對新時期人事檔案管理的創(chuàng)新研究

單玉 濟寧市公路管理局

在新時期，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人事檔案的管理變得系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案的管理由于廣泛的檔案材料渠道和企事業(yè)單位的更大流動性而導(dǎo)致不便，管理工作相當繁瑣，需要提高人事檔案管理的效能。為了有效地發(fā)展人才和選拔人才，企事業(yè)單位需要加強人事檔案管理創(chuàng)新，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

一、創(chuàng)新人事檔案管理的作用

目前，創(chuàng)新人事檔案管理非常重要。一是改善管理。隨著信息技術(shù)的持續(xù)完善，企事業(yè)單位必須在人事檔案管理過程中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過創(chuàng)建信息化平臺，可以將電子文件和紙質(zhì)文件聯(lián)系起來，以實現(xiàn)對人事檔案的有效管理。二，管理流程的整合。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理模式下，管理過程繁瑣，人事檔案管理不斷創(chuàng)新，促進了現(xiàn)代企事業(yè)人事管理的發(fā)展。相關(guān)人員使用數(shù)字處理人事檔案，并借助計算機整合歸檔，借閱和查詢流程。總之，人事檔案管理的創(chuàng)新在改善人事制度，激勵員工的積極性做出了重大貢獻。

二、新時期人事檔案管理存在的問題

（一）管理體制不完善。在新時期，人事檔案管理過程中管理體制不健全，導(dǎo)致管理者職責(zé)不明確，人事檔案管理不規(guī)范，管理過程不科學(xué)。在沒有健全的管理系統(tǒng)的情況下，人事檔案因此無法發(fā)揮其重要作用。

（二）管理模式較落后。在經(jīng)濟體制不斷改革的背景下，企事業(yè)單位在人事檔案中采用傳統(tǒng)的管理模式。然而，在新時期，對人事檔案管理提出了更高的要求，這需要人事檔案管理和信息技術(shù)的結(jié)合，可是，一部分企事業(yè)單位對信息技術(shù)的使用不合規(guī)，這無法幫助人事檔案管理模式的創(chuàng)新，限制了人事檔案管理的改進。

（三）管理人員的素質(zhì)需要提高。在人事檔案管理過程中，管理者占有主導(dǎo)位置，有些企事業(yè)單位缺乏專業(yè)的管理團隊。一些管理者缺乏創(chuàng)新，不完全了解信息技術(shù)，也不知道如何處理信息技術(shù)。同時，在人事檔案管理時沒有付出太大心力，管理人員的素質(zhì)也需要提高，因此影響人事檔案管理的完善。

三、新時期人事檔案管理創(chuàng)新的有效措施

（一）完善管理制度。為了科學(xué)地管理人事檔案，推進有效的人力資源管理，實現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新，需要通過規(guī)范的管理制度來保證企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展。使用古老的管理方法來管理人事檔案，將導(dǎo)致管理工作缺乏秩序和系統(tǒng)化，進而限制了人事檔案管理的有序發(fā)展。所以，企業(yè)務(wù)必完善人事檔案管理組織體系和借閱制度等，而后為了規(guī)范人事檔案的收集和組織，有必要完善相關(guān)的安排和備案制度。并且還要制定標準和規(guī)范，使企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展可以促進人力資源的開發(fā)，為企業(yè)人才的造就打下良好的基礎(chǔ)。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)方式，以現(xiàn)代信息化的形式管理人事檔案管理。對于事業(yè)單位的人事檔案管理不僅要認真進行人事檔案的資料收集，嚴格檢驗和核查，還要做好檔案的存檔，保存，審查和傳遞。創(chuàng)建健全的人事檔案管理制度，規(guī)范有關(guān)職員的作為，必須要達到交接符合要求，不合規(guī)的人事檔案不能完結(jié)，也不能存檔未經(jīng)審計的個人檔案。根據(jù)一定的原則，將存檔人事檔案材料，嚴格防范涂改造假等行為。由此可以看出，傳統(tǒng)機構(gòu)人事檔案的管理波及到項目繁多，內(nèi)容復(fù)雜，分類和保存資源多，這就需要人事檔案管理的職員綜合素養(yǎng)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用先進的現(xiàn)代信息技術(shù)來管理事業(yè)單位的人事檔案已逐漸成為一種趨勢。

目前，許多機構(gòu)的檔案管理部門主要是基于紙質(zhì)檔案信息資源。因此，文件管理信息結(jié)構(gòu)應(yīng)首先以數(shù)字方式轉(zhuǎn)換所有紙質(zhì)文件，然后經(jīng)過掃描把紙張文件二次儲存。用于在文件信息管理系統(tǒng)中查詢和使用。同期，在檔案的連貫性的作用下，現(xiàn)存的電子檔案文件也應(yīng)具有連貫性。在信息轉(zhuǎn)換的情況下，需要擴展一些文件資源，并且應(yīng)該改進原始檔案信息資源以獲得完整檔案資料庫的建設(shè)。同時，為了確保檔案信息資源的開發(fā)和應(yīng)用，檔案資源可以在集中管理和分層管理之間進行組合，從而實現(xiàn)同步檔案管理，把握基礎(chǔ)工作與正常工作的協(xié)調(diào)，強化同步統(tǒng)一管理。

（三）加強相關(guān)人員意識，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事實上，事業(yè)單位中許多領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)認識到人事檔案管理工作的重要性，但由于這些因素，他們并沒有真正實施他們的管理工作。首先，因為傳統(tǒng)概念的影響，使其人事檔案管理工作依舊維持傳統(tǒng)管理中的單純收集，編制和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并沒有顯著促進組織和單位的經(jīng)濟效益。同時，在現(xiàn)實管理工作中，缺乏投入，未能足夠吸引杰出的有才學(xué)的人管理人事檔案，以及管理方法相對落后，無法符合信息化社會的發(fā)展現(xiàn)狀的現(xiàn)實要求。而在平時工作中，一些有關(guān)的管理職員缺少一定的管理認識，也因為他們不了解人事檔案管理工作的關(guān)鍵性，工作不積極，只要求工作中沒有重大錯誤，不能將所有精力投入工作中導(dǎo)致效率低下。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從推動單位可持續(xù)發(fā)展的立場出發(fā)，把人事檔案管理放入單位的平?？己?。通過創(chuàng)建人事檔案管理團隊，指派組長，并對人事檔案管理人員進行招聘，嚴格控制人事檔案軟件和硬件設(shè)備，實現(xiàn)定期檢查和監(jiān)控。二是創(chuàng)立人事檔案管理標準升級與考核體制，對事業(yè)單位人事檔案工作進行定性定量考核，促進事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化，制度化和科學(xué)化發(fā)展。

結(jié)束語：為了在企事業(yè)的人力資源管理方面獲得良好發(fā)展，我們必須更加注重人事檔案的管理，提供高品質(zhì)的人事管理服務(wù)。在新時期，為了更大限度地發(fā)揮人事檔案的價值，務(wù)必創(chuàng)新人事檔案管理，完善管理制度，加快信息管理建設(shè)，為人力資源開發(fā)和管理創(chuàng)建有利條件，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。