淺談民營(yíng)企業(yè)檔案收集工作的重要性

劉永珍

摘 要：檔案是一筆寶貴的文化財(cái)富，是記錄發(fā)展、傳承文化、延續(xù)文明的重要載體。對(duì)于民營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，做好檔案收集工作十分必要?；诖耍恼聫臋n案收集工作的內(nèi)容出發(fā)，詳細(xì)論述民營(yíng)企業(yè)檔案收集的重要性，并探究檔案收集的途徑，旨在為民營(yíng)企業(yè)提供參考。

關(guān)鍵詞：民營(yíng)企業(yè)；檔案收集；重要性；途徑

檔案收集的意義非常的重大，在理論上說(shuō)，收集是企業(yè)檔案管理的基石，收集是提高服務(wù)水平的階梯，收集是文件向檔案轉(zhuǎn)化的橋梁，收集是豐富和優(yōu)化企業(yè)檔案館（室）藏的重要途徑，收集是開(kāi)拓市場(chǎng)的前提和保障。因此，各大民營(yíng)企業(yè)應(yīng)做好檔案收集工作，為企業(yè)發(fā)展提供有力支撐。

1 檔案收集工作概述

檔案的收集工作，就是按照黨和國(guó)家的規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)征集的辦法，把分散在企業(yè)、個(gè)人手中有價(jià)值的檔案分別集中到企業(yè)檔案室和各級(jí)檔案館的工作。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，民營(yíng)企業(yè)檔案收集主要包括以下三個(gè)方面：其一，接收本企業(yè)需要?dú)w檔的檔案；其二，收集和接收現(xiàn)階段同行業(yè)企業(yè)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案；其三，收集和整理歷史檔案，包括歷代王朝檔案、民國(guó)檔案、革命時(shí)期檔案等。

2 民營(yíng)企業(yè)檔案收集工作的重要性

2.1 收集是企業(yè)檔案管理的基石

檔案管理工作千頭萬(wàn)緒，收集是民營(yíng)企業(yè)檔案工作大廈的第一塊基石。俗諺說(shuō)得好：良好開(kāi)端是成功的一半。所以，收集工作效果如何直接影響到檔案工作的業(yè)績(jī)，決定了檔案館（室）在企業(yè)眾多管理職能部門(mén)中的“聲譽(yù)”。檔案收集工作做好了，不僅可以大大豐富館（室）藏，保存一定企業(yè)的發(fā)展軌跡，而且也為后續(xù)的檔案利用與信息資源開(kāi)發(fā)提供了可能。保管檔案的目的是為了利用，有了豐富的館（室）藏，檔案利用者才能夠獲得需要的信息，從而提高檔案工作在他們心中的地位，使他們從感性上體會(huì)到檔案工作的重要性，理性地增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，使之在往后的日子里能夠更加積極主動(dòng)地支持檔案工作。因此，企業(yè)檔案工作者，務(wù)必要對(duì)檔案收集工作有清晰的認(rèn)識(shí)，花大力氣鋪好這塊基石。

2.2 收集是提高服務(wù)水平的階梯

檔案的收集整理、歸檔入庫(kù)，整個(gè)流程下來(lái)，所有的這些最終都是一個(gè)目的——“利用”。能夠服務(wù)社會(huì)、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)個(gè)人。并且利用價(jià)值越大越好。大部分民營(yíng)企業(yè)的核心檔案中，有一部分是黨群、經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)的文件材料，這部分內(nèi)容在業(yè)務(wù)流程中屬于文書(shū)崗位范疇，還有一部分的核心檔案是屬于人事檔案業(yè)務(wù)范疇的干部職工的人事檔案的收集。在長(zhǎng)期的文件資料的收集中，收集人員兢兢業(yè)業(yè)，及時(shí)準(zhǔn)確的收集。尤其是對(duì)于一些檔案意識(shí)比較淡薄的單位在收集的過(guò)程中，檔案員憑借良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在收集范圍中指向明確，堅(jiān)持原則，及時(shí)跟進(jìn)，能夠確保檔案的完整性。

2.3 收集是文件向檔案轉(zhuǎn)化的橋梁

文件材料是管理工作中自然產(chǎn)生的，但是轉(zhuǎn)化成檔案必須經(jīng)過(guò)文書(shū)管理者的整理、立卷、報(bào)送、移交和檔案部門(mén)的收集、整理、建檔等環(huán)節(jié)。在整個(gè)轉(zhuǎn)化過(guò)程中，收集環(huán)節(jié)既屬于文書(shū)工作又屬于檔案工作，它是文書(shū)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，又是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，兩項(xiàng)工作在此疊加，分別以“交”和“接”的形式完成了文件向檔案的轉(zhuǎn)化，這個(gè)轉(zhuǎn)化過(guò)程也將企業(yè)各部門(mén)工作與檔案工作緊密地連接起來(lái)。所以，文件要轉(zhuǎn)化為檔案必須借助于“收集”這座橋梁。

2.4 收集是豐富和優(yōu)化企業(yè)檔案館（室）藏的重要途徑

豐富館（室）藏的主要標(biāo)準(zhǔn)是：數(shù)量充分，質(zhì)量?jī)?yōu)化，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)合理。檔案工作既然是管理檔案為社會(huì)服務(wù)的專(zhuān)門(mén)事業(yè)，那么怎樣服務(wù)社會(huì)呢？從一定意義上說(shuō)首先取決于檔案的藏量多少和質(zhì)量高低。任何一所檔案館（室），它的館藏越豐富、越珍貴，年代越久遠(yuǎn)，它就越能為社會(huì)做出更多的貢獻(xiàn)，更加受到社會(huì)的重視。在國(guó)外，有人把檔案館視為“歷史科學(xué)的糧倉(cāng)”，并千方百計(jì)地收集各種有關(guān)文件經(jīng)常充實(shí)這個(gè)“糧倉(cāng)”。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)充分證明，一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的收藏是否豐富，檔案是否完整，這是衡量檔案機(jī)構(gòu)工作做得好與壞的一個(gè)重要標(biāo)志；也是開(kāi)展利用工作，特別是檔案館開(kāi)放歷史檔案，開(kāi)展編輯研究，出版檔案史料的一個(gè)前提條件。各級(jí)各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)如果都能竭力豐富自己的館藏，這對(duì)于保全祖國(guó)的歷史文化遺產(chǎn)，使之能為我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，無(wú)疑是具有重大意義的。不斷豐富館藏，應(yīng)當(dāng)始終作為收集工作的一個(gè)重要指導(dǎo)思想。

2.5 收集是開(kāi)拓市場(chǎng)的前提和保障

近年來(lái)，中國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長(zhǎng)，民營(yíng)企業(yè)逐漸增多，這種形勢(shì)下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。各大民營(yíng)企業(yè)認(rèn)識(shí)到，在這種環(huán)境下，研究新課題，研發(fā)核心技術(shù)，開(kāi)拓市場(chǎng)，是提升企業(yè)管理水平和影響力的重要舉措，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。而新課題的研發(fā)和科研項(xiàng)目的進(jìn)行，都離不開(kāi)歷史數(shù)據(jù)的支撐，離不開(kāi)對(duì)檔案材料的查詢(xún)，海量的檔案資源能夠幫助企業(yè)迅速找到亮點(diǎn)，激發(fā)研發(fā)人員靈感，為新課題的論點(diǎn)提供有力支撐，因此，要想開(kāi)拓市場(chǎng)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)不敗之地，做好檔案收集工作十分必要。

3 民營(yíng)企業(yè)檔案收集的有效途徑

3.1 建立檔案收集培訓(xùn)班

培訓(xùn)班是提升檔案收集人員工作水平的有效方式，因此，各大民營(yíng)企業(yè)可以建立檔案收集培訓(xùn)班，在培訓(xùn)班上對(duì)各部門(mén)提出的企業(yè)管理中的資料問(wèn)題進(jìn)行分析解答，并推廣新的溝通方式，使各方人員可方便在群里及時(shí)溝通。

另外，信息檔案管理中心還應(yīng)定期組織資料碰頭會(huì)、檔案培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)檢查指導(dǎo)等活動(dòng)，隨時(shí)對(duì)資料收集整理中遇到的問(wèn)題進(jìn)行溝通解決，確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全。

3.2 開(kāi)展多渠道的檔案收集工作

對(duì)于企業(yè)而言，檔案收集渠道越多，接觸到的資料越多，收集到的資料也越多。因此，在檔案收集過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)開(kāi)拓收集渠道，采取靈活多變的形式進(jìn)行收集?，F(xiàn)階段，大部分民營(yíng)企業(yè)檔案收集渠道較為單一，只是通過(guò)走訪本單位的形式進(jìn)行，這導(dǎo)致收集到的檔案資料有限，這種情況下，檔案收集部門(mén)應(yīng)拓寬收集渠道，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等方式進(jìn)行收集，可以在日常工作、生活中關(guān)注微博、微信等新媒體，關(guān)注本行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)可以對(duì)其他企業(yè)的優(yōu)秀檔案進(jìn)行收集，進(jìn)而豐富企業(yè)檔案庫(kù)，保證檔案的完整性。

3.3 完善相關(guān)的檔案管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度，是企業(yè)檔案資料收集工作順利開(kāi)展的保障，可以確保企業(yè)檔案收集的及時(shí)性和完整性。因此企業(yè)管理者必須重視檔案管理工作制度的建立和健全，企業(yè)檔案管理工作者要從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)自身企業(yè)的特點(diǎn)以及發(fā)展?fàn)顩r制定適合本企業(yè)的檔案管理制度，并依法建檔。另外，民營(yíng)企業(yè)檔案管理人員要定期對(duì)收集人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，加大對(duì)考核不及格人員的處罰力度，同時(shí)落實(shí)責(zé)任制，將收集工作落實(shí)到個(gè)人，一旦發(fā)現(xiàn)檔案收集工作出現(xiàn)問(wèn)題，立即找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，進(jìn)而保證檔案收集工作的有效性，同時(shí)提升收集人員的責(zé)任意識(shí)和工作積極性。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)和保障，是檔案管理工作進(jìn)行的前提，因此，民營(yíng)企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案收集的重要意義，積極探尋新的收集渠道，完善收集管理制度，全面提升收集的效率和質(zhì)量，促使企業(yè)檔案管理向著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，促使企業(yè)走向現(xiàn)代化。

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