高校學生檔案管理中的問題與應對措施

王海景

摘 要：高校學生檔案對大學生來說是非常重要的資料。檔案中主要記錄學生在校期間學習、生活等真實情況。因此加強高校學生檔案管理是非常重要的任務。隨著我國檔案管理工作的不斷細化，高校學生檔案管理也有了很大進步，但是也存在相應的問題。本文主要針對高校學生檔案管理中現(xiàn)存問題進行分析，并針對問題制定相應解決措施，確保高校檔案管理工作的進一步完善，可以更好的滿足高校學生進入社會后的需求。

關鍵詞：高校；學生檔案；管理問題；措施

我國人事檔案中組成部分之一就是高校學生檔案。學生檔案是學生步入工作崗位不可或缺的資料，可以為企業(yè)提供相應信息。檔案中主要記錄的內容是學生在校期間生活、學習和社會實踐上的種種真實情況。通過檔案信息可以為組織選拔、考核等提供相應信息資料。便于組織真實全面掌握學生在德智體美等方面的表現(xiàn)。高校學生畢業(yè)后方案由學生檔案轉變?yōu)槿耸聶n案，并交由相關部門管理。高校學生檔案管理工作具有重要的意義。比如在加強學生管理、人才選拔、衡量高校教學質量等方面都具有重要意義。此外，檔案中主要針對學生學習和能力進行真實記錄，因此加強高校學生檔案管理還可以促進學生競爭意識，對于加強自身能力的培養(yǎng)有重要意義。

1 高校學生檔案管理工作的特點

1.1 學生檔案管理工作量較大

各大高校擴招人數(shù)的增多，每年都會有大量新生入校，加上畢業(yè)檔案轉遞人數(shù)的增多，又進一步加大了高校學生檔案管理的工作量。此外，學生檔案存檔、調檔，以及用人單位對學生檔案政審等又將檔案管理工作量加大。因此學生檔案管理工作量大是高校檔案管理特點之一。

1.2 學生檔案管理工作時間相對集中

檔案管理工作主要集中在學生畢業(yè)前期，在此期間需要將學生檔案移交接收單位；對于新生檔案管理中作主要集在每學年的第一學期，檔案管理人員將其資料進行審查，完整后裝入檔案袋中，針對學生每年的表現(xiàn)需要將其記錄放入檔案袋。因此就促使檔案管理工作時間相對集中。

1.3 學生檔案管理牽扯管理部門較多

學生檔案管理工作需要牽涉多個部門，如各院系教務處、招生就業(yè)辦公室、學生管理部門、研究生管理部門等，因此檔案管理工作牽涉的部門較多。

2 高校學生檔案管理存在的問題

2.1 學生檔案管理隊伍不集中

高校學生檔案管理隊伍不集中是普遍存在的問題。檔案部門、招生部門以及學工處保管檔案的情況都存在。在高校學生檔案管理辦法中明確規(guī)定檔案部門主要負責學生檔案管理，管理人員由專職人員組成，在輔導員協(xié)助下管理。管理人員主要負責檔案資料的被動接收，因此缺少主動收集學生實踐能力專業(yè)特長等材料的能動性。

2.2 學生缺乏檔案相關知識，檔案意識不強

據(jù)調查大學生對檔案相關知識嚴重缺乏，表現(xiàn)為不了解檔案作用。檔案轉遞方式一概不知。甚至有的學生在畢業(yè)后，對檔案去向不關心，以至于在用到的時候又從頭查起，卻不知所蹤。還有的學生將檔案密封條打開，導致用人單位不予接受的情況時有發(fā)生。畢業(yè)生檔案是否轉遞至用人單位，多數(shù)學生也好不關心。分析其這樣問題出現(xiàn)的原因是學生檔案意識較差。

2.3 學生檔案管理不完善，材料不齊全

學生檔案是用人單位了解員工的相關材料之一。但是目前高校學生檔案存在材料不全或者丟失的問題，這就影響了用人單位對一個人的整體評價。比如，有的學生檔案缺少高中階段的相關材料，有的則是本科、研究生階段材料不完善，還有的檔案材料漏蓋章，或者檔案裝入錯誤等情況，會給高校學生造成嚴重影響。

2.4 學生檔案轉遞落后，查詢較困難

檔案轉遞由機要交通或專人送達，嚴禁學生本人或他人轉遞。因此受機要交通的影響，檔案轉遞途中的情況較難查詢。當有的畢業(yè)生的用人單位由于特殊原因想要在短時間內獲取學生檔案時，因為不能特快郵寄的問題，就會加重學生檔案管理中的困難性[1]。

2.5 學生檔案安全意識差，保管不安全

由于高校學生檔案管理任務量大的特點，如果僅僅依靠檔案管理人員開展檔案管理收集、整理、審查、移交等工作是較為困難的。因此高校各院系會在這時安排學生協(xié)助檔案管理人員完成檔案管理工作。但是，檔案管理工作在學生的參與下，存在檔案信息被泄露的風險。比如，有的學生擅自將同學被處分資料剔除，修改上面的信息等，都會造成檔案資料的不真實性。

3 強化高校學生檔案有效管理的措施

3.1 加強高校學生檔案管理人員隊伍建設

高校學生檔案需要由檔案管理部門統(tǒng)一管理。加強檔案專職人員培訓，建立完善檔案管理的規(guī)章制度。并積極帶動輔導員參與檔案管理的積極性，在檔案管理高峰期形成學生協(xié)助檔案管理的兼職人員，并加強學生檔案安全意識的培養(yǎng)。此外，高?？梢哉衅笝n案管理專業(yè)人才，優(yōu)化檔案管理人員的待遇，努力吸引檔案管理工作經(jīng)驗豐富的人才，不斷優(yōu)化壯大高校檔案管理人員的隊伍建設[2]。

3.2 提高學生檔案意識

高校需要加強學生對檔案管理的安全意識，積極宣傳學生檔案的重要性。通過不同方式由檔案管理部門展開宣傳。比如針對新生入學教育、畢業(yè)生就業(yè)指導等將檔案知識滲透進去，還可以開設檔案管理選修課程，提高學生檔案意識。對于畢業(yè)生，需要讓他們明白檔案與他們日后的就業(yè)、出國、考研等都有關，若在檔案材料不全的情況下，會影響個人發(fā)展。此外，畢業(yè)生檔案轉遞后需要讓學生盡早明確檔案落實情況。

3.3 完善學生檔案資料，加強整理

加強學生檔案分階段整理工作，按照不同階段的檔案資料統(tǒng)一分類，并將其裝入相應檔案袋中。注意在分類過程中將不屬于檔案內容的資料剔除。發(fā)現(xiàn)學生檔案存在缺失的情況及時督促學生補全。此外，及時收集學生個人能力等非大眾化的檔案材料，并進行整理，確保檔案資料的完整性，以便為今后檔案變動奠定基礎[3]。

3.4 采用檔案管理現(xiàn)代化方式，優(yōu)化檔案轉遞

高校學生畢業(yè)后，學生檔案需要進行轉遞處理，因此需要保障檔案轉遞的安全性和及時性，完善相應轉遞手續(xù)，確保學生檔案在轉遞過程中可以及時查詢?？梢岳矛F(xiàn)代化信息技術查詢檔案轉遞狀態(tài)，建立功能完善的檔案管理軟件，在大數(shù)據(jù)背景下，提高檔案管理的工作效率。

3.5 加強檔案安全性管理，做好保密工作

檔案管理工作高峰期，各院系組織學生參與檔案管理時，需要強化學生的檔案安全意識，積極引導學生樹立檔案保密意識，確保檔案資料的真實有效性。尤其是在畢業(yè)季，檔案管理歸檔工作量大，可以從社會上聘請經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員，提高檔案管理工作的有效性和安全性[4]。

4 結語

綜上所述，高校檔案管理工作涉及內容較多，檔案管理與學生個人利益有密切的關系。因此需要高校檔案管理部門加強學生對檔案知識的了解，建立完善的檔案管理規(guī)章制度，積極利用現(xiàn)代化的檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理模式，在此基礎上提高高校檔案管理的安全有效性。

參考文獻

[1]藍靜紅.試論高校學籍檔案管理工作的問題與建議[J].湖北廣播電視大學學報，2012，32（5）：158-159.

[2]黃子苡.高校安全保衛(wèi)檔案管理工作問題與思考[J].卷宗，2017，（34）：15-15.

[3]程威.高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中存在的問題與改進對策[J].辦公室業(yè)務，2016，（11）：157-158.

[4]房顏.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].辦公室業(yè)務，2017，（8）.