺，就不得不拆卷重新做。這不僅增大了檔案管理人員的工作量，而且容易讓原始的檔案文件受到損害，造成不可追回的損失。使用電子技術(shù)管理，文檔按件整理歸檔就不會(huì)形成積存，可隨時(shí)增缺補(bǔ)漏，只需要修改一下檔案目錄就可以了。

1.3 檔案信息化有利于檔案信息的共享

檔案信息化不受時(shí)間、空間的限制，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，實(shí)現(xiàn)從前傳統(tǒng)檔案管理模式不可能實(shí)現(xiàn)的即時(shí)遠(yuǎn)程服務(wù)，方便進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和及時(shí)應(yīng)用檔案信息。檔案電子信息化的優(yōu)勢(shì)決定了檔案在今后的使用中更加的方便、快捷、實(shí)用。從而提高了檔案的利用率，更好的發(fā)揮其為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的作用，單位的其他業(yè)務(wù)發(fā)展更離不開我們檔案工作方面的輔助。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

2002年11月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)發(fā)展綱要》。16年過去了，我國檔案信息化建設(shè)仍處于一個(gè)較低的水平，各級(jí)部門間的基礎(chǔ)條件和資金投入?yún)⒉畈积R，造成檔案信息化建設(shè)的嚴(yán)重滯后。檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)和通用的硬件設(shè)施，帶來了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的不同，缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。這樣的結(jié)果是檔案信息共享性差，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)跟不上發(fā)展的需要。雖然很多檔案工作者已經(jīng)意識(shí)到了檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)相同的重要性，但由于受眾多因素的制約，目前遲遲不能解決。其中最大的因素就是國家大環(huán)境發(fā)展的不平衡，諸如傳統(tǒng)體制因素的制約，檔案管理工作隸屬單位部門的不同，且國家沒有一個(gè)檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不同省市、部門各自發(fā)展。作為基層檔案管理工作者，我們迫切要求上級(jí)部門盡快制定檔案信息化建設(shè)工作統(tǒng)一所需的文檔、數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)評(píng)價(jià)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)問題。

2.2 經(jīng)費(fèi)的投入問題

單位的辦公經(jīng)費(fèi)對(duì)檔案管理工作投入嚴(yán)重不足，有限的辦公經(jīng)費(fèi)往往都被用到了其他項(xiàng)目上去，需要使用檔案時(shí)卻抱怨檔案信息的用處不夠足、價(jià)值不大，以后更加忽視檔案工作中。沒有了經(jīng)費(fèi)的投入，自然無法統(tǒng)一購置設(shè)備，無法統(tǒng)一培訓(xùn)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。也就可以看出各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不夠重視。我認(rèn)為經(jīng)費(fèi)的嚴(yán)重缺乏問題是檔案信息化建設(shè)最大的制約因素。

2.3 檔案工作人員缺乏高水平的專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案信息化建設(shè)更要求工作人員不僅僅掌握檔案管理方面的知識(shí)，還要求掌握計(jì)算機(jī)等電子技術(shù)方面的能力。目前，我單位乃至更大范圍內(nèi)的檔案管理工作人員基本沒有接受過正規(guī)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。而且，很多檔案管理工作者是兼職，其大量的精力還要做好其他工作，還有單位返聘退休職工管理檔案，這些人專業(yè)水平不高又習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，勢(shì)必嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)程。

3 檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的對(duì)策

1）我們從事檔案管理的工作人員應(yīng)該建議檔案局組織本市的各單位、部門之間的工作交流，增強(qiáng)與其他系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，盡力改變當(dāng)前信息化管理分散的現(xiàn)狀。并根據(jù)交流經(jīng)驗(yàn)出臺(tái)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。起碼在本市采購統(tǒng)一的檔案管理軟件系統(tǒng)，確立一個(gè)檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。再結(jié)合本單位的實(shí)際情況，明確工作思路，注重成本效益，讓檔案信息化工作有章可循，有序發(fā)展，并在實(shí)踐中不斷完善。

2）檔案工作者不僅需要自己任勞苦干，還要利用一切可以利用的條件加大宣傳檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容、重要性和優(yōu)越性，讓領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)公眾都能通過宣傳來了解我們所從事的檔案工作和檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程及重要意義，只有人們認(rèn)識(shí)到了檔案在工作生活中的重要意義，才能讓領(lǐng)導(dǎo)和群眾從心理上重視檔案管理工作并支持檔案信息化建設(shè)，從而增加檔案辦公的經(jīng)費(fèi)，解決檔案信息化建設(shè)的最大障礙。

3）從自身加強(qiáng)檔案工作的專業(yè)學(xué)習(xí)、努力提高信息化建設(shè)所需的專業(yè)素養(yǎng)。無論是上級(jí)部門、檔案局或本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作有多大的支持力度，要想把自身的檔案管理工作做好，最離不開的是自己對(duì)本行業(yè)的熱愛與進(jìn)拼搏取。從事檔案管理的人員素質(zhì)高低，直接影響著檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的發(fā)展。工作、生活中多學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，調(diào)整心態(tài)、更新觀念，埋頭苦干、甘做無名英雄，積極參加開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷掌握新技術(shù)、新方法。任何技術(shù)、軟件的核心因素是人，根據(jù)實(shí)際情況把現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用到檔案管理中來，以適應(yīng)新的時(shí)代環(huán)境。充分管理和利用好檔案信息，提高工作效率，服務(wù)于社會(huì)。

4 總結(jié)

當(dāng)今社會(huì)，科技技術(shù)以驚人的發(fā)展速度改變著我們的生活，向著各個(gè)領(lǐng)域滲透，其高效、便捷的優(yōu)勢(shì)已經(jīng)無需多言。檔案信息化建設(shè)在今后將是我們檔案管理工作中長期研究的一個(gè)重要課題。檔案管理走向信息化是新時(shí)期這個(gè)行業(yè)的必然趨勢(shì)。在檔案管理走入一個(gè)新起點(diǎn)的同時(shí)，我們檔案管理工作人員也要處理好由它所引起的各項(xiàng)問題，促進(jìn)檔案信息建設(shè)的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。堅(jiān)持實(shí)事求是，做好基礎(chǔ)性、程序性和經(jīng)常性的工作，為了檔案管理工作越來越好而努力奮斗。為國家隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)出上自己的一份力！