高校教師電子信息的價值探討及管理研究

楊慧磊

摘要：高校教師電子信息的收集、整理和歸檔問題，常常在校級職能部門以及二級學院行政管理工作中備受忽略。高校教師電子信息大多依靠教師個人進行保存和整理。然而教師電子信息中相當一部分是其教學和科研的成果，是學院及學校申報材料中的重要組成部分。而高校網(wǎng)站作為教師電子信息記錄、傳輸和保存的主要平臺，對教師電子信息的歸檔工作具有重要作用。本文從教師電子信息的屬性問題出發(fā)，探討高校教師電子信息如何通過上傳平臺的管理、部門協(xié)調以及職能人員的工作得到較好的分類及保存，以便于教師的上傳，并利于相關部門的重復調取。

關鍵詞：教師電子信息；高校一號通；信息整合共享

中圖分類號：G451.2 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2019）01-0023-03

高校教師在教研工作過程中產(chǎn)生的電子教務信息、電子科研信息記錄了教師職業(yè)生涯的軌跡，對于個人、學院乃至學校而言，均具有意義。然而教師教研工作過程中產(chǎn)生的電子文檔以及每年填寫的各種工作鑒定和學習計劃、科研申報書是否屬于檔案，具有保存價值和歸檔的價值，卻仍存疑。目前，全國大多數(shù)高等院校實現(xiàn)了無紙化辦公，高校教師信息多以電子文檔的形式上交。在高校教師檔案管理過程中，相關部門重視對教師的人事檔案、科研合同以及科研獲獎的資料收集，而忽略對教師在教研過程中上交的各種電子文件的收集和整理工作，或者將這部分工作交由二級學院完成。由于二級學院教學秘書和科研秘書大多數(shù)院校由專業(yè)教師兼任，任期一般為一年。文檔管理工作職責不明確、教研秘書工作崗位輪換快，導致二級學院在本科評估、教學獎申報以及碩士點、博士點申報需要填寫相關教師的教學信息、科研成果、海外留學、國際國內會務等信息時，均需傾全院之力完成，而涉及教師個人的材料，由相關教師重新提供，讓教師們不勝其煩。這些信息其實教師們在每年的工作總結、工作量計算時或在線填寫提交，或通過電子文檔方式向學院、人事處、教務處和社科處遞交，但由于信息管理、歸檔工作的不協(xié)調，年年重復填寫和提交。導致教師們埋怨、學院行政人員委屈，以及學校行政部門的不理解，這一切的根源，在于高校教師電子信息是否應當作為檔案進行整理、歸檔和保存的問題。本文從這個問題出發(fā)，對高校教師電子信息的價值進行分析，并總結實際工作經(jīng)驗，對教師電子信息在現(xiàn)實操作中存在的問題以及解決措施提出自己的意見和建議。

一、從教師電子信息的屬性及價值進行探討

教師電子信息應否建檔和歸檔，應根據(jù)其是否為檔案進行判斷。筆者認為，高校教師電子信息是教師在教研過程中直接形成的，反映其教學、科研等工作真實情況的信息，是其從事教學和科研軌跡的真實記錄，符合檔案真實性的屬性要求。在信息屬性方面，華林教授認為，檔案是“一種未經(jīng)加工處理過的原生性靜態(tài)信息”，高校教師的電子信息是由教師本人根據(jù)自身教學科研等工作情況提供的，符合未經(jīng)加工處理過的原生性靜態(tài)信息的屬性要求。

在價值屬性方面，華林教授認為：“價值屬性指的是檔案對人們從事的各項工作所具有的有益性和實用性?！备咝＝處熾娮有畔τ趥€人而言，是從教工作真實軌跡的記錄，對于學院、學校而言，是院史乃至校史資料的組成部分，這些電子信息具有被參考和使用的價值，不僅在本科評估、申報碩士點、博士點中反復填報和使用，還是學校在申報重點科研團隊、教學團隊等工作中使用，更為學校培養(yǎng)青年教師、提高業(yè)務水平提供了非常有價值的參考。

綜上所述，從檔案的定義和屬性界定可以看出，高校教師電子信息屬于檔案，其價值在國家和社會的各項職能活動方面，雖未必具有重要的參考作用，但對于高校而言，高校教師電子信息對于黨務、校務、院務、教務及科研等工作的重要組成部分，具有保存和參考價值，應當將其整理、分類并有序歸檔。

二、高校教師電子信息管理中存在的問題分析

高校教師電子信息管理問題主要存在教師電子信息填寫及上傳的問題、電子信息重復遞交的問題以及電子表格難以保存和調閱的問題。

（一）教師電子信息填寫及上傳的問題

高校網(wǎng)站設計中教師主任缺失導致的問題主要表現(xiàn)在教師網(wǎng)站內的帳戶和密碼設置過多。校網(wǎng)站從校級和二級學院行政部門的需要出發(fā)時行設計，為防止外校人員閱讀校內信息，各個管理端口均通過設立帳戶和口令，這本無可厚非。但當大多數(shù)學校行政職能部門均按照這個思路進行信息管理時，將原本簡單的事情變得復雜。以某高校校園網(wǎng)為例（如圖1）。

從圖1中可以看到，某高校網(wǎng)站在進行對內信息管理時，至少有校文件系統(tǒng)、教務處、社科處、財務處和圖書館這幾個端口需要對使用者進行身份驗證，校文件系統(tǒng)是發(fā)布學校相關部門的會議、通知及信息公布；教務處主要對教師的課務進行管理，包括學生選課情況、學生名單、成績提交、調停課信息等；社科處則對教師科研成果進行網(wǎng)上提交、審核及查詢；圖書館則提供教師圖書的借閱瀏覽、圖書預約和延長借閱時間等功能。這些端口基本涵蓋了高校教學管理、科研管理和信息管理這三大基本版塊，但并非所有。有的綜合性高校還會在研究生處、學生工作處等端口對教師進行身份驗證，對研究生導師、班主任和學生工作教師進行相關信息的驗證；對學校的網(wǎng)絡管理員、信息發(fā)布員進行帳號驗證；對于學校領導、校級行政管理部門的領導等信息通道，設帳號驗證。如此一來，普通教師在學校網(wǎng)站上至少有5—7個帳號和口令，有的教師甚至達到十個以上。筆者曾經(jīng)見過某二級學院院領導在使用學校網(wǎng)站時，拿出一個本子逐條查看該網(wǎng)頁所需要的帳號和口令，學校網(wǎng)站的帳號和口令記了整整兩頁。設置帳號和密碼是基于方便對內信息管理、排除非本校教職工以外人員瀏覽校內信息為出發(fā)點，但校內各個行政管理部門均通過帳號和口令的設置進行信息管理時，導致教師們在填寫或上傳電子信息時，由于帳號、口令太多記錯甚至遺忘，無法正常使用校園網(wǎng)站的情況經(jīng)常發(fā)生，由此也增加了相關部門的工作負擔，教師忘記帳號和密碼最終還得找到相關管理部門進行查詢和修改，最終都增加了相關部門和教職工的使用成本。

（二）由于部門協(xié)調問題導致教師信息重復遞交

高校教師每年要填寫的電子表格名目繁多，有教師個人工作總結、教學工作量和科研工作量等，還有職稱評定表格、會務申請表格、出國交流申請以及優(yōu)秀教師評定等表格。其中教師個人信息是多個管理部門均需要的基本信息，如高校網(wǎng)站的教師風采需要提交、研究生導師介紹、年終教師工作總結，需要提交教學工作量、科研工作量和年度個人工作總結等表格。如果這些信息在部門之間能夠共享，教師們只需要提交一次即可。但現(xiàn)實的情況是，各個校級管理部門通過文件形式下達到二級學院辦公室，由學院督促教師們提交。表格填報對于大多數(shù)教師而言，是一項煩瑣、重復但必須要完成的工作，耗費教師們大量的時間和精力。

（三）對教師電子信息認識不到位導致保存及調閱困難

高校教師每年向各個管理口遞交的表格、填報的信息眾多，但如果想查閱當年甚至往年填報的信息，卻不太容易。從教師角度而言，雖然教師在填報了各種表格，但并不十分清楚是學校哪個部門要求填報的，尤其是通過院系辦公室下達的表格；從二級學院管理而言，學院缺乏專人負責教師電子信息的收集和存檔工作，而且教師遞交的表格既有紙質版也電子版，相關部門對于教師信息的收取、留存，并未形成檔案管理意識，即便是收取資料的相關部門想調閱往年的資料，也并非易事。

三、解決思路

要解決上述難題，需要從高校網(wǎng)站設計重視教師主體地位、部門協(xié)調管理實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享以及明確職責，紙質材料和電子信息相結合，完善教師信息的收集和管理。

（一）重視教師主體地位，實行教師校網(wǎng)一號通管理

重視教師主體地位，需要轉換網(wǎng)站建設理念，由向行政職能部門傾斜轉為向教職工傾斜，更多地從教職工的使用成本及使用便利的角度進行設計或功能提升，將原先的各行政部門分別面向教師進行教學、教務管理，轉向由教師面向各行政部門進行自身的信息管理。實行教師校網(wǎng)一號通，即教師通過一個帳號和口令，能自由切換到校內各個職能管理部門。如圖2所示。

如圖2所示，教師進入學校網(wǎng)站首頁后，通過教師信息管理端口進行個人帳號及密碼驗證后，進入教師個人信息管理頁面。在教師個人信息管理頁面內，由教師填寫個人簡介，校內各管理端口均可瀏覽和下載。在教師個人信息頁面內，可鏈接進入校文件管理中心、教學管理系統(tǒng)、財務信息系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、研究生導師信息管理系統(tǒng)及圖書館等，實現(xiàn)教師一次身份、口令驗證，即可進行教務和校務信息的接收及填報，無需重復驗證身份進入各個校務管理端口，極大地節(jié)約教師填寫和遞交電子信息的時間。

（二）部門協(xié)同管理，實現(xiàn)教師個人信息共享

校級職能部門之間、校級部門與二級學院管理部門之間實現(xiàn)教師信息共享。教師們在個人信息端口完善信息，各部門根據(jù)需要從網(wǎng)站中導出相關信息。如此便能實現(xiàn)教師一次性填報，而信息多部門共享。為保障教師信息的安全性，各職能部門，如教務部門、人事部門、科研管理部門、二級學院辦公室等管理人員可通過權限設置以及實名登錄。實現(xiàn)了教師信息共享，不僅簡化了教師表格填報的工作量，更降低了高校的管理成本。

（三）明確職責、虛實結合，做好教師信息的存檔

對于二級學院而言，教師電子信息的保存和歸檔工作非常重要，是學院申報項目、上報數(shù)據(jù)的重要來源。實行專人專管，明確工作職責，完善信息管理工作，將每年教師電子信息進行保存和歸檔，形成PDF格式，方便隨時調取和查閱。同時，教師電子信息如科研成果、獲獎信息等，可通過教師掃描相關資料，形成JPEG格式資料進行保存。而著作或者合同等文件，可通過復印紙質材料進行保存，實現(xiàn)紙質文件和電子信息相結合的方式，完善教師信息管理和歸檔工作。同時，做好目錄和索引，以方便查詢和調出信息。教師信息實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，在高校實施無紙化辦公環(huán)境下，是教師信息保存和提取的有效辦法之一，也是管理成本最低的方法。本科院校每四年一次本科教學評估工作，以及碩士點及博士點申報工作，均需要全面調取教師們幾年內的課務紀錄、科研項目以及科研成果等電子資料，工作量龐大。如果將教師信息管理與學校網(wǎng)站建設結合起來，將大大提高工作效率，亦方便教師們進行自身的教學科研信息管理。

高校教師電子信息不僅是教師個人重要的從業(yè)資料和成果，還是所在高校的成果和財富。從檔案管理角度出發(fā)，完善高校教師電子信息的保存和管理工作，既是部門管理的需要，亦是學校發(fā)展的需要。通過實施高校教師一號通、部門協(xié)同管理實現(xiàn)信息共享以及二級學院明確職責，通過專人專管，紙質材料和電子信息相結合的方式，完善教師信息以及存檔工作，不僅有利于提高部門工作效率，更利于將教師從重復的信息、資料填報工作中解放出來，將更多的時間放在教學和科研工作當中。

參考文獻：

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2001.

[2]華林.檔案管理學新論[M].北京：中國社科科學出版社，2010.

[3]趙豪邁.數(shù)字檔案長期保存研究[M].陜西師范大學出版總社有限公司，2015.