檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題探討

林秀清

(福建省泉州市機(jī)關(guān)事務(wù)管理服務(wù)中心，福建 泉州 362000)

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)分析

(一)信息共享更快捷

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來講，在使用過程中都需要通過檔案管理部門，以郵寄或是傳真的方式來獲取檔案的信息內(nèi)容。然而，這種傳統(tǒng)的方式就會(huì)給使用的工作人員帶來不便，但是信息化管理模式的應(yīng)用能夠充分的利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓δ?，短時(shí)間內(nèi)就可以將信息的內(nèi)容發(fā)送給使用人員，從而有效的完成信息的遠(yuǎn)程傳輸及信息共享。從而不僅節(jié)約了人力和財(cái)力，還為查閱者提供了充足的時(shí)間，從而最大的程度上發(fā)揮了檔案的作用。

(二)檔案的利用更為充分合理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案的保存復(fù)雜麻煩，導(dǎo)致工作人員有很大的工作量，除了需要對(duì)其進(jìn)行分類，復(fù)印外，還需要對(duì)其單一的保存。并且，還降低了檔案的管理效率和使用效率。而信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，應(yīng)用在檔案的管理中就可以實(shí)現(xiàn)無紙化的檔案管理，檔案信息有紙質(zhì)的文字變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)的信息，從而實(shí)現(xiàn)兩者之間的協(xié)調(diào)相融。這樣就可以使查詢檔案的人員在網(wǎng)絡(luò)中查看檔案，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行充分的利用，還可以采用網(wǎng)絡(luò)電子簽章的形式直接查閱電子版，這樣就能夠不受時(shí)間、空間的限制，隨時(shí)隨地為需要檔案查詢的人員提供檔案信息，也簡(jiǎn)化了檔案管理的流程。所以，信息化在檔案管理的應(yīng)用是社會(huì)所需要的，是可以促使相關(guān)人員更加充分合理利用檔案的。

二、安全按問題在檔案信息化管理中的存在形式

(一)計(jì)算機(jī)病毒會(huì)對(duì)檔案信息產(chǎn)生安全威脅

在應(yīng)用信息化管理檔案的過程中，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)和普遍，更多的范圍都應(yīng)用了現(xiàn)代技術(shù)。但由于它具有開放性，因此很多病毒就會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)附著在檔案管理的工作系統(tǒng)中。病毒就是對(duì)檔案管理威脅最大的一部分。它們通過網(wǎng)絡(luò)傳輸將自己侵入到信息管理頁面中，從而造成計(jì)算機(jī)被病毒所影響，使網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息被篡改，盜取，使信息出現(xiàn)不準(zhǔn)確，不完整的現(xiàn)象。這也使得檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化開展存在弊端。所以為了在信息化管理中實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性，就必須解決存在的安全問題。

(二)計(jì)算機(jī)保存期間所存在的安全問題

計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的保存期間一般都是不會(huì)丟失的，但也會(huì)出現(xiàn)一些意外情況。比如：計(jì)算機(jī)自身出現(xiàn)的問題或是因?yàn)楣ぷ魅藛T在工作操作中失誤所造成的檔案丟失情況。因此就需要在操作期間，檔案管理人員重視保存的安全問題，并采取有效的行為方式來對(duì)這些問題進(jìn)行解決和規(guī)范。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理安全問題的對(duì)策

(一)完善信息化管理制度

為了加強(qiáng)信息化管理在檔案管理過程中的安全性，就要在管理過程中制定完善的制度與規(guī)范。并且，將工作人員的權(quán)限和責(zé)任進(jìn)行明確劃分。通過培訓(xùn)讓其了解檔案管理的重要性，明白自己身兼重任，從而在工作的過程中保證檔案管理的質(zhì)量，使檔案中錄入的信息真實(shí)有效。另外，還要在檔案管理過程中采用信息備份制度，以防止因出現(xiàn)機(jī)器或人為因素所造成的信息刪除或信息盜取的情況。最后要對(duì)檔案的使用進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，當(dāng)工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行保存后，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，不能將檔案進(jìn)行外借或提供查閱。而在使用過程中也要對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，確保其按照合理的要求流程進(jìn)行使用。

(二)對(duì)檔案進(jìn)行加密性安全保護(hù)

首先應(yīng)該對(duì)檔案使用者進(jìn)行嚴(yán)格的限定，要想使用電子檔案就必須輸入相應(yīng)的身份證件，進(jìn)行驗(yàn)證，還要有正確的密碼，這樣才能夠提高電子檔案的安全性。其次是需要電子簽章，利用圖像處理技術(shù)，將電子簽名轉(zhuǎn)化為與紙質(zhì)文件簽章相同效果的簽名，從而保證信息的真實(shí)性和完整性，以及簽名人的不可否認(rèn)性，以此來加強(qiáng)檔案管理的安全性。最后就是要對(duì)檔案進(jìn)行加密。通過加密技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，并上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，可通過密碼查詢使用檔案的相關(guān)人員信息來提高檔案管理的安全性。

四、結(jié)語

在檔案信息化管理的過程中，工作人員應(yīng)該對(duì)自身的工作職能和工作范圍進(jìn)行重視，保證檔案在信息化管理過程中能夠更具可靠性，真實(shí)性，效率更高。檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，它和傳統(tǒng)紙制管理方式相比有更多的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也存在很多不安全性問題，所以就要積極的解決信息使用過程中的網(wǎng)絡(luò)安全問題，在根本上解決檔案管理信息化的安全發(fā)展，從細(xì)節(jié)中做好保護(hù)措施，加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用的真實(shí)性和可靠性。