優(yōu)化建筑工程檔案資料管理的對策研究

勞善嫻

摘 要：近年來，隨著國民經(jīng)濟的不斷進步，建筑工程行業(yè)的發(fā)展也是如火如荼，由此，建筑工程檔案資料的數(shù)量也越來越多，作為建筑工程的重要組成部分，對建筑工程檔案資料的管理工作也被逐漸重視起來。如何提高建筑工程檔案資料的管理質(zhì)量及管理效率，是當前檔案資料管理工作的重要議題。本文主要從建筑工程檔案質(zhì)量管理的重要性入手，并提出一些優(yōu)化建筑工程檔案資料管理的對策，以便對建筑工程檔案資料進行有效管理。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；對策研究

多年來，建筑工程一直以涉及范圍廣，程序復雜著稱，因此，對工程的檔案資料進行完善是對工程的科學性、安全性、完整性的一種有效保障，國家對此也越來越重視。對建筑工程的檔案資料進行有效管理一方面有利于企業(yè)管理者對企業(yè)的內(nèi)部控制；另一方面也是對建筑工程安全的有力保障，能夠保障工程的順利施工以及使用，這也是國家明文強調(diào)的，檔案資料不合格，建筑工程的質(zhì)量也就十分堪憂。

1 建筑工程檔案資料管理的重要性分析

對于建筑工程來講，檔案資料與建筑工程的質(zhì)量密切度相當高，對建筑工程施工過程的監(jiān)督和管理也具有非凡的意義，其重要性體現(xiàn)主要有以下幾方面：第一，檔案資料的管理質(zhì)量能充分體現(xiàn)出建筑工程的施工質(zhì)量，是驗收、售后、解決糾紛的重要依據(jù)。建筑工程具有工序復雜、隱蔽性較強等特點，要想完全了解此項建筑工程的施工情況，就要通過完善的檔案資料來體現(xiàn)。建筑施工在完工之后會因某種原因造成工程出現(xiàn)一些問題和缺陷，這時就要找出問題的原因，并對缺陷進行檢測和維修，此時，就可以通過翻閱檔案資料的方式進行快速查找，在第一時間針對問題進行維修和管理，因此，檔案資料的管理就是保障工程質(zhì)量的依據(jù)，是工程施工的重要環(huán)節(jié)，一定要將此項工作重視起來。其次對檔案資料的管理能體現(xiàn)出一個建筑企業(yè)的管理水平。近年來，建設(shè)部一再強調(diào)，要進一步推進建筑企業(yè)的檔案建設(shè)，加強企業(yè)對檔案資料管理質(zhì)量重要性的認知，檔案資料不完善對整個工程影響很大，由此可知，檔案資料管理在建筑企業(yè)的地位相當關(guān)鍵，也是體現(xiàn)建筑企業(yè)管理水平的重要依據(jù)。

2 優(yōu)化建筑工程檔案資料管理對策研究

從國家到建筑企業(yè)自身對檔案資料的重視程度不難看出，檔案資料管理在建筑工程中的地位相當關(guān)鍵，因此，為了順利完成建筑施工的任務(wù)，建筑企業(yè)必須采取有效的檔案資料管理措施，對檔案資料管理工作進行細化、嚴管，以發(fā)揮檔案資料在建筑工程中的重要作用。

2.1 加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

對檔案資料進行管理最為關(guān)鍵的就是管理人員的素質(zhì)，提高人員素質(zhì)，強化其能力，是優(yōu)化檔案資料管理措施的第一步，也是最重要的一步，其主要方式如下：一是工作人員要具備一定的專業(yè)能力。檔案資料管理人員首先對此工作要有一定的了解，并熟練掌握其專業(yè)知識；其次要熟練操作辦公軟件，當今時代是信息社會，大多資料已經(jīng)電子化，因此，需要管理人員具備一定的計算機操作能力；再次是要及時掌握國家的方針政策，國家對建筑行業(yè)的標準不是一成不變的，其標準是根據(jù)經(jīng)濟的發(fā)展、技術(shù)的革新以及人們的需求在不斷變化的，因此，要掌握好國家的方針政策，及時傳達政策方針的變化。二是要嚴控準入門檻。對于檔案資料管理人員的選拔要嚴格把控，對競聘人員要精心篩選，從能力、專業(yè)水平及對檔案資料管理方面的看法等方面進行選擇，并對入選人員進行崗前培訓。此外，檔案資料管理人員要有崇高的工作意識，把法律、規(guī)則和職業(yè)操守作為自己的工作準則，不弄虛作假，要為每個建筑工程負責。三是在工作中要善于自查。在工作中，管理人員要隨時對自己的工作進行自查，檢查檔案資料的真實性及完整性，并對工作程序進行梳理、看工序是否有遺漏，比如對業(yè)主給予的意見是否記錄了，對圖紙發(fā)現(xiàn)的問題是否與負責人進行了溝通，對工程的組織、設(shè)計、技術(shù)交底等工作的檔案材料是否齊全，用字是否準確等等。四是在工作中要多學習、多溝通、虛心請教。勤于思考、善于交流、加強學習是提升工作能力、提高人員素質(zhì)的重要方面，在檔案資料管理過程中，工作人員要通過崗內(nèi)培訓、與有經(jīng)驗的人員多交流，通過翻閱相關(guān)書籍和資料的方式來提升自身素質(zhì)，增強工作能力。

2.2 規(guī)范檔案資料的管理職責

對檔案資料管理工作的前提是要明確管理職責，根據(jù)管理職責才能將工作按部就班、有條不紊的進行下去。建筑工程檔案資料管理人員最基本的職責就是對工程資料及圖表的收集和整理，主要職責如下：首先對資料要認真記錄，保證其真實性。工程檔案資料是工程施工的真實反映，因此，在資料收集整理過程中要嚴格按照程序進行，從施工前、施工中到施工后的計劃、圖紙、材料、技術(shù)等都要詳細進行記錄，比如施工中比較重要的鋼筋、水泥、混凝土等，要先取樣品進行試驗，將合格報告整理在案，才能將其投入到工程使用當中。其次要完善資料整理，確保資料詳實。建筑工程的施工質(zhì)量并不能通過實物本身或系統(tǒng)的測試完全顯示出來，因此，要用完善的檔案資料管理及詳實的記錄來彌補這一不足，以便在日后有所需要時有證可查，有據(jù)可依。再次要確保檔案資料的準確性及完整性。檔案資料的準確性是對其管理的關(guān)鍵因素，在對資料進行收集歸檔前，要對每一項施工材料、技術(shù)等進行認定，出具科學的認定報告，并填制質(zhì)量評定表，保證工程資料的準確性。此外，對于檔案資料的完整性也要嚴查，在資料整理過程中要嚴格審查，確保不落程序，對批準借閱的資料也要及時收回，保證整個工程資料的完整性。

2.3 優(yōu)化建筑工程檔案資料的管理制度

對于檔案資料的管理要走制度化的道路，不能隨心所欲、盲目進行。在管理建筑工程檔案資料的過程中，要建立健全管理制度，讓資料管理工作遵循一定的制度，具體制度建立如下：首先要確定好檔案資料管理的范疇和權(quán)限。建筑工程檔案資料管理的內(nèi)容雖然多，但是范疇很清晰，主要包括建筑工程前期準備、圖紙、施工技術(shù)、施工材料、施工人員等涉及到工程內(nèi)部的全部詳細的資料。其次要建立嚴格的資料借閱及保密制度。建筑工程的檔案資料絕大多數(shù)都屬于商業(yè)機密，因此，在管理過程中要建立嚴格登記制度，檔案資料借閱要按照文件機密等級管理制度執(zhí)行，辦理相關(guān)借閱手續(xù)，若未定期歸還，要及時進行追查，以免泄露商業(yè)機密。此外，檔案資料的借閱要有相關(guān)領(lǐng)導的批示，并制定借閱負責人，按照借閱制度不得擴大閱讀范圍，采取必要的安全措施。再次要制定資料銷毀、存放、交接等管理制度。對于退檔的檔案資料，要在相關(guān)領(lǐng)導、部門主管的監(jiān)督下進行銷毀，并做好登記備案；對于檔案資料的存放要有順序及目錄清單，以便查找和整理；在交接時也要按照清單目錄點清所有的檔案資料，如與清單不符，要在交接時追查清楚，免留后患。

3 結(jié)語

總之，建筑工程的檔案資料管理作為工程的重要組成部分，要至始至終貫穿于建筑工程當中。要深刻意識到檔案資料在建筑工程中的價值，不斷的提升管理人員的素質(zhì)，明確職責權(quán)限，建設(shè)一支過硬的管理人員隊伍，并建立健全建筑工程檔案資料的管理制度，讓檔案資料管理在整個工程建設(shè)中站好崗、服好務(wù)，從而進一步提升建筑工程的質(zhì)量與效率。

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