新時(shí)期普通中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方案分析

冷超 山東省濟(jì)南特殊教育中心

引言：檔案管理作為中學(xué)學(xué)校管理工作的重要組成部分，不僅記錄著學(xué)校的發(fā)展歷史，而且還推動(dòng)著中學(xué)教育事業(yè)的不斷發(fā)展。在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)校管理的實(shí)際需求了，這就需要檔案管理必須要盡快實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化，從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率，但是，就目前中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，其建設(shè)過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，因此，就普通中學(xué)檔案管理信息化提出優(yōu)化方案迫在眉睫。

一、目前普通中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，普通中學(xué)的檔案管理逐漸向信息化過(guò)渡。但是，在實(shí)際管理的過(guò)程中，由于受到各方面因素的影響，許多問(wèn)題層出不窮，只有將這些問(wèn)題及時(shí)解決，才能為普通中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)掃清障礙，從而盡快實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。

（一）學(xué)校缺乏相應(yīng)的重視。檔案管理作為學(xué)校管理的重要組成部分，既能夠?yàn)閷W(xué)校發(fā)展提供歷史依據(jù)，又能為教育活動(dòng)提供文獻(xiàn)資料，對(duì)于促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展具有至關(guān)重要的影響。然而，在實(shí)際管理的過(guò)程中，許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都忽視了檔案管理的重要性，他們認(rèn)為檔案管理對(duì)學(xué)校的發(fā)展起不到任何作用，導(dǎo)致檔案管理逐漸趨于形式化和表面化，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化進(jìn)程。[1]

（二）檔案管理模式陳舊。目前，一些普通中學(xué)雖然建立了專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，但是，其管理方式仍采用的是傳統(tǒng)的管理模式，他們?nèi)狈?duì)信息化管理的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理是對(duì)“歷史”的整理和保留，要體現(xiàn)其“傳統(tǒng)”的文化內(nèi)涵。這種錯(cuò)誤的認(rèn)知觀(guān)念嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，這對(duì)學(xué)校今后的發(fā)展是極為不利的。

（三）缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員。要想確保檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)施，首先要提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，只有管理人員的專(zhuān)業(yè)技能過(guò)關(guān)，才能為檔案管理的信息化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。但是，就目前我國(guó)普通中學(xué)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平來(lái)看，其整體素質(zhì)還有待提高，許多管理人員都是退休的老教師或者非專(zhuān)業(yè)出身的退休人員，普遍具有年齡大、信息技術(shù)水平低的特點(diǎn)，他們既缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又缺少一定的管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)舉步維艱。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。除了上述問(wèn)題外，基礎(chǔ)設(shè)施不完善也是中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題之一。一些學(xué)校由于缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏基礎(chǔ)設(shè)施的支持，許多學(xué)校根本就沒(méi)有硬件設(shè)備，只是采用人員登記的方式進(jìn)行管理和整理。有些學(xué)校雖然具備硬件設(shè)施，但是其使用年限過(guò)長(zhǎng)、設(shè)施老化，根本無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理的實(shí)際需求，同樣制約了檔案管理的信息化發(fā)展。

二、新時(shí)期普通中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化方案

由于檔案管理對(duì)于中學(xué)學(xué)校的全面發(fā)展具有舉足輕重的影響，這就需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理的重視，采取行之有效的管理措施，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展?；诖耍疚尼槍?duì)新時(shí)期普通中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)提出了相應(yīng)的優(yōu)化方案，具體內(nèi)容如下：

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。檔案管理作為學(xué)校管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展至關(guān)重要。為此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視按照相關(guān)的規(guī)章制度對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，以便確保學(xué)校檔案的完整性和真實(shí)性。[2]與此同時(shí)，為了推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)大力宣傳其信息化建設(shè)的必要性和重要性，促使廣大教職工樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，不斷提高對(duì)檔案管理的認(rèn)知水平。只有全校齊心協(xié)力，才能為檔案管理信息化建設(shè)提供一個(gè)良好的環(huán)境，以便提高廣大教職工的自覺(jué)性，從而提高檔案管理的整體質(zhì)量。

（二）積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式。檔案管理雖然是對(duì)學(xué)校歷史的記載和保留，具有一定的文化價(jià)值，但并不意味著一定要采用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行管理。為此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要樹(shù)立正確的管理觀(guān)念，不斷進(jìn)行探索和創(chuàng)新，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合，在保留其文化價(jià)值的同時(shí)，也能賦予其現(xiàn)代化的時(shí)代烙印，以便將“傳統(tǒng)”與“現(xiàn)代”巧妙結(jié)合，從而提高學(xué)校檔案的使用效率。

（三）不斷提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和管理技能。管理人員作為檔案管理信息化建設(shè)的“靈魂人物”，對(duì)于提高檔案管理的質(zhì)量和效率具有重要的影響。為此，學(xué)校要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，以便提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和管理技能，從而為檔案管理工作提供有利的人才支持。一方面，管理人員具備一定的檔案管理知識(shí)，能夠?qū)n案進(jìn)行合理分類(lèi)和整理；另一方面，管理人員還需要熟練掌握各種電子軟件的應(yīng)用方法，以便提高電子檔案的有效性和規(guī)范性。

（四）加大對(duì)檔案管理軟件和硬件設(shè)施的投入。傳統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化的管理需要，這就需要學(xué)校要加大對(duì)檔案管理軟件和硬件設(shè)施的投入，以便為檔案管理的信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，從而推動(dòng)學(xué)校檔案管理的全面發(fā)展。[3]

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，普通中學(xué)的檔案管理是促進(jìn)學(xué)校全面發(fā)展的重要因素，只有不斷提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率，才能為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展提供文獻(xiàn)依據(jù)和信息資源。在新形勢(shì)下，普通中學(xué)進(jìn)行檔案管理信息化不僅是提高學(xué)校管理水平的有效途徑，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，普通中學(xué)在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，針對(duì)建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題要及時(shí)發(fā)現(xiàn)、盡快解決，以便為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的環(huán)境。