淺談基建工程檔案管理模式探討

摘 要：近年來，在我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的推動(dòng)下，基建工程項(xiàng)目建設(shè)也迎來了一種蓬勃的發(fā)展局面。新時(shí)期面對(duì)全新的發(fā)展形勢(shì)，積極迎合國家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革需求，進(jìn)一步強(qiáng)化基建工程檔案資料管理，以此保證基建檔案管理工作價(jià)值的充分展現(xiàn)，并提升單位管理水平及企業(yè)工程建設(shè)水平也就成為了時(shí)下一大熱點(diǎn)課題?；诖?，本文就基于當(dāng)前基建檔案管理現(xiàn)狀，針對(duì)基建工程檔案管理模式進(jìn)行了探究，旨在為后期基建檔案管理工作提供一套可靠參考和依據(jù)。

關(guān)鍵詞：基建檔案管理；體制改革；現(xiàn)狀

在基建工程建設(shè)過程中，工程檔案資料作為其中一項(xiàng)重要組成部分，其管理質(zhì)量如何直接影響著整個(gè)工程項(xiàng)目質(zhì)量。雖然，就目前現(xiàn)狀來看，基建工程項(xiàng)目建設(shè)事業(yè)與之前相比取得了一定的進(jìn)展，但在具體的檔案管理實(shí)踐中依然面臨著一定的問題與困難，而要更好地保證基建工程事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，關(guān)鍵就需要認(rèn)真審視當(dāng)前存在的問題，并在此基礎(chǔ)上基建推進(jìn)檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，制定一套科學(xué)合理的管理模式，促進(jìn)基建工程檔案建設(shè)事業(yè)的長久穩(wěn)定發(fā)展。

1 當(dāng)前我國基建檔案管理存在的問題

1.1 基建工程檔案管理意識(shí)薄弱、重視不足

對(duì)于基建工程項(xiàng)目而言，工程周期長、流程繁瑣、涉及部門較多是其顯著特點(diǎn)，由此也造就了基建工程項(xiàng)目檔案管理具備了復(fù)雜性、成套性與多樣性的特點(diǎn)。在管理實(shí)踐中，往往由于受到經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使和趕工期等原因，也無法避免的出現(xiàn)了嚴(yán)重的“只重工程本身而忽視工程檔案”的問題，由此也導(dǎo)致基建檔案的收集、整理及歸檔工作無法與工程建設(shè)相協(xié)調(diào)，進(jìn)而致使基建檔案管理模式嚴(yán)重滯后，并對(duì)檔案資料的利用也產(chǎn)生了極為不利的影響。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理模式面臨巨大挑戰(zhàn)

在這一方面所存在的主要問題有：1）檔案管理制度不夠健全，因此也致使檔案管理工作無法采取一套規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，進(jìn)而也致使基建檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)無法滿足具體的質(zhì)量要求。2）因?yàn)樵诠こ探ㄔO(shè)實(shí)踐中往往會(huì)涉及到諸多的參與方，但現(xiàn)行檔案管理模式致使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)無法得到統(tǒng)一，比如歸檔的基建檔案質(zhì)量不一、格式內(nèi)容不同等問題，由此也對(duì)基建檔案管理部門帶來了一定的負(fù)擔(dān)；3）缺少一套規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基建檔案管理工作程序，同時(shí)相應(yīng)的監(jiān)督檢查、指導(dǎo)等職能無法得以有效發(fā)揮。

2 基建工程檔案管理模式改進(jìn)策略

2.1 革新檔案理念，提升檔案管理意識(shí)

鑒于當(dāng)前基建工程檔案管理正處于一種社會(huì)化、信息化和市場(chǎng)化的快速發(fā)展進(jìn)程之中，企業(yè)要積極迎合這一發(fā)展需求，進(jìn)一步加大《檔案法》宣傳力度，客觀正確的認(rèn)識(shí)基建檔案的重要意義，明白其是保證基建工程管理和提升檔案管理水平的關(guān)鍵所在。此外，對(duì)于基建檔案工作而言，其往往會(huì)涉及到施工單位、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位以及監(jiān)理單位等多方參與主體和部門，檔案管理工作單純的依靠檔案管理部門也是無法保證高質(zhì)量完成的，因此也就需要得到各部門與領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持與配合，借助相應(yīng)的檔案利用事例來培養(yǎng)和提升檔案管理人員的責(zé)任感與積極性，逐步提升檔案管理的工作地位，促使廣大的利用者能夠深刻意識(shí)到檔案與檔案管理工作的唯一性與必要性。

2.2 健全基建檔案管理體制，強(qiáng)化基建檔案管理

1）加強(qiáng)基建檔案資料的收集工作?；üこ淘诮ㄔO(shè)過程中，各個(gè)階段與各個(gè)環(huán)節(jié)工作都是相互銜接、環(huán)環(huán)相扣的，如果檔案資料收集不完整，將直接影響到其他環(huán)節(jié)或階段工作的順利實(shí)施。鑒于這一特點(diǎn)，在管理實(shí)踐中，企業(yè)要制定一套明確的基建檔案收集機(jī)制，明確基建檔案的收集范圍、歸檔時(shí)間及要求，同時(shí)要特別注重加強(qiáng)對(duì)基建工程關(guān)鍵階段的資料收集。此外，檔案管理部門要推行一種全方位、全過程的跟蹤服務(wù)，積極改進(jìn)工作態(tài)度與工作方法，認(rèn)真貫徹和落實(shí)基建檔案工作的相關(guān)規(guī)定與要求，可以通過崗位責(zé)任制、獎(jiǎng)懲制以及業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)制等工作機(jī)制做到分工明確和責(zé)任到人，以此來有效的保證各參建主體能夠認(rèn)真履行基建檔案的歸檔與移交職責(zé)，保證前期檔案資料收集工作的效率及質(zhì)量。

2）將基建檔案管理劃歸到基建工程項(xiàng)目管理體系。在管理實(shí)踐中，要保證基建檔案管理工作與基建工程管理進(jìn)程的同步性。首先，在建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)就及時(shí)開展相應(yīng)的基建文件資料的收集、整理與審查等各項(xiàng)工作；待項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，要積極的做好項(xiàng)目文件的歸檔與驗(yàn)收等工作，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案管理質(zhì)量的源頭性控制。此外，建立健全相應(yīng)的工程合同制、契約制以及監(jiān)理制等約束機(jī)制。在合同簽訂時(shí)針對(duì)所需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)以及具體的歸檔時(shí)間與質(zhì)量等相關(guān)要求進(jìn)行明確，并將工程款的5%規(guī)定為基建檔案歸檔的準(zhǔn)備金，如果提交基建檔案不齊全的則不予付款，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案質(zhì)量的有效控制與監(jiān)督。再次，采取“三納入”和“四同步”的基本方針，將基建檔案管理分別納入到基建工程規(guī)章制度、崗位責(zé)任制及基建工程計(jì)劃之中（即“三納入”），同時(shí)保證基建檔案管理工作要與基建工程立項(xiàng)、基建工程建設(shè)進(jìn)度以及基建工程工作檢查與基建工程竣工驗(yàn)收相同步（即“四同步”），以此來保證基建檔案管理工作的高效化實(shí)施，進(jìn)而為基建工程質(zhì)量的保證提供有力支持。

3）提升整理立卷質(zhì)量。檔案整理立卷質(zhì)量是基建檔案管理與利用的必要保證。所以，在管理實(shí)踐中要求各參建方能夠積極做好自身職權(quán)范圍內(nèi)的基建檔案整理、編目、組卷及保管和利用等各項(xiàng)工作，嚴(yán)格遵循基建檔案的形成規(guī)律并維持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系，同時(shí)遵循單項(xiàng)工程彼此之間相互獨(dú)立及便于利用的基本原則，逐步構(gòu)建起一套連續(xù)成套且分類明細(xì)的整體。具體實(shí)施辦法有：（1）針對(duì)基建檔案工作中所存在的問題以技術(shù)交底會(huì)議或項(xiàng)目技術(shù)會(huì)議等形式進(jìn)行解決；（2）形成具體的工作會(huì)議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)和簡(jiǎn)報(bào)等文件，以此確保能夠得到有效的溝通和效果；（3）利用檔案工作專家業(yè)務(wù)咨詢或現(xiàn)場(chǎng)顯示等形式針對(duì)基建檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)；（4）進(jìn)一步規(guī)范基建檔案整理立卷工作，制定一套統(tǒng)一的基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)施辦法。

4）做好基建檔案的驗(yàn)收與報(bào)送工作。為更好地強(qiáng)化基建檔案資料管理，國家檔案局特頒布了《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》，為此，在工作實(shí)踐中，相關(guān)責(zé)任單位要積極的貫徹國家政策號(hào)召，嚴(yán)格執(zhí)行基建檔案?jìng)浒钢贫?、?yàn)收制度以及檔案工作的檢查、預(yù)驗(yàn)收等步驟，自由當(dāng)城建檔案管理部門驗(yàn)收確定合格后，方可進(jìn)行后續(xù)的基建工程竣工驗(yàn)收；此外，在工程驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，各參與方要完成相應(yīng)的基建檔案移交工作，通過基建檔案驗(yàn)收工作的加強(qiáng)，來提升基建檔案管理的效率及水平。

3 結(jié)語

總而言之，在基建工程建設(shè)過程中，基建檔案管理作為工程管理中一項(xiàng)重要組成部分，發(fā)揮出了突出的作用與價(jià)值。因此，加強(qiáng)基建檔案管理也逐步成為了現(xiàn)代工程建設(shè)的一大重要課題。在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)及建設(shè)事業(yè)蓬勃發(fā)展的時(shí)代背景下，基建工程檔案管理模式也需進(jìn)行積極的革新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，迎合體制改革需求，建立一套完善的檔案管理體制，并強(qiáng)化管理人員教育與培訓(xùn)，從而全面的保證基建工程檔案管理工作的順利高效實(shí)施，進(jìn)而也為建設(shè)工程質(zhì)量的保證奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

方曉燕（1980-），女，漢，本科，館員中級(jí)。