淺議董事會秘書在上市公司與非上市公司的職業(yè)定位

鐘建平

摘要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國的公司法律制度不斷完善，并逐漸與國際接軌。國際通行的公司組織結(jié)構(gòu)制度如“董事會秘書”等的引入，是這一進(jìn)步的標(biāo)志之一。在實踐過程中，人們不僅對于董事會秘書的“秘書”一詞的涵義存在著誤解，而且對其職業(yè)定位也存在著認(rèn)識和操作的誤區(qū)。尤其是在上市公司與非上市公司之間，董事會秘書可以說存在著如雙重身份般的職業(yè)定位。筆者擔(dān)任一家股份公司董事會秘書職務(wù)近10年，經(jīng)歷了從非上市公司到準(zhǔn)上市公司的艱難曲折，深切感受到對董事會秘書職業(yè)定位認(rèn)識的復(fù)雜性和實際操作中的不確定性。

關(guān)鍵詞：上市公司 法律 國際接軌

一、上市公司對我國現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展的重要性

眾所周知，上市公司對于我國的證券市場局勢具有十分重大的影響，因為上市公司治理的優(yōu)劣是決定證劵市場能否健康發(fā)展的重要因素；且上市公司對于我國現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展也具有十分重要的影響，它是我國現(xiàn)代經(jīng)濟增長的主要經(jīng)濟來源，其主要是通過資本市場彰顯對我國經(jīng)濟的影響力；我國如果想要對現(xiàn)代經(jīng)濟制度進(jìn)行改革，必須要上市公司的大力支持才能夠進(jìn)行，因為想要在經(jīng)濟發(fā)展中實現(xiàn)與政府、公眾和企業(yè)實體之間相互聯(lián)系需要依靠上市公司的支持；由上我們可以了解到上市公司對我國現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展的重要性，所以加強對上市公司的治理工作的重視程度，董事會秘書在這個工作過程中是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。下面介紹董事會秘書在上司公司的職責(zé)及其對上市公司發(fā)展的重要性。

二、上市公司中董事會秘書的職責(zé)及董事會秘書對上市公司的重要性

（一）董事會秘書的職責(zé)

董事會秘書的職責(zé)分為兩個方面：對外。即是對公司員工以外人員是披露公司的相關(guān)信息；對內(nèi)。主要就是參與公司相關(guān)制度的制定，負(fù)責(zé)對公司重大會議進(jìn)行記錄、保存，并且在會議過程中需要用到的文件進(jìn)行后期的保存，對公司相關(guān)股東的資料進(jìn)行保存，且只對董事會負(fù)責(zé)；從上面介紹的董事會秘書的職責(zé)我們看出，董事會秘書在公司內(nèi)部運作過程和企業(yè)發(fā)展中充當(dāng)著重要的角色，董事會秘書個人工作是否規(guī)范能在一定程度上影響到企業(yè)能否規(guī)范運作和健康發(fā)展。

（二）董事會秘書的權(quán)利

董事會秘書具有對公司內(nèi)部的任何事物的處理過程都具有知情權(quán)；董事會秘書在企業(yè)制定任何的制度時都具有發(fā)言權(quán)和提議權(quán)利，更有甚者，公司管理者在做任何決策之前都必須要先詢問董事會秘書的意見和建議才能下達(dá)具體的命令；在公司運作過程中存在不合乎法律、法規(guī)的合法范圍內(nèi)時，有權(quán)如實向中國證監(jiān)會及其他監(jiān)管機構(gòu)反映情況。

（三）董事會秘書的義務(wù)

從我國國務(wù)院證劵委及其相關(guān)政府機構(gòu)頒布《上市公司章程指》中規(guī)定的條例中，我們可以了解到董事會秘書只是對董事會負(fù)責(zé)，公司的其他部門不能夠?qū)Χ聲貢M(jìn)行管理，也不能影響到董事會秘書執(zhí)行其權(quán)利，且從上面介紹的董事會秘書的職責(zé)和權(quán)利也可以看出董事會秘書在公司內(nèi)掌握著影響公司運作的重大權(quán)利，有辯證統(tǒng)一理論，我們可以知道有權(quán)利就會有必須履行的義務(wù)，下面筆者按自己多年的經(jīng)驗和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定例舉出董事會秘書的主要義務(wù)：董事會秘書必須具備專業(yè)的知識。專業(yè)知識不僅僅是對相關(guān)的國家法律條例的掌握，而且還要熟悉悉公司章程、信息披露規(guī)則，掌握財務(wù)及行政管理方面的有關(guān)知識。因為董事會秘書參與公司的大小會議，參與公司制度的制定，參與董事會的相關(guān)決策的提議；對公司的發(fā)展要發(fā)表自己專業(yè)、有效的意見和建議；是公司與外界公司、媒體進(jìn)行交流的代表；且能夠影響到公司的規(guī)范運作和發(fā)展。董事會秘書要具有職業(yè)操守。每個公司都會有經(jīng)營的特色和投資的方向，這是各個上市公司競爭的資本。董事會秘書參與公司內(nèi)部的所有事物的處理，了解整個公司運營的具體情況，掌握董事會印章，保存著股東及相關(guān)董事的資料，可以說就是公司“秘密”的載體，這個秘密關(guān)系著公司是否能夠繼續(xù)經(jīng)營，且在相關(guān)法律條例中，如《股票上市規(guī)則》第五章中也明確指出，“董事會秘書應(yīng)當(dāng)遵守公司章程，承擔(dān)高級管理人員的有關(guān)法律責(zé)任……”，由上《股票上市規(guī)則》我們也可以看出，董事會秘書如果泄露公司相關(guān)機密，檢舉被證實后需要擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任，且相關(guān)法律還規(guī)定，對于有泄露企業(yè)機密記錄在案董事會秘書，三年內(nèi)不能從事相關(guān)方面的工作，對于從事董事會秘書來說，犯一次錯誤可能就是毀了自己一生的職業(yè)生涯，所以筆者建議從事董事會秘書的工作人員，謹(jǐn)記要遵守職業(yè)操守，不要因為個人利益而丟失個人的品格，造成不能挽回的后果；監(jiān)督公司大小事務(wù)的處理過程是否規(guī)范、合法。首先董事會秘書要嚴(yán)格把關(guān)公司會議的相關(guān)提議是否合法，在第一時間要否定非法提議，并且明確指出該提議違反了某條法律，對公司發(fā)展會帶來哪些負(fù)面影響；其次董事會秘書有義務(wù)向董事會及股東傳達(dá)違法行為帶來的后果；保障披露信息的及時性、合法性、真實性和完整性。

由上面對董事會秘書職責(zé)、權(quán)利、義務(wù)的介紹知道在上市公司的規(guī)范運作過程中，是不可替代的特定職業(yè)， 不僅是公司形象的代表，且還肩負(fù)著溝通上市公司與監(jiān)管部門，上市公司與投資者的職能，是證券市場中證券監(jiān)管與服務(wù)的連接點，理論與實踐的結(jié)合點，資本經(jīng)營與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的耦和點。成功的董事會秘書能配合公司決策、經(jīng)營層運用資產(chǎn)運作和資本經(jīng)營的手段壯大公司的實力，董事會秘書在公司資本和實物兩種產(chǎn)品的經(jīng)營及結(jié)合中，在公司法人治理結(jié)構(gòu)中發(fā)揮著重要作用。

三、非上市公司中的董事會秘書職業(yè)狀況

非上市公司，即使是有相當(dāng)規(guī)模的股份制企業(yè)，董事會秘書的職業(yè)定位就變得模糊不清，其作為公司高級管理人員的地位與作用就完全因人而已，因公司而異。

董事會秘書在公司里的應(yīng)有職業(yè)定位，上市公司是對外有所側(cè)重，非上市公司則更注重內(nèi)部的管理。針對現(xiàn)今非上市公司中的董事會秘書職業(yè)狀況進(jìn)行分析，其表現(xiàn)主要有以下三個方面：

首先是規(guī)范運作作用。董事會秘書也是公司法人的代表之一，公司沒有規(guī)范運作，董事會秘書需要承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。公司內(nèi)部的各項運作管理過程都有相關(guān)的法律規(guī)定，董事會秘書的職責(zé)就是保證公司的運作形式和內(nèi)容上都能在合法范圍內(nèi)，所以董事會秘書本身必須要十分了解相關(guān)法律法規(guī)的具體內(nèi)容，才能保證公司的規(guī)范運作。

其次是提示、警示作用。因董事會秘書其中一項職責(zé)就是對董事會負(fù)責(zé)，所以在董事會商議事情的過程前，董事會秘書要提醒董事依法辦事，在議事期間存在不合法的提議或者是決策時，董事會秘書必須在第一時間提出警示性意見，必要時，有職責(zé)向中國證監(jiān)會及證券交易所報告等。

第三是監(jiān)管、溝通作用。首先要想董事會及股東介紹法律是如何規(guī)定規(guī)范經(jīng)營的界限，且講解依法行事的重要性及違法帶來的后果；并且協(xié)作董事會按照法律規(guī)定嚴(yán)格規(guī)范在公司運作中的個人行為、決策執(zhí)行行為，并且監(jiān)督整個公司運作過程中是否存在違法行為。

盡管由上我們可以看出，董事會秘書在非上市公司的管理和發(fā)展都具有積極的影響，但是，我們必須清醒的認(rèn)識到，由于公司制正處于運作初期，由于體制、觀念相對滯后，在非上市公司的運行過程中，董事會秘書的職業(yè)定位仍存在不少問題。

首先是職權(quán)不明。存在一些公司，雖然設(shè)置了董事會秘書職位，卻對其職級、薪資、權(quán)利等諸方面不落實，導(dǎo)致董事會秘書不能有效的執(zhí)行其法律規(guī)定的職責(zé)。董事會秘書不能對企業(yè)各個層面事物處理過程進(jìn)行充分的了解和掌握，就不能對公司各個階層進(jìn)行依法規(guī)勸，職位不夠也導(dǎo)致不能在第一時間提示董事會及股東存在違法行為，在董事會方面存在的權(quán)責(zé)不相稱的現(xiàn)象，不利于企業(yè)的規(guī)范運作工作的進(jìn)行。

其次是職責(zé)降位。董事會秘書沒有被作公司高管層面管理人士聘任，而是將董事會秘書設(shè)置在受經(jīng)理層領(lǐng)導(dǎo)的公司執(zhí)行職能部門內(nèi)，在這個職位層面不能同董事會及股東進(jìn)行監(jiān)督和提示，不僅不符合法律規(guī)定董事會秘書對董事會負(fù)責(zé)的規(guī)定，而且導(dǎo)致董事會秘書很難切實履行職責(zé)。

第三是錯位替代。由于對董事會秘書職業(yè)定位的認(rèn)識不足，造成上述兩類問題。為了彌補，很多公司采用董事會秘書由經(jīng)理層人員兼任。采取這種方式設(shè)置董事會秘書的職位，會帶來下面的影響：凡由公司經(jīng)理層人員兼任董事會秘書工作的，董事會秘書的監(jiān)管作用將可能喪失，董事會秘書能否公正、完整、真實、客觀地披露信息，就是個疑問。要從法律和機構(gòu)設(shè)置上來保證這項工作的真實和合法，就必須使董事會秘書的設(shè)置和責(zé)權(quán)不被替代，否則就可能形同虛設(shè)。

四、總結(jié)

董事會秘書的職業(yè)定位存在的誤區(qū)，是完善公司法人治理結(jié)構(gòu)中的障礙，必須隨著完善法人治理結(jié)構(gòu)的深入得到切實解決。上市公司的法人治理結(jié)構(gòu)相對比較完善，所以其董事會秘書的職業(yè)定位也就比較清晰準(zhǔn)確，董事會秘書的地位作用和責(zé)權(quán)利都有了相應(yīng)充分的體現(xiàn)和保障，也吸引了更高素質(zhì)的人才加入其中。而在非上市公司，董事會秘書的職業(yè)定位從認(rèn)識到實踐都還不盡人意，還有許多工作要做。總之，無論是否公司上市，都希望各方創(chuàng)造條件，為公司董事會秘書能夠擔(dān)任起法律所賦予的職責(zé)，為構(gòu)建一個科學(xué)規(guī)范的公司治理結(jié)構(gòu)發(fā)揮重要作用。