信息化時代檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

宋喜山

摘 要：信息時代的到來，使檔案信息管理也從紙質(zhì)的檔案悄然轉(zhuǎn)變到電子檔案，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。檔案是真實(shí)記錄過去發(fā)生的事件，是社會的重要資源。提高效率和保護(hù)檔案成為檔案管理的重要內(nèi)容，也對檔案管理人員有了更高的要求。筆者將從以上幾點(diǎn)分析，檔案管理人員應(yīng)具備什么樣的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案管理；人員素質(zhì)

信息化時代的到來，改變了檔案的存儲和管理方式。檔案不再局限于紙質(zhì)檔案，電子檔案已經(jīng)進(jìn)入人們的生活工作中。檔案管理方式應(yīng)時代要求，也變得越來越科學(xué)性，安全性和準(zhǔn)確性。檔案管理人員的工作水平也需相應(yīng)提升，工作人員的素質(zhì)要求也會更高。這就需要檔案管理人員積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理方式，提升自身專業(yè)素質(zhì)，適應(yīng)社會的發(fā)展。

1 當(dāng)前時期電子檔案的應(yīng)用特征

檔案是記載發(fā)生過的事件的載體，分電子檔案和紙質(zhì)檔案。兩者是有本質(zhì)區(qū)別的，其依托的載體也有所不同。前者是依靠電子信息技術(shù)的數(shù)據(jù)存儲功能，而后者是依靠紙張書寫保存。因此兩者的應(yīng)用特點(diǎn)以及應(yīng)用方式存在明顯差異。利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集整理檔案信息，其效率和準(zhǔn)確性要高得多。對于電子檔案的管理過程中，利用電子信息技術(shù)管理檔案更具系統(tǒng)性。對不同類型的檔案進(jìn)行分類，查閱人員只要輸入關(guān)鍵詞就能快速找到自己所需要的檔案，方便快捷。除此之外，電子檔案也更具安全性。只需要儲存卡就能永久保存，而紙質(zhì)檔案還會有損壞情況發(fā)生。龐大的紙質(zhì)檔案存放空間是一個問題，如何對紙質(zhì)檔案進(jìn)行無損的保存更是一個難以解決的問題。

2 信息化時代檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

2.1 思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)

良好的思想政治素養(yǎng)和職業(yè)道德素質(zhì)，是每一個檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)。通常來說，檔案管理人員管理的檔案都是一些機(jī)要文件，這些文件對單位有著重要的影響。檔案信息的泄露需要從檔案管理人員做起，這就需要檔案管理人員具備一定的政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度，也是檔案信息安全的重要保障。當(dāng)檔案管理人員面對社會的誘惑時，能時刻謹(jǐn)記自己的職責(zé)，拒絕誘惑。

2.2 專業(yè)的素質(zhì)

每一行業(yè)都需要管理人員具備專業(yè)的行業(yè)素質(zhì)，檔案管理也不例外。專業(yè)的檔案信息管理素養(yǎng)，是使檔案管理有序性的保證，是檔案信息管理工作高效率的前提，從而達(dá)到查閱人員快速查閱檔案的最終目的。檔案管理本身就是一件復(fù)雜、綜合性強(qiáng)的工作，檔案管理人員不僅僅是簡單的保管檔案，幫助查閱人員查找檔案資料，檔案的收集管理分門別類等也是重要的工作內(nèi)容。這些工作內(nèi)容也都需要檔案管理人員具備相應(yīng)的工作技能、管理辦法，如檔案目錄的制作，關(guān)鍵詞快速搜索，電子檔案的科學(xué)性整理以及安全保管等等。尤其是電子檔案，還需要檔案管理人員具備一定的計算機(jī)知識，實(shí)踐操作技能，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)檔案管理系統(tǒng)的漏洞，保證檔案管理工作的安全性。

2.3 創(chuàng)新

時代在發(fā)展，創(chuàng)新意識必不可少。現(xiàn)代化的檔案管理工作，不僅與傳統(tǒng)上有著本質(zhì)的區(qū)別，在信息化時代，檔案管理還具有時效性。電子檔案是以計算機(jī)的存儲為載體，會隨著時代的發(fā)展而不斷變化、前進(jìn)。如果要保持電子檔案的完整性，檔案管理信息系統(tǒng)也需隨著時代的發(fā)展而創(chuàng)新，停滯不前只會不利于檔案管理。相對應(yīng)的，檔案管理人員創(chuàng)新意識不能殞沒，有創(chuàng)新才能有發(fā)展，如果失去的創(chuàng)新，檔案管理只會越來越滯后，難以滿足當(dāng)今社會的需要。除此之外還需有敏銳的創(chuàng)新嗅覺，及時發(fā)現(xiàn)在檔案管理制度中的問題，解決問題，完善制度。檔案管理工作想要取得快速發(fā)展，是需要檔案管理人員不斷創(chuàng)新提供新方法新思路的。

2.4 法律意識

我國是法制國家，任何行業(yè)任何人都需遵紀(jì)守法。檔案管理人員也需具備一定的法律意識，保證檔案管理工作不會觸碰法律紅線。我國有專門的檔案管理法律法規(guī)，檔案管理人員也是需要熟知的。并根據(jù)法律法規(guī)來管理檔案，杜絕私自銷毀、造假、泄露檔案信息。對于傳統(tǒng)的檔案管理人員，法律意識仍需加強(qiáng)學(xué)習(xí)，新時期的檔案管理人員更是需要熟讀檔案管理法。

3 檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展現(xiàn)狀

3.1 檔案管理效率低

目前來說，許多檔案管理人員還是傳統(tǒng)人員，對于計算機(jī)還不是非常熟悉。很多單位的檔案管理人員還不具備計算機(jī)技能，對檔案難以進(jìn)行有效管理以及應(yīng)用。造成檔案收集上傳電子檔案效率低，準(zhǔn)確度也不高。電子檔案收集人員與管理人員，普遍存在一個信息不對稱的問題，兩者之間沒有進(jìn)行有效對接。這也造成電子檔案收集難度加大，管理不善。

3.2 專業(yè)素質(zhì)人才空缺

目前電子檔案管理還是一個比較新的范疇，學(xué)校里對這方面的人才培養(yǎng)并不是非常完善，對于市場上這方面人才的空缺不能及時補(bǔ)足。高校學(xué)生們對于檔案管理方面沒有興趣，所以檔案管理專業(yè)的學(xué)生少之又少，畢業(yè)后能真正到檔案管理工作崗位上工作的畢業(yè)生更是寥寥無幾。另外，由于之前傳統(tǒng)檔案管理人員也是非專業(yè)人員，因為傳統(tǒng)檔案管理對工作人員的要求不高，以至于都是非專業(yè)人員去從事這方面的工作。她們在一定程度上缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理意識，對于新時期的電子檔案管理，也無法提出專業(yè)的指導(dǎo)或幫助。對電子信息化的檔案管理工作也不能完全勝任，還需要重新培養(yǎng)人才，檔案管理實(shí)現(xiàn)電子信息化的難度又增加不少。

3.3 信息化檔案管理系統(tǒng)不完善

電子檔案管理實(shí)現(xiàn)有序化除了對檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)提成，還需要一個穩(wěn)定的電子管理系統(tǒng)和基本的硬件設(shè)置。但就目前來看，許多單位都沒有一個完善可靠的信息系統(tǒng)，大家的檔案管理也是簡單存儲在計算機(jī)中，檔案管理的硬件設(shè)置也比較滯后。缺乏相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備，大大降低了檔案管理的效率以及質(zhì)量。同時在信息安全上也存在一定的安全隱患，容易造成檔案信息丟失和泄露。

4 結(jié)語

現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平的提高，互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，檔案信息管理也進(jìn)入了電子信息化時代。傳統(tǒng)的檔案信息方式需要及時創(chuàng)新改革，檔案管理人員的綜合素質(zhì)也需要一個質(zhì)的提升。新時期的檔案管理人員，應(yīng)積極跟上時代的發(fā)展，積極學(xué)習(xí)新事物新技術(shù)新理念，不斷提高自身能力，不斷學(xué)習(xí)電子化檔案管理方法。提升法律素養(yǎng)，創(chuàng)新意識，為更好的進(jìn)行檔案管理工作努力。

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