公交行業(yè)提升檔案管理信息化水平的實踐探討

陳一星

摘 要：在信息化時代，先進的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進入到人們的生活中，改變了人們的生活學習工作方式，各行各業(yè)也進行了信息化的改革，促進了社會經(jīng)濟的信息化發(fā)展。其中一個就是檔案管理，先進的電子設(shè)備和信息化技術(shù)被應用，提高了管理水平，實現(xiàn)檔案管理信息化，公共交通集團公司也在與時俱進，為了適應信息化新形勢，加強信息化基礎(chǔ)建設(shè)，實現(xiàn)信息化的檔案管理。本文主要對公交行業(yè)提升檔案管理信息化水平的實踐進行研究分析。

關(guān)鍵詞：公交；檔案管理；信息化水平；實踐

檔案是用來記錄歷史信息的，記載著企業(yè)的發(fā)展，是企業(yè)發(fā)展的依據(jù)，檔案對于一個企業(yè)有著重要的作用，能夠幫助企業(yè)完善制度，是企業(yè)制定發(fā)展計劃和決策的重要依據(jù)。隨著城市化建設(shè)發(fā)展，公交事業(yè)也在不斷的發(fā)展，那么公交檔案就是公交發(fā)展的重要資料，在信息化時代，各項信息技術(shù)和信息設(shè)備被投入到檔案管理中，實現(xiàn)信息化的管理。傳統(tǒng)公交檔案管理已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展，不符合智慧公交的建設(shè)要求，就需要加大信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，發(fā)揮出電子檔案的價值，提高檔案管理信息化水平。

1 檔案管理信息化

檔案管理信息化，也就是實現(xiàn)電子錄入，信息采集，信息查詢和檔案信息的共享等，讓檔案信息得到了開發(fā)利用，提高了管理的效率。從傳統(tǒng)的檔案變?yōu)殡娮訖n案，實行科學化的管理手段。信息化的檔案管理，滿足了企業(yè)的發(fā)展要求，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一制定規(guī)章制度，同意依照相關(guān)的法律法規(guī)，讓其管理更加嚴謹高效，也能確保檔案信息的完整性和準確性。此外，電子檔案管理，通過信息化的管理，利用先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行信息資料的收集儲存，同樣也能通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享，并使其得到有效的利用。另外，檔案管理信息化，需要大量的先進的科學技術(shù)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)管理的自動化，相比較傳統(tǒng)的管理模式，不論是從信息資料的收集儲存，還是從信息的開發(fā)利用都得到了有效的提高。

2 公交提升檔案管理信息化水平的實踐方案

2.1 公交事業(yè)以及其檔案管理信息化現(xiàn)狀

公交也就是公共交通，是屬于服務(wù)行業(yè)，公交行業(yè)所服務(wù)的對象是人，公共交通是滿足人們基本出行的社會公益性事業(yè)，向人們提供優(yōu)質(zhì)的搭乘服務(wù)，占領(lǐng)了一定的市場份額，讓社會效益和經(jīng)濟效益實現(xiàn)了一個完美的統(tǒng)一。在發(fā)展的新時期，人們生活水平的改善，市場經(jīng)濟的深入，人們對出行有了更多的選擇，對于公共交通也提出了更高的要求，公共交通也在不斷地完善服務(wù)，創(chuàng)新發(fā)展，滿足社會發(fā)展以及人們的需求。這就需要檔案信息作為發(fā)展的參考依據(jù)，提高公交檔案管理水平也就是提高公交行業(yè)的質(zhì)量。

當前檔案資料的利用率不高，導致了企業(yè)對于檔案管理也就不夠重視，檔案管理效率得不到提高，檔案信息資料不健全，出現(xiàn)丟失、損壞的情況。現(xiàn)在的公交行業(yè)更加重視經(jīng)濟利益，忽視了檔案管理，而且檔案管理本身就是比較復雜的，基本上資料得到了收集和儲存，就很少進行再度利用。另外就是檔案管理的工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高，因為對檔案管理的忽視，也就進一步的忽視了檔案管理的相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。一些工作人員根本就不具備專業(yè)的管理知識，這就阻礙了檔案信息化的建設(shè)。而且也不具備信息化技術(shù)，不能有效的使用信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行檔案管理，在信息化時代，其傳統(tǒng)的觀念也沒有得到改變，更多的還是選擇人工查閱，不能完全保證信息資料的完整和準確。

2.2 公交提升檔案管理信息化水平

2.2.1 加強組織領(lǐng)導，完善規(guī)章制度

提升檔案管理信息化水平，1）首先加強組織領(lǐng)導，重視公交公司的檔案管理，完善管理體系，責任到人，成立數(shù)字檔案，集中統(tǒng)一管理，加強信息化的管理觀念。2）積極引進專業(yè)的管理人才，特別是專業(yè)的技術(shù)人才，比如檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，掌握信息技術(shù)的人員，引進的新的管理觀念，對本身的員工進行培訓，保證其能夠使用基礎(chǔ)的信息設(shè)備，能夠通過先進的設(shè)備和技術(shù)實現(xiàn)管理。3）完善規(guī)章制度，加強信息化的管理意識，讓所有的員工都能認識到檔案管理信息化的優(yōu)勢，對檔案管理的積極意義。制定長效的管理機制，實現(xiàn)科學化的管理，就包括了制定電子檔案的要求，檔案數(shù)字化工作流程等等，推進檔案信息化的建設(shè)，讓所有的工作能偶有章可循。同時還要完善工作推進機制，特別是信息化建設(shè)的初期，工程量大，內(nèi)容復雜，人們對于信息化的手段還不夠熟悉，相關(guān)企業(yè)部門就可以邀請對應的地方檔案局來進行工作的指導，提出相應的建議，確保進入信息化的管理。

2.2.2 加強信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

提升檔案管理信息化水平，是建立在完善的基礎(chǔ)設(shè)施上的，信息基礎(chǔ)設(shè)施是保證檔案信息化工作的順利開展，信息化的管理依賴現(xiàn)代化的設(shè)備技術(shù)，那么要提升檔案管理信息化水平，就需要加大經(jīng)費的投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。就包括了相應的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，除了基礎(chǔ)的打印機、計算機等，還有智能化的軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫軟件，以及儲存的設(shè)備。建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理室，確保檔案室的環(huán)境和安全。實行智能化的管理，讓檔案信息資料得到合理的開發(fā)利用，為公交事業(yè)的發(fā)展提供重要的依據(jù)，促進公交事業(yè)的發(fā)展，滿足人們的需求。

2.2.3 加強數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)

智慧公交是發(fā)展新時期的要求，以信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化建設(shè)為主線，不斷的創(chuàng)新改革。加強網(wǎng)絡(luò)化信息化建設(shè)，加強對檔案的日常管理，對每日相關(guān)的信息資料要及時分類歸檔，實現(xiàn)信息采集自動化、儲存數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)以及服務(wù)人性化，對信息進行自動的整理儲存，建立網(wǎng)絡(luò)運行系統(tǒng)，需要的資料直接可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上進行查詢利用，就比如制定公交的年度計劃，就需要查閱往年的運行狀況，包括了經(jīng)濟效益、服務(wù)水平，同時還有相關(guān)的政策方針，通過這些資料的總結(jié)分析，為新的計劃決策提供依據(jù)。數(shù)字化的服務(wù)保證了信息的完整性和準確性，提升信息化水平。此外還需要注意的就是信息安全管理體系，網(wǎng)絡(luò)化安全是信息化建設(shè)的一個重要問題，其必須要通過信息安全管理體系的標準認證，強化數(shù)據(jù)安全保證，保證電子信息的完整和安全，防止出現(xiàn)損壞或者泄露的問題。

公交是屬于公益性的企業(yè)，在信息時代背景下，實現(xiàn)信息化的檔案管理，同時還要保證信息化的查閱，建立完整的檢索工具體系，對其檔案資料進行分類，全部錄入計算機，建設(shè)專門的服務(wù)平臺，相關(guān)的人員可以在平臺上查詢自己想要的信息資料，對于內(nèi)部的管理人員，進行身份驗證，就可以調(diào)取資料，閱讀資料，這樣提高了閱讀檔案的效率，實現(xiàn)了檔案開發(fā)利用。

3 結(jié)束語

文章主要通過加強組織領(lǐng)導、完善管理體系、健全規(guī)章制度，加強信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，來提高檔案管理信息化水平。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)等都在不斷地更新，所以公交行業(yè)的檔案管理也要更新技術(shù)，加強智能化建設(shè)，提高信息化水平，實現(xiàn)公交檔案資料的利用，促進公交行業(yè)的發(fā)展。

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