淺析文秘人員素質(zhì)與文檔管理

侯坤

摘 要： 隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，文檔管理工作在企事業(yè)單位工作中的地位和作用越來(lái)越重要。對(duì)文秘人員的質(zhì)量要求也越來(lái)越高。 本文對(duì)文秘人員如何加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)，從而高質(zhì)量地完成文書(shū)檔案管理工作做了充分的分析和探討。

關(guān)鍵詞： 文秘人員 素質(zhì)修養(yǎng) 文檔管理

引 言

文秘是黨政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位的必備工作人員。 作為一種職務(wù)，不僅是抄寫(xiě)文章、接收和發(fā)送文件，還通過(guò)處理事務(wù)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)助理和參謀； 同時(shí)，一般而言，機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)的文本秘書(shū)是文件檔案的管理員。 文檔文件的價(jià)值在于檔案的質(zhì)量，檔案的質(zhì)量取決于文本秘書(shū)和文件管理人員的素質(zhì)。為此，我們現(xiàn)在談?wù)劽貢?shū)的修養(yǎng)， 然后談?wù)勛约簩?duì)秘書(shū)培養(yǎng)與文件檔案管理之間關(guān)系的理解。

1.文件管理的基本條件要求文本秘書(shū)具有更高的素質(zhì)修養(yǎng)

文字秘書(shū)的工作，一是記錄和抄寫(xiě)； 二，稿件的起草和記錄，領(lǐng)導(dǎo)的聽(tīng)寫(xiě)記錄， 接待訪客的記錄，會(huì)議記錄和電話記錄等；抄寫(xiě)，即對(duì)字跡不清楚的在起草過(guò)程中反復(fù)審查， 修改以便于后期的使用。 文本秘書(shū)有責(zé)任幫助領(lǐng)導(dǎo)者撰寫(xiě)稿件，以便領(lǐng)導(dǎo)能夠騰出時(shí)間做其他工作。 起草手稿是秘書(shū)工作的主要部分。在起草稿件時(shí)，文秘在審議和討論稿件時(shí)，不僅可以為領(lǐng)導(dǎo)參考提出自己的意見(jiàn)。你可以在起草時(shí)直接寫(xiě)出自己的想法，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)者決定。

要達(dá)到上述目的，文字秘書(shū)就必須具備較高的素質(zhì)。除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。因此，文字秘書(shū)要自覺(jué)地、全面地加強(qiáng)這四個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱(chēng)職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員。

2.文秘人員如何提高自身素質(zhì)

2.1努力提高政治理論水平

每個(gè)秘書(shū)工作者都應(yīng)該具有良好的政治素質(zhì)，包括堅(jiān)定不移的政治立場(chǎng)和敏銳的政治辨識(shí)能力。要長(zhǎng)期不懈地堅(jiān)持理論學(xué)習(xí)，才能更好地領(lǐng)會(huì)中央和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的指示精神，從而在實(shí)際工作中才能做到一切從大局出發(fā)，自覺(jué)遵守政治紀(jì)律。

2.2堅(jiān)持培育優(yōu)秀道德品質(zhì)

優(yōu)秀的道德素質(zhì)是秘書(shū)人員主觀約束力的重要組成部分。保持良好的工作條件，忠于職守，履行職責(zé)，誠(chéng)實(shí)守信，取得進(jìn)步。只有擁有良好的道德品質(zhì)，才能有意識(shí)地維護(hù)大局的利益，自覺(jué)抵制工作中遇到的不利影響； 才能在在工作中做到求真務(wù)實(shí)。

2.3完善自身的綜合業(yè)務(wù)能力

這反映了秘書(shū)工作者的工作能力。最好地反映秘書(shū)人員的基本文化素質(zhì)，具備良好的語(yǔ)言和寫(xiě)作技巧，為了簡(jiǎn)潔和簡(jiǎn)潔，文字得體，寫(xiě)作精致，寫(xiě)作流暢，格式標(biāo)準(zhǔn)化，內(nèi)容豐富。 其次，秘書(shū)工作者應(yīng)掌握使用現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，提高辦公效率，在掌握信息方面取得質(zhì)的飛躍，否則可能跟不上時(shí)代的發(fā)展。第三，秘書(shū)人員應(yīng)具備 泛的社會(huì)溝通技巧和組織協(xié)調(diào)能力，這將有助于溝通，打好領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系。

3.文本秘書(shū)也應(yīng)該是一名出色的文件檔案管理工作者

許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)的文件檔案管理由文秘兼職。根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文件檔案管理業(yè)務(wù)又屬于當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)。因此，文書(shū)秘書(shū)應(yīng)按照檔案管理堅(jiān)持黨性，實(shí)踐性和科學(xué)性。根據(jù)文檔文件管理中統(tǒng)一管理，完整性和安全性以及易用性的原則，努力提高文檔文件管理中的業(yè)務(wù)管理水平。

文字秘書(shū)兼做文書(shū)檔案管理，主要是做文書(shū)材料的立卷、文書(shū)檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、 利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它 環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書(shū)檔案工作，為本部門(mén)、本單位的中心工作服務(wù)，是文書(shū)檔案工作人員的根本任務(wù)。

4.加強(qiáng)文秘人員培訓(xùn)的必要性

總之，文本秘書(shū)的質(zhì)量直接影響了稿件的質(zhì)量和文件管理的水平。文秘工作和文檔文件管理工作，從專(zhuān)業(yè)角度講，雖然存在差異，但業(yè)務(wù)關(guān)系是相互關(guān)聯(lián)的，更重要的是，兩者的工作結(jié)果往往在同一個(gè)載體中。 而且，要做好文檔文件的管理，使文件檔案發(fā)揮作用，這是事物之間必不可少的聯(lián)系。

經(jīng)過(guò)20年的努力，作為文件管理的一個(gè)重要方面，文檔文件的管理得到了極大的發(fā)展。 但是，文檔文件管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，特別是基層部門(mén)的文檔文件管理團(tuán)隊(duì)。 其文檔文件的構(gòu)建和管理水平仍然存在明顯不符合時(shí)代要求的方面。 它在能夠勝任書(shū)寫(xiě)秘書(shū)和文件檔案管理的人數(shù)中占有突出地位，并且職位數(shù)量不穩(wěn)定。 造成這種情況存在的主要原因是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文秘的要求不高，對(duì)文書(shū)檔案工作不重視，認(rèn)為文秘人員只 是抄抄寫(xiě)寫(xiě)，無(wú)足輕重，文書(shū)檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂，無(wú)須專(zhuān)業(yè)。其次，是不關(guān)心對(duì)他們的培訓(xùn)教育，專(zhuān)業(yè)水平得不到提高。

5.加強(qiáng)文秘人員隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策

首先，以基本質(zhì)量要求為基本條件，配備秘書(shū)和文件管理人員時(shí)，應(yīng)選擇與專(zhuān)業(yè)和文件相 關(guān)的人員； 其次，在職專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)定期開(kāi)展教育培訓(xùn)，不斷提高道德，業(yè)務(wù)和技能，以適應(yīng) 新形勢(shì)的要求，三是在業(yè)務(wù)管理部門(mén)的指導(dǎo)下，文字秘書(shū)，文件管理人員，特別是對(duì)文秘和文件管理人員將定期進(jìn)行評(píng)估。通過(guò)資格的，應(yīng)當(dāng)出具相應(yīng)的職業(yè)資格證書(shū)， 并享受規(guī)定的工資津貼，鼓勵(lì)他們做好相關(guān)工作；第四，秘書(shū)工作者應(yīng)積極提高整體素質(zhì)。

結(jié)束語(yǔ)

文秘是機(jī)關(guān)和企業(yè)不可缺少的一部分，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，對(duì)秘書(shū)工作者的要求會(huì)越來(lái)越高。作為一名文秘人員，在工作中要不斷積累經(jīng)驗(yàn)，在下班后要不斷學(xué)習(xí)與自己相關(guān)方面的知識(shí)，不斷充實(shí)完善自我，一方面提高自身綜合素質(zhì)，另一方面，也要提高自己的政治思想覺(jué)悟，只有這樣在工作中才能夠更好的領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意思，才能做到不被時(shí)代遺棄，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，也才能成為一名合格的文秘從業(yè)者。

參考文獻(xiàn)：

[1] 《文秘基礎(chǔ)實(shí)訓(xùn)教程》，譚多幸，濟(jì)南大學(xué)出版社，2009.07

[2] 《文書(shū)與檔案管理》，劉萌，電子工業(yè)出版社，2010.01