試論如何做好事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作

顏小祥 江蘇省東臺(tái)市財(cái)會(huì)教育中心

一、行政事務(wù)工作在事業(yè)單位中的職能發(fā)揮

行政事務(wù)工作是事業(yè)單位內(nèi)部有效溝通、協(xié)調(diào)的橋梁，是事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵樞紐部門。在具體工作開展過程中，通過充分了解與掌握其他部門工作職責(zé)、內(nèi)容以及進(jìn)程等信息，進(jìn)行數(shù)據(jù)的梳理與整合之后，主動(dòng)積極的與相關(guān)部門及管理者進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)與匯報(bào)，保障重大決策的科學(xué)性與精準(zhǔn)性。另外，辦公室行政工作還承載了承上啟下的聯(lián)通作用，使單位管理者與下屬部門、員工之間保持良好、通暢的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)政策、規(guī)范以及制度的上傳下達(dá)。

（一）實(shí)現(xiàn)部門之間的相互協(xié)調(diào)

辦公室行政事務(wù)職能部門是連接單位負(fù)責(zé)人以及與其他部門之間的有效通道，將各項(xiàng)內(nèi)部管理制度規(guī)范、重大事項(xiàng)進(jìn)展以及國(guó)家相關(guān)政策等信息傳達(dá)到各個(gè)相關(guān)部門，再?gòu)南轮辽系膶⒒鶎咏ㄗh與反饋信息上傳至管理者。在此過程中，行政管理不要將所有收集來的信息進(jìn)行分類匯總，并簡(jiǎn)單篩選、分析，保證數(shù)據(jù)信息的及時(shí)性、有效性與真實(shí)性。與此同時(shí)，行政管理部門還要對(duì)單位日常運(yùn)作中的規(guī)范、制度進(jìn)行監(jiān)督與管控，將出現(xiàn)的問題及時(shí)解決，保障日常營(yíng)運(yùn)的暢通、有序，促進(jìn)工作效率的提高。

（二）提供決策依據(jù)

作為事業(yè)單位內(nèi)部上傳下達(dá)的樞紐，行政部門具備輔助管理者做出決策的職能，為管理者分擔(dān)事務(wù)性工作壓力。另外，行政事務(wù)工作需要與各個(gè)職能部門溝通聯(lián)系，在長(zhǎng)期的信息累積下，行政辦公室成為了信息匯集與流轉(zhuǎn)的重要中心，可以從整個(gè)事業(yè)單位完整的業(yè)務(wù)、管理流程中，結(jié)合國(guó)家政策、行業(yè)趨勢(shì)，從宏觀出發(fā)為單位管理者提供有效、完整的信息，為更加科學(xué)的做出決策提供有力依據(jù)。

（三）宣導(dǎo)企業(yè)文化

行政事務(wù)辦公室是事業(yè)單位宣導(dǎo)內(nèi)部文化的主要窗口，也是踐行單位文化的重要執(zhí)行部門，也只有通過行政事務(wù)管理措施手段才能充分達(dá)成。辦公室行政事務(wù)部不但是內(nèi)部文化的執(zhí)行者，也是構(gòu)建與體現(xiàn)的主體之一，從精神層面上統(tǒng)一職工的思想，提升對(duì)事業(yè)單位的認(rèn)可與熱愛，促進(jìn)社會(huì)形象的建立，樹立起積極、正面的事業(yè)單位口碑與形象。

二、強(qiáng)化行政事務(wù)管理工作策略

（一）加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的綜合協(xié)調(diào)能力

事業(yè)單位辦公室行政工作是連接內(nèi)部各個(gè)職能部門的重要樞紐，也是保障上傳下達(dá)暢順的核心部門，每天需要面臨與處理的事務(wù)繁多、瑣碎，甚至還要妥善的應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。只有強(qiáng)化行政辦公室內(nèi)部綜合協(xié)調(diào)能力，才能更加完善、高效的為事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)與日常運(yùn)作提供保障。做好單位內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，以及外部的聯(lián)絡(luò)、宣傳，促進(jìn)每項(xiàng)業(yè)務(wù)開展的穩(wěn)定性、有序性以及高效性。

（二）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

事業(yè)單位內(nèi)部日常事務(wù)性工作主要依靠辦公室行政部門來推動(dòng)、執(zhí)行，而具備一個(gè)積極端正的工作態(tài)度與服務(wù)意識(shí)，不但與本部門的運(yùn)作效率質(zhì)量息息相關(guān)，還從較大程度上促進(jìn)了事業(yè)單位社會(huì)形象的樹立。因此，在日常工作中要強(qiáng)化對(duì)辦公室行政工作人員的培訓(xùn)，樹立起主動(dòng)、積極的服務(wù)意識(shí)與良好態(tài)度，將本部門輸出的服務(wù)質(zhì)量視為重要考核指標(biāo)。以此來充分的體現(xiàn)出行政事務(wù)服務(wù)為主的本質(zhì)。另外，行政人員在處理日常事務(wù)時(shí)，要以良好的主觀責(zé)任意識(shí)為主導(dǎo)，在工作過程中促進(jìn)成就感的實(shí)現(xiàn)，從而調(diào)動(dòng)起自我的積極性與主觀能動(dòng)性，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況高質(zhì)高效的完成行政工作。

（三）提高辦事靈活性

繁雜的工作內(nèi)容使事業(yè)單位辦公室行政崗位人員不但要接待來訪、會(huì)議安排、精神傳達(dá)，還要做好部門與部門之間，單位與外部之間的協(xié)調(diào)溝通工作，這就對(duì)行政崗位人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，要不斷通過學(xué)習(xí)與改善自我工作技巧，做好信息分析處理、人事關(guān)系以及各項(xiàng)活動(dòng)安排等事務(wù)。尤其在同時(shí)處理多項(xiàng)事務(wù)時(shí)，要依照事務(wù)的重要性、緊急性來機(jī)動(dòng)、合理安排，提高辦事靈活度。另外，還要對(duì)單位動(dòng)態(tài)、國(guó)家相關(guān)政策制度等信息充分掌握，主要才能更好的從大局出發(fā)進(jìn)行合理統(tǒng)籌規(guī)劃，選擇出最佳的方案開展本職工作。

（四）利用信息技術(shù)創(chuàng)新工作模式

辦公室行政部門需要處理大量的信息數(shù)據(jù)，要想在做好事務(wù)性工作的同時(shí)，還能兼顧管理工作，就需要將行政人員從冗余、繁雜且重復(fù)性的信息處理中解脫出來。當(dāng)前發(fā)展成熟的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完善的實(shí)現(xiàn)了這一需求，通過內(nèi)部管理系統(tǒng)的搭建，使每個(gè)部門的信息數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)平臺(tái)匯集到行政部門，通過信息技術(shù)的加工快捷、準(zhǔn)確的反饋到各相關(guān)需求部門，極大的縮減了響應(yīng)時(shí)間，切實(shí)提高行政部門的運(yùn)作效率。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要加大對(duì)信息系統(tǒng)的投入力度，利用與單位需求相適宜的硬件設(shè)備與軟件環(huán)境，打造成科學(xué)、完備的內(nèi)部管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的行政管理。

三、結(jié)語

在事業(yè)單位日常運(yùn)作與長(zhǎng)期發(fā)展中，行政事務(wù)管理占據(jù)了較為重要的地位，是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程。從某種程度上來說，行政工作決定了事業(yè)單位運(yùn)作效率與社會(huì)職能的充分發(fā)揮。尤其在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)快節(jié)奏發(fā)展的當(dāng)今，辦公室行政部門要立足于單位自身發(fā)展需要，不斷優(yōu)化與完善工作模式職業(yè)技能，供應(yīng)更加優(yōu)質(zhì)、快捷、高效的行政服務(wù)。