論檔案管理信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題

宋慧慧

摘 要：檔案中囊括了員工的基本信息，事業(yè)單位的重要資料等內(nèi)容，是事業(yè)單位轉(zhuǎn)型變革中的基礎(chǔ)依據(jù)，也是事業(yè)單位單位未來(lái)發(fā)展、人力調(diào)配的載體，檔案的管理近年來(lái)借助科學(xué)技術(shù)，在管理上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)，到現(xiàn)代化的信息建設(shè)，檔案的管理更具簡(jiǎn)化、全面化、真實(shí)化，但目前檔案管理的信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的指標(biāo)，各地區(qū)的檔案分布有獨(dú)立的特點(diǎn)，難以標(biāo)準(zhǔn)的衡量檔案的變革效益，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)存的一些檔案信息化建設(shè)突出問(wèn)題，給予科學(xué)的指導(dǎo)，促使檔案的建設(shè)不足得到填補(bǔ)，建立合理的檔案管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題

檔案管理的信息化建設(shè)是新時(shí)期信息存儲(chǔ)的必然趨勢(shì)，應(yīng)總結(jié)信息化建設(shè)緩慢、滯后的根本誘因，從設(shè)備、人力、理念、管理模式上得到整改，依據(jù)新時(shí)期的科學(xué)發(fā)展規(guī)律，滿足各項(xiàng)的檔案管理指標(biāo)要求，完善信息化建設(shè)的管理體系，使得管理的標(biāo)準(zhǔn)性更強(qiáng)，檔案管理在信息化的過(guò)程中，應(yīng)打破傳統(tǒng)的管理形式，重組條件讓檔案管理契合時(shí)代的發(fā)展需求，適應(yīng)檔案大量的存儲(chǔ)、便于查閱傳輸、檢查真?zhèn)巍⑻畛湫畔⒌?，?qiáng)調(diào)檔案管理的實(shí)用性。

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)在面臨的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題

1.1 統(tǒng)籌指導(dǎo)缺失，導(dǎo)致系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的制定滯后

檔案管理的信息化建設(shè)處于一個(gè)隨機(jī)化的狀態(tài)中，不僅文案上的指導(dǎo)較少，信息化建設(shè)的人才也不足，電子信息早已融合到人們的生活中，成為辦公的基礎(chǔ)核心組分，雖然檔案管理廣泛需要信息化處理系統(tǒng)整理內(nèi)容，但檔案管理一直較為守舊，我國(guó)關(guān)于檔案管理的指導(dǎo)策略很少，檔案管理的培訓(xùn)管理處于懸空狀態(tài)，信息化的建設(shè)成為一紙空談，建設(shè)的策略與實(shí)際檔案管理的情況契合度不高。

1.2 各自為政，系統(tǒng)、數(shù)據(jù)不兼容

檔案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有聯(lián)通性、互動(dòng)性，雖然部分的大型機(jī)構(gòu)已經(jīng)開發(fā)出適用于檔案管理的系統(tǒng)，但缺乏全國(guó)性的共享互動(dòng)，使得很多地區(qū)在建設(shè)上仍舊無(wú)章可循。是采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)各異，良莠不齊，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的鴻溝，造成信息資源整合上先天困難。

2 解決檔案信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題的對(duì)策

2.1 自上而下地組織對(duì)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)制定

檔案信息化建設(shè)不僅涉及技術(shù)，更是涵蓋了紛繁復(fù)雜的法制、體制、機(jī)制問(wèn)題，檔案作為社會(huì)性極強(qiáng)的信息形式，連結(jié)著復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系，協(xié)調(diào)和解決與之相關(guān)的問(wèn)題，僅依靠社會(huì)組織、機(jī)構(gòu)的低層努力，實(shí)在勉為其難，因而必須從政府和國(guó)家層面入手。社會(huì)信息化迅猛發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前，檔案信息化建設(shè)迫切需要緊密依托政策導(dǎo)向，加強(qiáng)統(tǒng)籌組織，明確工作走向，以求有序、健康、快速發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一的技術(shù)體系，更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此先天上更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達(dá)成高度的信息共享。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，有效規(guī)范檔案信息化工作已十分緊迫，而此項(xiàng)工作應(yīng)是政府的職責(zé)，因而檔案信息化建設(shè)的根本出路在于制定實(shí)施國(guó)家戰(zhàn)略。

2.2 檔案信息化建設(shè)必須貫徹標(biāo)準(zhǔn)化先行的原則

我國(guó)檔案行政管理部門對(duì)檔案信息化技術(shù)研發(fā)工作的總體效果并不理想，究其原因，重具體技術(shù)研發(fā)、輕標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范研制是重要的癥結(jié)所在。各地檔案行政管理部門組織實(shí)施的科研中，從課題的內(nèi)容結(jié)構(gòu)看，幾乎都是為了解決各單位個(gè)性化問(wèn)題，僅僅針對(duì)和解決各個(gè)點(diǎn)上的局部需要，日益增多的課題研究反而加劇了檔案信息化建設(shè)中的各自為政、分散孤立的信息孤島現(xiàn)象。這表明，檔案信息化建設(shè)的投入不應(yīng)僅僅囿于個(gè)別和局部，解決具體的微觀問(wèn)題，檔案行政管理部門必須面向檔案信息化建設(shè)的全局，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，把工作重點(diǎn)從解決具體、局部操作問(wèn)題轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)的制定、實(shí)施上來(lái)，有力提升對(duì)檔案信息化建設(shè)工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的指導(dǎo)力度。隨著整個(gè)社會(huì)信息化水平的提高和檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合已是大勢(shì)所趨。各級(jí)檔案部門都應(yīng)通力合作，協(xié)力構(gòu)建全國(guó)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源整合平臺(tái)，向社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的整合，構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源交換與共享平臺(tái)，使之能聯(lián)結(jié)各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，從而為網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的共享創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。就必須做到所有入網(wǎng)的檔案信息都執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的邏輯數(shù)據(jù)庫(kù)。因此只有提供關(guān)于信息資源系統(tǒng)整合的一系列完整的標(biāo)準(zhǔn)，并在資源的開發(fā)、產(chǎn)品化和組織管理的過(guò)程中加以遵循，才能實(shí)現(xiàn)信息資源的理想整合，所以應(yīng)圍繞標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)推進(jìn)信息資源的整合，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化先行原則。

2.3 必須做到目光長(zhǎng)遠(yuǎn)、高屋建瓴的制定適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)體系

一方面由于信息處理技術(shù)日新月異的飛速發(fā)展，而應(yīng)用研發(fā)與實(shí)際推廣又需要一定時(shí)間，因此往往形成技術(shù)應(yīng)用與技術(shù)發(fā)展的代差，使得廣大檔案工作者一邊羨慕和暢想著新技術(shù)的好處，一邊抱怨著手中的軟硬件設(shè)備生澀落后；另一方面，在信息化建設(shè)中容易形成希望硬件設(shè)備的配置應(yīng)該是高檔次先進(jìn)的，軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)該是面面俱到的想法，好像不這樣，不足以體現(xiàn)現(xiàn)代化和先進(jìn)性。實(shí)際上這種認(rèn)識(shí)是不科學(xué)的。IT產(chǎn)業(yè)有一個(gè)著名的“摩爾定律”，即每18個(gè)月芯片的運(yùn)算速度便增長(zhǎng)一倍。盲目跟進(jìn)的結(jié)果，將導(dǎo)致原有設(shè)備還未充分發(fā)揮作用就被新設(shè)備所淘汰的局面，損失可想而知。解決這一問(wèn)題首先是在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)對(duì)技術(shù)的發(fā)展作出適當(dāng)預(yù)判；其次是設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)研究的常設(shè)機(jī)構(gòu)，形成標(biāo)準(zhǔn)跟隨技術(shù)進(jìn)步而銜接發(fā)展的常規(guī)體系。只有這樣，才能在標(biāo)準(zhǔn)體系制定時(shí)做到目光長(zhǎng)遠(yuǎn)、高屋建瓴，使標(biāo)準(zhǔn)體系不形成對(duì)新技術(shù)應(yīng)用的瓶頸，既可以使檔案工作者切實(shí)應(yīng)用到先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，又可以指導(dǎo)信息化建設(shè)的適當(dāng)水準(zhǔn)，不會(huì)造成因盲目建設(shè)而造成巨大浪費(fèi)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要將標(biāo)準(zhǔn)納入檔案人員培訓(xùn)體系，提升檔案人員的檔案標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)以及有關(guān)檔案信息化建設(shè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)水平和實(shí)際應(yīng)用能力；加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際推廣應(yīng)用，檔案行政管理部門應(yīng)積極開展貫標(biāo)試點(diǎn)工作，樹立和扶持典型，摸索解決貫徹標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)操作問(wèn)題，通過(guò)典型示范加快標(biāo)準(zhǔn)推廣并提高標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用水平。

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