事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

王勇男

摘 要：檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，是我國(guó)事業(yè)單位管理效率和管理水平提高的重要保障。事業(yè)單位要根據(jù)當(dāng)前管理中存在的問題，從制度、管理方式、人員素質(zhì)等方面采取積極措施，打造更為規(guī)范、科學(xué)、現(xiàn)代化的管理體系，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位管理中的作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。基于此，本文就對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑進(jìn)行分析探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；優(yōu)化路徑

隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，以往管理檔案的工作方式已經(jīng)滿足不了當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求。所以，管理檔案的人員也應(yīng)該緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，清晰地了解目前社會(huì)對(duì)管理檔案提出的要求，對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，以促進(jìn)對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行更有效的管理。檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，也是科學(xué)規(guī)范決策、任用選拔人才、落實(shí)上級(jí)政策的主要依據(jù)。社會(huì)的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，尤其是服務(wù)型政府的提出，檔案管理工作的作用愈加凸顯，直接關(guān)系到事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在檔案管理工作方面還存在諸多問題，如粗放式的管理方式和落后的設(shè)施設(shè)備等，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的開展，所以優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作至關(guān)重要。

1 事業(yè)單位檔案管理工作概述

檔案管理工作的內(nèi)容包括相關(guān)資料和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況的存檔和記錄，使企業(yè)能對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行快速查閱。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，逐漸成為事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)的重點(diǎn)關(guān)注方向。然而我國(guó)許多事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展中無(wú)法充分意識(shí)到檔案管理工作的意義，對(duì)其工作加以忽視，致使其相對(duì)滯后，所以要積極優(yōu)化和發(fā)展檔案管理工作的信息化進(jìn)程。通常事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的必要性可從如下幾點(diǎn)進(jìn)行分析：

1.1 合理配置檔案資源

事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展過程中，可以利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加快檔案資源的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化，合理配置與科學(xué)管理信息資源，最大化利用資源。電子信息檔案的構(gòu)建在檔案管理及使用中具有積極意義，可以快速提取和查詢信息，或者是遠(yuǎn)距離操作，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

1.2 滿足時(shí)代的發(fā)展需要

在信息化社會(huì)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理介質(zhì)與路徑有所變化，人工的管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展需求，所以事業(yè)單位的檔案管理也要實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，更好地滿足時(shí)代發(fā)展要求。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

隨著我國(guó)事業(yè)單位管理模式及服務(wù)模式的不斷創(chuàng)新，檔案管理工作已經(jīng)取得了顯著發(fā)展，但是其在制度、管理方式、人員素質(zhì)等方面還是存在一定的問題，具體來(lái)說主要表現(xiàn)為：首先，管理制度不規(guī)范。當(dāng)前絕大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是在實(shí)際工作中卻在檔案搜集、整理、歸納、借閱、歸檔等方面缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致檔案丟失、破損等現(xiàn)象比比皆是，嚴(yán)重影響了檔案信息的后續(xù)使用。其次，檔案管理方式落后。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案信息量日漸龐大，然而很多管理部門卻仍遵循賬目記錄的方式，導(dǎo)致大量信息無(wú)法有效快速存入檔案庫(kù)，同時(shí)由于缺乏信息化檔案管理設(shè)備，在一定程度上也影響了檔案的查找與查閱效率。第三，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低。當(dāng)前很多事業(yè)單位檔案管理人員大都缺乏檔案管理專業(yè)學(xué)習(xí)背景，導(dǎo)致其在建檔、檔案管理、歸檔等方面的專業(yè)技能與事業(yè)單位管理需要存在嚴(yán)重的矛盾。同時(shí)部分管理人員缺乏必要的信息素養(yǎng)，無(wú)法充分利用網(wǎng)絡(luò)及信息管理平臺(tái)提升工作效率。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

事業(yè)單位的檔案管理工作主要是對(duì)檔案信息的搜集、整理和歸納而為單位提供信息服務(wù)的工作，是衡量管理水平與業(yè)績(jī)最重要尺度之一。檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新對(duì)我國(guó)事業(yè)單位深入發(fā)展具有非常重要的意義：首先，事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新通過對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)與系統(tǒng)教育，可以極大提高其管理技巧，提升事業(yè)單位檔案管理的效率。其次，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新可幫助事業(yè)單位實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，讓單位能獲得更準(zhǔn)確及時(shí)的數(shù)據(jù)檔案，提升事業(yè)單位系統(tǒng)化、科學(xué)化及網(wǎng)絡(luò)化管理水平。最后，事業(yè)單位通過對(duì)檔案管理人員和手段的優(yōu)化，有利于單位及時(shí)發(fā)現(xiàn)及解決管理過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，在理論與實(shí)踐上完善檔案管理體制，推進(jìn)事業(yè)單位管理的體制化建設(shè)進(jìn)程。其優(yōu)化路徑大致如下：

3.1 注重檔案管理工作

為了提高事業(yè)單位檔案管理的水平，必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作不是可有可無(wú)的，實(shí)施科學(xué)的決策，正確選拔人才，積極開展各項(xiàng)工作，繼而保證檔案管理工作的有序?qū)嵤?。所以事業(yè)單位的管理者應(yīng)該注重檔案管理工作，將其放在重要日程上，大力支持檔案管理工作，主動(dòng)關(guān)心和關(guān)注檔案管理人員，增強(qiáng)人員的主動(dòng)性和積極性，為檔案管理工作創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。除此之外，事業(yè)單位可以根據(jù)本單位的特點(diǎn)，構(gòu)建面向檔案管理人員的考核機(jī)制，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，并以國(guó)家檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)體系為依據(jù)，在實(shí)踐中進(jìn)行落實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

3.2 強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，必須要加快推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，充分利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等資源，將傳統(tǒng)的檔案資源轉(zhuǎn)為電子化的檔案資源，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。當(dāng)然事業(yè)單位也可以借助科學(xué)先進(jìn)的管理軟件，合理規(guī)劃電子文件，一體化管理檔案資源的瀏覽、提取、存儲(chǔ)、搜集等環(huán)節(jié)。此外，檔案管理信息化的關(guān)鍵性內(nèi)容就是利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)及設(shè)備，向整個(gè)社會(huì)共享事業(yè)單位的檔案資源，或者是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)遠(yuǎn)程控制檔案資源，全面共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

3.3 完善檔案管理制度

要想完善事業(yè)單位的檔案管理制度，必須要做到以下幾點(diǎn)：1）嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求執(zhí)行，將制約領(lǐng)導(dǎo)和員工的雙向約束性加以發(fā)揮，這是因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)的行為與事業(yè)單位檔案管理制度的順利實(shí)施具有直接的關(guān)聯(lián)，且員工是檔案管理制度的主要實(shí)施者。2）事業(yè)單位應(yīng)該始終堅(jiān)持檔案管理制度實(shí)施的科學(xué)性及嚴(yán)肅性，以可操作性強(qiáng)、使用方便等為目標(biāo)，將檔案管理制度的規(guī)范性、指導(dǎo)性加以體現(xiàn)。3）事業(yè)單位構(gòu)建規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)該將本單位的特點(diǎn)加以彰顯，與檔案管理工作的實(shí)際相符，體現(xiàn)出科學(xué)性、合理性。

3.4 加強(qiáng)人員的專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理人員開展工作時(shí)，必須要從事業(yè)單位的發(fā)展背景出發(fā)，同步應(yīng)用現(xiàn)代優(yōu)化檔案管理方式與傳統(tǒng)檔案管理方式，增強(qiáng)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專業(yè)素質(zhì)；同時(shí)事業(yè)單位要構(gòu)建切實(shí)可行的反饋機(jī)制，積極采納和聽取工作人員的意見，充分調(diào)動(dòng)人員的工作創(chuàng)造性和積極性，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量及標(biāo)準(zhǔn)的提升。如檔案管理工作中采用輪崗管理的方式，讓檔案管理人員全面了解各崗位的職責(zé)及內(nèi)容，對(duì)自身管理職責(zé)加以明確，采用科學(xué)的管理方案，提高檔案管理工作的有效性、科學(xué)性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作屬于一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，涉及較強(qiáng)的專業(yè)性及較多的內(nèi)容，在實(shí)際工作中存在諸多問題，嚴(yán)重制約著事業(yè)單位的發(fā)展。所以事業(yè)單位應(yīng)該立足實(shí)際，重視檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，積極完善檔案管理制度，加強(qiáng)人員的專業(yè)培訓(xùn)。這樣才能合理使用和保管事業(yè)單位的檔案資料，優(yōu)化檔案管理工作，保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

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