淺談如何加強(qiáng)人事檔案管理工作

趙穎

摘 要：人事檔案管理工作是維護(hù)政府部門健康發(fā)展的關(guān)鍵因素，但是由于受到諸多內(nèi)外因素的影響，使當(dāng)前人事檔案管理工作仍然存在成員人事檔案意識(shí)不足、配套制度不夠完善以及保管條件較差等問題，這將嚴(yán)重阻礙人事檔案管理工作積極作用的發(fā)揮。鑒于此，本文將結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，談一談當(dāng)前人事檔案管理工作所存在的主要問題，并針對性地提出相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；策略

人事檔案是黨落實(shí)干部政策的基本保障，具體而言，人事檔案就是人事部門在選拔、培養(yǎng)或任用干部中所形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、思想情況、業(yè)務(wù)開展水平以及道德作風(fēng)等內(nèi)容的字面材料。這些字面材料經(jīng)過嚴(yán)格的管理排列程序，并最終形成，著重用于考察或選拔干部。

1 當(dāng)前人事檔案管理所存在的主要問題

1.1 相關(guān)成員人事檔案意識(shí)不足，難以真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性

在很長的時(shí)間里，一直都有很大一部分的成員對人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠明確，他們認(rèn)為人事檔案就僅僅包括一些裁剪、裝訂的工作，只要保證在工作中做到不丟失、不遺漏，就能做好這一項(xiàng)工作[1]。受此影響，導(dǎo)致當(dāng)前人事檔案管理工作的邊緣化嚴(yán)重，很少有人會(huì)關(guān)注到這一項(xiàng)工作，導(dǎo)致單位對于人事檔案管理未能給予充分的重視，嚴(yán)重阻礙人事檔案管理工作的有效開展。

1.2 與人事檔案管理相配套的制度不夠完善

一些部門，對于人事檔案管理人員并未制定明確的崗位職責(zé)，相關(guān)的配套制度更是嚴(yán)重缺乏科學(xué)性。部分單位針對人事檔案管理僅僅制定了查閱制度，還有的單位雖然制定了一系列的配套制度，但是由于管理不善，導(dǎo)致這些制度難以得到真正落實(shí)，從而進(jìn)一步阻礙檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

1.3 人事檔案管理的檔案保管條件較差

現(xiàn)實(shí)中，大多數(shù)單位的檔案儲(chǔ)存室都是普通的辦公用房，更有甚者直接將儲(chǔ)存室放在單位的樓頂或地下室，這將導(dǎo)致受儲(chǔ)存的檔案長期受到高溫潮濕的侵害[2]。與此同時(shí)，檔案儲(chǔ)存室的門窗一般也為普通門窗，難以起到防盜、控溫等作用。

2 加強(qiáng)人事檔案管理工作的策略

2.1 強(qiáng)化人事檔案管理人員的設(shè)置，不斷提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)開展水平

新形勢背景下，只有擁有多元化知識(shí)儲(chǔ)備的人才才能更好地適應(yīng)人事檔案管理的需求。故此，檔案工作者要想保障人事檔案管理工作的有效開展，首先就需要其擁有一定的現(xiàn)代化知識(shí)。當(dāng)然，人事檔案管理工作的有效開展光靠某個(gè)個(gè)體是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要不斷強(qiáng)化人事檔案管理人員的設(shè)置，建立建成一支業(yè)務(wù)水平高、擁有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的高質(zhì)量工作團(tuán)隊(duì)。要想做到以上幾點(diǎn)，首先就需要將人事檔案部門落實(shí)到某個(gè)固定的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，并依據(jù)單位的具體檔案冊數(shù)配備適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T，并定期檢查人員配置的合理性，確保有足夠的人才支撐人事檔案管理工作的開展。與此同時(shí)。還需要檔案管理者擁有多元化的知識(shí)儲(chǔ)備，尤其是現(xiàn)代化的知識(shí)，因?yàn)殡S著的科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用必然會(huì)日漸加強(qiáng)，從而要求相關(guān)工作者要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識(shí)以及操作技能，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)學(xué)學(xué)科的知識(shí)，這些技術(shù)與知識(shí)對于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化與信息化具有重要積極作用[3]。再者，還需要相關(guān)工作者深入學(xué)習(xí)了解與檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，例如檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、目錄學(xué)等等，并能夠熟悉地操作檢索、復(fù)制以及修裱等操作性的技能。值得注意的是，人事檔案管理工作實(shí)際是一項(xiàng)技術(shù)性與專業(yè)性都較強(qiáng)的工作，對此，相關(guān)工作人員必須擁有較好的職業(yè)道德操守，在工作中認(rèn)真遵守相關(guān)規(guī)定與紀(jì)律，不斷提升自身的道德修養(yǎng)以及業(yè)務(wù)開展水平，豐富自身知識(shí)體系結(jié)構(gòu)，有效提升自身的專業(yè)水平，從而支撐自身充分地應(yīng)用相關(guān)科學(xué)技術(shù)，來助推單位人事檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。最后，作為檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)新知識(shí)，而作為檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)為員工創(chuàng)造學(xué)習(xí)的有利條件，可以有計(jì)劃地對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，此外，還可以采用老員工帶新員工的方法，從而有效提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)水平。

2.2 建立健全與人事檔案管理工作相配套的制度，并認(rèn)真貫徹落實(shí)

新時(shí)期有新任務(wù)，對于人事檔案管理工作也不例外，需要我們細(xì)致研究《干部檔案工作條例》的內(nèi)涵，并緊密結(jié)合其要求，依據(jù)當(dāng)前人事檔案管理工作的實(shí)際情況，進(jìn)一步完善與人事檔案管理工作相關(guān)的各項(xiàng)制度，并對人事檔案中的接收、保管以及查閱等步驟進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定。制度的建立需要受眾的嚴(yán)格遵守才能真正發(fā)揮制度建立的積極作用，故此，檔案管理者必須要嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷強(qiáng)化單位的人事檔案管理。著眼于我國人事檔案管理與利用，將能夠直接反映出個(gè)人業(yè)務(wù)開展能力、工作業(yè)績、道德水平、職業(yè)培訓(xùn)以及違規(guī)違法記錄的內(nèi)容納入到單位的人事檔案中，并合理地應(yīng)用考核手段，把個(gè)人的工作業(yè)績以及工作的態(tài)度記錄下來，并對這些記錄內(nèi)容進(jìn)行定量考核，從而有效突顯出某個(gè)個(gè)人的績效，顯著發(fā)揮人事檔案本身的積極作用。與此同時(shí)，還需要相關(guān)工作者在實(shí)際的操作過程中充分考慮考核信息的辨識(shí)度以及客觀性，進(jìn)而有效提升考核結(jié)構(gòu)的公平公正性。

2.3 強(qiáng)化關(guān)于檔案儲(chǔ)存的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障必要物品的有效供給

針對人事檔案管理工作中對于檔案儲(chǔ)存條件較差的問題，需要相關(guān)人員著手采取措施進(jìn)行解決，有效強(qiáng)化關(guān)于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，同時(shí)在單位內(nèi)部設(shè)立專門用于檔案儲(chǔ)存的檔案室，并依據(jù)檔案安全保管的相關(guān)條例，為檔案室配備必要的防護(hù)裝備，確保單位的人事檔案能夠得到妥善地保管。

2.4 充分應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段

要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作中的現(xiàn)代化管理，必須要有現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段作為其支撐。對此，人事檔案管理一定不能固步自封，還是應(yīng)當(dāng)做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷開發(fā)引用新的方法，認(rèn)真分析人事檔案管理工作人員所提出的問題，進(jìn)一步加大對人事檔案管理工作的投入力度，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理?；诖嘶A(chǔ)，相關(guān)工作者還可以建立建成人事檔案信息查詢系統(tǒng)，值得注意的是，信息查詢系統(tǒng)必須設(shè)定相應(yīng)的訪問權(quán)限，僅將權(quán)限開放給相關(guān)部門或個(gè)人，這樣就可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的力量，查閱相關(guān)人事檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)在固定的范圍內(nèi)，形成合理的人事檔案信息公開化[4]。通過人事檔案信息查詢系統(tǒng)的建立，能夠有效幫助人事檔案管理人員從復(fù)雜的收集、保管、以及檢索等工作中j解脫出來，還能進(jìn)一步提升其工作效率，從而為單位的人事工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，

3 結(jié)語

總而言之，要想從根本上強(qiáng)化單位的人事檔案管理工作，就需要對傳統(tǒng)的人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，促使檔案管理從以往的封閉型轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型，從實(shí)體化的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樘搶?shí)結(jié)合的檔案管理。并針對當(dāng)前人事檔案管理工作所存在的問題，提出相關(guān)策略。具體而言就需要相關(guān)單位強(qiáng)化人事檔案管理人員的設(shè)置、建立健全與落實(shí)人事檔案管理工作相配套的制度、強(qiáng)化關(guān)于檔案儲(chǔ)存的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及充分應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，從而幫助其人事檔案管理工作的開展更加適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，推動(dòng)單位人事檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化進(jìn)程，保障人事檔案管理工作能夠得到有效開展。

參考文獻(xiàn)

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[3]周健媛.淺析新形勢下如何加強(qiáng)人事檔案管理工作[J].科研，2016（12）：00248-00248.

[4]王芳.淺談人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需要[J].科技與企業(yè)，2016（9）：29-29.