采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制

張佳佳

(秦皇島市第一醫(yī)院，河北 秦皇島 066000)

人事檔案主要記錄一個(gè)人的身份、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)活動(dòng)、政治面貌和個(gè)人品德素質(zhì)等，目前我國的醫(yī)院人事檔案管理存在一些問題，而且隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們生活水平的提高，居民們對(duì)醫(yī)院需求量增加，醫(yī)院的規(guī)模也在與日俱增。在這樣的時(shí)代背景下，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理和控制，對(duì)于醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展有重要的意義，所以，醫(yī)院人事檔案管理人員要不斷提高自己的能力并革新檔案管理體系，不斷推進(jìn)醫(yī)院向前發(fā)展。

一、目前我國醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

(一)檔案管理工作人員能力參差不齊，辦事效率低

醫(yī)院人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性和復(fù)雜性的工作，需要專業(yè)人才來管理開展這項(xiàng)工作。但是，目前，醫(yī)院大多數(shù)的人事檔案管理工作人員參差不齊，有的是退休的醫(yī)務(wù)人員，有的是后勤人員，他們都缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，無法系統(tǒng)科學(xué)的開展管理工作。還有一些醫(yī)院的人事檔案管理工作人員為兼職，在一些工作的對(duì)接上往往會(huì)遺漏重要信息，造成后續(xù)工作開展的不對(duì)稱性，辦事效率低下[1]。

(二)檔案內(nèi)容不全，檔案管理制度落后

人事檔案所具有的最顯著的特征就是全面性，即包含內(nèi)容十分豐富，對(duì)于評(píng)價(jià)一個(gè)人具有重要參考價(jià)值。但是，目前，許多醫(yī)院對(duì)工作人員的人事檔案僅僅收錄基礎(chǔ)的內(nèi)容，如履歷、所屬部門、入黨入團(tuán)、工資等內(nèi)容，對(duì)于個(gè)人品德、科研和進(jìn)修情況的描述較少，檔案內(nèi)容不夠全面。此外，隨著醫(yī)院人員變動(dòng)幅度增大，傳統(tǒng)檔案管理制度弊病顯現(xiàn)，制度的落后和不靈活導(dǎo)致了工作效率低下[2]。

(三)醫(yī)院管理階層不重視人事檔案管理工作

醫(yī)院作為一個(gè)為病人提供醫(yī)療服務(wù)的場所，人們往往十分注重醫(yī)療設(shè)備的先進(jìn)性和醫(yī)生隊(duì)伍的專業(yè)性，從而忽略了人事檔案管理工作的重要性，這項(xiàng)工作常常處于醫(yī)院工作的末端，不受重視。檔案管理工作人員不僅專業(yè)素養(yǎng)低、服務(wù)意識(shí)低下，而且由于管理階層的不重視而缺乏工作積極性，從而使檔案管理工作停滯不前，發(fā)展緩慢。

二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理和控制的重要性

(一)提高工作效率

精細(xì)化管理主要注重于將管理責(zé)任具體落實(shí)到每一個(gè)工作人員身上，工作者必須完成每個(gè)階段的工作，如果有出現(xiàn)紕漏和錯(cuò)誤，負(fù)責(zé)人必須返工，解決相關(guān)問題。這樣的工作管理模式，可以避免工作者由于該項(xiàng)工作不受重視而馬虎應(yīng)付的現(xiàn)象，同時(shí)，當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，可以咨詢相關(guān)負(fù)責(zé)人，通過細(xì)節(jié)處理提高工作效率。

(二)改革檔案管理體制

隨著醫(yī)院人員變動(dòng)幅度增大，傳統(tǒng)檔案管理制度弊病顯現(xiàn)，制度的落后和不靈活導(dǎo)致了工作效率低下。采用精細(xì)化的管理和控制，對(duì)于改革檔案管理體制有重要的意義，它改變了原來粗放式的管理方法，做到標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和目標(biāo)化。

(三)滿足時(shí)代發(fā)展要求，促進(jìn)醫(yī)院前進(jìn)發(fā)展

時(shí)代的快速發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷進(jìn)步，要求醫(yī)院各個(gè)部門緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，改革各個(gè)工作部門的制度體系，不斷提高醫(yī)院人事檔案管理的工作效率，推動(dòng)醫(yī)院向前發(fā)展。

三、采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理和控制的方法

(一)引進(jìn)專業(yè)人才

當(dāng)前，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作漏洞百出的主要原因是工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不過關(guān)，在通過信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理和控制的時(shí)代，醫(yī)院必須引進(jìn)相應(yīng)專業(yè)人才。現(xiàn)階段的管理專業(yè)人才，能清楚地認(rèn)識(shí)到信息化在檔案管理中的重要作用，并且有足夠強(qiáng)大的能力將信息化模式注入檔案管理中，并善于通過精細(xì)化的管理思維，革新管理體系，不斷將信息化管理和控制推向前進(jìn)。

(二)建立檔案數(shù)據(jù)庫

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，人員類別越來越多，包括病例檔案、醫(yī)生檔案、護(hù)士檔案和行政部門工作人員檔案等等，如果沒有足夠強(qiáng)大的檔案數(shù)據(jù)庫將這些人員的信息分類匯總，在后期調(diào)檔和人事查找時(shí)會(huì)有很大的困難和不便，所以，建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫是非常有效可靠的信息化方法。

(三)提高工作人員信息化管理的意識(shí)

面對(duì)人事變動(dòng)較大的醫(yī)院，要采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理和控制，必須不斷提高工作人員信息化管理的意識(shí)。醫(yī)院必須注重于提高計(jì)算機(jī)的工作效率，不斷完善相關(guān)通訊設(shè)備、計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)備，為數(shù)據(jù)庫的更新和發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這就需要工作人員不斷提高信息化管理意識(shí)，將工作不斷推向前進(jìn)。

四、結(jié)束語

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院各個(gè)部門工作的協(xié)調(diào)對(duì)于提高工作效率有非常重要的作用。人事檔案管理作為醫(yī)院的末端工作，目前存在許多問題，我們需要緊跟信息化的時(shí)代發(fā)展大潮，不斷實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理，使醫(yī)院能不斷發(fā)展進(jìn)步。