文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

劉 巖

(齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)人才中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021)

隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)及管理方法的普遍應(yīng)用，文書檔案管理模式也發(fā)生了相應(yīng)的變化，但是受多方面因素的影響，部分組織機(jī)構(gòu)的文書檔案管理工作仍然無法適應(yīng)現(xiàn)代化的管理氛圍，導(dǎo)致文書檔案管理成效不明顯。基于此，本文則針對(duì)文書檔案的現(xiàn)代化管理策略展開討論。

一、加強(qiáng)文書檔案管理制度的建設(shè)

為了不斷完善文書檔案的管理工作，必須建立現(xiàn)代化的管理制度，通過制度的形式，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行約束，促使每一項(xiàng)工作都能夠高效開展。為此，針對(duì)文書檔案管理工作的開展，機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況制定專門的文書檔案管理制度，在制度中針對(duì)文書檔案管理工作的流程以及各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行明確，從文書檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應(yīng)該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保文書檔案管理工作的規(guī)范化。而且，在所建立的文書檔案管理制度中，應(yīng)該融入監(jiān)督制度以及懲處制度，通過科學(xué)的監(jiān)督，確保每一環(huán)節(jié)的工作都能夠按照規(guī)定有序開展，尤其針對(duì)涉密文書檔案信息的使用，必須進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)督，而針對(duì)在文書檔案管理中出現(xiàn)失誤的人員，則要進(jìn)行必要的責(zé)任追究，通過這種方式，對(duì)相關(guān)人員的行為進(jìn)行有效約束，進(jìn)而有效推動(dòng)文書檔案管理工作的開展。另外，為了更好的適應(yīng)外部環(huán)境的變化，還應(yīng)該進(jìn)一步完善文書檔案的編修制度，針對(duì)現(xiàn)有的文書檔案，有計(jì)劃的進(jìn)行編修，以確保文書檔案信息的完善，通過這種方式，使得文書檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)環(huán)境。

二、加強(qiáng)現(xiàn)代化文書檔案管理的信息化建設(shè)

信息化管理技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)中的應(yīng)用范圍及深度不斷增加，為了更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的變化，有必要加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)，通過這種方式，對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理模式進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，以提升文書檔案管理工作效果。為此，針對(duì)文書檔案管理工作的開展，必須建立其相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，針對(duì)傳統(tǒng)文書檔案紙質(zhì)化資料，以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存，當(dāng)然，在保存過程中，需要管理人員和技術(shù)人員做好相應(yīng)的信息分類，然后再存入數(shù)據(jù)庫。所建立的信息化管理系統(tǒng)，必須嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因?yàn)椴⒉皇撬腥硕寄軌螂S便訪問文書檔案信息系統(tǒng)，受機(jī)構(gòu)實(shí)際工作的需求，部分人員在訪問檔案信息時(shí)，需要特定的賬號(hào)和密碼，而且系統(tǒng)針對(duì)任何人的任何一次訪問都應(yīng)該全面記錄，而且在未經(jīng)允許的情況下，不得使用私人硬盤對(duì)文書檔案信息進(jìn)行拷貝。另外，機(jī)構(gòu)要安排技術(shù)人員對(duì)文書檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，而且需要根據(jù)機(jī)構(gòu)的實(shí)際需求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行必要的升級(jí)，從而為文書檔案管理工作的開展提供強(qiáng)有力的支持。

三、對(duì)文書檔案管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新

對(duì)于組織機(jī)構(gòu)而言，文書檔案中往往會(huì)對(duì)本機(jī)構(gòu)多個(gè)方面的信息進(jìn)行記載，其中部分信息對(duì)機(jī)構(gòu)工作的開展具有重要的參考作用。在傳統(tǒng)的管理工作中，文書檔案管理部門表現(xiàn)出明顯的獨(dú)立性，機(jī)構(gòu)的其它部門很少參與到文書檔案信息的管理工作中，而且，在很多部門看來，文書檔案管理部門僅僅是本機(jī)構(gòu)的文件保存部門。而在現(xiàn)代化管理模式下，有必要對(duì)這一狀態(tài)進(jìn)行必要的調(diào)整，加大文書檔案管理部門與其它部門的聯(lián)系程度，只有這樣，才能夠促進(jìn)文書檔案管理工作主動(dòng)參與到機(jī)構(gòu)發(fā)展活動(dòng)中去，為各個(gè)部門工作的開展提供必要的指導(dǎo)，緩解部門之間的割裂狀態(tài)，充分發(fā)揮文書檔案管理工作的服務(wù)與指導(dǎo)作用。

四、加強(qiáng)現(xiàn)代化文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

首先，針對(duì)文書檔案管理工作的開展要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，整個(gè)培訓(xùn)工作可以分三階段進(jìn)行，在第一階段，主要引導(dǎo)新員工對(duì)機(jī)構(gòu)文書檔案管理環(huán)境及本部門工作模式進(jìn)行熟悉；第二階段，針對(duì)本部門工作的開展，重點(diǎn)進(jìn)行文書檔案管理業(yè)務(wù)技能傳授，這是整個(gè)培訓(xùn)工作的重點(diǎn)，例如培訓(xùn)工作人員如何利用信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行信息整理和存儲(chǔ)；第三階段，重點(diǎn)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，通過對(duì)實(shí)際工作的模擬，找出員工在文書檔案工作中仍然存在的不足之處，然后進(jìn)行再次培訓(xùn)，以此來不斷完善其工作技能，使其能夠在正式進(jìn)入工作崗位后更好的投入到工作實(shí)踐中。其次，進(jìn)行必要的技能考核。通過必要的考核，能夠?qū)T工的培訓(xùn)工作進(jìn)行檢驗(yàn)，進(jìn)而提升企業(yè)員工培訓(xùn)的針對(duì)性，保障培訓(xùn)效果。在階段性的培訓(xùn)工作結(jié)束之后，機(jī)構(gòu)應(yīng)該組織嚴(yán)格的考核工作，在考核過程中，首先要進(jìn)行理論知識(shí)測(cè)試，通過這種方式，可以進(jìn)一步考察員工的專業(yè)所學(xué)是否扎實(shí)，其次要進(jìn)行實(shí)踐能力檢驗(yàn)，通過設(shè)立模擬情境，檢驗(yàn)員工是否熟練掌握文書檔案工作技能，是否能夠有效應(yīng)對(duì)工作中的各種情況，在這一考核模式下，通過考核的員工可以為其分配相應(yīng)的工作，而未能通過考核的員工則需要接受再培訓(xùn)。

綜上所述，文書檔案的現(xiàn)代化管理，是促進(jìn)文書檔案管理工作完善的重要途徑，為此，組織機(jī)構(gòu)要樹立現(xiàn)代化的文書檔案管理理念，從多個(gè)層面入手對(duì)傳統(tǒng)不合理的文書檔案管理工作予以完善，促使文書檔案管理工作能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的社會(huì)環(huán)境，并充分發(fā)揮文書檔案管理在推動(dòng)機(jī)構(gòu)發(fā)展中的作用。