淺談現(xiàn)代化技術與檔案管理的創(chuàng)新

摘 要：信息化社會，檔案資源在單位發(fā)展中的作用突出，在新時期越來越受到人們的重視?，F(xiàn)代化技術的高效發(fā)展為檔案資源建設提供了一條可行性強、高效性和科學性的路徑，許多檔案事業(yè)主體開始探索融合現(xiàn)代化技術與現(xiàn)代檔案管理理論，創(chuàng)新出一種能夠提高檔案管理成效的模式?？傮w來說，在檔案管理中采用現(xiàn)代化技術已經(jīng)成為一種趨勢，也是衡量一個單位檔案管理現(xiàn)代化水平的重要標志。本文的研究重點在于利用現(xiàn)代化技術這一有力抓手來推動檔案管理創(chuàng)新，助益于單位檔案資源建設。

關鍵詞：現(xiàn)代化技術；檔案事業(yè)；創(chuàng)新；系統(tǒng)

1 基本理論概括

1.1 概念界定

社會不斷進步的同時，許多現(xiàn)代化技術也隨之產(chǎn)生，現(xiàn)代化技術對各行各業(yè)的生產(chǎn)生活都造成了很大的影響[1]。同時，信息化社會中，人們獲取信息的方式和渠道更加多樣化，單位在日常工作中產(chǎn)生的信息資源愈來愈多，許多重要的信息資源被匯集在一起形成了檔案，檔案資源的整合發(fā)展和競爭發(fā)展成為一種趨勢。各個單位性質不同，其檔案管理對象也是不同的，但總體而言，檔案管理方式都會表現(xiàn)出一定的共性。現(xiàn)階段，檔案管理學界以及實務部門探討最多的就是利用現(xiàn)代化技術來提升檔案資源建設效能?，F(xiàn)代技術與檔案管理的融合在學界也稱為檔案管理現(xiàn)代化，其主要是指以建設高效、科學和規(guī)范的檔案管理部門為核心，利用現(xiàn)代化技術建立與單位檔案管理實際相契合的檔案管理體系，科學規(guī)劃單位的人力、物力和財力流動，實現(xiàn)單位檔案資源建設網(wǎng)絡化、開放化、自動化和現(xiàn)代化。

1.2 檔案管理創(chuàng)新的目標

從宏觀層面來看，單位檔案管理主要是服務于經(jīng)濟建設和社會建設，單位投入大量的人力、物力和財力將現(xiàn)代化技術融入到檔案管理當中，主要是為了充分利用檔案信息資源，提高單位的運轉效率，進而使單位更好地面向社會提供服務[2]。從微觀上看，單位利用科學的管理方法，以現(xiàn)代化技術為依托，系統(tǒng)規(guī)劃檔案管理的內容，以此保障檔案管理現(xiàn)代化的順利進行。同時，單位需要建立相適應的檔案管理體系，科學選用先進的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理設備，提高單位檔案部門的運轉效率。

2 檔案現(xiàn)代化建設存在的問題

2.1 檔案數(shù)字化水平不高

檔案數(shù)字化主要是針對紙質檔案管理提出來的，將紙質檔案進行數(shù)字化轉化，可以實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案的一體化管理。現(xiàn)階段，部分單位在檔案數(shù)字化工作中，沒有充分利用現(xiàn)代化技術對紙質檔案進行集成化處理，導致紙質檔案的處理效率不高，例如，部分地區(qū)甚至沒有購置高速掃描儀，仍然需要檔案管理人員對紙質文件進行一項一項掃描。又如，許多單位沒有開展檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，在利用現(xiàn)代化工具對檔案進行分類和編目方面仍然存在缺陷。正是由于檔案數(shù)字化水平不高，導致檔案檢索時間較長，難以準確的在檔案管理系統(tǒng)上進行內容定位。

2.2 檔案安全問題

部分單位的檔案價值較高，涉及到人事、財務及技術等領域，典型如財會檔案、人事檔案進行科技檔案等等[3]?，F(xiàn)階段，在檔案管理中運用最多的主要是大數(shù)據(jù)技術、信息集成技術以及信息共享技術，這些都需要利用到互聯(lián)網(wǎng)工具?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境中存在大量的病毒，一旦被黑客植入相關病毒進入到檔案管理系統(tǒng)當中，檔案將面臨著被非法竊取、篡改和遺失的危險。許多單位由于沒有重視檔案安全管理，沒有采取相應的現(xiàn)代化技術來防范病毒入侵，導致許多重要檔案被非法份子所竊取。

3 檔案現(xiàn)代化建設的原則

單位利用現(xiàn)代化技術實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新必須遵循的一定的原則，符合一定的規(guī)律，這也是唯物辯證法的基本要求。檔案現(xiàn)代化建設應當遵循以需求為導向建設、以項目帶動發(fā)展、統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理以及穩(wěn)步實施檔案管理的原則，具體而言，可以細化如下：

第一，以需求為導向建設。單位進行檔案建設必須考慮單位不斷發(fā)展變化和日益增長的利用檔案信息資源的需求，根據(jù)單位的實際工作來收集相關的信息資源并歸類成檔，促進檔案信息資源的縱向與橫向開發(fā)。除此之外，單位檔案部門不僅要服務于本單位，更是要服務廣大社會公眾以及其他單位。在社會公眾以及其他單位有正常的檔案查閱需求時，要做到相關的服務工作，創(chuàng)造出更多地社會效益。

第二，以項目帶動發(fā)展。單位利用現(xiàn)代化技術進行檔案資源建設是一項復雜性的系統(tǒng)工程，有必要將檔案現(xiàn)代化建設劃分為若干的步驟，一步一步的搞好檔案現(xiàn)代化建設工作。例如，制定人才引進、資金引入以及技術引入項目，解決檔案資源建設中的難題。

第三，統(tǒng)籌規(guī)劃。單位檔案現(xiàn)代化建設要避免盲目性，要充分考量現(xiàn)有的基礎設施水平、單位發(fā)展水平以及財力水平等因素，制定相應的發(fā)展方案，確定檔案現(xiàn)代化建設目標，將單位檔案管理工作與其他工作統(tǒng)籌規(guī)劃，實現(xiàn)單位檔案管理工作與其他工作的有效銜接。

第四，穩(wěn)步實施。單位檔案現(xiàn)代化建設在實施過程中要進行可行性研究、充分做好調研工作，按照既定的規(guī)劃和目標一步一步的實施，確保檔案現(xiàn)代化建設的穩(wěn)步推進，在實施中及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

4 檔案現(xiàn)代化建設路徑

4.1 提升檔案數(shù)字化水平

一方面，單位要科學選用相應的現(xiàn)代技術設備，加快對紙質檔案的數(shù)字化轉化工作，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案在檔案管理系統(tǒng)上的一站式管理與服務。同時，要對檔案進行數(shù)字化編目，根據(jù)檔案管理的類別編制相應的查詢目錄，降低檢索的時間。另一方面，單位要利用信息共享技術和云儲存技術打造檔案共享系統(tǒng)，在符合法律和單位規(guī)定的情況下，為社會公眾以及其他單位提供查檔服務，提升檔案服務效能，實現(xiàn)檔案資源建設的高效化。例如，單位可以將微信公眾號與檔案管理系統(tǒng)進行渠道對接，方便查檔主體在互聯(lián)網(wǎng)中進行查檔。需要注意的是，檔案現(xiàn)代化建設與單位人力資源密切相關，單位要通過人才培訓和人才引進的方式提高單位人力資源的質量，引進復合型管理人才，才能夯實檔案現(xiàn)代化建設的基礎。

4.2 加強檔案安全管理

一方面，單位有必要綜合利用數(shù)字加密、密鑰處理以及防火墻等技術提升檔案管理系統(tǒng)的抗風險能力。對于科技檔案、人事檔案、財務檔案以及其他涉密檔案，單位可以在云儲存系統(tǒng)上進行備份管理，也可以在某一計算機上進行封閉式管理，提高檔案風險防控能力。另一方面，單位要建立相應的風險防控機制和應急機制，在數(shù)字檔案被篡改、遺失和損壞之后，及時了解泄密的范圍，有針對性的采取相關應急措施?？偠灾?，檔案現(xiàn)代化建設中，檔案安全管理處于凸出位置，是一切工作的核心，檔案安全工作做不好，檔案現(xiàn)代化建設就是空談。

5 結束語

單位檔案資源建設現(xiàn)代化過程中，不僅要選用先進的檔案管理理論以及現(xiàn)代化技術，還需要構建出一套符合單位實際狀況的檔案管理機制作為基本保障。檔案管理機制是否符合單位管理實際，是否高效和先進，都會直接影響到單位檔案工作的方方面面。在檔案管理現(xiàn)代化過程中，信息化建設是最為核心的環(huán)節(jié)，其直接關系到單位檔案建設的后期成效。因此，基于這種前提下，本文以規(guī)范化、高效化和科學化為目標，以實現(xiàn)檔案資源現(xiàn)代化建設的角度入手，從多個方面對檔案現(xiàn)代化管理展開了闡述，希望能為我國檔案事業(yè)提供有力的理論和實踐操作保障。

參考文獻

[1]陸益.強化檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題與對策研究[J].經(jīng)貿實踐，2018（19）：209.

[2]喬雪妮.檔案管理現(xiàn)代化淺析[J].陜西檔案，2018（04）：24.

[3]雷曉婷.檔案基礎工作與檔案管理現(xiàn)代化[J].文教資料，2018（24）：81-82.

作者簡介

柴丹（1980-），女，吉林扶余，本科，畢業(yè)于內蒙古大學，助理館員，研究方向：檔案管理（中級館員）。