財(cái)務(wù)信息化背景下財(cái)務(wù)電子檔案建設(shè)路徑研究

郎曉霞

電子信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了財(cái)務(wù)發(fā)展的信息化和管理的精細(xì)化，同時(shí)也對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理提出了新的要求。財(cái)務(wù)檔案的電子化發(fā)展能夠提升財(cái)務(wù)檔案管理的能力。本文闡述了財(cái)務(wù)電子檔案的特點(diǎn)和財(cái)務(wù)電子檔案的優(yōu)勢(shì)，重點(diǎn)分析了財(cái)務(wù)信息化背景下財(cái)務(wù)電子檔案建設(shè)路徑分析。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了信息化時(shí)代的到來(lái)，在財(cái)務(wù)管理的過(guò)程中財(cái)務(wù)信息不斷的發(fā)展，對(duì)檔案的管理也發(fā)生了變化，已經(jīng)從原由的紙質(zhì)檔案發(fā)展成為紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，這種情況的出現(xiàn)給電子檔案的管理提出了新的要求。為此，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案建設(shè)路徑的分析非常的重要。

一、財(cái)務(wù)電子檔案的特點(diǎn)

（一）對(duì)外界環(huán)境的依賴性強(qiáng)

在財(cái)務(wù)電子檔案管理的過(guò)程中需要依賴網(wǎng)絡(luò)通訊系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)等，同時(shí)受到外界環(huán)境的影響比較大。在具體管理的過(guò)程中，存儲(chǔ)硬件設(shè)備需要科學(xué)的防塵和防水，同時(shí)還應(yīng)該時(shí)刻注意溫度和濕度的要求。此外，硬件設(shè)備還存在老化以及軟件升級(jí)的問(wèn)題，特別財(cái)務(wù)制度的改革依托著的財(cái)務(wù)軟件也相應(yīng)進(jìn)行升級(jí)，升級(jí)過(guò)程中存在舊數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換及備份保管，同時(shí)對(duì)備份數(shù)據(jù)要進(jìn)行檢驗(yàn)（檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、數(shù)量是否準(zhǔn)確等），并采取多套備份。除此之外還要定期進(jìn)行病毒防治等，這些因素的存在影響存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全性。為此，相關(guān)的工作人員應(yīng)該重視對(duì)數(shù)據(jù)的管理。

（二）缺乏直接可視性

紙質(zhì)的檔案能夠直觀看到，而電子財(cái)務(wù)檔案需要在軟件的支持下才能看到和使用，同時(shí)觀看數(shù)字對(duì)視覺(jué)有一定的影響。如果人員充足的情況可以借鑒銀行的數(shù)據(jù)管理模式，將每份紙質(zhì)檔案掃描存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，同時(shí)將紙質(zhì)檔案裝訂封存，這樣做雖然平時(shí)的工作較煩瑣，但可以直觀的看到每份紙質(zhì)檔案，且不會(huì)因?yàn)橐院蟮睦脫p壞紙質(zhì)檔案。

（三）技術(shù)性強(qiáng)

財(cái)務(wù)電子檔案在操作的過(guò)程中有很強(qiáng)的技術(shù)性。此外，因?yàn)榧夹g(shù)和程序的變化將造成信息的不斷變化和更新，為此，應(yīng)該派遣專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員管理檔案。

二、財(cái)務(wù)檔案電子化的優(yōu)勢(shì)分析

（一）減少資源的浪費(fèi)，降低管理的成本

傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案管理需要浪費(fèi)大量的紙張，加上打印等消耗品，成本將非常的高。而財(cái)務(wù)電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的形式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的從存儲(chǔ)和存檔等。在一定程度上降低了對(duì)材料的消耗。

（二）提升財(cái)務(wù)管理的效率

紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中將消耗大量的人力、物力和財(cái)力等，此外，紙質(zhì)檔案的查閱和歸檔都非常的困難。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的發(fā)展，紙質(zhì)檔案將越來(lái)越多，對(duì)管理人員是比較沉重的負(fù)擔(dān)。在檔案管理的過(guò)程中因?yàn)閹?kù)房建設(shè)的問(wèn)題而影響檔案的規(guī)范化發(fā)展。電子財(cái)務(wù)檔案通過(guò)網(wǎng)上辦理的方式就能獲得，節(jié)省了物力、人力和財(cái)力。因此，電子檔案在使用的過(guò)程中更加的方便，同時(shí)管理的效率也將提高。

（三）有助于財(cái)務(wù)監(jiān)督管理職能的發(fā)揮

電子財(cái)務(wù)檔案能夠促進(jìn)財(cái)監(jiān)督管理職能的發(fā)揮，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理效率的提升，同時(shí)為財(cái)務(wù)管理提供更多的渠道和全方位的信息，不斷提升財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查的實(shí)效性，及時(shí)的規(guī)避財(cái)務(wù)核算風(fēng)險(xiǎn)。此外，財(cái)務(wù)信息主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的途徑進(jìn)行傳播，同時(shí)有一定的瀏覽和修改的權(quán)限，做好加密工作，能夠很好的避免人為的修改，從而保證財(cái)務(wù)流程的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（四）促進(jìn)財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)促進(jìn)了大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，其在信息統(tǒng)計(jì)和搜集方面都發(fā)揮著重要的作用。我市目前由財(cái)政局牽頭的涉稅平臺(tái)，各市直機(jī)關(guān)及下屬單位財(cái)務(wù)通過(guò)各自端口進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，此項(xiàng)工作的開(kāi)展不僅能夠吸引使用者的興趣，同時(shí)能夠幫助企業(yè)尋找淺在的客戶。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的科學(xué)合理分析能夠得到科學(xué)的財(cái)務(wù)信息。

三、財(cái)務(wù)信息化背景下財(cái)務(wù)電子檔案建設(shè)路徑分析

（一）完善財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)控制度

內(nèi)控制度是否科學(xué)和完善直接關(guān)系到電子檔案管理的效率。電子檔案內(nèi)控制度增添了許多之前沒(méi)有的功能和內(nèi)容。財(cái)務(wù)電子檔案管理控制模式具有多樣化的特點(diǎn)，控制的手段也比較程序化，目前主要使用的是加密狗的形式。為此，內(nèi)控制度的建設(shè)能夠更好的促進(jìn)財(cái)務(wù)信息管理的準(zhǔn)確性和可靠性。

（二）注重財(cái)務(wù)電子檔案管理原則的完善

財(cái)務(wù)電子檔案管理需要遵循一定的原則，即管理要求、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和檔案形成等。加強(qiáng)對(duì)檔案序號(hào)的管理，促進(jìn)其向著合理和通用的方向發(fā)展。此外，序號(hào)的容量還應(yīng)該具有超前性，為滿足各方面的需求奠定基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)注重加密技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的過(guò)程中最大的特點(diǎn)是高度的集中性，這對(duì)數(shù)據(jù)的安全性有一定的影響。如可能發(fā)生未經(jīng)過(guò)允許就能直接查看數(shù)據(jù)和文件，這樣容易造成數(shù)據(jù)被修改和損壞的情況。而對(duì)操作的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范能夠很好的避免這個(gè)問(wèn)題。我市財(cái)政一體化平臺(tái)及財(cái)務(wù)軟件的操作目前采用的是專(zhuān)線及專(zhuān)用電腦，并由計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)工作電腦安裝免上外網(wǎng)的鎖，對(duì)操作者的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，審批程序是：出納及主管的身份信息及權(quán)限由各單位申報(bào)，經(jīng)財(cái)政局審核后報(bào)上級(jí)部門(mén)審批，方可領(lǐng)取各自的加密U盾進(jìn)行工作;操作流程是：出納錄入-主管審核-財(cái)政局分管科室審核-支付中心審核-支付。

（四）加強(qiáng)部門(mén)協(xié)作，共同進(jìn)行財(cái)務(wù)電子檔案管理

財(cái)務(wù)電子檔案的存儲(chǔ)和歸檔涉及多方面的問(wèn)題，同時(shí)受到多種因素的制約。因此，為了能夠很好的完成電子檔案的管理工作，需要各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)作，如依靠檔案管理部門(mén)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理部門(mén)等。其中的檔案管理部門(mén)是最為重要的協(xié)助部門(mén)，該部門(mén)對(duì)檔案管理工作最為了解。此外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)路管理部門(mén)也起著重要的作用，其為檔案數(shù)據(jù)的安全性和存儲(chǔ)制度的規(guī)范性奠定基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)人才的引進(jìn)和培訓(xùn)

人為因素直接影響檔案的管理工作是否順利的開(kāi)展。為此，財(cái)務(wù)技術(shù)人員應(yīng)該掌握關(guān)于計(jì)算機(jī)方面的技能，同時(shí)對(duì)也應(yīng)該了解一些會(huì)計(jì)電算方面的知識(shí)。因此，相關(guān)的檔案管理部門(mén)應(yīng)該重視對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的培訓(xùn)，同時(shí)重視人才的引進(jìn)，為財(cái)務(wù)檔案電子化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（作者單位：銅陵市環(huán)湖建設(shè)辦公室）