關(guān)于加強物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)控管理的措施思考

姚紅梅

(深圳市之平物業(yè)發(fā)展有限公司，廣東 深圳 400023)

隨著我國房地產(chǎn)市場的發(fā)展，物業(yè)企業(yè)作為一個新興的服務(wù)行業(yè)，經(jīng)歷了近三十年的歷程，也得到了長足的發(fā)展。但是在目前瞬息萬變、競爭日趨激烈的市場經(jīng)濟(jì)中，物業(yè)企業(yè)從業(yè)人才素質(zhì)普遍不高，企業(yè)人才匱乏使得發(fā)展受阻，物業(yè)費收費標(biāo)準(zhǔn)低且歷經(jīng)多年也很難上漲，物業(yè)管理設(shè)施設(shè)備日漸陳舊維護(hù)成本大幅增加，企業(yè)經(jīng)營的利潤日趨低下，生存空間越來越窄，物業(yè)企業(yè)也遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。面對物業(yè)企業(yè)的這些問題，加強企業(yè)內(nèi)部控制，構(gòu)建合理、有效的財務(wù)內(nèi)部控制體系，提升物業(yè)管理水平和改善物業(yè)經(jīng)營狀況，勢在必行、尤為重要。

1 物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)控管理的背景與重要意義

1.1 有限的收入來源

物業(yè)企業(yè)的收入來源主要是分三大類，其最主要的就是物業(yè)服務(wù)費收入，就是通常所說的物業(yè)管理費。物業(yè)管理費的定價標(biāo)準(zhǔn)通常是房屋開發(fā)企業(yè)，參照當(dāng)?shù)禺?dāng)時的物價水平、工資社保標(biāo)準(zhǔn)、房屋的配套設(shè)施維護(hù)成本而定，并報送當(dāng)?shù)卣飪r部門批準(zhǔn)執(zhí)行。當(dāng)一個項目的物業(yè)管理費用確定后，物業(yè)服務(wù)費的標(biāo)準(zhǔn)基本成了一個固定值，是很難往上增長的，越是老舊的物業(yè)小區(qū)其物業(yè)收費標(biāo)準(zhǔn)就越低。又因物業(yè)管理的復(fù)雜性，業(yè)主對于物業(yè)企業(yè)管理和服務(wù)存在理解上的偏差，每個項目都很難做到100%的收繳率。隨著房屋建筑使用年限增加，設(shè)施設(shè)備老化故障率頻繁，業(yè)主滿意度越來越低，物業(yè)費催收越來越難，呆賬、壞賬也越來越多；第二大類是公共類收益，是我們通常所指的廣告收入、場地租金、公共場地臨時停車收入等收益，該部分收益隨著行業(yè)發(fā)展，業(yè)主維權(quán)意識的增強，業(yè)委會成立后都要求將該部分收益歸還給業(yè)主；第三類是物業(yè)多種經(jīng)營收入，比如特約服務(wù)費收入、家政服務(wù)費收入、中介費收入、工本費收入等等，該部分收入需要物業(yè)企業(yè)花很多人力、物力去發(fā)掘和開拓，對于大部分物業(yè)企業(yè)來說該部分的收入都是很少的，可以忽略不計。

1.2 陡漲的管理成本

隨著物業(yè)企業(yè)所管轄的項目時間越來越長，項目越來越陳舊，物價的不斷上漲，使項目維修維護(hù)的成本也越來越高，加之物業(yè)管理企業(yè)是勞動密集型行業(yè)，人工成本在所有成本中占據(jù)很大比例，一般占60%～70%，有的企業(yè)甚至更高，物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)的從業(yè)員工普遍屬于低收入階層，隨著物價上漲、當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)和社保繳費基數(shù)也逐年提升，讓本就微利經(jīng)營的物業(yè)管理企業(yè)更加困難。

怎樣在有限收入的情況下，提高收入轉(zhuǎn)化能力，合理控制用好每一分錢，突破經(jīng)營困境，提高企業(yè)生存競爭能力，加強物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制顯得尤為重要。

2 當(dāng)前物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)控管理存在的問題

2.1 物業(yè)企業(yè)管理層對財務(wù)內(nèi)控管理意識有待提高

我國的物業(yè)企業(yè)屬于新興的服務(wù)型企業(yè)，還處于快速發(fā)展的階段，相當(dāng)一部分企業(yè)管理者對建立財務(wù)管理及內(nèi)部控制認(rèn)知不足，認(rèn)為物業(yè)行業(yè)收入是有限的，成本是固定的，財務(wù)管理部門是附屬部門不能創(chuàng)造價值反而給公司或者項目增加負(fù)擔(dān)，財務(wù)人員編制也是能省則省，很多中小物業(yè)企業(yè)的項目連財務(wù)會計人員都不配置，僅配置1～2名收費員，認(rèn)為收費員就是財務(wù)人員。物業(yè)企業(yè)管理層對財務(wù)管理及內(nèi)部控制認(rèn)知不足，重業(yè)務(wù)輕管理是整個行業(yè)的普遍現(xiàn)象。

2.2 物業(yè)企業(yè)內(nèi)控管理體系不健全有待完善

正是因為物業(yè)企業(yè)管理層對財務(wù)內(nèi)部控制認(rèn)知不足，物業(yè)企業(yè)內(nèi)控管理體系不健全有待完善也是較為突出的問題。部分物業(yè)公司內(nèi)部管理混亂，出納會計一人兼，發(fā)票印章一人管；部分企業(yè)雖然制定了內(nèi)控管理體系和辦法，但因物業(yè)企業(yè)是勞動密集型企業(yè)，人員流動性大，無法做到強有力的執(zhí)行。

2.3 物業(yè)企業(yè)預(yù)算管理存在問題有待完善

物業(yè)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對預(yù)算管理的重視不夠，認(rèn)識不足，物業(yè)企業(yè)預(yù)算管理通常存在以下問題：一是不進(jìn)行預(yù)算；二是簡單地認(rèn)為預(yù)算就是財務(wù)部門的事，沒有調(diào)動企業(yè)全員集體參與，所以在預(yù)算的編制和管理過程中，隨意性很大，經(jīng)常改變，導(dǎo)致實際執(zhí)行很差，沒有起到應(yīng)有的作用；三是預(yù)算目標(biāo)的制定容易走兩個極端，要么定太高無法操作和無法執(zhí)行，要么定太低很輕松就完成，達(dá)不到應(yīng)有的效果；四是經(jīng)常停留在財務(wù)現(xiàn)金預(yù)算，真正做到人員編制控制、企業(yè)業(yè)務(wù)流程管控等全面預(yù)算的很少；五是沒有做到預(yù)算的執(zhí)行控制、分析、考核等整個管理過程。

2.4 物業(yè)企業(yè)內(nèi)控管理監(jiān)督機(jī)制不健全

物業(yè)企業(yè)對內(nèi)控管理認(rèn)知不足、意識不夠，對各職能部門、各業(yè)務(wù)崗位也缺乏必要的監(jiān)督和檢查，大部分物業(yè)企業(yè)內(nèi)控管理的監(jiān)督與檢查流于形式，檢查的范圍有限，常常以偏概全、以點代面，缺乏完整性和系統(tǒng)性。同時也沒有建立起完整系統(tǒng)的考核制度和評價獎懲制度，內(nèi)部審計也常常流于形式，審計工作得不到必要的重視和支持，很多物業(yè)企業(yè)其內(nèi)部控制薄弱、管理松弛的情況逐漸暴露。

3 提高當(dāng)前物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)控管理的對策及建議

物業(yè)企業(yè)要改善經(jīng)營現(xiàn)狀，提升經(jīng)營效益，制定內(nèi)控管理措施，建立健全內(nèi)控管理機(jī)制，需要從以下幾個方面著手。

3.1 強化物業(yè)管理層的財務(wù)內(nèi)控管理意識

物業(yè)企業(yè)涉及業(yè)務(wù)的特殊性，管理人員往往認(rèn)為財務(wù)工作簡單不重要，物業(yè)企業(yè)首先要改變管理層的認(rèn)知。改變管理層的認(rèn)知，需對管理層人員進(jìn)行定期性和系統(tǒng)性的財務(wù)知識及內(nèi)控管理培訓(xùn)，使他們認(rèn)識到財務(wù)內(nèi)控管理的重要性。一般而言，物業(yè)經(jīng)營企業(yè)管理人員的內(nèi)控意識程度，會直接或間接影響員工內(nèi)控意識的培養(yǎng)和執(zhí)行效果。只有管理層對內(nèi)控管理高度重視，員工才會使內(nèi)部控制措施落實到各個具體業(yè)務(wù)活動中，從而在企業(yè)內(nèi)部形成良好的內(nèi)控氛圍。

3.2 建立健全物業(yè)企業(yè)內(nèi)控管理體系，加強內(nèi)部控制活動

物業(yè)企業(yè)需要重新梳理現(xiàn)有的治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將不相容的崗位和職務(wù)相分離，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，構(gòu)建合理的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)內(nèi)控管理體系，避免出現(xiàn)徇私舞弊、違法違紀(jì)現(xiàn)象。同時物業(yè)企業(yè)需根據(jù)實際情況，制定相對應(yīng)的內(nèi)部控制活動和相關(guān)控制要點的防范措施。

3.2.1 加強物業(yè)企業(yè)全面預(yù)算控制

物業(yè)企業(yè)高級管理層應(yīng)充分認(rèn)識到預(yù)算管理對于物業(yè)行業(yè)發(fā)展的重要性，物業(yè)企業(yè)財務(wù)負(fù)責(zé)人需要深入各項目現(xiàn)場，充分了解項目基本情況，并與項目負(fù)責(zé)人、基層員工進(jìn)行深入溝通，采用科學(xué)的“零基預(yù)算法”“物業(yè)項目以收定支法”合理地進(jìn)行全面預(yù)算，同時加強預(yù)算的執(zhí)行管理，完善預(yù)算監(jiān)督考核機(jī)制。

3.2.2 加強物業(yè)企業(yè)資金管理控制

資金是企業(yè)的血液，貫穿于物業(yè)企業(yè)整個經(jīng)營始末，加強資金的管理及控制具有十分重要的意義。在物業(yè)企業(yè)內(nèi)控管理中，加強資金管理，需要做到：第一，推行全面預(yù)算，制定詳細(xì)的資金使用計劃，實行資金的集中管理制度，充分利用時間價值觀和現(xiàn)金流量觀，提高資金使用效率；第二，提高收入轉(zhuǎn)化能力，制定合理的物業(yè)催收方案加強物業(yè)應(yīng)收賬款催收，提高當(dāng)年累計收入率和歷史欠費收繳率；第三，在保證項目品質(zhì)和公司信譽的基礎(chǔ)上合理控制人工成本、能耗成本、物資采購成本等各項成本開支；第四，規(guī)范各類大型采購評審流程，合理約定合同支付時間，延時支付各項外包費用；第五，充分利用日常閑置資金進(jìn)行投資理財活動，獲取投資收益。

3.2.3 加強物業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)

隨著物業(yè)行業(yè)的快速成長，信息化建設(shè)也越來越受到物業(yè)企業(yè)的重視。物業(yè)企業(yè)需加強信息化建設(shè)，建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的業(yè)務(wù)平臺、信息管理系統(tǒng)，通過信息化管理使各項業(yè)務(wù)流程更透明、管理更規(guī)范，提高企業(yè)工作運轉(zhuǎn)效率，方可在這個競爭日趨激烈的時代獲勝。

3.3 建立完善的物業(yè)企業(yè)內(nèi)部審計制度、形成有效監(jiān)督機(jī)制

隨著物業(yè)企業(yè)不斷的發(fā)展和積累，職業(yè)經(jīng)理人被引入，經(jīng)營層次增多，地域不斷擴(kuò)大，涌現(xiàn)大量的子公司、分支機(jī)構(gòu)，開始向集團(tuán)化方面發(fā)展，企業(yè)所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)分離，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部隨時引發(fā)信任危機(jī)。在這種情況下，建立內(nèi)部審計制度非常有必要。建立企業(yè)內(nèi)部審計制度，需要做到以下幾個環(huán)節(jié)：①在物業(yè)企業(yè)內(nèi)部根據(jù)規(guī)模設(shè)置獨立的審計機(jī)構(gòu)，明確審計機(jī)構(gòu)獨立于經(jīng)營管理層，直接向企業(yè)權(quán)力機(jī)構(gòu)匯報審計結(jié)果；②根據(jù)企業(yè)規(guī)模來配置相應(yīng)的審計人員，審計人員既要懂會計、審計、統(tǒng)計等專業(yè)知識，又要熟悉物業(yè)行業(yè)相關(guān)知識，還需具有客觀、公正、誠實的品質(zhì)；③制定和頒布《企業(yè)審計條例》和《實施辦法》等規(guī)章，以對內(nèi)審工作制度、行為準(zhǔn)則、內(nèi)審機(jī)構(gòu)人員的職能權(quán)限、工作方法等作出明確的規(guī)定，使企業(yè)內(nèi)部審計工作在制度上得以保障，將內(nèi)部審計納入規(guī)范化、制度化的軌道，使物業(yè)企業(yè)形成有效的監(jiān)督機(jī)制。

4 結(jié) 論

綜上所述，加強企業(yè)內(nèi)控管理，強化物業(yè)企業(yè)管理層的財務(wù)內(nèi)控管理意識、建立健全完善的物業(yè)企業(yè)內(nèi)控管理體系，加強物業(yè)企業(yè)全面預(yù)算控制、資金管理控制、信息化建設(shè)、完善物業(yè)企業(yè)內(nèi)部審計制度等一系列內(nèi)部控制活動，方可改善物業(yè)企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀，實現(xiàn)可持續(xù)經(jīng)營。