淺談白沙水庫(kù)檔案管理工作

田利梅

（河南省白沙水庫(kù)管理局，河南 禹州461670）

1 白沙水庫(kù)檔案概況

白沙水庫(kù)位于淮河流域潁河上游禹州市與登封市交界處的白沙村，是20世紀(jì)50年代治淮早期河南省興建的大型水庫(kù)之一。水庫(kù)始建于1951年，1953年建成蓄水，控制流域面積985km2，總庫(kù)容2.95 億m3，是以防洪灌溉為主，兼顧工業(yè)用水、水產(chǎn)養(yǎng)殖、旅游等綜合利用的大型水利樞紐工程。白沙水庫(kù)檔案建檔于1951年，在當(dāng)時(shí)建國(guó)初期各種條件落后的條件下，做到邊施工邊收集檔案，實(shí)屬不易。經(jīng)過(guò)60 多年的運(yùn)行管理，白沙水庫(kù)積累了大量檔案，共計(jì)6021 卷。

2 白沙水庫(kù)檔案管理的種類(lèi)

河南省白沙水庫(kù)管理局隸屬河南省水利廳，是廳屬事業(yè)單位。在長(zhǎng)期的工程管理和工作活動(dòng)中，主要形成了文書(shū)、會(huì)計(jì)、科技、人事、設(shè)備、聲像、榮譽(yù)七大類(lèi)檔案和圖書(shū)、編研、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料等。根據(jù)檔案的分類(lèi)原則，結(jié)合白沙水庫(kù)檔案形成的自然規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于立卷、保管、利用，白沙水庫(kù)制定了適合本單位的檔案資料分類(lèi)方法。

2.1 文書(shū)檔案

白沙水庫(kù)的文書(shū)檔案共分六類(lèi)，這六類(lèi)分別是黨群類(lèi)（黨務(wù)工作、群團(tuán)工作、會(huì)議記錄等）、行政管理類(lèi)（重要行政事務(wù)、一般性行政事務(wù)、契約協(xié)議、房地產(chǎn)證件、大壩注冊(cè)登記證等）、人事管理類(lèi)（人事任免、職工教育、安全生產(chǎn)等）、工程管理類(lèi)（白沙水庫(kù)工程、白沙灌區(qū)工程、綜合技術(shù)工作等）、安全保衛(wèi)類(lèi)（保衛(wèi)工作、水政執(zhí)法工作等）、綜合類(lèi)。目前，白沙水庫(kù)綜合檔案室共存文書(shū)檔案691 卷。

2.2 會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案包括綜合類(lèi)、報(bào)表類(lèi)、賬簿類(lèi)、憑證類(lèi)等。白沙水庫(kù)現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案共計(jì)2157 卷。

2.3 科技檔案

科技檔案主要包括白沙水庫(kù)工程、白沙灌區(qū)工程、辦公區(qū)工程和科研類(lèi)等。白沙水庫(kù)現(xiàn)存科技檔案共計(jì)3173 卷。

2.4 人事檔案

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等的有效證據(jù)，與個(gè)人的薪酬和各項(xiàng)勞動(dòng)保障緊密掛鉤，是記載人生信息的重要依據(jù)，人事檔案的保密性更為嚴(yán)格。因此，白沙水庫(kù)的人事檔案由人事勞動(dòng)科單獨(dú)管理。

2.5 設(shè)備檔案

設(shè)備檔案包括水庫(kù)工程設(shè)備儀器、灌溉工程設(shè)備儀器、辦公設(shè)備儀器等。

2.6 聲像檔案

聲像檔案包括錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、磁盤(pán)和照片。

2.7 榮譽(yù)檔案

榮譽(yù)檔案包括錦旗、證書(shū)、匾牌、獎(jiǎng)杯等。

3 白沙水庫(kù)檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

3.1 白沙水庫(kù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

①早期出現(xiàn)檔案不齊全問(wèn)題。由于受早期艱苦的歷史條件限制的原因，出現(xiàn)了歸檔種類(lèi)不齊全現(xiàn)象。早期的檔案室只把文書(shū)檔案的收集作為主要任務(wù)，對(duì)科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案以及實(shí)物檔案有所忽視，這樣就增加了現(xiàn)在白沙水庫(kù)水文化展館全面全方位再現(xiàn)各個(gè)階段白沙水庫(kù)歷史發(fā)展的難度。很多重要的檔案沒(méi)有及時(shí)收集到檔案室，極大地影響了單位對(duì)這些檔案的利用需求。

②檔案管理人員缺乏管理意識(shí)。有些檔案管理人員不注重平時(shí)原始資料的積累，到年終時(shí)才通知相關(guān)部門(mén)上交檔案材料，相關(guān)部門(mén)是有多少材料就交多少材料，導(dǎo)致很多重要的原始材料丟失或不知去向。還有一些項(xiàng)目管理人員側(cè)重于滿足水利建設(shè)施工工作的實(shí)際需求，缺乏對(duì)工程檔案管理的重視，再加上水利建設(shè)施工時(shí)間較長(zhǎng)，檔案資料不能有效銜接，以及監(jiān)督制度的欠缺，導(dǎo)致許多工程方面的原始資料缺失。

3.2 白沙水庫(kù)檔案管理的對(duì)策

①健全機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)大力支持，全體職工應(yīng)積極配合，加強(qiáng)重視檔案管理工作的發(fā)展和業(yè)務(wù)建設(shè)。例如，實(shí)行“三納入”和“四同步”管理?！叭{入”是指歸檔工作應(yīng)納入管理局的計(jì)劃和規(guī)劃，納入相應(yīng)的管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍?！八耐健笔侵赴咨乘畮?kù)管理局下屬各單位、各科室在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。針對(duì)管理局機(jī)構(gòu)和人員特別是出現(xiàn)負(fù)責(zé)人變動(dòng)的情況下，要臨時(shí)調(diào)整和充實(shí)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)力量和機(jī)構(gòu)，使檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)力量不會(huì)出現(xiàn)空檔現(xiàn)象。配備年輕、責(zé)任心強(qiáng)的同志擔(dān)任專(zhuān)（兼）職檔案員，定期對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理工作做到有條不紊，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化。

②加強(qiáng)檔案宣傳，完善各項(xiàng)制度。加強(qiáng)檔案宣傳工作，在白沙水庫(kù)管理局每周一下午例會(huì)上多次組織職工學(xué)習(xí)《檔案法》和《河南省檔案管理?xiàng)l例》，強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的管理、使用和愛(ài)護(hù)。進(jìn)一步完善檔案的管理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等各項(xiàng)制度，并在主管領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)下貫徹落實(shí)。

③強(qiáng)化規(guī)范化管理，實(shí)施分類(lèi)收集。多數(shù)水利工程建設(shè)項(xiàng)目工程大并且煩瑣復(fù)雜，周期長(zhǎng)。在施工期間往往會(huì)出現(xiàn)較大的人員波動(dòng)，導(dǎo)致工程檔案資料管理不能無(wú)縫銜接，不夠完整準(zhǔn)確。因此，更好地實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的規(guī)范化，可以階段劃分檔案收集類(lèi)別。例如，按照施工前期和相關(guān)設(shè)計(jì)、施工過(guò)程以及施工后期和竣工后檔案資料幾個(gè)階段劃分，使材料歸檔更加及時(shí)、明細(xì)、完整，檔案管理工作的效率和質(zhì)量得以提高，為日后的檔案運(yùn)用提供有利條件。

④加大投入，嚴(yán)格做好檔案管理工作。近年來(lái)，白沙水庫(kù)對(duì)檔案室累計(jì)投入資金十余萬(wàn)元，新增添檔案柜，配備計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、防磁柜、檔案裝訂機(jī)、去濕機(jī)等設(shè)備，還安裝了避光窗簾，配備了電腦自動(dòng)化管理系統(tǒng)，使檔案資料管理在硬件設(shè)施上得到了保障?；緦?shí)現(xiàn)了檔案管理規(guī)范化、業(yè)務(wù)整理標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。針對(duì)過(guò)去存在的檔案收集和門(mén)類(lèi)不齊全的現(xiàn)象，按照相關(guān)制度，對(duì)各單位、各部門(mén)都一一明確了檔案收集歸檔的范圍和責(zé)任，各負(fù)其責(zé)收集相關(guān)檔案，并按要求及時(shí)移交綜合檔案室。目前，白沙水庫(kù)綜合檔案室現(xiàn)藏檔案資料6000 多卷（冊(cè)），檔案室面積86m2（檔案庫(kù)房面積50m2），檔案室保存了白沙水庫(kù)建庫(kù)以來(lái)的水文資料和工程建設(shè)、旱澇災(zāi)害等珍貴檔案資料。這些檔案資料在近年來(lái)的防洪、抗旱、水庫(kù)除險(xiǎn)加固、灌區(qū)節(jié)水改造方面發(fā)揮了重要作用。

⑤明確責(zé)任，嚴(yán)肅紀(jì)律，確保綜合檔案室的安全。檔案安全是檔案工作重點(diǎn)，白沙水庫(kù)深刻認(rèn)識(shí)到檔案安全的重要性，始終把檔案安全放在首位，堅(jiān)決克服僥幸心理，確保檔案安全。要求檔案專(zhuān)職人員定期對(duì)綜合檔案室可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點(diǎn)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和隱患，及時(shí)上報(bào)，及時(shí)整改，堅(jiān)決堵死安全漏洞，防止任何檔案安全事故的發(fā)生。

⑥積極做好服務(wù)利用工作。搞好檔案管理的目的就是為水利中心工作服務(wù)。近年來(lái)，白沙水庫(kù)認(rèn)真搞好檔案編研工作，發(fā)揮檔案利用價(jià)值。2017年，白沙水庫(kù)綜合檔案室現(xiàn)存檔案資料在創(chuàng)建水利部水利工程管理考核單位和全國(guó)水利系統(tǒng)文明單位過(guò)程中發(fā)揮了重要作用。在創(chuàng)建過(guò)程中查閱了2014-2017年的檔案資料，最后，兩個(gè)國(guó)家級(jí)文明創(chuàng)建均順利通過(guò)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，白沙水庫(kù)綜合檔案室平均每年要接待查檔150 多人次，調(diào)閱檔案300 余卷（件）。在做好組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編的同時(shí)，白沙水庫(kù)還編印了《白沙水庫(kù)志》《規(guī)章制度匯編》《大壩觀測(cè)資料匯編》等10 余種檔案編研資料，為基層各單位主動(dòng)提供了服務(wù)，有效促進(jìn)了各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案是人類(lèi)活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，是一個(gè)單位發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力，借助檔案，能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)?？梢哉f(shuō)檔案管理工作是既有極其縱深的歷史，又有無(wú)限廣闊的發(fā)展空間，是一項(xiàng)充滿旺盛生命力的工作。作為檔案管理者應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作搞得更好，為水利工作、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮更大的作用。